办公设备更新配套实施方案

办公设备更新配套实施方案我是单位行政部负责资产管理的工作人员，这段时间以来，我平均每天要接到三四个办公设备报修电话，小到开机卡顿，大到系统崩溃，不少同事跟我吐槽老设备耽误事，有的甚至因为设备问题影响了工作进度。上个月领导开会敲定了办公设备更新的计划，安排我牵头编制具体的实施方案，我花了大半个月时间挨个部门调研摸情况，整理了所有痛点需求，结合单位的实际情况，编制了这套办公设备更新配套实施方案，具体内容如下：1方案编制背景及目的1.1当前办公设备存在的核心问题我们单位目前在用的办公设备，超过七成都是五年前统一采购的，到现在已经普遍超期服役，问题真的多得数不过来。我天天跟这些问题打交道，感受特别深：首先是个人办公设备，大部分老电脑开机要等七八分钟，打开两个办公软件就开始卡顿蓝屏，财务部门的张姐跟我说，上次报税的时候老电脑突然死机，差点错过了申报截止时间，急得她满头汗；设计部做图的同事，渲染一张普通的宣传图要等一下午，天天因为设备卡加班。其次是公共办公设备，各个楼层的复印机几乎都是用了七八年的老机器，每天都要卡纸三五次，维修师傅半个月来一次，半年换配件的钱都够买半台新机器了，碎纸机也经常卡纸，有的已经坏了大半年没修好，大家碎个文件还要跑到别的楼层。最后是会议设备，三个大会议室的投影灯泡都老化了，放出来的PPT模糊发暗，开远程视频会的时候，对面客户都看不清我们的演示内容，上次谈合作就因为这个弄得特别尴尬。这些问题不是个例，是大部分同事都要天天面对的，确实到了不得不更新的时候了。1.2方案编制的核心目的编制这套方案，核心就是三个目的：第一是实实在在解决大家的痛点，提升办公效率，把大家浪费在等开机、修设备上的时间省出来，用在正经工作上；第二是优化单位资产管理，盘活现有存量资产，该淘汰的淘汰，该利用的利用，不浪费公共经费；第三是提升大家的办公体验，让大家在单位用着顺手舒心，毕竟一天大部分时间都在办公室，设备好用了，心情也能好一点。2更新范围与总体要求梳理完所有问题之后，我们结合预算情况，明确了这次更新的整体规划，具体如下：2.1本次更新覆盖的设备范围这次更新不搞一刀切，只换确实需要换的，总共分三类：第一类是个人办公设备，覆盖所有使用满5年、故障频次每月超过2次，还有新入职没有配备合适设备的员工，主要更新办公主机、显示器，个别键盘鼠标老化的也一起更换；第二类是公共办公设备，更换所有故障频发、维修成本过高的复印机、打印机、碎纸机、扫描仪，每个楼层保留一台备用旧机器，应对突发的大量打印需求；第三类是会议设备，更换三个main会议室老化的投影设备，给两个常用的大会议室新增会议平板，满足手机投屏、远程会议的需求。对于两三年前刚更新、目前还能正常使用的设备，这次不安排更新，避免不必要的浪费。2.2总体实施目标我们计划从方案批复之后三个月内完成全部更新工作，更新完成后要达到三个标准：一是所有常用办公设备的月故障率控制在5%以内，不会再出现天天报修的情况；二是满足不同部门的工作需求，设计、视频剪辑部门的设备能顺畅运行大型设计软件，业务部门的设备能支持多开办公软件和远程会议；三是实现旧设备合规处理，所有旧设备的个人信息彻底销毁，可拆解利用的零件回收再用，不可利用的电子垃圾交给有资质的机构处理，不污染环境，不泄露信息。2.3需要遵循的基本原则这次更新我们坚持四个原则：第一是按需配置，不追求最贵只追求最合适，比如前台行政只需要日常办公，就配普通配置就够，设计部门需要运行大型软件，就配高显存高内存的高配，兼顾成本和需求；第二是合规透明，所有采购流程完全按照单位的采购规定走，该公开招标就公开招标，该询价就询价，所有参数只提性能要求，不指定品牌，避免暗箱操作；第三是以人为本，整个更新过程尽量不打扰大家的正常工作，能帮大家做的我们都帮大家做好，不用大家自己动手折腾；第四是绿色节约，能内部调配的就不买新的，能回收利用的就不直接扔掉，尽可能压缩成本，把经费用在刀刃上。3分阶段实施具体安排为了保证更新有序推进，不打乱正常办公节奏，我们把整个实施过程分成四个阶段，每个阶段都明确了时间和责任：3.1第一阶段：需求摸排与资产盘点（方案批复后半个月内完成）3.1.1部门需求征集目前我们已经初步完成了调研，接下来会把整理好的需求发给各个部门再核对一遍，每个同事如果有特殊需求，比如眼睛不好想要大尺寸显示器，或者习惯用某一类键鼠，都可以跟我们提，我们尽量满足，不会统一配置不管大家的实际使用习惯。3.1.2现有资产盘点梳理我们会给所有现有设备重新登记造册，贴上专属的资产条码，梳理出可以内部调配的设备，比如之前仓库盘出来两台没拆封的新显示器，刚好可以给两个新入职的同事用，不用再采购，还有一些淘汰下来的旧电脑，去掉硬盘之后，好的主机可以改造成会议室的备用主机，省下来的预算可以多配两台备用笔记本，应对突发需求。3.2第二阶段：合规采购与供应商选定（需求盘点完成后20天内完成）3.2.1参数制定与招标流程我们会按照不同的使用场景制定采购参数，只提性能和售后要求，不指定品牌，方便更多供应商参与投标。我之前做过类似的项目吃过亏，上次换设备的时候售后条款没写清楚，设备坏了要自己扛去维修，折腾得不行，这次我们特意把售后条款写得很明确，所有设备要求至少三年上门保修，半小时响应，当天上门维修，绝对不让大家再为了修设备折腾。3.2.2旧设备回收安排这次我们要求中标的供应商负责免费上门清运旧设备，并且负责帮我们做数据销毁，所有旧硬盘都会做消磁处理，彻底销毁所有个人和单位信息，不会出现信息泄露的问题，可拆解利用的零件供应商回收之后给我们抵一部分回收款，冲抵采购成本，不可利用的电子垃圾，供应商要交给有资质的处理机构，提供处理证明，保证符合环保要求。3.3第三阶段：新机部署与数据迁移（采购完成后一个月内完成）3.3.1错峰安装不影响办公我们会提前一周给每个部门发安装通知，安装全部安排在下班之后或者周末，绝对不占用大家白天的工作时间，如果有的部门周末也要办公，我们可以跟大家单独约时间，一定配合大家的工作安排，不会强行安装耽误事。3.3.2一对一数据迁移服务所有数据迁移都不用大家自己动手，我和IT部的同事会上门给每个人做迁移，旧电脑里的桌面文件、文档资料、浏览器收藏夹、微信QQ的聊天记录，全都给你导到新电脑上，常用的软件也都帮你装好，甚至你用习惯的桌面壁纸、桌面图标布局，我们都帮你调好，年纪大的同事对新系统不熟悉，我们当场给你演示常用功能，把常用图标放到桌面最显眼的位置，保证你拿到手就能用，不会出现找不到东西的情况。3.4第四阶段：验收培训与运维衔接（全部安装完成后10天内完成）所有设备安装完之后，我们给每个部门留一周的测试时间，大家用着有任何问题，不管是硬件不好用还是软件不顺手，随时找我们，我们当天就给你解决，没问题了再签字验收。针对新的多功能打印机、会议平板这些公共设备，我们每个部门做一次10分钟左右的小培训，把大家常用的无线打印、手机投屏这些功能演示一遍，还印了简单的操作小卡片贴在设备旁边，不会用了看一眼就明白，我们还建了专门的答疑群，我和IT同事都在群里，大家有问题随时问，我们半小时内响应，当天解决。4配套保障措施为了保证这次更新能顺利完成，达到预期效果，我们制定了四个方面的配套保障：4.1经费预算与成本管控这次更新的所有经费都从年度行政预算的办公设备更新专项经费里出，我们通过盘活存量资产、旧设备回收抵款，已经压缩了近15%的成本，目前预算完全足够，不需要额外申请经费，也不会超预算，整个经费使用过程都由财务部审核，全程公开透明，接受大家监督。4.2专项小组与分工落实我们成立了专门的办公设备更新专项小组，我牵头负责整体协调，对接各个部门收集需求解决问题，采购部负责走招标采购流程，保证合规，IT部负责所有技术相关的工作，数据迁移、调试、售后都归他们，财务部负责经费审核和结算，每个人分工明确，我们每天开10分钟的短会同步进度，有问题当天解决，不会推诿拖延。4.3日常运维与长效管理更新完成之后，我们会重新修订单位的办公设备管理制度，明确设备的使用年限，满五年的设备每年做一次评估，该更新就及时更新，不会再出现现在这种大面积超期服役的情况，同时明确谁使用谁负责，日常维护的要求，提倡大家下班关机、双面打印，延长设备的使用寿命，把资产管理落到实处。4.4应急保障与风险防控更新过程中我们预留了10台备用笔记本电脑、5台便携式打印机，哪个部门旧设备拆了新机还没到，或者新机出现问题需要返厂，随时可以来领备用设备，绝对不会耽误大家的工作，之前市场部赶投标文件，我们提前就把备用机送过去了，一点都没耽误，所以这点大家完全可以放心。5预期实施效果这次更新完成之后，首先能明显提升办公效率，原来开机要十分钟，现在十几秒就能进入系统，原来渲染一下午的图，现在一两个小时就能完成，大家不用再把时间浪费在修设备、等加载上，能把更多的精力用在工作上，也能少加点不必要的班；其次能提升大家的办公体验，大尺寸显示器对眼睛更友好，新设备噪音小、运行稳，开会的时候演示清晰顺畅，不用再面对尴尬的情况，大家用着舒心，工作的心情也会更好；最后能让单位的资产管理更规范，形成定期更新、良性循环的