医药购销风险定期研判会议制度

医药购销风险定期研判会议制度一、总则（一）制定目的为加强医药购销领域风险防控，健全风险定期研判工作机制，提高对采购、供应、储存、使用、结算等环节潜在风险的识别、预警和处置能力，有效防范资金损失、质量安全隐患、供应中断及廉洁风险，保障医药购销活动规范有序运行，结合本单位实际，制定本制度。（二）制定依据本制度依据国家有关法律法规、医药采购管理政策、内部控制规范以及本单位采购管理、财务管理、质量管理、廉洁从业等内部规章制度制定。凡上级对医药购销风险研判另有规定的，从其规定。（三）适用范围本制度适用于本单位及所属机构涉及医药采购计划编制、供应商管理、价格谈判、合同签订、验收入库、储存养护、临床使用、财务结算、信息系统管理、审计监督等环节的部门和人员。所属机构可参照本制度制定实施细则。（四）基本原则医药购销风险定期研判会议遵循以下原则：一是预防为主。将风险防控关口前移，通过定期研判及时发现苗头性、倾向性问题，防止风险积累和扩大。二是定期研判与即时处置相结合。按照固定周期开展综合研判，遇有重大风险即时召开专题会议，确保风险不拖延、不积压。三是分级负责。按照风险等级确定处置层级和权限，重大风险由领导小组统一协调，一般风险由责任部门归口管理。四是闭环管理。对研判发现的风险实行登记、分析、处置、跟踪、销号全过程管理，确保件件有着落、事事有回音。五是协同联动。采购、财务、质量、医务、药学、信息、审计、纪检等部门各司其职、信息共享、协同配合，形成风险防控合力。六是注重实效。研判成果必须转化为整改措施、制度优化和责任追究，避免形式化、走过场。二、组织机构与职责（一）领导机构成立医药购销风险研判工作领导小组，由单位主要负责人担任组长，分管采购、财务、质量、纪检工作的负责人担任副组长。领导小组主要职责包括：审定风险研判工作制度和年度工作计划；定期听取风险研判会议汇报；确定重大风险处置方案；协调解决跨部门风险事项；督促检查整改落实情况；决定风险防控中的重大事项。（二）日常工作机构领导小组下设办公室，日常工作机构设在采购管理部门。日常工作机构的主要职责包括：负责会议筹备、议题收集、材料准备、会议记录、纪要起草和印发；负责风险信息汇总、分类、登记和初步分析；负责整改事项的跟踪督办和销号管理；负责风险台账和档案管理；承办领导小组交办的其他事项。（三）成员部门及职责各成员部门应当明确本部门在风险研判工作中的具体职责，指定专人担任风险管理员，负责日常风险信息收集、报送和联络。部门主要职责采购管理部门收集采购计划、供应商管理、价格、合同、库存等环节风险信息；提供采购环节分析报告；牵头会议筹备和整改跟踪财务部门收集资金结算、票据管理、往来款项、折扣折让等风险信息；分析资金支付和结算异常质量管理部门收集药品验收、储存养护、不合格药品处置、不良反应等风险信息；分析质量安全风险医务部门收集临床使用、处方审核、用药合理性等风险信息；分析药品使用环节异常药学部门收集药品调剂、库存周转、近效期管理、退换货等风险信息；分析药事管理风险信息部门收集信息系统权限、数据异常、网络安全、电子合同等风险信息；提供技术支持审计部门收集审计发现、内控缺陷、整改跟踪等风险信息；对风险防控有效性进行评价纪检部门收集人员行为、利益冲突、信访反映等风险信息；监督会议纪律和整改落实；依规依纪提出处理建议（四）参会人员要求定期研判会议参会人员一般包括领导小组组长或副组长、日常工作机构负责人、各成员部门负责人、风险管理员。根据议题需要，可邀请法律顾问、外部专家、相关业务骨干列席。参会人员应当会前熟悉会议材料，结合本部门职责准备发言；会中如实反映风险情况，不得隐瞒、夸大或者缩小；会后严格执行会议决议和保密要求。三、会议类别与召开频次（一）定期会议定期会议原则上每季度至少召开一次，一般安排在每季度末或次季度初，具体时间由日常工作机构提出，报领导小组组长确定。定期会议的主要任务是全面分析本周期内医药购销各环节风险信息，评估风险变化趋势，检查上期整改落实情况，研究部署下阶段风险防控重点。（二）专题会议出现下列情形之一的，应当及时召开专题会议：一是发生药品质量安全事件或者严重不良反应聚集性信号；二是出现药品供应中断、严重短缺或者供应商重大违约；三是审计、检查发现医药购销环节存在重大内控缺陷或者严重违规问题；四是价格出现异常大幅波动或者资金结算出现重大异常；五是收到涉及医药购销环节的信访举报，经初步核实存在较大风险；六是上级部门通报或者外部监管信息提示存在重大风险；七是领导小组认为需要专题研究的其他情形。专题会议可以由领导小组组长或者副组长提议召开，也可以由日常工作机构或者成员部门提出建议，经领导小组同意后召开。（三）紧急会议发生可能造成严重后果的突发风险事件时，应当在二十四小时内召开紧急会议。紧急会议可以简化筹备流程，采取现场会议、视频会议或者电话会议等形式，但必须形成明确处置意见和责任分工。紧急会议后应当及时补办相关手续，完善会议记录。（四）频次调整领导小组可以根据风险态势、季节特点、政策变化、检查反馈等情况，临时增加会议频次。任何部门不得以工作繁忙等理由随意取消或者延期定期会议。确需调整的，应当报领导小组组长批准，并记录原因。四、风险研判内容医药购销风险定期研判会议应当围绕采购、价格、质量、供应商、使用、财务结算、信息系统、人员行为、政策法规和合同履约等环节，系统分析各类风险信息。（一）采购环节风险采购环节风险主要表现为：采购计划未结合临床实际需求和库存情况制定，导致库存积压或者供应短缺；采购数量明显超过同期合理用量且无合理解释；将同一品种拆分多个订单以规避审批权限；频繁以紧急采购名义绕过正常采购程序；未经授权擅自采购目录外品种；单一来源采购占比过高且缺乏充分依据；采购申请、审批、执行岗位未有效分离；采购结果未按规定公开或者公示信息不完整。上述情形可能导致资金浪费、药品过期损失、供应不稳定，并增加权力运行失控风险。（二）价格与成本风险价格与成本风险主要表现为：采购价格明显高于同期同类品种市场均价或者集中采购中选价格；不同供应商供应同一品种价差过大且无合理说明；价格出现异常上涨或者下降，波动幅度超过正常区间；供应商给予的折扣、折让未在合同中明确，或者未按规定入账；采购附加费用不合理，例如要求承担不合理物流费、服务费；成本核算不实，导致采购预算失真。上述情形可能造成资金损失和财务信息不真实。（三）质量与安全风险质量与安全风险主要表现为：药品验收记录不完整、验收项目不全；储存条件不符合药品说明书或者质量管理规范要求；冷链药品温度记录缺失或者温度超标未及时处理；近效期药品管理不到位，形成过期损失；不合格药品未按规定隔离、报告和处置；质量投诉和不良反应未及时上报；抽检不合格品种未及时停用和召回。上述情形直接关系用药安全和单位声誉。（四）供应商管理风险供应商管理风险主要表现为：供应商准入把关不严，资质审查流于形式；供应商资质过期未及时更新，仍继续发生业务往来；失信供应商未及时清退或者限制交易；供应商频繁变更，供应稳定性下降；同一供应商在多个采购项目中频繁中标，缺乏合理说明；供应商与本单位工作人员存在关联关系但未申报；供应商配送不及时、断供或者擅自涨价；供应商提供的产品信息不真实。上述情形可能导致供应中断、质量风险和利益输送风险。（五）使用环节风险使用环节风险主要表现为：不合理用药、超适应症用药、处方审核不严；药品损耗率异常偏高；库存账实不符，盘点差异未及时查明原因；近效期药品积压，调剂部门未采取有效促销或退换措施；退换货管理不规范，存在随意退换、账目不清；特殊管理药品未落实双人双锁、专账登记等要求。上述情形可能导致药品浪费、资金占用和安全隐患。（六）财务结算风险财务结算风险主要表现为：货款支付不及时或者提前支付缺乏依据；预付款占比过高且未跟踪核销；结算周期异常，与合同约定明显不符；结算票据与合同、入库单不一致；往来款项长期挂账未清理；折扣折让未按规定冲减成本或者入账；资金支付未经规定审批程序；对账不及时导致账实差异。上述情形可能造成资金损失、财务信息失真和廉洁风险。（七）信息系统与数据风险信息系统与数据风险主要表现为：系统权限设置不当，存在越权操作或者权限长期不清理；采购数据被异常修改、删除或者导出；数据录入错误导致库存、结算信息不准确；各业务系统之间数据不共享，形成信息孤岛；系统日志缺失或者未定期审查；网络安全防护不到位，存在数据泄露隐患；电子签名、电子合同管理不规范。上述情形可能影响业务数据真实性和系统安全。（八）人员行为与廉洁风险人员行为与廉洁风险主要表现为：关键岗位人员长期未轮岗，权力过于集中；工作人员与供应商交往过密，接受供应商安排的宴请、旅游、娱乐等活动；收受供应商给予的财物、有价证券、支付凭证；利用职务便利为特定供应商提供便利；泄露采购计划、价格等敏感信息；违规插手干预采购活动；亲属在供应商企业任职或者持有股份但未申报；存在利益冲突应当回避而未回避。上述情形可能破坏公平竞争秩序，损害单位利益。（九）政策法规与外部环境风险政策法规与外部环境风险主要表现为：药品集中采购政策调整，原有采购渠道或者价格体系发生变化；医保目录调整影响药品使用结构；价格监管政策变化导致部分品种成本上升；短缺药品供应政策变化影响供应保障；质量监管新规对储存、运输提出更高要求；自然灾害、突发公共卫生事件等导致供应受阻或者需求激增。上述情形需要及时调整采购策略和风险应对措施。（十）合同履约风险合同履约风险主要表现为：合同签订内容与采购结果不一致，存在实质性变更；合同到期未及时续签或者终止，形成无合同交易；合同变更未经审批或者未签订补充协议；供应商未按合同约定履行交货、质量保证、售后服务等义务；违约责任未及时追究，导致单位权益受损；合同档案不完整，缺少关键文件。上述情形可能导致法律纠纷和履约风险。五、风险信息收集与报送（一）信息收集渠道风险信息收集应当多渠道、常态化开展，主要包括：日常业务数据监测，如采购计划执行、库存周转、价格变动、结算进度等；供应商沟通和反馈；质量验收和储存养护记录；财务对账和审计检查；信访举报和投诉；上级通报和监管信息；舆情监测和行业信息；信息系统预警和异常提示。（二）信息报送要求各成员部门应当于每月五个工作日内，向日常工作机构报送上一周期风险信息。重要风险信息应当即时报送，不得拖延。实行风险信息零报告制度，即无风险信息也应当在月度报告中注明。报送内容应当包括风险描述、涉及环节、发生时间、初步影响、可能原因和建议措施。对涉及人员行为、利益冲突等敏感信息，应当按照保密要求单独报送。（三）信息分类与登记日常工作机构应当建立风险信息登记台账，对收到的风险信息统一编号、分类、登记。台账内容包括信息来源、接收时间、风险类别、风险描述、初步评估、责任部门、处理状态等。风险信息按以下类别管理：信息类别主要内容报送时限责任部门采购计划异常超量采购、拆分采购、频繁临时采购、目录外采购每月5日前汇总，重大即时采购管理部门价格异常价格明显偏离市场、异常波动、折扣折让异常即时报送采购管理部门、财务部门质量风险验收不合格、储存异常、不良反应聚集、抽检不合格即时报送质量管理部门供应风险断供、配送不及时、供应商资质异常、集中度过高每月5日前汇总，重大即时采购管理部门使用异常不合理用药、库存账实不符、损耗异常、退换货异常每月5日前汇总医务部门、药学部门资金结算异常支付异常、票据不符、长期挂账、预付款异常每月5日前汇总，重大即时财务部门人员行为风险利益冲突、异常交往、信访反映、违规干预即时报送纪检部门、审计部门系统数据风险权限异常、数据篡改、网络安全、信息孤岛即时报送信息部门六、风险研判方法与程序（一）风险识别会议召开前，日常工作机构应当对收集的风险信息进行初步筛选和整理，剔除重复、无效信息，形成议题清单。议题清单应当列明风险事项、信息来源、涉及环节、初步影响评估、建议参会部门。议题清单经领导小组组长或者副组长审定后，于会议召开前三个工作日送达参会人员。（二）风险分析与评估风险分析应当从发生可能性、影响程度、影响范围、持续时间、可控性等维度进行。发生可能性分为高、中、低三个等级；影响程度分为重大、较大、一般三个等级。风险评估可以采用定性分析与定量评分相结合的方法，综合确定风险等级。发生可能性评分参考：评分发生可能性判断标准5高已经发生或者预计半年内很可能发生3中一年内可能发生，或者存在明显苗头1低发生可能性较低，但需持续关注影响程度评分参考：评分影响程度判断标准5重大可能造成重大资金损失、严重质量安全事件、供应中断或者严重违规3较大可能造成一定资金损失、局部供应问题或者管理缺陷1一般影响较小，可通过日常管理纠正风险值等于发生可能性评分乘以影响程度评分。风险值在十五分及以上的为重大风险，八分至十四分的为较大风险，七分及以下的为一般风险。风险等级划分及应对要求如下：风险等级风险值应对要求重大风险≥15立即制定专项方案，领导小组专题研究，明确责任人和整改时限，持续跟踪直至销号较大风险8—14明确责任部门，制定整改措施，定期跟踪进展，必要时提交专题会议一般风险≤7纳入日常管理，责任部门即时纠正，定期通报，持续关注（三）会议审议程序定期研判会议一般按照以下程序进行：一是日常工作机构汇报本期风险信息收集情况和上期整改落实情况，重点说明未销号事项的原因和下一步措施。二是各成员部门结合本部门职责补充说明风险事项，提出初步评估意见。三是逐项研判风险事项，分析风险成因、可能影响、发展趋势，确定风险等级和应对措施。四是明确责任部门、配合部门、完成时限、预期目标和验收标准。涉及多部门的，应当确定牵头部门。五是形成会议决议，由主持人审签后印发。会议应当有三分之二以上成员到会方可召开。涉及重大风险事项的表决，应当经到会成员过半数同意，并由领导小组组长主持。讨论涉及部门利益或者人员行为问题时，相关当事人应当回避。（四）会议记录与纪要会议记录应当完整、准确，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员、议题、讨论过程、结论、责任分工和时限要求。会议记录由专人负责，参会人员可以对记录提出修改意见。会议纪要应当在会后三个工作日内印发。纪要应当简明扼要，突出风险事项、等级、处置措施、责任部门和完成时限。涉及敏感信息的纪要应当标注“内部资料”或者密级，控制知悉范围。会议材料、记录、纪要应当归档保存，保存期限不少于五年。七、风险处置与跟踪（一）分级处置根据风险等级实行分级处置。重大风险由领导小组牵头，制定专项处置方案，明确责任领导、责任部门、整改措施、资金保障和完成时限，必要时成立工作专班。较大风险由责任部门制定整改方案，报领导小组备案，并定期报告进展。一般风险由责任部门即时纠正，纳入日常工作管理。（二）整改台账日常工作机构应当建立风险整改台账，实行“一事一档”。整改台账内容包括风险描述、风险等级、研判时间、整改措施、责任部门、责任人、配合部门、完成时限、验收标准、销号情况等。整改台账应当动态更新，定期向领导小组报告。（三）跟踪督办日常工作机构应当每月检查整改进展，对逾期未完成的，发出督办通知，明确催办要求和新的完成时限。对整改不力、进展缓慢的，提请领导小组约谈责任部门负责人。对整改过程中出现的困难和问题，责任部门应当及时报告，领导小组应当协调解决。（四）销号管理整改完成后，责任部门应当向日常工作机构提交销号申请，附整改完成情况及相关证明材料。日常工作机构组织验收，必要时由审计部门或者纪检部门复核。符合以下条件的方可销号：整改措施全部落实；风险隐患消除或者降至可接受水平；建立相应长效机制；相关材料归档完整。对不符合销号条件的，退回继续整改，并说明理由。重大风险处置情况应当在后续会议中专题通报，直至完成销号。已经销号的风险事项，日常工作机构应当定期回顾，防止问题反弹。八、成果运用与监督考核（一）成果运用会议形成的风险研判报告、整改措施、风险提示等，应当作为采购管理、财务审批、质量改进、制度修订、人员培训的重要依据。对反复出现的同类风险，应当深入分析制度漏洞和管理缺陷，及时修订完善相关制度。对典型风险、苗头性问题，可以通过风险提示函形式向相关部门发出，督促自查自纠。（二）监督机制纪检部门、审计部门应当对会议决议执行情况进行监督检查，重点检查整改措施是否落实、风险信息是否如实报送、是否存在隐瞒不报或者弄虚作假等问题。监督检查结果应当向领导小组报告，并作为部门和个人考核的重要参考。（三）考核评价将风险信息报送、会议出席、整改落实、风险销号等情况纳入部门和个人绩效考核。考核评分可以参考以下标准：考核项目分值评分标准风险信息报送及时性20按时报送得满分，迟报一次扣5分，漏报一次扣10分风险信息质量20信息真实、完整、有效得满分，敷衍了事酌情扣分会议出席情况10按要求参会得满分，无故缺席一次扣5分整改落实完成率30按期完成率100%得满分，每下降10个百分点扣5分风险销号规范20材料齐全、程序规范得满分，弄虚作假不得分对在风险研判和处置中表现突出的部门和个人，给予通报表扬或者适当奖励；对失职失责、整改不力的，扣减绩效、通报批评。（四）责任追究对因未履行风险研判职责、未及时报送风险信息、未落实整改措施、隐瞒风险事实、弄虚作假等导致严重后