DB4401-T 76-2020 电子档案移交与接收技术规范

ICS01.140.20DB4401代替DBJ440100/T272—2016广州市市场监督管理局发布IDB4401/T76—2020前言 Ⅲ 12规范性引用文件 13术语和定义 14电子档案数据要求 14.1概述 14.2移交目录 24.3内容数据 24.4元数据 24.5电子档案移交数据的封装要求 25电子档案移交与接收的数据要求 25.1基本结构 35.2说明文件 4 45.4其他文件夹 45.5电子档案文件夹 55.6年度文件夹 55.7类别文件夹 56电子档案移交与接收工作要求 56.1电子档案移交与接收工作流程 56.2组织和迁移转换电子档案数据 66.3移交前检验电子档案数据 6 5接收时检验电子档案数据8 6.7著录保存交接信息 86.8迁移和转换电子档案数据 86.9管理电子档案归档光盘 9附录A（规范性附录）移交电子档案目录文件XML信息格式 附录B（规范性附录）移交电子档案元数据表 附录C（规范性附录）电子档案归档光盘标注内容 20附录D（规范性附录）电子档案移交与接收登记表 21DB4401/T76—2020本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准是由DBJ440100/T272—2016《电子档案移交与接收技术规范》确认转化而来，并代替DBJ440100/T272—2016《电子档案移交与接收技术规范》。本标准与DBJ440100/T272—2016相比，除编辑性修改外主要技术变化如下：——增加了标准名称的英文译名；——更新了规范性引用文件；——增加了术语的英文对应词。本标准由广州市档案局提出并归口。本标准起草单位：广州市标准化研究院。本标准主要起草人：徐湛、汪正兵、郑裕钊、彭冕莉、谭思敏。DBJ440100/T272—2016于2016年8月19日首次发布。DB4401/T76—20201电子档案移交与接收技术规范本标准规定了电子档案移交与接收的术语和定义、数据要求、存储结构要求和工作要求等。本标准适用于广州市各档案移交单位与广州市各级国家档案馆进行非涉密文书类电子档案的移交与接收。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T31纸质档案数字化规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案DA/T48基于XML的电子文件封装规范DA/T58—2014电子档案管理基本术语3术语和定义DA/T58—2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1元素element通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。[DA/T46—2009，定义3.6]3.2文件级电子档案documentalelectronicrecords按照归档文件整理规则，以“件”为保管单位整理形成的电子档案。3.3案卷级电子档案filedelectronicrecords按照归档文件整理规则，以“案卷”为保管单位整理形成的电子档案。4电子档案数据要求4.1概述电子档案移交数据的内容应包括移交目录、内容数据和元数据三部分。2DB4401/T76—20204.2移交目录4.2.1电子档案移交目录应存放有关档案的目录信息，采用XML文件格式保存，根据电子档案归档方式不同分为文件目录与案卷目录。4.2.2文件目录、案卷目录分别对文件级、案卷级电子档案进行描述，应包括顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、保管期限、备注等内容。4.2.3移交目录的XML信息格式应符合附录A的相关要求。4.3内容数据4.3.1电子档案移交的内容数据应为电子档案的原始文档，也可为经过格式转换后的原始文档。4.3.2文件级电子档案的内容数据为一个电子文件的内容数据，案卷级电子档案的内容数据为案卷中各电子文件的内容数据。4.3.3文本、图像类电子档案内容数据的存储格式应以XML、RTF、TXT、PDF、TIFF、JPEG、CEB、WPS、DOC、DOCX、PPT等为通用格式，电子文件的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF为通用格式，留痕稿和修改稿应以WPS、RTF、DOC、DOCX等档案馆认可的格式移交。4.4元数据4.4.1电子档案元数据应存放描述电子档案背景、内容、结构和管理过程的相关数据，采用XML文件格式保存。4.4.2本标准采用表1所示的方法对元数据进行描述。电子档案元数据元素项的著录应符合附录B表B.1的相关要求。表1元数据元素描述方法4.5电子档案移交数据的封装要求4.5.1档案移交单位应采用基于XML的封装方式组织电子档案移交数据中的元数据和内容数据。4.5.2电子档案的封装结构和元数据应按DA/T48对电子档案封装结构模型和元数据的相关要求，生成XML格式的电子档案封装包。5电子档案移交与接收的数据要求DB4401/T76—202035.1基本结构5.1.1移交数据内应包括说明文件、目录文件、其他文件夹与电子档案文件夹。电子档案内容数据应与元数据一起存放于电子档案文件夹的子文件夹之下。根据电子档案具体归档方式的不同，电子档案基本存储结构区分为文件级电子档案存储结构与案卷级电子档案存储结构两种。5.1.2文件级电子档案基本存储结构应符合图1的要求，案卷级电子档案基本存储结构应符合图2的要图1文件级电子档案基本存储结构图DB4401/T76—20204图2案卷级电子档案基本存储结构图5.2说明文件说明文件存放与本载体有关的信息，包括载体参数、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他有助于说明本载体的信息，说明文件应命名为“说明文件.TXT”。5.3目录文件目录文件应根据电子档案的具体归档方式命名，文件级电子档案目录文件应命名为“文件目录.XML”，案卷级电子档案目录文件应命名为“案卷目录.XML”。5.4其他文件夹DB4401/T76—20205存放各种其他附属的文件，包括所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息等等。其他文件夹内文件应采用TXT、XML或者其他符合长期保存要求的格式。5.5电子档案文件夹5.5.1存放电子档案内容数据及其元数据。根据电子档案归档方式，应按照“年度—类别—文件”或“年度—类别—案卷”的层次设置，命名为“电子档案”。5.5.2档案移交单位根据电子档案的整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。5.6年度文件夹年度文件夹应以本文件夹内的年度属性命名，并存放于电子档案文件夹下。5.7类别文件夹类别文件夹应以本文件夹内的类别属性命名，并存放于对应年度文件夹下。6电子档案移交与接收工作要求6.1电子档案移交与接收工作流程电子档案移交与接收工作包括组织和迁移转换电子档案数据、移交前检验电子档案数据、移交电子档案数据、接收时检验电子档案数据、交接手续、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、管理电子档案归档光盘等，工作流程见图3。组织和迁移转换电子档案数据移交前检验电子档案数据移交电子档案数据接收时检验电子档案数据交接手续著录保存交接信息迁移和转换电子档案数据管理电子档案归档光盘图3电子档案移交与接收工作流程图DB4401/T76—202066.2组织和迁移转换电子档案数据6.2.1档案移交单位应按照档案馆的相关要求，确定移交档案范围，筛选出应移交的电子档案。移交的电子档案应真实可靠、齐全完整和安全可用。6.2.2档案移交单位应按照DA/T13的档号编制要求，编制或检查待移交的电子档案档号；按照DA/T18中对档案著录的要求，规范填写档案的目录内容；按照档号对待移交档案进行排序，制作电子档案移交6.2.3移交电子档案的数据和存储格式要求见第4章和第5章。6.2.4采用技术手段加密的电子档案应在解密后移交，压缩的电子档案应解压缩后移交，特殊格式的电子档案应与读取平台一起移交。6.3移交前检验电子档案数据6.3.1概述在移交电子档案之前，档案移交单位应对电子档案数据进行检验，检验工作包括准确性检验、完整性检验、可用性检验、安全性检验以及载体外观检验。6.3.2准确性检验电子档案的准确性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据在电子档案管理过程中的一致性检验，检验内容见表2。表2电子档案准确性检验从时间、保管期限、责任者等角度检验待移交的电子据类型、长度、格式、值域等数据是否准确；检验著录项目数据是否包含特殊字符；电子档案档号编制是否规范；检验目录信息是否和接收档案给定的信息一检验电子档案元数据与目录数据是否关联；检验目录检验电子档案内容数据的电子属性是否与元数据记录检验电子档案移交数据的信息存储格式和内容是否符6.3.3完整性检验电子档案的完整性检验是指对电子档案的内容数据、目录数据和元数据内容、项目是否齐全完整进行检验，检验内容见表3。DB4401/T76—20207表3电子档案完整性检验检验电子档案数量是否正确；检验电子档案目录数据修改过程和办理情况；具有连续编号的目录数据（档检验电子档案是否有对应的内容数据；检验内容数据是否齐全完整；检验电子档案内容是否包含附件，附6.3.4可用性检验电子档案的可用性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据能否长期保存，并被有效使用的检验，检验内容见表4。表4电子档案可用性检验检验电子档案目录数据是否可以被正常访问，包括数检验电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览；检验内容数据格式是否有利于长久保存；检验电子档案内容的大小是否与元数据记录的大小一致；检验特定格式的电子档案内容是否可读；检验数字化加工之检验电子档案的产生环境是否符合电子档案长期保存对载体中存储的数据进行可读性检验，确保电子档案6.3.5安全性检验电子档案的安全性检验是指对电子档案是否能够被安全保管和其可用的环境进行检验，检验内容见表5。DB4401/T76—20208表5电子档案安全性检验检验目录数据中密级标识和控制标识是否对应；检验检验软件系统是否安装杀毒软件；检验电子档案是否检验参与电子档案管理和移交接收的计算机系统是否6.3.6载体外观检验对于离线移交的电子档案，应检验其载体及标识有无划痕，表面是否清洁。6.4移交电子档案数据6.4.1电子档案移交方式电子档案的移交可采用在线或离线方式进行。6.4.2在线移交在线移交电子档案的单位应当通过文档资源管理中心传输电子档案。6.4.3离线移交离线移交电子档案应采用一次性写入光盘作为移交载体，光盘的技术指标以及刻录应符合DA/T38的相关要求。光盘应单个装盒。光盘标签面应当使用专门的光盘标签书写笔或专用的光盘标签打印机进行标注，载体标注和载体盒标注的制作应符合附录C的相关要求。光盘表面不允许粘贴标签，以防止光盘阅读故障和破坏数据层。6.5接收时检验电子档案数据档案馆应对接收的电子档案数据的可用性和安全性进行检验，具体要求见6.3。6.6交接手续电子档案接收检验合格后，档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续，填写“电子档案移交与接收登记表”（见附录D表D.1），并由交接双方签字、盖章，各自留存一份。“电子档案移交与接收登记表”的格式应符合附录D的相关要求。“电子档案移交与接收登记表”也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。6.7著录保存交接信息档案馆在接收电子档案后，应根据DA/T18的相关要求对电子档案进行著录并保存。6.8迁移和转换电子档案数据档案馆应将接收到的电子档案及时迁移到档案馆的数据库中。DB4401/T76—20209在迁移和转换工作中，档案馆应将电子档案迁移和转换的信息补充到电子档案元数据中，并对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。6.9管理电子档案归档光盘档案馆对电子档案归档光盘的保存、环境检测、预警、性能检测等工作应按照DA/T38的相关要求进行。DB4401/T76—2020（规范性附录）移交电子档案目录文件XML信息格式A.1文件目录的XML信息格式文件目录的XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”<?xmlversion=”1.0”encoding=”GB18030”?><文件目录><文件><顺序号></顺序号><档号></档号><责任者></责任者><题名></题名><日期></日期><密级></密级><电子档案名称></电子档案名称><保管期限></保管期限><备注></备注></文件><文件></文件></文件目录>A.2案卷目录的XML信息格式案卷目录的XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF-8”<?xmlversion=”1.0”encoding=”GB18030”?><案卷目录><案卷><顺序号><档号><责任者><题名><日期><密级><电子档案名称><保管期限></顺序号></档号></责任者></题名></日期></密级></电子档案名称></保管期限>DB4401/T76—2020<备注></备注></案卷><案卷></案卷></案卷目录>DB4401/T76—2020（规范性附录）移交电子档案元数据表本标准对移交电子档案元数据的描述方法符合DA/T46—2009的相关要求，具体元素描述见表B.1。表B.1移交电子档案元数据表集中管理特定范围档案的专门机构档案馆赋予全宗的标识，一般由接用于记录立档单位在管理电子档案电子档案的室编电子档案号按本单位档案分类方案和配列顺序逐件编-机构代码-件号-电子流水号”等方用于记录立档单位在移交管理电子案应由“全宗号-目录号-件号-电子流水号”组成；案卷级电子档案应由“全宗号-案卷号-目录号-件号-电子号”。DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）该档号是档案室在整理和管理纸质档案过程中赋予档案的一组唯一代码该档号是立档单位在移交档案时按卷档案局8号令》发布后应著录为永电子档案按年度分类后标记的形成件对电子档案进行实体分类整理时按卷根据电子档案实体分类方案赋予电件档案室编制的文件或组合文件的排件档案馆编制的文件或组合文件的排卷与电子档案对应的纸质档案在案卷3组合文件中多个电子档案之间的排广州市档案局本市电子文件归档管理工作DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）知件开件号称件民政府各部、室，各市级机企事业单位办件件见DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）电子档案和元数据中需要解释和补电子档案的外在征象，由编号卷文件级聚合层次上文档聚合状况的卷与电子档案对应的纸质档案案卷内件件件文件的文稿类型或版本类型及相关件件对电子档案内容涉及或具有的权益件对电子档案利用进行授权的规则描由张三通过委托书的方式授权李四进行数授予对象被授予的对电子档案操作授权对象对电子档案实施授权行为务内网发布”、“内部局域网发布”等DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）件件对电子档案物理和逻辑存址的一组件用于记录电子档案网络在线存储地件标识电子档案脱机存储载体排列顺部分组成。存储载体代码用字母表示，如“CD”标识CD-R光盘，“DVD”表示DVD-R光盘，“MT”表示磁带，“DK”表示磁盘件件件电子档案作为计算机文件所具有的件件在计算机存储器中唯一标识电子档件计单位为“字节”DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）件生产或管理电子档案的信息系统的硬件环境用于描述电子档案的支持软件环境用于描述电子档案的支持据库系统名称和版本，应用软件名件件件描述文件数字化关键特征的一组关件件件件文件或档案数字化生成数字图像时件对电子档案电子签名的一组描述信件DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）件件件件电子签名时系统自动捕获的日期和件件于识别签名身份并表明签名人认可wdzs1auHoTi+件等一组描述信息，如:密匙长度为1024位、2048位等。当电子档案采签发签名人数字证书的电子认证服务机构为广州市数字证书认证中心证书序列号为匙长度为2048位DB4401/T76—2020表B.1移交电子档案元数据表（续）件可证实电子签名人与电子签名制作数据有联系的电子文件或其他电子件件DB4401/T76—2020（规范性附录）电子档案归档光盘标注内容C.1电子档案归档光盘标注电子档案归档光盘标注内容格式为：全宗号——年度——载体顺序号。电子档案归档光盘标注内容应按符合以下说明：a）全宗号是档案馆分配给各档案移交单位的编号；b）年度是指该载体内档案起止年份，著