GC基础使用教程 8

实训目标课前讨论（1）你觉得AI协同自动化办公与传统办公相比有什么优势？（2）你觉得AI协同自动化办公技术是否会取代人工办公？（3）你认为在AI协同自动化办公应用过程中，人类应该发挥什么作用？任务10.1AI工具辅助办公文档处理AI协同自动化办公

传统自动化工具，如早期的宏命令或脚本，遵循的是“if-else”的逻辑，它们严格、高效地执行预设流程，但其能力边界被规则所禁锢。而AI协同自动化办公迈入智能增强的新阶段，在提高办公效率时，从关注流程快速完成转向关注人类的高效创造力。人类与AI双向互动，AI负责处理海量信息、完成重复性任务、提供数据洞察，人类则负责提出关键问题、进行战略决策、发挥情感共鸣与创造性思维。一个理想的、以人为本的AI协同自动化办公模式，可以形成一个高效的增强循环，如图所示。

人类定义目标、提出创意、设定方向。例如“你是一名学生干部，需要策划一场‘校园科技文化节’的开幕式。”AI基于指令，将人类从繁重的信息搜集和基础内容创作中解放出来，处理海量信息，快速搜索近一年内全国高校成功的科技类活动案例，并整理成摘要，再根据确定好的主题、时间、地点等信息，自动生成多个不同风格的宣传文案初稿和活动流程表格模板。

人类专家对AI生成的初稿进行审核、判断、批判性思考和价值注入。人类专家辨别信息的真伪与相关性，调整逻辑框架，融入基于经验的独到见解，并用更精准、更具说服力的语言进行润色。这是人类价值体现的关键环节。任务10.1AI协同自动化办公要点

高效的AI文档处理流程遵循明确目标与受众、构思与撰写提示词、生成与初步筛选、迭代优化与精炼、人工审核与定稿等5个步骤。

1.明确目标与受众。必须明确文档类型是什么，是报告、邮件、策划书、总结还是新闻稿。也要明确核心目标是什么，是汇报、说服、通知还是记录。还要明确目标读者是谁，老师、客户、上级还是团队成员。此外，要明确他们的知识背景和期待是什么。这是进行后续所有步骤的基石，决定了提示词的方向。2.构思与撰写提示词。好的提示词应包含角色设定、任务描述、具体要求、输入素材等要素。3.生成与初步筛选。AI的任务是根据提示词生成一个或多个版本的初稿，人类的任务是快速浏览生成的初稿。不要期望“一键完美”，重点是判断其是否抓住核心方向、结构是否合理、是否有可用的亮点，选择其中一个最符合需求的版本作为修改基础。

4.迭代优化与精炼。针对初稿的不足，向AI发出更具体的优化指令，这是一个迭代过程。

5.人工审核与定稿。人类需核实事实与数据，避免AI可能编造不存在的信息，必须对所有事实、数据、引用来源进行严格核查。可注入个人风格与深度见解，加入AI无法生成的、基于个人经验和思考的独特观点和案例。最后进行润色，从整体逻辑、流畅度、情感共鸣等方面进行调整，确保文档符合要求且具有个人风格任务10.2

AI辅助文档编辑代表性工具

现在主流的AIGC工具有很多，在AI协同自动化办公过程中都能帮助用户提升工作效率。

百度文库是面向办公和学习的一站式工具，模板丰富且PPT制作与美化能力强，有AI全网搜等功能，结果常以清晰的表格形式呈现。豆包注重交互体验和即时创意，反馈内容更加口语化，能给用户提供情绪价值。

Kimi的长文本处理与分析能力更突出，而且文件解析能力良好，能很好地解读PDF、Word等格式文件及图片中的信息。

DeepSeek则更强调逻辑与推理能力，生成的文本逻辑性强。在后续项目的实践过程，我们可以根据任务需要选择合适的AIGC工具进行操作。下面使用百度文库AI助手辅助完成论坛讲座心得体会的全流程撰写，包括文档生成及优化。具体步骤如下。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤一：登录百度文库网页版或百度文库客户端，在左侧菜单中单击“新建文档”按钮，选择“选择模板创建”选项，再选择“心得体会”模板，如图中的“1”所示。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤二：进入模板界面后，右边为智能助手区，如图中的“1”所示，用户可在输入提示词后得到主题文章。但文章篇幅较短，此区域调用智能助手对文章进行润色。用户可在智能助手页面的输入框内，如图中的“2”所示。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤三：在智能助手区单击“/”符号唤醒创作功能并在“文章”“大纲”“头脑风暴”中选择一个类型进行创作，如图中的“1”所示。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤四：在文本框中输入提示词，如图中的“1”所示。注意提示词要准确具体，包括用户角色、需要生成的文档主题等。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤五：百度文库AI助手根据提示词生成文档，如图中的“1”所示。用户可以在编辑区调整字体大小和排版格式等。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤六：初步生成并修改文档后，用户根据个人体会，可以细化提示词，以优化文档，例如可以对用户身份进一步细化，并且提出具体的调整方向。修改后的提示词如图中的“1”所示。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤七：优化并生成文档，如图中的“1”所示。用户在对文章进行排版和调整后，可以单击右下方的“导出”按钮，如图中的“2”所示，导出文档。任务10.2

AI辅助文档编辑——百度文库

步骤八：导出文档时可修改文档名称并选择文档类型，如图所示。任务10.3

PPT的智能编辑——讯飞智文

步骤一：进入讯飞智文官网并登录成功后，用户可以选择“一句话生成PPT”“文本生成PPT”等方式进入创作界面，如图中的“1”所示。任务10.3

PPT的智能编辑——讯飞智文

步骤二：若选择“一句话生成PPT”，将出现提示词文本框，如图中的“1”所示。提示词需指定AI的身份是一名大学生，然后清晰说明主题、受众和目的，例如“进行职业规划展示”；决定内容的深度与风格；再提供核心内容、上传文稿或列出要点，并指出重点部分，确保逻辑完整。若选择“文本生成PPT”，可借助其他大语言模型（如DeepSeek）辅助生成文本内容，也就是先把提示词输入DeepSeek辅助生成PPT文本内容，再把PPT文本内容复制到对话框中用以生成PPT，如图所示。任务10.3

PPT的智能编辑——讯飞智文

步骤三：用户可以调整PPT大纲，如图的“1”所示，大纲包括目录和正文内容，讯飞智文会生成一套PPT大纲。任务10.3

PPT的智能编辑——讯飞智文

步骤四：在PPT模板栏可以根据行业需求、风格特点及颜色取向选择模板生成PPT，如图中的“1”所示。任务10.3

PPT的智能编辑——讯飞智文

步骤五：按模板生成PPT后，要进行个性化标签修改（如修改汇报人等），如图中的“1”所示。修改后就可以下载PPT，如图中的“2”所示。任务10.4

AI创意文案策划

基于提示词和需求，AI能在几秒内生成数十个不同角度、风格和切入点的文案初稿，彻底打破“写不出第一句”的困境，极大提升创作效率。同时，AI可以通过学习，以更拟人的口吻快速组织信息，抓住读者眼球。

Kimi是一款人工智能对话助手。它自推出以来，因其出色的长文本处理能力受到广泛关注。当用户需要创作营销文案、活动方案或寻找灵感时，它可以根据用户的要求生成多种风格的文本，扮演创意陪练角色，帮助用户拓展思路。任务10.4

AI创意文案策划初稿生成

AI创意文案策划首先要让Kimi根据基础信息生成一个结构完整、要素齐全的文案初稿。

在Kimi登录网页版之后，可在文本框中输入参考提示词，如图所示。参考提示词如下：“请你扮演一位资深的学习分享博主，为深受拖延症和注意力不集中困扰的大学生写一篇小红书文案。【核心内容】

推荐3个我亲测有效的提升专注力方法。1．番茄工作法（使用推荐Forest软件）。2．物理阻断分心（推荐使用物理定时器和手机锁）。3．营造沉浸环境（推荐听白噪声音乐）。【文案要求】

1．包含吸引人的标题。2．开头要点明拖延症的痛苦，引起共鸣。3．分别介绍3个方法是什么、怎么用、为什么有效。

4．结尾要有总结和鼓励。5．文末添加相关的小红书话题标签。”任务10.4

AI创意文案策划初稿生成得到的初步回复如下：

通过回复可以看到生成一篇结构清晰但可能较为“模板化”的文案。它具备所有基本要素，但缺乏真实的个人体验和强烈的情感冲击力任务10.4

AI创意文案策划给文案注入真实感受与细节

前面生成的文案初稿相对粗糙，下面将设置层层递进的提示词，通过层层深入的提问逐步优化文案。

在文案初稿的基础上，要求AI为每个方法加入具体的个人使用场景、数据化结果和情感化表达，让文案更真实、更具说服力。参考提示词如下：“非常好！上一篇文案的框架很扎实。现在，请你在上一篇文案的基础上，为每个方法注入我个人的真实使用体验和细节，让文案听起来更像一个真实博主的分享，而不是工具说明书。具体要求如下。

1．针对“番茄工作法”：加入我的个人数据。例如：“从之前学10分钟就玩半小时手机，到现在能一次性专注3个番茄钟（75分钟），Forest里的小树就是我专注力的勋章！”

2．针对“物理定时器”：描述一个具体的考前复习场景。例如：“上次期末考试前，我就是用它锁住手机，按时完成复习，那种能掌控自身感觉真好！”

3．针对“白噪声”：描述使用前后的对比感受。例如：“在宿舍嘈杂环境下，戴上耳机打开歌单，感觉像瞬间进入了图书馆的沉浸区，思绪立马收拢。”

4．整体语气：请使用更多口语化和富有情绪的词，如“真的太好用了，真心推荐大家尝试”。任务10.4

AI创意文案策划给文案注入真实感受与细节

得到的初步回复如下。任务10.4

AI创意文案策划文给案添加亮点

社交媒体上的爆款文案需要有可以马上抓住读者眼球的“钩子”，对优化后的文案进行最后打磨。

优化“开头钩子”和“结尾行动指令”，并增加知识增量，让文案的传播力和价值达到顶峰。参考提示词如下：

“现在这篇文案已经非常棒了！我们来做最后一遍打磨，让它更有“爆款相”，请进行以下优化。

强化开头钩子：现在的开头可以引起共鸣，但不够尖锐。请将它改成一个更具冲击力的“对比”或“提问”。例如：“从拖延晚期到效率开挂，我只用了这3个‘物理外挂’！”或者“你是不是也总想着‘再玩5分钟’，结果一天就过去了？”

增加一个“认知亮点”：在介绍方法前，加入一个简单的科学原理，提升专业性。例如：“其实克服拖延很简单，就是用新的行为模式覆盖旧的坏习惯。下面这3个方法就是通过‘强制启动’帮你培养新习惯。”

优化结尾行动指令：不要简单总结，要引导互动。将“希望大家都能克服拖延”改为更具体的指令，例如：“这3个方法你最喜欢哪个或者你有什么对抗拖延的“神器”？快在评论区安利给我吧！”

检查并优化所有话题标签，确保覆盖核心大流量标签（如#学生党必备#拯救拖延症）和精准长尾标签（如#高效学习#专注力训练）。”任务10.4

AI创意文案策划