福利院合同管理制度

福利院合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范本院合同管理，防范合同风险，保障福利院及服务对象的合法权益，提高资金使用效益，确保各项工作有序开展，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本院在日常运营、服务提供、项目合作、物资采购、基础设施建设等所有对外经济活动中，与自然人、法人或其他组织订立的各类合同、协议、承诺书以及具有合同性质的文件（以下统称“合同”）。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及政策规定。（二）平等自愿原则：合同当事人法律地位平等，遵循自愿、公平、诚实信用的原则。（三）风险控制原则：强化合同事前、事中、事后全过程风险管理，确保合同目的实现。（四）权责明晰原则：明确各部门在合同管理中的职责分工，确保管理责任落实到人。（五）效益优先原则：在合法合规的前提下，力求合同条款公平合理，保障福利院的经济利益和社会效益。第二章合同管理机构与职责第四条管理机构本院合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。（一）院务会是合同管理的最高决策机构，负责审批重大合同、合同管理制度的审定等。（二）院长是合同管理的第一责任人，负责签署重大合同及授权委托。（三）指定办公室（或专门设立的法务部门/岗位，如无则可指定财务部门或行政部门牵头）作为合同管理的归口部门，负责合同的统一登记、编号、归档，以及合同审查流程的组织协调。（四）各业务部门是合同的发起部门和履行部门，负责合同的初步洽谈、起草、履行跟踪及相关资料的提供。第五条归口部门职责合同归口管理部门主要职责包括：（一）组织学习、宣传和贯彻合同法律法规及本制度。（二）对合同的合法性、规范性进行初步审查，对重大或复杂合同可提请法律顾问或专业机构进行审查。（三）负责合同文本的规范管理，推广使用标准合同范本。（四）监督检查合同履行情况，协调处理合同履行中出现的一般问题。（五）负责合同档案的建立、整理、保管和查阅。（六）定期对本院合同管理情况进行统计分析和总结。第六条业务部门职责合同发起及履行的业务部门主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性调研、市场考察和合作方资信状况的初步调查。（二）负责合同的初步洽谈、文本起草或对接外部提供的合同文本。（三）确保合同内容真实反映业务需求，对合同条款的真实性、准确性和完整性负责。（四）按照本制度规定的流程办理合同审查、审批手续。（五）负责合同的具体履行，跟踪履行进度，及时向归口管理部门反馈履行中出现的问题。（六）合同履行完毕后，负责办理结算、验收等后续事宜，并将相关资料整理后移交归口管理部门归档。第三章合同的起草与拟定第七条合同起草主体合同一般由业务部门根据洽谈情况起草；对于格式合同或对方提供的合同文本，业务部门应认真审核修改。涉及重大、复杂或专业性较强的合同，可由归口管理部门协助或委托法律顾问起草。第八条合同起草要求（一）合同内容必须符合国家法律法规、政策及本院规章制度的要求。（二）合同当事人的名称、住所、法定代表人（或负责人）、联系方式等基本信息应准确无误。（三）合同条款应明确、具体、完整，逻辑严密，避免使用模糊、歧义的语言。（四）合同应具备《民法典》规定的基本条款，如当事人的姓名或者名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。根据合同性质需要约定的其他条款也应明确列出。（五）对于福利院作为服务提供方的合同，应明确服务标准、服务对象的权利保障、安全责任等；作为接受服务或采购方的合同，应明确服务或产品的质量要求、验收标准、售后服务等。第九条对方当事人资质审查在合同起草前，业务部门应对合作方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查核实，索取并查验相关证明文件（如营业执照、资质证书、授权委托书等），确保对方具备合法签约及履约能力。第四章合同的审核与审批第十条审核流程合同签订前必须履行审核审批程序。一般流程为：业务部门负责人初审→归口管理部门审核→财务部门审核（如涉及资金收付）→分管副院长审批→院长审批（或院务会审议）。第十一条审核内容（一）业务部门初审：主要审核合同内容是否符合业务需求，条款是否清晰合理，对方当事人信息及资信情况是否核实。（二）归口管理部门审核：主要审核合同条款的合法性、合规性、完整性，权利义务是否对等，违约责任是否明确，争议解决方式是否适当，合同文本是否规范。（三）财务部门审核：主要审核合同价款或报酬的合理性，资金来源及支付方式是否符合财务制度，税务处理是否合规等。第十二条审批权限根据合同的性质、金额及重要程度，设定不同的审批权限：（一）一般日常性、金额较小的合同，由业务部门负责人初审，归口管理部门审核，分管副院长审批。（二）金额较大、对本院运营有重要影响的合同，须经院长审批。（三）重大合同（如涉及重大资产处置、长期合作项目、大额资金支出等），须提交院务会集体审议决定后，由院长签署。具体的金额标准和“重大合同”的界定，由院务会另行制定并作为本制度的附件。第十三条审核意见处理各审核部门对合同提出修改意见的，业务部门应根据意见进行修改完善。对审核意见有异议的，应与审核部门充分沟通；沟通后仍无法达成一致的，报请分管副院长或院长裁定。第五章合同的签订与履行第十四条合同的签订（一）经最终审批通过的合同，方可正式签订。（二）签订合同时，应核对对方签约人的授权委托书及身份证明，确保其具有合法签约权限。（三）合同文本原则上应采用书面形式，一式多份，明确各份的用途。合同当事人应在合同指定位置签字并加盖单位公章或合同专用章。本院对外签订合同，统一使用院级公章或合同专用章。（四）合同签订后，业务部门应将合同正本及时交归口管理部门登记、编号。第十五条合同的履行（一）合同生效后，业务部门是合同履行的第一责任单位，应严格按照合同约定全面履行己方义务，同时督促对方履行合同义务。（二）在合同履行过程中，业务部门应密切关注对方的履约情况，定期检查合同履行进度，对发现的问题及时处理并向归口管理部门报告。（三）财务部门应根据生效的合同及审批手续办理款项收付等事宜。第十六条合同的变更与解除（一）合同一经签订，不得擅自变更或解除。如确因客观情况需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批流程履行审核审批手续。（二）因对方违约或不可抗力等原因导致合同无法继续履行或需要提前终止的，业务部门应及时收集相关证据，提出处理意见，报归口管理部门及院领导审批后，依法采取相应措施。第十七条合同纠纷处理（一）合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决。（二）协商不成的，应及时向归口管理部门和院领导报告，并提供相关材料。归口管理部门协助业务部门分析情况，提出处理方案，必要时可提请法律顾问介入。（三）通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷，应遵循合法、有利于维护本院权益的原则，并按审批权限报院领导批准后实施。第六章合同的归档与管理第十八条合同归档范围合同归档材料应包括但不限于：合同正本及附件、对方当事人资质证明文件、合同审批单、洽谈记录、补充协议、变更或解除协议、履行过程中的重要函件、验收证明、结算凭证、纠纷处理相关文件等。第十九条归档要求合同履行完毕或终止后，业务部门应在规定期限内将所有合同相关材料整理齐全，移交归口管理部门统一归档。归口管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、登记、装订，确保档案的完整、安全和有序。第二十条档案保管与查阅（一）合同档案为本院重要档案资料，归口管理部门应指定专人负责保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗措施。（三）合同档案的保管期限应符合国家有关规定，重要合同应永久保存。第七章责任追究第二十一条责任追究情形对于在合同管理过程中出现下列情形之一，造成本院经济损失或不良影响的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自签订、变更或解除合同的；（二）在合同洽谈、起草、审核、履行等环节中，因工作失职、渎职或故意行为，导致合同条款存在重大缺陷或遗漏的；（三）对对方当事人资信情况调查不实，或提供虚假信息，导致合同无法履行或被骗的；（四）违反合同管理规定，擅自对外提供担保、承诺或处置资产的；（五）在合同履行中发现问题不及时报告或处理不当，造成损失扩大的；（六）丢失、损毁重要合同