合同保管及归档制度

合同保管及归档制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，确保合同的完整性、安全性与可追溯性，充分发挥合同在企业经营管理中的重要作用，防范合同风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议、意向书及相关法律文件（以下统称“合同”）的保管与归档管理。公司对外签署的具有法律约束力的其他文件，参照本制度执行。第三条基本原则合同保管及归档工作遵循以下原则：（一）统一管理、分级负责：合同保管及归档工作在公司统一制度框架下，由指定部门负责统筹，各业务部门配合执行。（二）真实完整、安全保密：确保归档合同材料的真实性、完整性和准确性，严格遵守保密规定，防止合同信息泄露。（三）规范有序、便于利用：合同的收集、整理、保管、归档、查阅等环节应规范化、程序化，保证合同档案的系统有序和高效利用。第二章合同的收集与初步整理第四条合同的收集合同正式签订生效后，由合同承办部门指定专人（通常为合同经办人或部门档案员）负责，在合同签订完毕后规定时限内，将合同文本及相关附件（包括但不限于合同审批单、对方当事人资质文件、谈判记录、补充协议、变更协议、解除协议等）收集齐全。第五条初步审核与整理承办部门在提交合同进行保管前，应对收集的合同材料进行初步审核与整理：（一）核对合同份数是否齐全，正副本数量是否符合约定或规定。（二）检查合同文本及附件是否完整、清晰，有无缺页、错页、涂改（涂改处应有双方签字盖章确认）。（三）确保合同相关审批手续完备，所需附件材料齐全。（四）对合同材料进行初步排序，一般按合同签订时间、审批流程顺序或逻辑关系整理。第三章合同的分类与编号第六条合同分类合同应根据其性质、业务类型或部门归属进行科学分类。分类方式应具有稳定性和可扩展性，便于管理和检索。常见的分类方式包括：（一）按业务领域分类：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同等。（二）按合同性质分类：如买卖合同、承揽合同、委托合同、借款合同等。（三）按部门分类：由各业务部门根据职责范围进行归类。公司可根据实际情况选择或组合上述分类方式，并制定统一的《合同分类目录表》。第七条合同编号规则为便于识别和管理，每份合同均需赋予唯一的合同编号。编号规则应包含合同类型、年份、部门（可选）及顺序号等要素。编号规则由合同管理部门统一制定并颁布执行，各部门应严格遵照执行，不得擅自编制。第四章合同的保管第八条保管责任部门公司合同原则上实行集中保管制度。重要合同、总部签订的合同由公司指定的合同管理部门（如行政部、法务部或综合管理部）负责集中保管。各分支机构或部门签订的一般性合同，可在合同管理部门指导下由各部门指定专人保管，并定期向合同管理部门备案。第九条保管条件与要求（一）合同保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防高温、防光、防尘等条件，确保合同档案的物理安全。（二）纸质合同应存放于专用的文件柜或档案柜中，做到整洁有序，易于查找。（三）电子合同应存储于公司指定的服务器或云端存储系统，并进行定期备份，备份介质应妥善保管。电子合同的存储应符合国家关于电子档案管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。（四）涉密合同应单独存放于保密柜中，并严格遵守公司保密管理规定，限制接触人员范围。第十条保管期限合同保管期限应根据合同的性质、重要程度及法律规定的时效确定。一般合同保管期限为合同有效期届满后若干年；重要合同、涉及重大权益的合同应永久保管。具体保管期限标准由合同管理部门制定。第五章合同的借阅、复制与使用第十一条借阅程序（一）因工作需要借阅合同原件或复印件时，借阅人应填写《合同借阅申请表》，注明借阅合同名称、编号、借阅事由、借阅期限，并经部门负责人签字批准。借阅重要或涉密合同，须经公司分管领导或合同管理部门负责人批准。（二）合同保管人员应对借阅申请进行审核，符合条件的方可办理借阅手续，并在《合同借阅登记簿》上登记借阅人、借阅合同信息、借阅日期、预计归还日期等。（三）借阅人应妥善保管所借合同，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删合同内容，不得转借他人，不得带出规定范围使用（特殊情况需经批准）。第十二条归还与续借（一）借阅人应在规定期限内归还所借合同。归还时，保管人员应仔细检查合同是否完好无损，并在《合同借阅登记簿》上登记归还日期。（二）确需延长借阅期限的，借阅人应在到期前办理续借手续，续借手续参照借阅程序办理，续借次数一般不超过规定次数。第十三条复制与使用（一）因工作需要复制合同的，应经合同保管部门负责人同意，并由保管人员负责复制，复制件上应加盖“复制件”印章，并注明原件保管部门及编号。（二）使用合同复印件或电子扫描件时，应确保其与原件内容一致，并承担与使用原件相同的保密责任。（三）严禁利用合同从事任何违法违规或损害公司利益的活动。第六章合同的归档第十四条归档范围所有已签订生效的合同及其相关附件材料，包括但不限于合同正本、副本、审批文件、对方资质证明、履约过程中的重要函件、变更协议、解除协议、纠纷处理文件、验收证明等，均属于归档范围。第十五条归档时间与要求（一）合同签订后，承办部门应在规定时限内将整理完毕的合同材料移交保管部门归档。（二）合同履行过程中形成的补充材料，应随时整理并及时归档。（三）合同终止或履行完毕后，承办部门应将合同履行情况总结及相关最终文件整理后一并归档，形成完整的合同档案。（四）归档的合同材料应做到纸质材料字迹清晰、签章齐全、页面完整；电子材料应格式规范、内容准确、易于读取。第十六条归档整理保管部门收到归档材料后，应按照公司档案管理规定及本制度要求，对合同材料进行进一步整理、分类、编号、登记、装订，编制《合同档案目录》，并定期进行清点核对，确保账实相符。第七章合同的销毁第十七条销毁条件与审批对于已超过保管期限且无继续保存价值的合同，经鉴定确认后可以进行销毁。销毁合同须填写《合同销毁申请表》，详细列明待销毁合同的名称、编号、数量、保管期限等，经合同管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后方可实施。第十八条销毁程序与监督（一）合同销毁工作应由两人以上负责监销，并在指定的安全地点进行。严禁将待销毁合同作为废纸出售或随意丢弃。（二）销毁前应对照《合同销毁申请表》进行清点核对，确保无误。（三）销毁完毕后，监销人应在《合同销毁记录表》上签字确认，并注明销毁时间、地点、方式及监销人等信息。《合同销毁申请表》及《合同销毁记录表》应作为公司档案永久保存。第八章责任追究第十九条责任追究对于在合同保管及归档过程中出现下列行为之一的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未按规定及时收集、移交、归档合同材料，造成合同材料丢失、损毁的；（二）擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失合同原件或重要附件的；（三）违反保密规定，泄露合同秘密，给公司造成损失的；（四）未经批准擅自借阅、复制、摘抄、拍摄、传播合同内容的；（五）未按规定履行借阅、归还手续，导致合同失控或损坏的；（六）违反合同销毁规定，擅自销毁合同或造成涉密合同流失的；（七）在合同保管工作中玩忽职守、滥用职权的。第九章附则第二十条制度解释权本制度由公司合同管理部门负责