合作供应商管控标准

合作供应商管控标准我做采购供应链管理快十年了，见过太多行业里因为供应商管控失控踩的坑：小到一批原材料不合格耽误整批成品出货，赔了客户违约金又坏了自己的口碑，大到核心供应商资金链断裂突然停供，把我们自己的生产计划全打乱，甚至连累整个项目黄掉。当然也见过不少好合作最后闹得不欢而散，要么是甲方没有清晰的管控规则，一会儿一个要求，供应商无所适从，要么就是只讲人情不讲标准，最后被关系好的供应商坑了。所以我们整理这套合作供应商管控标准，从来不是为了给供应商设卡刁难，本质是给供需双方定清楚合作的规矩，明确彼此的底线和方向，我们管控的不是供应商本身，是合作过程里可能出现的风险，最终目的是实现双向的稳定共赢，一起把生意做好。接下来我就从合作全流程把管控标准说清楚。1准入环节管控标准准入是供应商合作的第一道门槛，这道关把不好，后面再怎么补都费劲，我们总结下来，准入环节要满足三个层面的标准：1.1基础资质审核标准首先是基础资质必须齐全，没有商量的余地。根据供应商提供的类型不同，要求也不一样，普通的贸易类供应商，必须提供有效期内的营业执照、开户许可证，经营范围要和合作的产品对得上，不能说你卖食品的营业执照，给我们供化工原料，那肯定不行。生产类供应商，除了基础营业执照，还要提供对应的行业资质，比如做食品相关产品的要有食品级生产许可，做危险化学品的要有安全生产许可证，做出口相关的要有海关备案资质，缺一个都不行。除此之外，我们还会查供应商的信用记录，不管多大的牌子，只要在征信系统里有严重失信记录，或者近三年有过重大行政处罚，尤其是环保、安全、质量相关的处罚，直接就没法通过审核。说句实在话，我之前就碰到过一家供应商，报价比同行低五个点，资质看着全乎，结果我们查出来他家半年前因为环保不达标被勒令停产过，没敢用，后来没过多久这家就彻底倒闭了，想想都后怕，所以这一条是硬标准，谁来都不能破。1.2现场能力核验标准资质过了也不能直接进，必须要我们的采购、质量、技术三个部门一起去现场核验，这一步不能省，很多供应商网上吹得天花乱坠，实际去看全是问题。去现场看什么呢？首先看生产和仓储环境，生产车间的管理规不规范，有没有对应的质量检测设备，仓储能不能满足产品的存放要求，比如做电子元器件的必须要有防潮防静电仓库，做生鲜原材料的必须有冷库存放，这些基础条件达不到，说什么都没用。然后看实际产能，我们会根据我们的年需求量来核对，要求供应商的实际富余产能必须比我们的年需求量高出30%以上，避免我们加单的时候他接不住，也避免他把所有产能都压在我们身上，一有波动就出问题。我每次去验厂都爱多绕两圈，看看车间的角落，转转工人食堂和宿舍，工人宿舍干净整齐，食堂饭菜对得起价格，说明这家工厂管理人性化，工人流动性小，做出来的产品质量也稳，要是车间角落堆得乱七八糟，工人食堂脏得下不去脚，哪怕资质再全我也要打个问号，这么多年下来，这个小经验还真帮我避了不少坑。1.3试合作评估标准现场核验过了，最后还要走三个月的试合作，试合作期间不签长期框架，只签试订单，我们会下三到五批小批量订单，重点考核三个指标：第一是产品合格率，我们自己的质检部门全检或者抽检，要求合格率必须达到98%以上，低于这个数直接淘汰；第二是交付准时率，试订单三次必须全都是按时交付，最多允许一次延迟不超过24小时，超过的直接出局；第三是响应速度，我们有问题咨询或者反馈，必须在24小时内给明确答复，半天找不到人那种，哪怕产品再好我们也不要，毕竟合作起来太费劲。三个指标都满足了，才能进入我们正式的合作供应商名录，走完这三步，准入环节才算合格。走完准入流程只是合作的起点，供应商的经营情况、生产能力是动态变化的，今天合格不代表永远合格，所以要保证长期稳定的合作质量，必须在日常合作过程中落实动态管控，接下来就是合作过程中的管控标准。2合作过程动态管控标准日常管控不是天天挑错，是把问题消灭在萌芽状态，我们日常管控主要围绕四个核心维度：2.1交付周期管控标准交付是最基础也是最重要的要求，我们在签合同的时候就会把交付时间、交付地点、允许的误差范围写得清清楚楚，一般来说，允许供应商延迟交付最多不超过48小时，延迟超过三天的，我们会按照合同约定扣罚对应比例的货款，延迟超过七天的，我们有权取消订单。但这里要说明一点，我们不是不近人情，要是供应商遇到了不可抗的困难，比如设备坏了、原材料断供了，提前一周和我们说，我们会根据自己的库存情况调整交付计划，甚至可以帮供应商对接我们其他的原料渠道，不会逼着人家违约。我几年前就碰到过一家供应商，车间电路出问题要大修，提前十天和我们打了招呼，我们就从另一个同产品供应商那边临时调了一批货补了缺口，没让他赔违约金，后来这家供应商只要我们有加急单，哪怕他自己排满了也会给我们插出来，这就是互相体谅的好处。2.2产品质量管控标准质量是合作的生命线，我们执行的是每批必检的标准，供应商每送一批货，我们的质检部门都会按照双方约定的质量标准抽检，抽检不合格的，要是小问题比如包装破损、个别产品尺寸偏差，我们可以协商返工挑选，返工合格再入库，费用供应商承担；要是大问题比如原料成分不对、安全指标不达标，直接整批退货，所有损失供应商承担。我们每个月都会统计供应商的产品合格率，连续两个月合格率低于95%的，我们会发正式的整改通知，质量部门会上门和供应商一起找原因，是原料换了还是工艺改了，一起想办法解决，不会一不合格就罚，我们都知道培养一个合得来的供应商不容易，能帮的我们肯定帮，只要愿意改我们就给机会，连续三个月合格率达不到要求的，才会降级别处理。2.3合规与成本管控标准合规方面我们有两条硬标准，第一是不能有商业贿赂，不管是回扣还是礼品卡，只要我们的工作人员索要或者供应商主动给，一经发现直接终止合作，我们也欢迎供应商举报我们的工作人员，要是核实了我们一定会严肃处理，绝不包庇。第二是供应商必须遵守国家的环保、劳动相关法规，不能用童工，不能乱排污染物，不能拖欠工人工资，要是因为供应商违规被查，影响到我们的生产经营，所有责任都要供应商承担，我们也有权终止合作。成本方面，我们每年都会和核心供应商重新核对一次价格，要是上游原材料降价了，我们会要求供应商给出合理的降价空间，要是上游原材料涨价了，涨幅度在10%以内的我们可以自己消化，超过10%的我们也会和供应商一起承担合理的部分，不会让供应商亏着给我们供货，做生意就是要大家都有钱赚，不能只想着自己占便宜。2.4突发情况应急管控标准我们要求所有合作供应商都必须留固定的应急联系人，7*24小时能联系得上，要是遇到突发情况比如区域管控、自然灾害、设备故障，必须在2小时内给我们反馈，我们一起商量应对方案，不能瞒着捂着，等到交付时间到了才说交不出来，那就耽误大事了。我们自己也会给每个品类留1-2家备选供应商，不会把所有订单都压在一家身上，既降低我们自己的风险，也不给供应商太大的压力，就算一家出问题，我们也能快速调货，不会耽误生产。日常管控做足了，还要定期对供应商的合作表现做梳理总结，做到优劣分明，有进有出，才能保持整个供应商体系的活力，所以我们也明确了分级考核与退出环节的管控标准。3分级考核与退出管控标准3.1定期分级考核标准我们每半年会对所有合作供应商做一次全面考核，考核从交付、质量、成本、服务四个维度打分，每个维度25分，总分100分。90分以上的是A级核心供应商，70分到89分的是B级合格供应商，70分以下的是C级整改供应商。打分的所有明细都会公开给供应商，哪一项扣了分，为什么扣分，都写得明明白白，绝对不搞暗箱操作，有异议也可以随时提，我们会重新核对，保证公平公正。3.2分级激励与帮扶标准不同级别的供应商享受不同的政策，A级核心供应商是我们的长期合作伙伴，我们会给非常多的优惠：比如优先下单，预付款可以提前15天付，不用压三个月的账期，我们有新产品开发，第一时间找A级供应商合作，一起分利润，甚至我们会安排技术团队帮A级供应商优化生产流程，降低成本，大家一起赚钱。对于B级合格供应商，我们保持正常合作，只要稳定就好，也会给机会提升，争取升到A级。对于C级整改供应商，我们不会直接淘汰，会给三个月的整改期，我们的采购和质量团队会上门帮着找问题，分析原因，给出整改建议，只要三个月内整改到位，达到标准，就能升回B级，还是继续合作。我之前接触过一家小供应商，老板是刚创业的年轻人，产品质量很好，就是不懂生产管理，交付总是不准时，我们帮他梳理了生产排程流程，教他做库存管理，不到三个月交付准时率就从80%升到了98%，现在已经是我们的B级供应商，做得越来越好，看着他成长我们也高兴，毕竟多一个靠谱的合作伙伴，对我们来说也是好事。3.3合规退出管控标准当然，要是整改不到位，或者触碰了底线，我们也会按照标准启动退出流程。一般来说，满足以下几个条件的必须退出：第一是触碰了合规红线，比如商业贿赂、严重违法违规，第二是连续两次考核都是C级，整改之后还是达不到标准，第三是给我们造成了重大损失，比如因为产品不合格导致我们赔了客户大笔钱，或者多次延迟交付耽误了我们的核心项目。启动退出流程也不会赶尽杀绝，我们会提前三个月通知供应商，给供应商时间结清剩下的订单，我们也会在三个月里慢慢把订单转移给新的供应商，不会突然停单让供应商压一堆货，也不会拖欠供应商已经合格的货款，好聚好散，就算做不成生意也没必要做仇人。总的来说，我们这套合作供应商管控标准，从头到尾都