外协管理制度

外协管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司对外协作（以下简称“外协”）活动的管理，明确各相关部门及人员的职责，确保外协产品/服务的质量、交付周期及成本控制，降低经营风险，保障公司生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有涉及外部单位协作的生产加工、零部件采购、专项服务（如设计、检测、维修等）及其他委托外包业务。凡公司与外部单位签订外协合同、协议，进行产品或服务外包的，均须遵守本制度。第三条基本原则外协管理应遵循以下原则：1.合法合规原则：遵守国家法律法规及行业规范，外协合同及操作流程合法有效。2.质量优先原则：确保外协产品/服务符合公司规定的质量标准和技术要求。3.成本控制原则：在保证质量和效率的前提下，追求合理成本，提高经济效益。4.公平公正原则：外协单位的选择、评估及合作过程应遵循公平、公正、公开的原则。5.风险可控原则：对外协过程中的各类风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。第二章组织与职责第四条管理部门及职责公司指定采购部作为外协管理的归口部门，负责外协活动的统筹规划、制度执行、过程监督及综合协调。其主要职责包括：1.组织制定和修订外协管理制度及相关流程。2.外协单位的信息收集、资格预审、名录建立与动态管理。3.外协需求的汇总、审核与协调。4.组织外协招标、询价、比价等采购过程，按权限签订外协合同。5.外协合同的履行跟踪，协调解决合同执行中的问题。6.外协供应商的绩效评估与管理。7.外协相关资料的归档管理。第五条相关部门职责1.需求部门（如生产部、技术部等）：*根据生产计划或工作需要，提出外协需求，明确外协产品/服务的技术要求、质量标准、数量、交付期等。*负责外协项目的技术交底，提供必要的技术文件和图纸资料。*参与外协单位的技术能力评估和样品确认（如需）。*负责外协过程中的技术支持与沟通。*参与外协产品/服务的验收工作。2.技术部/研发部：*负责外协产品/服务的技术标准、图纸、工艺文件的制定与提供。*对外协单位的技术能力进行评估。*负责外协过程中的重大技术问题的处理和技术指导。3.质量管理部：*负责制定外协产品的质量检验标准和验收规范。*对外协单位的质量保证体系进行审核和评估。*负责外协产品的入厂检验或过程质量监督。*收集、分析外协产品的质量数据，参与质量问题的处理。4.财务部：*负责外协合同款项的审核与支付。*参与外协项目的成本核算与控制。5.法务部（或指定法务人员）：*负责外协合同的法律审查，规避法律风险。*参与处理外协合同履行过程中的法律纠纷。第三章外协流程管理第六条外协需求的提出与审批1.需求部门根据实际需要，填写《外协需求申请表》，详细说明外协内容、技术要求、数量、质量标准、期望交付时间、预算金额等，并附上相关技术文件。2.《外协需求申请表》经部门负责人审核后，按审批权限逐级报批。对于大额或重要的外协项目，需报请公司分管领导或总经理审批。3.审批通过的《外协需求申请表》提交至采购部，作为组织外协的依据。第七条外协单位的选择与管理1.外协单位的基本条件：*具备合法的经营资格和独立承担民事责任的能力。*拥有满足外协项目要求的生产设备、技术力量、人员配置和质量保证体系。*具有良好的商业信誉和履约能力，无严重违法违规记录或重大质量事故史。*能够提供合理的价格和良好的售后服务。*符合国家及行业对特定产品/服务的特殊资质要求（如需要）。2.外协单位的寻源与评估：*采购部根据外协需求，通过公开招标、邀请招标、询价等方式寻找潜在外协单位。鼓励引入竞争机制，确保选择的公正性和经济性。*采购部组织相关部门（如需求部门、技术部、质量管理部）对外协单位进行实地考察或资料审查，重点评估其生产能力、技术水平、质量控制、财务状况、信誉等。*对评估合格的外协单位，纳入《合格外协单位名录》进行管理。3.合格外协单位名录管理：*《合格外协单位名录》是公司选择外协单位的主要依据。*采购部负责对合格外协单位进行动态管理，定期进行绩效评估，对不符合要求的单位及时从名录中清除。*原则上，外协业务应从《合格外协单位名录》中选择合作方。特殊情况下需选用名录外单位的，须按特殊审批流程办理。第八条外协合同管理1.合同谈判与签订：*采购部根据审批通过的外协需求和选定的外协单位，组织合同谈判。谈判内容应包括产品/服务规格、数量、质量标准、价格、交付方式与期限、包装要求、运输方式、验收标准与方法、付款方式、违约责任、知识产权、保密条款等。*外协合同应采用公司标准合同文本（如有）。对于非标准合同或重大合同，须经法务部（或指定法务人员）审核。*合同经双方协商一致，按公司合同审批流程审批后，由授权代表签署并加盖公司合同专用章。2.合同履行与变更：*合同签订后，采购部负责跟踪合同的履行情况，协调解决各方在执行过程中出现的问题。*需求部门、技术部、质量管理部等应配合采购部，共同确保合同顺利执行。*如因特殊情况需要变更或解除合同，须经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程报批。第九条外协过程控制1.技术交底：需求部门和技术部应向外协单位进行充分的技术交底，确保其完全理解技术要求和质量标准。必要时，可进行现场指导。2.生产/服务过程监督：根据外协项目的重要性和复杂性，采购部可组织质量管理部、需求部门对外协单位的生产过程或服务过程进行必要的监督检查，及时发现和解决问题。3.进度跟踪：采购部负责对外协项目的生产进度或服务进度进行跟踪，确保按期交付。如遇延期风险，应及时协调并采取应对措施。4.质量控制：外协单位应严格按照合同约定的质量标准进行生产或提供服务，并接受公司质量管理部的监督和检验。公司有权对关键工序进行抽查或驻厂监造（如需）。第十条外协产品/服务的验收与付款1.验收：*外协产品/服务完成后，外协单位应提交《送货单》或《服务完成确认单》及相关质量证明文件。*需求部门会同质量管理部（必要时包括技术部）根据合同约定的质量标准和验收规范，对外协产品/服务进行验收。*验收合格的，签署《外协验收合格单》；验收不合格的，应明确不合格项，由采购部通知外协单位进行返工、返修或采取其他补救措施，并重新组织验收。2.付款：*外协单位凭《外协验收合格单》、合法有效的发票及合同约定的其他付款凭证，向采购部申请付款。*采购部对付款申请及相关凭证进行审核，按公司财务审批流程报请审批后，由财务部办理付款手续。付款方式和期限应严格按照合同约定执行。第四章其他规定第十一条知识产权与保密1.公司向外协单位提供的技术资料、图纸、工艺等知识产权归公司所有，外协单位仅能为履行本合同之目的使用，不得用于其他任何用途，且不得向第三方泄露或转让。2.外协单位为完成外协项目而产生的新的知识产权，其归属应在合同中明确约定。如无明确约定，一般情况下，委托开发的知识产权归委托方（公司）所有，或双方共有。3.双方应对在合作过程中获悉的对方商业秘密和技术秘密承担保密义务，该义务在合同终止后仍然有效。第十二条争议处理外协合同履行过程中发生争议的，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可根据合同约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）解决。第五章责任与奖惩第十三条责任追究对于在对外协管理工作中违反本制度规定，造成公司经济损失、质量事故或不良影响的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。第十四条奖励对于在对外协管理工作中表现突出，为公司节约成本、提高效率、保障质量或有效避免/挽回损失的部门或个人，公司将给予适当的表彰或奖励。