2026年宣传素材人员肖像合规细则

2026年宣传素材人员肖像合规细则目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容4.违规约束与处理5.申诉机制6.附则7.附件1.总则1.1制定目的为适配新媒体时代全渠道宣传需求，规范公司各类宣传素材中人员肖像的采集、使用、管理全流程，保护员工、合作方及相关社会公众的肖像权等合法权益，防范肖像权纠纷、舆情风险及法律责任，结合公司实际运营情况制定本细则。1.2制定依据本细则严格遵循《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国社会保险法》等相关法律法规要求，所有条款均符合现行法律规定。1.3适用范围1.适用人员：本公司全体在职员工、劳务派遣人员、外包服务人员、临时合作的外部人员、已离职但仍有肖像素材在授权有效期内的人员，以及其他出现在公司宣传素材中的自然人。2.适用场景：公司所有对内、对外发布的宣传素材，包括但不限于官方公众号、短视频账号、官网、对外广告、展会物料、产品包装、内部宣传栏、OA公告、工作群推送物料、直播内容、宣传手册、活动纪念物料等所有承载人员肖像的载体。3.例外情形：以下场景使用人员肖像无需单独取得授权：（1）为应对突发公共事件、维护公共利益合理使用的；（2）为维护肖像权人本人合法权益使用的（如发布失联人员寻人启事、工伤认定佐证材料等）；（3）司法机关、行政机关依法要求公司提供相关素材的；（4）公共场合拍摄的不可避免的路人镜头，且未刻意突出特定人员肖像、未用于商业引流的。1.4核心原则本细则执行遵循“授权优先、范围明确、期限清晰、权责对等”四项原则，任何部门和个人不得强制他人同意肖像使用，不得超出授权范围使用肖像素材。2.职责划分2.1执行部门1.品牌宣传部门：为肖像合规管理第一执行部门，承担以下职责：负责全公司宣传素材采集、存储、发布、清理的全流程管理；建立并动态更新《肖像素材管理台账》，逐份标注素材对应人员的工号、授权类型、授权有效期、允许使用范围；牵头开展肖像授权告知、协议签署工作，确保所有用于商业宣传的肖像均有合法授权；每季度开展1次肖像素材自查，清理无授权、超期授权的所有素材；配合处理肖像权相关投诉、纠纷及舆情应对。2.人力资源部门：为人员身份核验、规则告知的配合执行部门，承担以下职责：将本细则纳入新员工入职必学内容，明确告知员工肖像使用的权利与义务；协助品牌部核实肖像对应人员的在职状态、身份信息；在员工办理离职手续时，告知其肖像授权的有效期规则、撤回授权的申请渠道；配合处理涉及劳动关系的肖像权纠纷，保障员工劳动权益不受侵害。3.各业务部门：为本部门提交素材的初审责任部门，承担以下职责：本部门自行拍摄的宣传素材提交品牌部前，需核实所有涉人员肖像的授权情况，签署合规承诺后再提交；配合品牌部完成本部门人员的肖像授权告知、协议签署工作；发现本部门人员肖像被违规使用时，第一时间向品牌部或合规部反馈。2.2监督部门1.法务合规部门：为规则制定、审核、监督的主责部门，承担以下职责：负责本细则的制定、修订、解读及动态调整；制定各类肖像授权文件的标准模板，审核所有对外发布宣传素材的肖像合规性，出具明确审核意见后才可发布；牵头处理肖像权相关法律纠纷、诉讼事宜，评估风险损失；每半年开展1次全公司肖像合规专项检查，通报检查结果并督促整改。2.工会：为员工权益保障监督部门，承担以下职责：监督本细则执行情况，对侵害员工合法肖像权的行为有权要求责任部门立即整改；接收员工关于肖像权违规的投诉、申诉，牵头开展调查复核；定期调研员工对肖像合规管理的意见建议，推动规则优化。3.具体管理内容3.1肖像采集规范1.采集原则：所有肖像采集均需提前告知采集目的、使用范围，禁止通过偷拍、偷录、胁迫等非法方式获取他人肖像素材。2.常规采集：日常工作场景（含会议、培训、团建、公开活动等）的肖像采集，需提前1天通过现场告知、群通知等方式告知在场人员，明确说明素材用途，对明确拒绝出镜的人员需避开拍摄。3.专项采集：为拍摄宣传海报、品牌广告、产品代言等专项宣传内容采集肖像的，需提前向参与人员出具书面告知函，明确拍摄内容、使用场景、使用期限、报酬标准，征得本人书面同意后才可开展拍摄，不得强制员工参与商业宣传拍摄，不得因员工拒绝拍摄对其作出调岗、降薪、评优限制、辞退等不公平处理，违反者按《劳动合同法》相关规定承担责任。4.禁止采集场景：不得拍摄员工私人时间、私人空间的肖像，不得采集涉及员工隐私的肖像（含员工患病、家属信息、私人活动等内容），除非员工主动书面同意用于特定宣传场景。3.2肖像授权管理授权分为一般授权、特殊授权两类，所有授权均需签署书面文件，禁止口头授权：1.一般授权：仅适用于内部非商业宣传场景（含内部OA、内部宣传栏、内部工作群、内部培训材料等），授权有效期为签署日至员工离职/合作终止日，授权文件可与入职知情确认书合并签署，员工有权随时撤回一般授权，品牌部需在收到撤回申请后3个工作日内删除所有内部渠道的相关素材。2.特殊授权：适用于对外宣传、商业盈利类场景（含官方新媒体账号、对外广告、展会物料、产品包装、直播内容等），需单独签署《肖像使用特殊授权协议》，明确约定使用范围、使用期限、报酬标准、撤回权限：商业用途的特殊授权需向授权人支付报酬，单次报酬不得低于500元，也可经双方协商折算为等额福利、调休假等，不得无偿使用员工肖像用于商业盈利场景；授权人有权随时撤回特殊授权，品牌部需在收到撤回申请后15个工作日内下架所有公开渠道的相关素材，因撤回给公司造成的合理损失，双方按协议约定分担；外部合作人员无论使用场景，均需签署特殊授权协议后才可使用其肖像。3.3素材库管理规范1.品牌部需建立统一的宣传素材库，所有肖像素材均需标注对应授权信息，无授权、授权过期的素材不得存入可调用素材库，需单独存入废弃素材文件夹，定期永久删除。2.所有对外发布的宣传素材，需走“业务部门初审→品牌部核实授权→合规部审核签字”的三级审核流程，未经合规部审核的素材一律不得发布。3.针对直播、短视频等时效性较强的内容，需提前1天完成出镜人员的授权核验，直播回放需在24小时内完成合规审核，删除未授权人员的出镜片段后才可上架保留。3.4离职/合作终止人员肖像处理1.员工离职、外部人员合作终止后，一般授权自动失效，品牌部需在7个工作日内删除所有内部渠道的相关素材。2.特殊授权仍在有效期内的，可继续使用至授权到期，到期后立即下架所有相关素材；若离职/合作终止人员要求撤回未到期的特殊授权，除协议另有约定外，公司需配合在15个工作日内完成下架。3.员工离职后不得继续使用其肖像进行新的宣传内容制作，不得刻意利用离职人员的肖像引流。4.违规约束与处理4.1奖励规则1.各部门全年未发生肖像合规纠纷、合规检查全部达标，给予部门年度绩效加5分的奖励，部门相关经办人优先参评年度优秀员工。2.员工主动举报肖像违规使用情况，经核实属实的，给予500-2000元的现金奖励，举报信息严格保密。3.员工提出肖像合规管理优化建议被采纳的，给予1000-3000元的现金奖励。4.2违规处理根据违规情节轻重，按以下标准处理：1.情节轻微：未授权素材尚未发布、或发布后24小时内主动整改下架，未造成不良影响的，对直接责任人给予口头警告，扣当月绩效10%。2.情节一般：未授权素材已发布，被当事人投诉后及时整改，未造成经济损失或负面舆情的，对直接责任人给予书面警告，扣当月绩效30%，部门负责人扣当月绩效10%，取消部门当年评优资格。3.情节严重：存在强制员工签署授权协议、偷拍隐私肖像、恶意超出授权范围使用、被投诉后拒不整改等行为，或造成负面舆情、被起诉索赔的，对直接责任人给予通报批评，扣季度绩效50%，承担公司相应损失，符合《劳动合同法》解除条件的依法解除劳动关系；涉嫌违法的，移交司法机关处理。4.外包供应商、合作团队违反本细则的，首次违规扣除10%合作款并要求限期整改，第二次违规直接终止合作，造成公司损失的全额追偿。5.申诉机制1.当事人认为自身肖像被违规使用的，可第一时间向品牌部提出核实申请，品牌部需在3个工作日内出具核实结果并反馈。2.当事人对核实结果不满意的，可向合规部或工会提交书面申诉，申诉时需提供相关佐证材料，合规部/工会需在7个工作日内开展调查，出具正式处理结果。3.员工对违规处理结果不服的，可在收到处理通知5个工作日内向工会提交申诉，工会需在10个工作日内完成复核，出具最终复核结果。4.所有申诉过程严格保密，严禁对申诉人进行打击报复，若发现打击报复行为，按严重违规标准加倍处理。5.若公司内部处理无法满足诉求的，当事人可依法通过劳动仲裁、诉讼等合法途径维护自身权益。6.附则1.本细则自2026年1月1日起正式执行，此前公司发布的相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。2.本细则实施后，若国家相关法律法规发生调整，与本细则条款冲突的，以国家最新法律法规为准，由合规部牵头对本细则进行修订。3.本细则由法务合规部负责解释，执行过程中的疑问可向合规部咨询。4.本细则实施前已发布的涉及人员肖像的宣传素材，品牌部需在2026年3月1日前完成全面梳理，补签授权或下架无授权素材，逾期未整改的按本细则违规条款处理。7.附件附件1：《肖像使用一般授权确认书（模板）》核心内容包括：工号填写栏、授权有效期、授权使用范围、双方权利义务、签字确认栏，明确告知员工有权随时撤回授权。附件2：《肖像使用特殊授权协议（模板）》核心内容包括：授权人身份信息、使用场景、使用期限、报酬标准、撤回权限、违约责任、双方签字盖章栏，所有条款