外贸基础及函电 7

外贸英语函电（第四版）陈文汉叶刘刚主编Chapter8

PlacingOrders&ExecutingOrders学习要点了解订货和执行订单的基本知识掌握订货和执行订单函的写作掌握订货和执行订单函的往来信函典型句型和常用表达8.1.1订货订货是买方要求卖方按先前报盘达成的交易条件供应具体数量的货物。买方可以通过书信方式订货，但现在大多数贸易公司都使用打印好的正规订单订货，以确保不会疏漏任何重要的条件。订货函主要内容如下：1.货物名称/型号：清楚地指明所定货物的商标名称，准确地注明货物的型号。2．数量（1）单个购买；（2）计量单位：如：dozen（打）、litre（升）、lb（磅）、gross（罗）等；（3）数量单位：如：case（箱）of(wine,beer)；carton(盒/纸板箱)of(cigarettes)；sack(袋)of(rice,wheat,coal)；bale(大捆)of(wool,cotton)；barrel(桶)of(beer,oil)…8.1写作指南3．品质：如：按等级分，可用GradeA,B,C…,Superquality,Regular,Standard…4．尺寸（1）大约尺寸：extralarge,medium,extrasmall…;（2）实际尺寸：2.5m×3m×4.5m,800cc…5．重量：用公制或英制表示或直接用lightweight,mediumweight,heavyweigh等描述。6．颜色：货物要与商品目录中的描述一致。8.1写作指南7．生产国/产地8．价格：包括单价和总价，单价可以直接用@或at,each表示，然后注明货物总价。例如：US$1,500perM/TCIFNewYork9.包装和标志：有关指示应详细说明。10．支付：应说明给银行的通知书、单据清单、议付行行名及结算细节等。8.1写作指南8.1.2执行订单8.1.2执行订单订单执行（executingorders）是指卖方在收到买方的正式订单后，按照合同或订单的具体条款履行供货义务的过程。它是外贸交易由“书面承诺”走向“实际履约”的关键环节，直接关系到客户满意度和企业信誉。在实际操作中，执行订单的过程一般包括以下几个步骤：确认订单、安排生产或调货、准备出口单证、组织装运、跟踪物流、通知客户等。整个过程必须以订单中约定的价格、数量、交货时间、质量标准和包装要求为依据，做到准确无误。8.1写作指南8.1.2执行订单8.1.2执行订单首次订购，一定要用书信确认，内容如下：（1）感谢对方的订货并对所订货物表示赞许；（2）保证对订单迅速、认真地处理；（3）提醒对方关注其他可能感兴趣的商品；（4）希望今后会有更多的订货8.1写作指南当订购的货物无法马上交货时，信中须写明：（1）对耽误表示歉意并说明原因；（2）希望没有给客户造成诸多不便；（3）如可能，说明何时能交货。拒绝订货单的书信必须特别谨慎。（1）对无法满足买方的订货表示歉意并说明原因；（2）若有替代品的话，可建议对方使用替代品；（3）希望下一次有机会再合作。8.1写作指南8.2样信解析8.2.1样信1：试购订单常见词组：trialorder试订购单initialorder首次订购单freshorder新订购单repeatorder续订购单duplicateorder重复订单toexecute/fulfil/carryanorder执行订单toconfirm/entertain/closeanorder接受订单

todecline/turndown/refuseanorder拒绝订单toholdup/suspendanorder暂停执行订单

tocancel/withdraw/revokeanorder取消订单2.acknowledgev.承认或宣布收到acknowledgementn.承认；收悉通知常见词组：acknowledgereceiptof确认收到makeacknowledgementto例如：确认收到你方十月十日来函。WeacknowledgeyourletterofOct.10.WeacknowledgereceiptofyourletterofOct.10.WemakeacknowledgementtoyourletterofOct.10.WehaveforacknowledgementyourletterofOct.10.3.itemsn.项目;条款;商品;货物(当作商品;货物时,指前面所提到的商品或货物)

例如：Weareinterestedinyourcomputersandifyourpriceisworkableweintendtoplacealargeorderwithyoufortheitems.我们对贵方的计算机感兴趣，如果价格可行，我方有意向贵方大量订购。小提示：item和goods、commodity、merchandise辨析（1）goods在商务英语中泛指货物例如：PleaseopentherelativeL/Cimmediatelyasthegoodsyouorderedisreadyforshipmentforquitesometime.请立即开立有关信用证，因为贵方所订购的货物已备妥待运多时。（2）commodity较正式用语,尤指一个国家的主要商品例如：ManyforeignbusinessmenarelookingforwardtoattendingtheChineseImport&ExportCommodityFair.诸多外商期盼参加中国进出口商品交易会。（3）merchandise泛指商品,不特指某一商品,无复数形式,不可加不定冠词.例如：ThisclassofmerchandiseisusuallysoldinD/Pbasis.这种商品通常在付款交单的基础上出售。（4）article指同一种商品且有不同的规格,色泽等例如：Asrequested,wearesendingyouherewithasampleofArt.No.2012foryourreference.按照要求，随函附上货号为2012的样品供贵方参考。4.ontheunderstandingthat再次条件下5.stockn.库存；存货（后接介词in/of再接商品）例如：Atprensent,wehaveonlyalimitedstockin/ofPongeeSilk.目前，我方的府绸库存有限。常见词组：astockof一批…现货fromstock（exstock）现货；动用库存instock库存中comeinto（to）stock库存有货outofstock无货；缺货6.deliveryn.交货Willyoubeabletomakedeliverywithin5weeksofreceiptoforder?贵方能否在收到订单无周内交货？常见词组：make/effectdelivery交货takedelivery提货8.2.1样信2：接受订单8.2.3样信3：提供替代品4.substituten.替代品Nosubstitutesshouldbeusedwithoutourapproval.未经我方的同意不能用替代品。5.commissionn佣金Tomeetyouhalfway,we’llgiveyouacommissionof3%.作为让步，我方愿给3%的佣金。常见用法：（1）含我方佣金百分之三Our3%commission/acommissionof3%inclusiveofour3%commissionincludingourcommissionof3%（2）两笔（或几笔）佣金twoitemsofcommission/severalitemsofcommission（3）一切佣金—allcommissions6.foryourreference供你方参考例如：Regardingthedetailsofspecification,weareenclosingacopyofliiustratedcatalogueforyourreference.有关详细规格，我方随函附上一份插图目录供贵方参考。类似表达：foryourinformation仅供参考；顺便告知；顺致奉告；foryourperusal供你方斟酌（详细阅读）foryoutostudy供你方研究8.2.4样信4：因无货婉拒续订单Notes:1.Bookv订购；预定；把…..记入史册tobookwithsb.sth.=toplacewithsbanorder把和某人订妥的货物记载入册;向某人买进货物tobookone’sorder=toacceptsb’sorder把某人的订货记载入册;卖给某人货物Wearepleasedtoconfirmhavingbookedwithyou50tonsofwalnuts.我方很高兴确认从贵方购进50吨核桃。Wearepleasedtoconfirmhavingbookedyourorderfor50tonswalnuts.我方很高兴确认卖给贵方50吨核桃。entertainv.考虑（引申义为接受）例如：Wearetooheavilycommittedtobeabletoentertainfreshorders.我方现在订单太多无法接受新订单。3.above-mentioned=before–mentioned上述Under-mentioned下述4.commitmentn.所承诺的事；所承担的事例如：Heavycommitmentspreventusfromaccpetingneworders.由于订单太多，无法接受新订单。commitv.承诺；约束使负有责任（商业上常指订货）例如：Wewilltryourbesttodoasrequestedbutcannotcommitourselves.我们将尽力按照贵方要求去做，但不作任何承诺。8.3实用举例8.3.1关于下订单的常用表达（1）Wefindyourtermssatisfactory,andlookforwardtoreceivingtheabovementioneditemsby20June.Asagreed,paymentwillbecashondelivery.我方对贵方的交易条件很满意，期盼能于6月20日前收到上述货物，付款方式将按商定方式交货付现。（2）Wehavepleasureinorderingthefollowingproducts:兹订购以下产品：（3）Theorderisurgentlyrequired.Wouldyoupleaseshiptouswithin10daysofourorder？我方急需此货，请于收到订单后10天内交货。8.3实用举例8.3.1关于下订单的常用表达（4）Weencloseourorder,butmustpointoutthatthefallingmarketherewillleaveuslittleornomarginofprofit.Wemustaskyouforabetterpriceinrespectoffuturesupplies.随函附上订购单，但我方必须指出，此地市场持续下滑，我方的利润空间很少，甚至毫无利润可言。希望贵方将来供货时能给予更优惠的价格。（5）Wehopethatthisorderwillmeetyourimmediateacceptanceandcarefulexecutionasusual.我们希望贵方立即接受此订单，并一如既往地谨慎履行。（6）WethankyouforyourquotationofMarch10andenclose

herewithourorderNo.335forTCLcolorTVsets.感谢你方3月10日的报盘,兹寄去我方订购TCL牌彩色电视机的第335号订单。

8.3实用举例8.3.2关于接受订单的常用表达（1）Weareverypleasedtoreceiveyourorderandconfirmthatalltheitemsrequiredareinstock..我们非常高兴地收到贵公司的订货单，并确认贵方所需的各项产品均以现货供应。（2）WearepleasestoinformyouthatyourorderNo.2012hasbeenacceptedbyourmanufactures.我方很高兴地告知贵方，第2012号订货单已被我方厂商接受。（3）Wereceivedyourorderbutwouldliketomakeasmallchange.我方收到贵方订货单，但需稍做改动。8.3实用举例8.3.2关于接受订单的常用表达（4）WewereverypleasedtoreceiveyourOrderNo.1234forportablecomputers.Weaccordinglyaccepttheorderandshallarrangedeliveryassoonaspossible.很高兴收到贵方订购便携式电脑的1234号订货单。我方已接受该订货单，并将尽快安排装运。（5）Weappreciatethebusinessyouhavebeenabletogiveusandassureyouthatyourorderwillreceiveourmostcarefulattention.感谢贵方对我方业务的惠顾，我方保证会认真处理贵方的订货单。(6)Weappreciatethebusinessyouhavebeenabletogiveusandassureyouthatyourorderwillreceiveourmostcarefulattention.感谢贵方对我方业务的惠顾,我方保证会认真处理贵方的订单。8.3.3关于谢绝/婉拒订单的常用表达（1）Unforunately,thegoodsyourequestedcannotbesuppliedfromstockduetoheavycommitments.很遗憾，由于订单过多，贵方所要的货物无现货可供。（2）Thepresentsuppliesofrawmaterialsarbeingusedforearlierorders,whichmakesitimpossibleforustoeffectyourshipmentasrequired.目前供应的原料正用于早期的订货，我方无法按贵方要求交货。（3）Unfortunatelytheproductisoutofstock.Itwillbethreemonthsbeforeitisavailableagain.很遗憾，我方库存告罄，3个月后才能再供货。8.3.2关于谢绝/婉拒订单的常用表达（4）WearesorrythatyourorderforModelIisoutofstocknow.Pleaseselectasuitablesubstitutefromtheenclosedcatalogue.很抱歉，贵方所订的样式I没有现货。请从随函附寄的目录中选一个合适的替代品。（5）Weregretthatwehavetodeclinethisorderasthebalanceofyouraccountwithusstandsoverourfixedresonablelimit.贵方欠款超出我们所规定的合理限度，很抱歉只好谢绝订货。（6）Whilethankingyouforyourorder,wehavetoexplainthatwithoutsupplieswehavenoalternativebuttodeclineyourorder.非常感谢贵方的订单,需要说明的是,因无货源,我方只得取消你方订单。ChineseVersionoftheSamplesSampleLetter1试购订单敬启者：我方确认收到贵方3月21日的来信及随函附寄的价目表和目录，谢谢。我方认为质量和价格均令人满意，因此很高兴在能立即现货供应的条件下试订以下产品：商品数量型号单价（美元）总价（美元）黑色丝绸500码205025,000400码214518,000

300码224012,000

CIF纽约我方客户急需这些产品，所以，希望贵方早日交货。

如蒙尽快回复，不胜感激。

谨上ChineseVersionoftheSamplesSampleLetter2接受订单敬启者：感谢贵方3月25日订购黑色丝绸的订单。我方已接受该订单，并将尽快安排装运。请尽快开立以我方为受益人的不可撤销信用证。一收到贵方的信用证，我方将立即安排装运。我们希望能令贵方完全满意并期待与贵方有更多的合作机会。谨上ChineseVersionoftheSamplesSampleLetter3提供替代品敬启者：感谢贵方3月25日订购黑色丝绸的订单。虽然很感激贵方在推进我方产品销售方面的努力，但是很抱歉由于需求过多，我方无法提供贵方所要的数量。然而，借此机会我方想为贵方提供下列产品作为替代品供您参考：

府绸，CIF纽约每码20美元含贵方3%佣金随函附上剪样以供参考。如果贵方能与我方就此达成交易，请尽快回复确认。谨上ChineseVersionoftheSamplesSampleLetter4敬启者：我方很高兴确认贵方4月5日希望向我方续订的传真。尽管我方很想与贵方拓展业务，但很遗憾，由于承约过多，我方不能考虑接受上述产品的任何新订单。然而，一旦有新货可供，我方将立即联系贵方。关于中国丝绸产品，倘若有意任何其他产品，我方现随函附上目录一本以供参考。如有具体要求，请务必告知。谨上

本章小结

订货单既可能是买方对报盘的接受，也可能是买方主动寄发的购货单。买方发出的订货单一经卖方接受，就不能随意撤回，买卖双方就将按照订货单上的条件签署合同并执行合同。在执行订单的过程中，买卖双方均受法律约束。其中，买方的义务有：（1）只要卖方提供的货物符合订货单条款，就必须接受。（2）除非协议另有规定，否则，在发货时应支付货款。（3）收货后尽快地检验货物（如未能迅速地将货物的缺陷通知对方，则按被接受论处）。卖方的义务有：（1）在商定时间内准确地发送所订货物。（2）保证货物无缺陷。买方在购买时对此无从知道，如果卖方交付劣质货物，买方可要求减价、换货或撤销订货单，甚至要求赔偿损失。因此在拟写订货单时，一定要将交易条件叙述完整，尤其是要将主要的交易条件叙述清楚，以避免出现任何疏漏。KeystoExercises1.Translatethefollowingterms.（1）试订购单（2）新订购单（3）首次订购单（4）续订购单（5）重复订购单（6）交货（7）现货（8）承约过多

KeystoExercises2.Choosethebestanswertocompleteeachofthefollowingsentences.（1）C（2）D（3）A（4）A（5）D（6）C（7）A（8）B（9）C（10）D（11）A（12）D（13）A（14）D（15）D（16）C（17）C（18）C（19）D（20）BKeystoExercises3.Translatethefollowingsentences.（1）WeareworkingonyourOrderNo.2012atpresentandpleasebelievethatwewilleffecttheshipmentwithinyourstipulatedtime.（2）Weshallplaceatrialorderwithyoufor500piecesprovidedyouwillgiveusa5%commission.（3）Wearegladtoreceiveyourorderandconfirmthatalltheitemsrequiredareinstock.（4）Owingtoheavycommitments,manyordershaven’tbeenmade,wecanonlyacceptordersforAugustshipment.（5）Ourstockisexhaustedandwearenotinapositiontoacceptfreshorders.However,wewillcontactyouassoonasnewsuppliesareavailable.KeystoExercises（6）Wearepleasedtohavetransactedtheinitialbusinesswithyourfirmandlookforwardtothefurtherexpansionoftradetoourmutualbenefit.（7）Yourorderisreceivingourimmediateattentionandyoucandependonustoeffectdeliverywellwithinyourstipulatedtime.（8）Weencloseatrialorder.Ifthequalityisuptoourexpectation,weshallsendfurtherorderinthenearfuture.（9）WehaveacceptedyourOrderNo.2012forbedsheetsandaresendingourSalesConfirmationinduplic