合同审核、履约跟踪管理制度

合同审核、履约跟踪管理制度第一章总则为规范公司合同管理工作，防范与控制合同风险，维护公司合法权益，提高经营效率，确保公司战略目标和经济指标的实现，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际经营管理情况，制定本制度。本制度所称合同，是指公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）在经营管理活动中，以公司名义与平等主体的自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理涵盖合同的起草、评审、签署、履行、变更、解除、终止、归档及纠纷处理等全过程。公司合同管理遵循“统一管理、分级负责、依法合规、全程跟踪”的原则，旨在构建事前防范、事中控制、事后补救的全方位风险防控体系。第二章管理组织架构与职责分工公司合同管理实行法定代表人负责制，建立由财务部、法务部、业务部门及各职能部门共同参与的协同管理机制。各层级职责明确，确保责任落实到人。第一节法务部职责法务部作为合同管理的归口协调与监督部门，主要负责制定和完善合同管理制度及配套流程；负责合同标准文本的制定、修订与推广；对重大合同及非标准合同进行合法性、合规性审核，出具法律审核意见；参与重大合同的谈判与起草；监督合同履行情况，提供法律支持；负责合同纠纷的诉讼、仲裁及非诉讼处理；组织合同管理业务培训与考核。第二节业务部门职责业务部门是合同管理的第一责任主体，对其经办的合同业务真实性、可行性及经济效益负责。负责合同相对方的资信调查与初步筛选；负责合同的起草、谈判、送审及履行；具体跟踪合同履行进度，及时反馈履约异常情况；负责合同相关资料的收集、整理与初步归档；配合法务部处理合同纠纷。第三节财务部职责财务部负责合同涉及的财务风险审核，重点审查合同款项的支付条件、结算方式、税务条款、预算执行情况及资金收付安排；负责合同履行过程中的财务监督，核对发票与付款金额的一致性；参与重大合同的经济性评估。第四节其他职能部门职责采购部、工程部、技术部等职能部门在各自专业范围内对合同条款进行审核。技术部门负责技术标准、技术方案、验收标准的可行性审核；采购部门负责供应商资质、市场价格及采购流程的合规性审核。第三章合同前期调查与起草第一节相对方资信调查在合同订立前，业务部门必须对合同相对方（以下简称“对方”）的主体资格、履约能力、商业信誉进行全面调查。调查内容包括但不限于：对方是否具备合法有效的营业执照、特种行业许可证等相关资质；注册资本实缴情况、资产负债状况、涉诉案件情况；过往合作记录及行业口碑。对于重大合同，业务部门应要求对方提供最近一年的财务审计报告，并形成书面的《资信调查报告》，作为合同审批的必备附件。严禁与资信不良、无经营资质或存在重大法律风险的主体签订合同。第二节合同文本的选择与起草公司提倡使用标准合同文本。对于公司已有标准文本的合同类型，业务部门原则上必须直接套用，不得擅自修改核心条款。确因特殊情况需要修改标准文本核心条款，或无标准文本可供参考的合同，由业务部门负责起草。起草合同应遵循公平原则，合同内容应具体、严谨，避免使用模糊不清或易产生歧义的语句。合同条款应当包括以下主要内容：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。对于涉外合同，应明确约定合同适用的法律及争议解决机构。第四章合同审核流程与规范第一节审核流程管理合同审核实行多级审核制，流程依次为：业务部门初审→职能部门专项审核→法务部合规审核→领导审批。所有合同必须经过OA系统（或其他指定办公系统）进行线上流转，严禁线下私自签署后补办流程。业务部门负责人对合同内容的真实性、业务背景的准确性进行第一道把关；相关职能部门在收到合同送审稿后，应在规定时间内完成审核，重点审核专业条款的可行性；法务部对合同的合法性、法律风险进行最终把控；根据合同金额及性质，按规定报请分管领导、总经理或董事长审批。第二节审核要点细则审核内容应涵盖主体资格、内容合法性、条款完备性及经济合理性。1.主体资格审核：审核对方名称是否与营业执照一致，签约代理人是否持有有效的授权委托书，超越代理权限的签约行为必须获得公司特别授权。2.内容合法性审核：合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定，不得损害社会公共利益。审查合同是否存在无效、可撤销或效力待定的法律风险情形。3.条款完备性审核：重点审查权利义务是否对等，违约责任是否明确且具有可执行性，争议解决条款是否对我方有利（原则上约定由公司所在地法院或仲裁委员会管辖）。对于格式合同，应审核免除或限制对方责任的条款是否已采取加粗、加黑等显著方式提示对方注意。4.经济合理性审核：审查合同价格是否偏离市场平均水平，付款方式是否合理，是否存在由于过高的预付款比例或过长的质保期带来的资金占用风险。第三节审核反馈与修订审核人员在审核过程中，如发现合同存在问题，应在系统中填写具体的修改意见或退回理由，并注明“需修改”或“严禁通过”。业务部门应根据审核意见及时与对方沟通协商，对合同文本进行修订。修订后的合同应重新发起审核流程，直至所有审核节点均通过为止。对于重大分歧意见，由法务部组织相关部门召开合同评审会议进行协商解决，会议纪要应作为合同附件留存。第五章合同签署与用印管理第一节签署授权管理公司实行合同签署授权委托制度。除法定代表人外，其他人员签署合同必须取得法定代表人签署的《授权委托书》。《授权委托书》应明确载明受托人的姓名、职务、授权范围（包括合同类型、金额上限、地域限制等）及授权期限。受托人必须在授权范围内行使签署权，超越授权范围签署的合同对公司不发生效力，由受托人自行承担相应法律责任。第二节合同用印规范合同经审批通过后，方可申请加盖合同专用章或公章。印章管理部门在用印前，必须核对审批流程是否完结，合同文本内容是否与审批通过的内容一致。严禁在空白合同、空白协议或未审批通过的合同上加盖印章。合同签署页应加盖骑缝章，确保合同页码连续，防止被抽换或篡改。合同原则上应由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。如有需要，可进行公证或见证。第六章履约跟踪与过程管理第一节履约主体责任合同生效后，业务部门即成为履约跟踪的第一责任部门，部门负责人为履约跟踪总负责人。业务部门应指定专门的合同管理人员（以下简称“履约专员”）负责具体合同的日常跟踪工作。履约专员应建立详细的《合同履行台账》，实时更新合同执行状态，包括对方交货、服务提供、工程进度、我方付款、验收情况等关键信息。第二节履约跟踪机制公司建立定期报告与抽查相结合的履约跟踪机制。1.定期报告制度：对于履行期限超过一个月的合同，履约专员应每月向部门负责人及法务部提交《合同履行月度报告》。对于重大合同或高风险合同，应实行周报制度。报告内容应包括：本月合同履行进度、是否存在违约行为、是否存在潜在风险、下一步工作计划及需要协调解决的问题。2.动态预警机制：法务部联合财务部建立合同风险预警指标体系。当出现对方迟延履行超过约定期限、涉及重大诉讼仲裁、经营状况严重恶化、转移财产以逃避债务等情形时，履约专员应立即启动风险预警程序，在24小时内形成《合同风险紧急报告》上报公司管理层。3.抽查与督导：法务部每季度对各部门的合同履行情况进行随机抽查，重点检查重大合同及问题合同。对于发现的管理漏洞或履约延误，应发出《合同管理整改通知书》，责令限期整改。第三节合同变更与转让管理合同履行过程中，因客观情况变化或实际需要，确需变更合同内容的（包括标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款），业务部门应与对方协商一致，并签署书面的《补充协议》或《变更协议》。《补充协议》的审核、签署流程与本制度规定的原合同审核、签署流程一致。严禁通过口头协议、备忘录、邮件往来等形式变更合同核心条款。未经公司书面同意，业务部门不得擅自将合同权利义务全部或部分转让给第三方。经同意转让的，必须对受让方的资信能力进行审查，并签署三方协议。第四节合同解除与终止管理出现下列情形之一的，业务部门应及时启动合同解除或终止程序：因不可抗力致使合同目的无法实现；对方明确表示或以行为表明不履行主要债务；对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；对方根本违约致使不能实现合同目的。拟解除合同的，业务部门应起草《解除合同通知书》，经法务部审核并报管理层批准后，以书面形式向对方发出。合同解除后，业务部门应立即组织清算，包括已履行部分的验收、款项结算、遗留物资的处理等，并将相关资料归档。第七章资金收付与财务管控第一节付款申请与审核合同付款必须严格遵循“按进度付款、按合同付款”的原则。业务部门应根据合同约定及实际履行情况，在系统中提交付款申请。付款申请需附以下资料：合同复印件（或首页及付款条款页）、发票、验收单、入库单、竣工结算书等证明文件。财务部对付款申请进行复核，重点审核：合同编号与付款申请是否一致；付款金额是否与合同约定及实际进度相符；发票是否合法有效；收款单位账户名称是否与合同签约方名称一致（严禁向个人账户或第三方账户付款）。第二节资金安全管理严禁无合同付款、超合同付款或提前付款。确需提前付款的，必须经分管财务副总及总经理特批。对于预付款比例较高、风险较大的合同，业务部门应要求对方提供履约保函或预付款保函。财务部应建立合同付款台账，定期与业务部门进行对账，确保账实相符。第三节票据管理财务部门应加强对合同票据的管理，确保资金流、票据流、合同流“三流一致”。收到对方开具的发票，应即时进行真伪查验，并在合同履行台账中登记发票号码、金额、开票日期等信息。对于跨年度的长期合同，财务部应进行企业所得税及其他税种的纳税筹划，确保税务合规。第八章纠纷处理与违约应对第一节纠纷预警与报告在合同履行过程中发现对方有违约苗头或已发生违约行为时，履约专员应立即收集证据（包括但不限于合同原件、补充协议、往来函件、邮件记录、微信记录、照片、视频、验收报告、付款凭证等），并起草《合同纠纷情况说明书》，详细阐述纠纷起因、当前状态、已造成或可能造成的损失、拟采取的应对措施，报法务部备案。第二节纠纷处理流程法务部接到纠纷报告后，应立即介入，会同业务部门、财务部召开纠纷分析会，制定解决方案。处理方式包括协商、调解、发送律师函、诉讼或仲裁。1.协商与调解：对于争议金额不大、法律关系简单的纠纷，原则上优先采取协商或调解方式解决。协商达成的和解协议必须签署书面文件，并按原合同审批流程审批。2.律师函发送：经协商无效，需向对方发送律师函催告或主张权利的，由法务部起草或聘请外部律师起草，经公司批准后发出。3.诉讼与仲裁：对于重大、复杂或通过协商无法解决的纠纷，由法务部聘请外部律师，报总经理办公会批准后，启动诉讼或仲裁程序。业务部门应全力配合律师开展证据收集、案情分析、出庭应诉等工作。第三节违约责任追究因对方违约给我方造成损失的，法务部应依据合同约定或法律规定，及时向对方主张赔偿权利，包括直接损失和可得利益损失。因我方员工过失导致违约，给公司造成经济损失的，公司有权依据相关奖惩制度追究其行政及经济责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章档案管理与信息化建设第一节档案归档要求合同实行“一份一档”制度。合同签订后，业务部门应在5个工作日内将合同原件、中标通知书、资信调查报告、审批单、补充协议、解除协议、往来函件等全套资料整理成册，移交公司档案管理部门归档。档案管理部门应建立《合同档案目录》，对合同进行分类编号、登记、保管。第二节档案查阅与保密合同档案借阅必须严格执行登记制度。查阅涉密合同或重大合同，须经部门负责人及法务部批准。查阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换、损毁档案资料，不得擅自复制。严禁向无关人员泄露合同中的商业秘密、技术秘密及客户信息。第三节信息化管理公司应大力推进合同管理信息化建设，利用ERP、OA等系统实现合同全生命周期线上管理。系统应具备合同起草、审批流程、合同台账、预警提醒、统计分析、档案归档等功能。法务部应定期利用系统数据对合同签订情况、履行情况、纠纷情况进行统计分析，为管理层决策提供数据支持。第十章考核与奖惩公司将合同管理工作纳入各部门及员工的年度绩效考核体系。第一节考核指标考核指标包括但不限于：合同签订率、合同审核通过率、合同履约率、合同纠纷发生率、合同档案归档及时率等。具体考核标准由人力资源部会同法务部制定。第二节奖励措施对于在合同管理工作中表现突出，具备下列情形之一的部门或个人，公司给予表彰或奖励：1.在合同谈判或审核中发现重大法律漏洞或风险隐患，有效避免公司遭受重大损失的；2.在合同纠纷处理中，凭借专业能力或极大努力，为公司挽回或减少重大经济损失的；3.在合同管理制度建设、信息化建设方面做出重要贡献的。第三节处罚措施对于违反本制度规定，给公司造成损失或不良影响的，公司将视情节轻重给予责任人通报批评、罚款、降职、解除劳动合同等处分；造成经济损失的，责令承担赔偿责任；触犯法律的，移交司法机关处理。具体违规情形包括：1.未经授权或超越授权对外签订合同的；2.未按规定进行资信调查，与不具备主体资格或不良信誉主体签订合同的；3.倒签合同、拆分合同规避审批的；4.未按规定审核合同，存在明显条款缺陷而予以批准的；5.擅自更改合同内容，或不按合同条款履行，导致公司违约的；6.丢失、损毁合同档案，或泄露合同商业秘密的；7.在合同履行中收受回扣、贿赂，损害公司利益的。第十一章附则本制度所称“重大合同”，是指标的金额超过公司规定的标准（如人民币500万元），或涉及公司核心业务、对外投资、担保、合资合作等事项的合同。本制度由公司法务部负责解释和修订。各部门可根据本制度制定相应的实施细则。本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。附件：合同审核权限表（示例）合同类型金额区间业务部门审核职能部门审核法务部审核分管领导审批总经理审批董事长审批采购类合同<10万元经办人、部门负责人采购部、财务部备案///采购类合同10万-50万元经办人、部门负责人采购部、财务部必审必审//采购类合同50万-200万元经办人、部门负责人采购部、财务部必审必审