2026年UI设计部视觉方案离职移交办法

2026年UI设计部视觉方案离职移交办法1.总则为规范UI设计部人员离职过程中的视觉资产、项目工作、岗位权责移交流程，保障公司品牌视觉体系完整性、在途项目推进连续性、商用素材版权合规性，维护公司与员工双方合法权益，依据国家劳动相关法律法规及公司人力资源管理通用规则，结合UI设计部业务特性制定本办法。UI设计部产出的全品类视觉方案是公司品牌资产的核心组成部分，覆盖产品界面交互、品牌视觉识别、营销活动传播、线下场景落地等全用户触点，具有创作专属度高、版本迭代频繁、版权关联度强、风格延续性要求高的特点，传统通用离职移交流程易出现源文件丢失、设计风格断层、版权风险遗漏、项目对接断档等问题，本办法针对上述风险点明确全流程操作标准，确保所有离职环节可追溯、可核验、可落地。本办法适用于UI设计部全体在岗人员，含正式员工、试用期员工、项目制聘用的视觉设计相关岗位（含UI视觉设计师、动效设计师、视觉规范专员、创意设计组长、视觉项目对接岗等）；员工内部跨部门转岗涉及视觉资产移交的，参照本办法执行。离职移交工作遵循三大基本原则：一是资产全量归档原则，所有在职期间创作的视觉方案、采购的版权素材、领用的设计设备必须100%移交归档，不得出现遗漏、损毁、私自留存的情况；二是项目平稳衔接原则，所有在途视觉项目必须完成信息全量同步，确保接岗人员清晰掌握需求背景、评审意见、风格要求、交付节点；三是流程闭环管理原则，所有离职环节必须完成签字确认，做到“谁签字、谁负责”，杜绝流程空转。2.离职分类本办法所指离职分为四类，所有离职申请需明确分类并对应匹配不同的交接优先级：第一类为员工主动离职，指员工因个人职业规划、学习进修、家庭安排等个人原因，主动提出解除劳动关系的情况；其中承担年度品牌焕新、核心大促视觉、新品上线视觉体系等重点项目的主设计师、视觉负责人，纳入核心岗位离职管理范畴，提高交接核验标准。第二类为双方协商一致离职，指因业务线调整、组织架构优化、岗位适配性评估等原因，公司与员工平等协商达成一致，解除劳动关系的情况。第三类为公司方发起解除劳动关系，包含三种情形：一是试用期员工经考核不符合岗位录用条件，如连续3次视觉方案评审未达到岗位定级标准、输出内容存在严重版权问题、无法按时完成约定设计任务等；二是员工存在严重违反公司规章制度的行为，如私自拷贝未公开视觉方案外传、使用无版权素材给公司造成经济损失、抄袭他人设计成果引发品牌舆情等；三是因客观情况发生重大变化，如对应业务线裁撤无合适转岗岗位，导致劳动合同无法继续履行的。第四类为劳动合同到期终止，指劳动合同约定期限届满，公司或员工任意一方提出不续签，劳动关系终止的情况。3.申请时限不同离职类型需严格遵守对应的申请及告知时限，保障交接工作有序开展：一是正式员工主动提出离职的，需提前30天通过公司OA系统提交书面离职申请；其中承担重点视觉项目（距上线周期不足30天、项目覆盖用户量达到公司规定阈值、涉及品牌核心视觉迭代）的主设计师、视觉负责人，需提前45天提交离职申请，预留充足时间完成项目衔接与风格同步，避免临时换岗导致视觉输出断层。二是试用期员工主动提出离职的，需提前3天提交书面离职申请，完成手头视觉资产整理与简易交接。三是公司方发起解除劳动关系的，人力资源部需提前3个工作日将离职告知送达员工；涉及协商一致离职的，需预留7天的平等协商缓冲期，不得强制要求员工即时离职。四是劳动合同到期不续签的，无论是公司还是员工方提出，均需提前30天告知对方，提前启动交接准备工作。如员工因突发重大疾病、意外事件等不可抗力因素无法按时提交申请，可委托他人代办申请手续或后续补交流程，但需同步委托团队成员临时接管其手头核心视觉资产，避免造成资产损失；如员工存在未结清的视觉版权纠纷、未完成的核心方案归档工作，即使达到申请时限要求，也需先完成核心节点交接再推进后续流程。4.审批流程离职申请需按照固定层级完成审批，所有节点需在规定时限内完成处理，不得无故拖延：第一步为申请提交，员工登录OA系统离职模块，准确选择离职分类、填写离职原因、预计最后工作日，同时在申请附件中初步列明手头持有的视觉资产清单、在跟项目进度表，提交至直属设计组长。第二步为直属组长初审，直属组长需在1个工作日内完成申请核验，核对员工所列项目、资产清单是否与实际工作内容一致，评估项目交接所需周期，确认预计最后工作日是否会影响重点项目交付，如存在清单遗漏、时间安排不合理等问题，需第一时间与员工沟通调整；确认无误后签署初审意见，提交至UI设计部负责人。第三步为部门负责人复审，UI设计部负责人需在2个工作日内完成审核，重点核对手头未公开视觉方案的交接预案，明确对应接岗人员，确认核心资产的交接范围与核验标准，对重点项目的交接提出具体要求，复审通过后提交至人力资源部。第四步为人资资质审核，人力资源部劳动关系专员需在2个工作日内完成资质核验，核对员工劳动合同期限、考勤记录、绩效情况、是否存在未处理的违纪或版权责任事件，审核通过后正式触发离职全流程。所有审批节点超过1个工作日未处理的，系统自动发送提醒；超过3个工作日未处理的，由上一级领导督办，严禁以审批权限故意卡压员工正常离职流程。5.离职面谈离职面谈按三个层级开展，所有面谈内容需如实记录，作为团队管理优化的参考依据，面谈过程需充分尊重员工意愿，不得出现胁迫、诱导性表述：第一层级为直属组长面谈，在收到离职申请后2个工作日内完成，重点了解员工离职的真实动因，核对在途项目的关键细节，包括各版方案的调整逻辑、业务方的风格偏好、已驳回方案的问题点、素材选用的注意事项等，同时收集员工对设计流程、工具配置、评审机制、团队协作等方面的优化建议，填写《离职面谈记录表》。第二层级为部门负责人面谈，针对在部门任职满1年、或承担过核心视觉项目的员工，在初审通过后3个工作日内完成，重点感谢员工在职期间的创意贡献，听取员工对部门视觉体系搭建、创意氛围营造、人才培养机制等方面的建议，明确告知员工离职后的版权相关义务，说明未公开视觉内容的传播限制。第三层级为人力资源部面谈，在部门复审通过后3个工作日内完成，重点向员工讲解薪资结算规则、社保公积金转移流程、竞业限制约定（如有）等内容，解答员工关于劳动关系的各类疑问，收集员工对公司整体管理体系的建议。所有面谈记录由人力资源部统一存档，涉及UI设计部流程优化的建议，每季度由部门专人整理形成复盘报告，提交部门领导参考，用于优化团队管理效率。6.交接管理交接管理是视觉方案相关岗位离职的核心环节，需按照“资产清、项目明、可核验”的标准执行，交接过程由直属组长全程监督：6.1视觉资产类交接所有视觉资产需严格按照部门统一的命名规则（项目名称+版本号+更新日期+设计人）整理，存储至部门指定的共享云盘对应目录，严禁仅将文件存储于个人电脑、私人移动硬盘、私人云盘。具体交接内容包括：一是视觉方案源文件，涵盖在职期间创作的全量内容：品牌视觉规范手册（含标准色值、授权字体、logo源文件、全场景应用规范）、各端UI界面源文件（APP端、小程序端、PC端、智能硬件端）、动效设计工程文件、运营活动视觉源文件（大促活动、节日营销、新品推广等）、未上线的迭代方案草稿与过程稿；所有源文件必须保留完整可编辑图层，不得仅提交JPG、PNG等导出格式文件，定稿文件需附带对应的需求确认单、评审通过记录，确保文件可追溯。二是版权素材类资产，包括个人名下领用的商用素材网站账号、采购的商用字体授权、正版图库素材、3D模型资产、设计插件授权，需逐一列明账号密码、授权期限、可使用范围，移交至部门资产管理员处，严禁将公司付费采购的素材私自拷贝留存。三是设计设备与工具，包括公司配发的数位板、专业设计显示器、加密存储U盘、正版设计软件授权账号、共享样机库、笔刷素材包等，逐一清点设备完好情况，退出所有账号的个人登录信息，归还至部门资产管理员处。6.2项目工作类交接员工需梳理形成《在途项目交接清单》，列明手头所有项目的对接人、当前方案进度、历次评审意见、后续改稿要求、交付截止时间、定稿文件存储路径、待协调资源等信息，对接岗人员开展1对1讲解，明确告知各项目的视觉禁忌、业务方偏好、特殊适配要求（如不同渠道的尺寸规范、印刷物料的出血要求等），确保接岗人员能够无缝承接工作，避免出现风格偏差。对已交付上线的项目，需列明后续迭代的注意事项、常见调整需求的处理方式。6.3交接核验所有资产整理完成后，由直属组长、接岗人员、部门资产管理员三方共同开展核验：随机抽取不低于10%的源文件检查是否可正常打开、图层是否完整、命名是否规范；检查所有素材授权是否在有效期内；同步对接业务方确认项目信息传递是否完整。核验通过后三方在《视觉资产交接清单》上签字确认。员工离职后设置3天的答疑过渡期，需预留有效联系方式，对接岗人员提出的项目相关疑问及时回应，不得交接后直接失联。7.多部门会签所有交接工作完成后，启动多部门会签流程，会签需在员工最后工作日前3个工作日启动，每个节点需在1个工作日内完成审核，如有未完成事项需一次性明确告知补全标准，不得笼统签署“不同意”意见：一是UI设计部签署意见，确认所有视觉资产、项目工作已完成交接，源文件归档完整，接岗人员已明确工作要求。二是业务对接部门会签，由员工日常对接的产品、运营、市场等部门对接人签字，确认已知晓对接人变更，在手视觉需求已与接岗人员同步，无遗漏需求。三是信息技术部会签，检查员工的所有内部系统权限（含共享云盘、设计资源库、项目管理系统、内部沟通工具）是否已关闭或移交，核查员工工作终端的公司文件是否已全量归档，是否存在异常批量下载、拷贝公司文件的操作记录。四是行政部会签，检查员工领用的通用办公物品（工牌、门禁权限、办公钥匙、借用的公共物资）是否已归还，是否存在未结清的行政类费用。五是财务部会签，检查员工是否存在未结清的备用金、借款，是否存在因设计失误、版权问题造成的待赔偿款项。六是人力资源部最终复核，确认所有会签节点均已完成，交接材料完整无误后，进入薪资结算环节。8.薪资社保员工薪资统一结算至实际最后工作日，包含基本工资、绩效工资、按实际出勤折算的项目奖金；如交接过程中发现存在视觉源文件遗漏、私自拷贝公司资产、因个人原因造成项目损失的，按公司规定扣除对应损失赔偿后发放剩余薪资；员工未休的年假、调休，可选择在离职前休完，或按照法律法规规定折算为薪资一并发放，不得强制要求员工放弃未休权益。针对员工离职后才达到发放条件的在职期间参与项目的奖金，符合公司奖金发放规则的，统一在对应发薪日正常发放，不得因员工离职克扣。社保公积金按照国家及地方相关规定，在员工离职当月完成减员办理；员工需要开具离职证明、社保公积金转移相关证明材料的，人力资源部在员工离职后15个工作日内配合完成。涉及协商一致离职、公司方发起解除劳动关系需支付经济补偿金的，严格按照国家法律规定核算标准，在员工完成全部交接流程后的第一个发薪日，与剩余薪资一并发放。9.自动离职处理自动离职指员工未按规定提交离职申请，连续旷工达到公司规定时限，或提交离职申请后未完成交接流程擅自不到岗的情况，按以下流程处理：一是即时启动应急管控，直属组长在员工未到岗第1天尝试联系员工核实情况，同时同步信息技术部第一时间将员工的所有系统权限调整为只读模式、暂时封存账号，临时将其手头的视觉项目分配给具备对应能力的设计师承接，防止出现项目断档或资产流失。二是履行告知义务，联系上员工的，明确告知其需在3个工作日内返回公司完成交接手续，重点核对手头未公开视觉方案、版权素材的归档情况，告知其拒不交接造成源文件丢失、方案外泄、项目延期的，需承担相应责任；无法联系上员工的，由人力资源部按照规则送达返岗通知，超过规定时限仍未返岗的，按自动离职处理。三是遗留问题处置，对自动离职员工负责的所有视觉资产开展全面盘点，从每周自动备份的云盘文件中补全缺失的源文件，排查所有已上线方案的版权风险，梳理未完成项目的进度信息；员工薪资结算至实际最后出勤日，社保公积金按规定减员；因员工拒不交接造成公司经济损失的，公司将按规定追偿。10.风险管控针对UI设计岗位离职的高发风险，建立全链路防控机制：一是资产流失风险防控，信息技术部对所有员工的云盘操作日志留存180天，监测异常大文件下载、批量拷贝文件的操作；在员工提交离职申请当天，将其云盘权限调整为“可上传不可下载”模式，待交接完成核验通过后再关闭权限，防止离职前批量拷贝核心视觉资产；部门建立每周全量资产备份机制，所有视觉资产同步存储至独立备份服务器，即使出现员工不配合交接的情况，也能调取最近版本的文件减少损失。二是项目断档风险防控，所有重点视觉项目严格执行AB角制度，主设计师负责方案输出的同时，安排1名副设计师全程参与评审、同步项目进度，不会因单个人员离职导致项目无人承接；员工提出离职后，不再安排其参与新的核心视觉项目创作，仅负责在手项目的收尾与交接工作。三是版权风险防控，交接核验环节专门设置版权核查项，逐一核查员工输出的方案是否使用无授权字体、图库、素材，是否存在抄袭他人作品的情况，发现问题第一时间整改，避免员工离职后出现版权纠纷无法追溯。四是品牌舆情风险防控，对参与过未公开核心视觉项目的员工，离职时明确告知：不得在任何公开渠道、社交平台提前发布未上线的方案内容，不得发布损害公司品牌形象的言论；员工可将已正式公开上线的作品纳入个人作品集，但需如实标注创作背景、上线时间，不得歪曲作品应用场景、泄露未公开的方案细节。五是交接不实风险防控，建立30天交接回溯期，员工离职后30天内如发现存在源文件缺失、项目信