外贸基础及函电 14

外贸英语函电（第四版）陈文汉叶刘刚主编Chapter1Introduction学习要点1.了解外贸英文书信的语言特点及种类2.掌握外贸英文书信的布局安排及格式3.掌握外贸英文书信信封的结构及格式1.1.1语言简洁(Conciseness)(1)单个词语代替短语在单个词语能够清楚表达含义的时候尽量不使用较长短语。e.g.intheverynearfuture→soonduringtheyearof2022→during2022inseparatebox→separately

have

the

same

opinion→consensus1.1外贸英文书信的语言特点(2)短语、短句代替长句、复杂句有些长句和复杂句用在外贸函电中显得冗长乏味,影响对方的阅读,需尽量缩短句子,使其变得短小精悍、易于阅读。例如：Becausetheproductsareallwithgoodquality,theywillenjoyfastsalesatyourend.→

Beingwithgoodquality,theproductswillenjoyfastsalesatyourend.Pleasebeadvisedthatpaymentisduewithinfivedays.→Paymentisduewithinfivedays.They

attend

the

Shanghai

Trade

Fair

for

the

purpose

of

finding

a

business

partner.→They

attend

the

Shanghai

Trade

Fair

to

find

a

partner.1.1.2表达准确(Correctness)外贸书信的用词不仅要简洁易懂，还要恰当准确。表达准确不仅指语法正确、信息真实和数字准确，而且指能正确理解和使用标准语言、商业术语等。在表达上，还应避免夸大其词。例如：（1）It

is

the

lowest

price

available

to

you.

→

It

is

the

lowest

price

that

we

can

offer

you

now.（2）We

are

well-established

exporters

of

all

kinds

of

goods

made

in

Sweden.

→

We

are

well-established

exporters

of

Swedish

sundry

goods,

such

as

toys,

buttons

and

stationery.1.1.3内容清晰(Clarity)外贸书信中的语言表述要准确无误，避免使用产生歧义的用词和表达方式，做到结构清晰，层次分明。e.g.(1)WehavesentyouthepricelistrequestedinyourletterofJune10byair.(2)Pleasekeepacopyofthereceipt.→Pleasekeepthecopyofthereceipt.1.1.4用词礼貌(Courtesy)礼貌的用语可以体现出买卖双方的素养和诚意。(1)避免使用态度强硬的词汇，多使用温和、委婉的表达方式。e.g.must,haveto,should——weareafraid,wemightsay,itseemstousthat(2)避免使用否定、消极词汇。善于使用积极、正面的语言。e.g.not,cannot,unacceptable——

reasonable,takepleasurein,wearesurethate.g.Weareinurgentneedofthegoods,sopleasecableyouracceptance.Muchtoourregret/disappointment,wehavenotbeengivenareply,norhavewereceivedyourL/Cuptothetimeofwriting.Pleaseletusknowatyourearliestconveniencethesailingdate.1.1.5明确具体(Concreteness)外贸书信的写作务必清晰、明确、具体，特别是关于报价和磋商交易条款的信函，回复一定要明确具体。e.g.(1)We

will

send

the

samples

to

you

as

soon

as

possible.

→We

will

send

the

samples

to

you

before

June

6.(2)We

have

drawn

on

you

as

usual

under

your

L/C.

→

We

have

drawn

on

you

our

sight

draft

No.845

for

the

invoice

amount

$560.00，under

your

L/CNo.246

of

Bank

of

China.1.2外贸英文书信的组成部分外贸英文书信由标准部分(StandardParts)和附加部分(OptionalParts)两大部分构成。1.2.1信头(Letterhead/Heading)位置：信纸顶端的中间或右上角。内容：发信人公司或者单位的相关信息，如名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、邮政编码等。英文信头的写法与中文信头写法的不同：英文信件中的地址：按照从小到大的顺序。中文信件中的地址：按照从大到小的顺序。1.2.2日期（Date）

位置：在信头下二至三行标明准确日期。种类：（1）日期可按“日、月、年”的国际通用次序排列。如15thMarch2012；也可按“月、日、年”的美国日期次序排列。如March15th,2012。（2）日期可用基数词（1,2,3,4.......）也可用序数词（1st,2ed,3rd,4th......）。在现代外贸书信中也有人将序数词尾省略。如March15,2012。（3）月份不能用数字代替，要用英文名称，除了极个别月份其他月份通常使用其英文单词的缩写。如Jan.,Feb.，March,等。（4）年份必须写完整，不能只写后两位。如不能将Feb.25th,2012写成Feb.25th,12。1.2.3封内地址（InsideNameandAddress）位置：信纸的左上方。内容：同信皮地址，包括收信人姓名、单位和详细地址等等。种类：知道收信人姓名与不知道收信人姓名的封内地址。1.2.4称呼（Salutation）

位置：封内地址下两行，顶格写。种类：(1)对男性的称呼：DearSir，DearSirs，Gentlemen(2)对女性的称呼：DearMadam，DearMesdames，DearMs.Lee

(3)对关系密切的商业合作伙伴：DearTom，DearDavid

1.2.5正文（BodyoftheLetter）位置：称呼下方。内容：写信人想要传达给收信人的信息。特点：正文书写上要做到层次分明，重点突出，简洁扼要。1.2.6结尾敬语（ComplimentaryClose）位置：正文下方。种类：见下图。称呼Salutation结尾敬语Complimentaryclose场合OccasionSir/SirsMadam/MesdamesYours(very)respectivelyRespectivelyyours正式的称呼和结尾敬语GentlemenLadiesYourstrulyTrulyyours美式常用语DearSir/SirsDearMadam/MesdamesFaithfullyyoursYoursfaithfully英式常用语DearMr.JoeMyDearMr.JoeYourssincerelySincerelyBestwishesBestregardsRegards较为随意的称呼和结尾敬语，用于书信双方较为熟悉的情况1.2.7签名（Thesignature）位置：结尾敬语下方。种类：手写和打印姓名。e.g.Sincerely,

ZhangSan（手写签名）ZhangSan（打印签名）GeneralManageror,Yoursfaithfully,GuangdongSports-WearExportTradingCo.

ZhangSan（手写签名）ZhangSan（打印签名）GeneralManager1.2.8参考编号（ReferenceNo.）位置：有些英文书信的信头下会标注参考编号。内容：参考编号的内容包括档案编号(FileNumber)、部门代码(DepartmentalCode)或者有关人员的姓名缩写。种类：参考编号分为你方编号(YourRef.)即收信人编号和我方编号(OurRef.)即发信人编号。e.g.(1)Yourref.:LE/IN/125(2)Ourref.:BA/LP作用：便于信件能够及时送达收信人，有利于信件的存档与查阅。1.2.9经办人姓名（AttentionLine）位置：封内地址下方，称呼上方。e.g.(1)Attention:Mr.Jonson,PersonnelManager(2)AttentionofPersonnelManager(3)AttentionofMr.White(4)FortheattentionoftheGeneralManager1.2.10事由（Thesubject）位置：称呼下方。内容：信的主题，常被看作是正文的一部分。种类：缩近式写在信纸中间，齐头式写在信纸左边。注意事由需加粗、大写或加下划线。e.g.(1)Re:YourOrderNo.443for2,200Wide-screenTVSets(2)SHEEPWOOL.(3)AquaticProducts.1.2.11附件（Theenclosure）位置：签名下方。e.g.Encl.:a/sEnclosures:2

(1)Brochure(2)Contract1.2.12抄送（CarbonCopy）(1)如果信函要抄送至其他相关部门或者单位，同时也让对方能够了解该信函已抄送至其他部门或单位，应在信件的最下方注明CCtoXXX，CCXXX或者CC:XXX。如下：CCtoMr.Johnson,GeneralManagerCCPersonnelDepartmentCC:

General

Manager(2)当不想让收信人不知道其他被抄送者时就需要另外一种叫做密送的抄送方式。它的写法是：BCCMr.Black。1.2.13附言（Postscript）位置：抄送下面两行。内容：写信过程中遗漏的内容,用PS来标记。e.g.PS：Thebusinessinvoicewillbesentnextweek.写信过程中，应尽量避免附言，在正文中将意思表达完整。

1.3外贸英文书信的格式与布局外贸英文书信格式分三种：完全齐头式（FullBlockStyle），修正齐头式（ModifiedBlockStyle）和缩进式（IndentedStyle）。三种格式的信函内容相同，但布局存在一些差异。（1）完全齐头式完全齐头式英文信函（FullBlockStyle）是目前在国际商务往来中最常见、最简洁、最标准化的英文书信格式，特别适用于外贸书信和正式商务信函。1.3外贸英文书信的格式与布局完全齐头式的主要有以下特点：所有内容全部左对齐，包括寄信人地址、日期、收信人信息、称呼、正文、结束语、签名等。段落之间空一行，但正文段落不缩进。布局整洁、现代、便于快速阅读，尤其受欧美商务界广泛欢迎。常用于：报价函、询盘函、催款函、投诉函、业务联系函等外贸信函。ABCTradingCo.,Ltd.123BusinessRoadShanghai200001ChinaJuly7,2025Mr.JohnSmithPurchasingManagerGlobalImportsInc.456CommerceAve.NewYork,NY10001USADearMr.Smith,WearepleasedtoreceiveyourinquirydatedJuly2regardingourtransformertemperaturecontrollers.Pleasefindattachedourlatestproductcatalogalongwiththeupdatedpricelist.ThepricesquotedareFOBShanghai,validfor30days.Deliverycanbemadewithin3weeksafterreceiptofyourconfirmedorderandpayment.Shouldyouneedfurtherinformationortechnicalsupport,pleasedonothesitatetocontactus.Yourssincerely,(Signature)DavidZhangSalesManagerABCTradingCo.,Ltd.（2）缩进式缩进式英文信函（IndentedStyle）是英文书信写作中一种传统且较为正式的排版格式，常见于较早时期或传统风格的商务信函中，在部分外贸函件中仍被使用，尤其是对欧美保守客户或公文场合。缩进式主要格式特点：每一段（包括地址、称呼、正文、结束语、签名）首行均缩进。地址、日期、正文等不是左对齐，而是每段的第一行缩进。整体看起来更像传统英文书信的“”散文体”，相较于齐头式或修正齐头式，排版上更温和柔和。ABCTradingCo.,Ltd.123BusinessRoadShanghai200001ChinaJuly7,2025Mr.JohnSmithPurchasingManagerGlobalImportsInc.456CommerceAve.NewYork,NY10001USADearMr.Smith,WearepleasedtoreceiveyourinquirydatedJuly2regardingourtransformertemperaturecontrollers.Pleasefindattachedourlatestproductcatalogalongwiththeupdatedpricelist.AllmodelscomplywithinternationalstandardsandarewidelyusedinpowerdistributionsystemsacrossAsiaandEurope.WebelieveourTTC-500serieswillmeetyourtechnicalandbudgetaryrequirements.ThepricesquotedareFOBShanghai,validfor30days.Deliverycanbemadewithin3weeksafterreceiptofyourconfirmedorderandpayment.Shouldyouneedfurtherinformationortechnicalsupport,pleasedonothesitatetocontactus.Welookforwardtobuildingalong-termpartnershipwithyouresteemedcompany.Yourssincerely,(Signature)DavidZhangSalesManagerABCTradingCo.,Ltd.

（3）修正齐头式修正齐头式（ModifiedBlockStyle）是外贸英文书信常用格式之一。其特点是在整体左对齐的基础上，对某些部分进行适度缩进，使排版更美观，更具正式感。修正齐头式的主要格式特点如下：寄信人地址、日期：顶端右对齐（或缩进到中间偏右的位置）。收信人地址、称呼（Salutation）、正文、结束语：左对齐。结尾（如Yourssincerely）及签名：右对齐（或同样缩进）。示例信函（ModifiedBlockStyle）ABCTradingCo.,Ltd.123BusinessRoadShanghai200001ChinaJuly7,2025Mr.JohnSmithPurchasingManagerGlobalImportsInc.456CommerceAve.NewYork,NY10001USADearMr.Smith,Wearepleasedtoreceiveyourinquiryregardingourlineoftransformertemperaturecontrollers.Enclosedyouwillfindourlatestcatalogandpricelist.Ifyouhaveanyfurtherquestions,pleasedonothesitatetocontactus.Welookforwardtoyourreplyandhopetoestablishlong-termcooperationwithyouresteemedcompany.Yourssincerely,(Signature)DavidZhangSalesManagerABCTradingCo.,Ltd.1.4外贸英文书信信封的内容及格式内容：发信人(Sender)与收信人(Receiver)的名称及地址。格式：常用齐头式打印或书写。发信人名称和地址在信封左上角。收信人的名称和地址在信封下部距左边1/3至2/3处。右上方处粘贴邮票。大多公司会将回信地址直接印刷在信封的左上方。

stampGreeElectricAppliances,Inc.ofZhuhai789JinjiXiRoad

QianshanDistrictZhuhai,Guangdong519070China

Wal-MartStores,Inc.702SW8thStreetBentonville,AR72716U.S.A发信人名称和地址收信人名称和地址本章小结

外贸英文书信的语言简洁、准确、清晰、礼貌。内容包括信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名。根据实际要求也可提供一些附加内容，如经办人姓名、事由、参考编号、附件、抄送、附言等。外贸英文书信的格式有三种：完全齐头式，修正齐头式和缩进式。三种格式的书信中每项内容均由相应固定的书写区域。信封上需填写发信人与收信人的名称及地址，并粘贴邮票。现今，发信人的名称和地址大多印于信封左上方。综合练习1.Translatethefollowingterms.（1）insideaddress（2）salutation（3）complimentaryclose（4）Ref.No.（5）enclosure（6）P.O.Box（7）postscript（8）fullblockstyle(1)封内地址(2)称呼(3)结尾敬语(4)参考编号(5)附件(6)邮箱(7)附言(8)齐头式2.Choosethebestanswerforeachquestion.（1）WhichofthefollowingisNOTacommonfeatureofbusinessEnglishletters?A.FormaltoneB.UseofslangC.ClearstructureD.PoliteexpressionsB解析：商务信函避免使用俚语，需保持正式语气。（2）Whichcomponentusuallyappearsatthebeginningofabusinessletter?A.ClosingB.SignatureC.HeadingD.EnclosureC解析：信头（Heading）通常位于商务信函开头。（3）Whichformatalignsallpartsofthelettertotheleftmargin?A.IndentedStyleB.ModifiedBlockStyleC.BlockStyleD.Semi-blockStyleC解析：齐头式（BlockStyle）所有内容左对齐。（4）Whichofthefollowingisincludedintheletterhead?A.Sender’saddressB.Receiver’snameC.ComplimentarycloseD.SignatureA解析：信头包含发件人的地址。（5）WhichofthefollowingisNOTapartoftheinsideaddress?A.Receiver’snameB.Receiver’stitleC.Receiver’saddressD.Sender’sphonenumberD解析：收件人地址部分不包含发件人电话。（6）Whichsalutationismostappropriateforaformalbusinessletterwhentherecipientisunknown?A.Hithere,B.DearSirorMadam,C.Hello,D.TowhomitmayconcernB解析：在收件人未知时，使用“DearSirorMadam”最为正式。（7）Whichelementcomesimmediatelybeforethebodyoftheletter?A.DateB.SalutationC.SignatureD.EnclosureB解析：正文前通常是称呼（Salutation）。（8）WhichofthefollowingisNOTatypicalclosingphraseinbusinesscorrespondence?A.Yoursfaithfully,B.Bestregards,C.Cheers,D.You