机关单位档案管理制度

机关单位档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为加强本单位档案管理，有效保护和利用档案资源，服务单位各项工作开展，根据《中华人民共和国档案法》及国家、行业相关档案管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位及所属各部门在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的档案管理。第三条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级负责、真实准确、安全保密、规范整理、便于利用的原则。第四条领导责任单位领导班子应重视档案工作，将其纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，定期研究解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需经费、设施和人员。第五条机构与人员设立档案管理部门（或指定专人负责档案工作），配备政治素质高、责任心强、具备专业知识的档案管理人员。档案管理人员应保持相对稳定，工作调动时须办理严格的档案交接手续。第二章档案收集与整理第六条收集范围凡是本单位在行政管理、业务活动、公务往来、会议、调研、宣传、基建、财务等工作中形成的，反映单位主要职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属收集范围。第七条收集要求各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、积累和初步整理工作。档案材料应在办理完毕后及时收集，确保齐全完整，避免遗漏和散失。对于重要会议、重大活动形成的档案材料，应指定专人跟踪收集。第八条整理规范档案整理应按照国家及行业档案整理标准进行，做到分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、目录清晰。不同载体的档案应分别整理，但保持内容上的有机联系。电子档案的整理应符合电子文件归档与管理的相关要求。第三章档案保管与保护第九条库房要求档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十条装具管理档案应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案盒、卷皮等。档案入库前应进行检查、消毒，防止将有害物质带入库房。档案在库房内的存放应科学排列，便于存取和管理。第十一条库房管理严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。定期对库房温湿度进行监测和调控，做好记录。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第十二条保护措施积极采取各种档案保护技术和方法，对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。对具有永久保存价值的重要档案，应采取异质备份等方式进行保护。第四章档案利用与服务第十三条利用原则档案利用应遵循为单位工作服务、为社会发展服务的原则，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。利用档案必须遵守国家有关法律法规和本单位档案管理规定。第十四条利用手续单位内部人员查阅档案，须持所在部门介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。外部单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位分管档案工作领导批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格按照保密规定办理审批手续。第十五条利用要求查阅档案时，应在指定地点进行。档案原件一般不得带出阅档室，确因工作需要借出的，须经单位分管档案工作领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准的除外）或公布档案信息。第十六条利用服务档案管理部门应积极开发档案信息资源，编制必要的检索工具和参考资料，为利用者提供便捷高效的服务。对利用档案形成的研究成果或其他出版物，应注明档案来源。第五章档案鉴定与销毁第十七条鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对已到保管期限的档案进行鉴定。第十八条鉴定程序档案鉴定工作应定期进行。鉴定小组应按照档案保管期限表，对档案的保存价值进行认真审查，提出销毁或延长保管期限的意见，报单位领导审批。第十九条销毁规定经批准销毁的档案，应编制销毁清册，由两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应认真核对，确认无误后在销毁清册上签字，并注明销毁时间和地点。严禁个人私自销毁档案材料。具有永久保存价值的档案不得销毁。第六章档案保密与安全第二十条保密要求档案管理人员和所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，不得泄露档案中的秘密信息。涉密档案的管理应严格执行国家关于秘密载体管理的规定。第二十一条安全管理建立健全档案安全保密制度，定期进行保密检查和教育。加强对档案管理系统和电子档案数据的安全防护，防止信息泄露、丢失和篡改。对档案管理中发生的失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第七章档案人员职责与要求第二十二条职业道德档案管理人员应热爱档案事业，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，具备良好的职业道德和敬业精神。第二十三条业务能力档案管理人员应熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能和方法，积极参加业务培训和学习，不断提高业务素质和工作水平。第二十四条岗位职责档案管理人员具体负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密等工作，确保档案工作各项制度的落实。第八章责任追究第二十五条奖励与处罚对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第九章附则第二十六条制度解释本制度由本单位档案