药品数据完整性管理指南(试行)

药品数据完整性管理指南(试行)1总则1.1目的为落实《中华人民共和国药品管理法》《药品记录与数据管理要求（试行）》《药品生产质量管理规范》《药物临床试验质量管理规范》等法规要求，规范药品全生命周期活动中数据完整性管理，保障数据真实、准确、完整、可追溯，防范数据造假带来的质量风险，制定本指南，供所有从事药品相关活动的主体参照执行。1.2适用范围本指南适用于药品上市许可持有人（MAH）、药品生产企业、药品经营企业、药物临床试验机构、合同研究组织（CRO）、合同生产组织（CMO）、药品检验机构等所有从事药品研发、生产、流通、上市后管理活动的主体，覆盖药品从立项研发到退市销毁全生命周期所有生成的数据与记录。1.3术语定义1.3.1数据完整性：指药品全生命周期内，所有数据从生成、处理、存储、传输到销毁的全过程，满足核心要求：可归因（可明确数据生成操作的责任人）、清晰可辨（数据内容长期清晰可识别）、同步生成（数据在操作发生时同步记录）、原始真实（数据为首次生成的原始信息，而非二次整理修改的内容）、准确可靠（数据内容符合实际情况，无错误），并在此基础上满足完整（内容无缺失）、一致（数据前后版本一致，修改留痕）、持久（数据在保存期内不损坏丢失）、可获得（需要时可随时调取查阅），即行业通用的ALCOA+原则。1.3.2原始数据：指操作发生时首次生成的，反映活动实际情况的信息，包括纸质原始记录、电子原始采集文件、源数据等，除按规定合规转录外，二次整理、转录的数据不得作为原始数据。1.3.3元数据：指描述数据属性的信息，包括操作人、操作时间、仪器参数、方法信息、修改痕迹等，用于追溯数据生成的全过程。1.3.4审计追踪：指记录数据生命周期内所有操作活动的序列信息，可追溯每一次操作的人员、时间、内容，保留修改前后的原始数据。1.3.5电子签名：指依附于电子记录，用于识别操作人身份、确认操作内容的电子标识，与手写签名具有同等法律效力。2数据完整性管理基本原则2.1全生命周期覆盖原则：将药品从研发立项到退市销毁所有环节、所有生成的数据、所有参与活动的人员全部纳入管理范围，不得存在管理盲区。2.2责任到人原则：构建“最高管理者负总责、部门负责人负管理责、岗位人员负直接责”的责任体系，做到“谁生成谁负责、谁审核谁负责、谁签字谁负责”，责任可追溯。2.3核心要求落地原则：所有数据必须符合ALCOA+核心要求，不得为了符合合规要求调整数据，对影响药品安全性、有效性的关键数据实施重点管控。2.4风险分级管控原则：根据数据对药品质量的影响程度划分风险等级，高风险数据（如临床试验终点数据、生产关键工艺参数、成品检验数据）实施100%审核，低风险行政类数据实施定期抽样审核，兼顾合规性与管理效率。2.5可审计可追溯原则：所有数据操作必须留下可追溯的痕迹，不得实现无痕修改、删除，确保内部审计、监管检查可追溯。3全流程数据完整性管控要求3.1研发阶段数据管控3.1.1非临床研究数据管理试验方案必须经预先批准后方可实施，所有试验观察数据必须在观察发生时同步记录在统一编号的正式原始记录本上，不得预先记录在非正式草稿纸、个人笔记本后再转录到正式记录；确因特殊情况需要补记的，必须注明补记原因、补记时间，补记人签名，补记间隔不得超过24小时，不得超出原始观察范围补记数据。所有分析仪器（高效液相色谱、气相色谱、质谱、红外等）生成的原始数据必须直接存储在企业受控存储介质，不得仅存储整理后的表格、报告，不得删除或修改原始采集文件；积分参数调整必须符合预先批准的分析方法要求，每次调整必须记录调整原因，操作人、复核人双签名，电子数据调整必须完整保留在审计追踪中，不得删除原始积分结果。供试品、对照品的接收、称量、分装、储存、使用、销毁全流程必须同步记录，批次标识清晰，每一步流向可追溯，不得混淆不同批次供试品的数据。3.1.2临床试验数据管理源数据必须真实反映临床试验实际情况，病例报告表（CRF）数据必须与源数据完全一致，不得为了符合统计预设要求修改源数据。纸质源数据修改必须采用单线划改，不得涂改、刮擦、覆盖原数据，原数据必须保持清晰可辨，修改人需注明修改日期、原因并签名；电子CRF系统必须设置符合职责分离要求的权限，操作人、数据管理员、监查员、主要研究者权限相互独立，不得共享账户，所有数据修改必须保留完整审计追踪，原始数据不得删除、覆盖。生物样本的采集、转运、储存、检测全流程记录完整，样本编号可追溯，不得随意剔除不符合预设要求的样本数据；剔除样本必须经主要研究者、统计负责人共同批准，明确说明剔除原因，相关记录留存归档。严重不良事件（SAE）必须在法规规定时限内同步记录上报，不得隐瞒、迟报，所有原始资料完整留存。3.2生产阶段数据管控3.2.1物料管理数据供应商审计资料、每一批次物料的质量标准、出厂检验报告、进厂验收记录、取样记录、储存条件记录必须完整，做到物料账、物、卡三相符，不得伪造供应商资料、伪造验收记录。物料储存过程中的环境温湿度必须实时记录，电子温湿度监测系统必须自动采集存储数据，不得人工修改数据，不得预填、倒签温湿度记录；出现温湿度超标必须如实记录，启动偏差调查，不得隐瞒超标情况。物料发放必须按先进先出、近效期先出原则操作，发放记录必须同步生成，每一批物料的流向可追溯。3.2.2生产过程数据批生产记录必须采用连续编号的统一印制用纸，电子批记录必须存储在受控系统；每一项生产操作完成后，操作人员必须立即同步记录工艺参数、操作过程，不得提前填写、不得事后批量补填、不得倒签日期。所有在线采集的关键工艺参数（温度、压力、pH、搅拌转速、反应时间等）必须保留原始电子数据，审计追踪全程开启，不得关闭审计追踪，不得修改原始参数；确因工艺调整需要修改参数的，必须经质量部门批准，记录修改原因，保留完整修改痕迹。生产过程中出现的偏差必须如实记录，按照偏差管理流程开展调查、评估、处理，所有偏差相关资料完整留存，不得修改工艺参数掩盖偏差，不得隐瞒偏差。3.2.3质量控制数据检验过程原始记录必须同步生成，仪器使用记录如实记录仪器状态、使用时间、检验项目。原始谱图、采集数据完整保留，检验人员调整积分必须符合预先批准的方法要求，记录调整原因，复核人员必须复核原始数据和积分调整记录，不得仅复核最终检验报告。出现检验结果超标（OOS）必须按照既定流程开展全面调查，不得随意修改原始数据让结果合格，不得隐瞒OOS，所有调查记录完整留存。标准品、对照品的来源、标定、有效期、使用记录完整可追溯，不得使用无合法来源的对照品。3.3流通经营阶段数据管控药品购销记录必须完整包含药品通用名称、批号、数量、购销双方信息、交易日期，符合药品追溯要求，不得伪造购销记录、不得虚构交易。冷链药品的储存、运输全过程必须连续实时记录温湿度，数据自动存储，不得中断记录，不得修改删除温湿度数据；温湿度断链必须如实记录，开展偏差调查，评估对药品质量的影响，采取相应处理措施。不合格药品的确认、隔离、召回、销毁全过程记录完整，不得私自处理不合格药品，不得隐瞒不合格药品流向。3.4上市后阶段数据管控所有收集到的不良反应报告必须如实记录，按照规定时限上报，不得漏报、瞒报，原始记录完整保留。年度药品质量回顾必须基于真实的生产、检验数据开展，不得修改数据掩盖趋势性质量问题，所有回顾数据、分析结论、改进措施完整留存。药品再评价、上市后临床试验的数据管理符合本指南研发阶段要求，所有数据完整真实，不得篡改数据影响风险获益评估结论。4数据存储与归档管理要求4.1纸质数据管理原始记录必须使用统一编号、连续页码的固定装订本，不得使用可随意抽换的活页本，不得撕页、缺页；更换记录本必须注明起止日期，相关人员签名。记录填写必须使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用铅笔、易褪色笔；修改必须符合划改要求，不得掩盖原始数据。纸质记录必须存储在符合温湿度要求的专用档案库房，做好防潮、防火、防蛀、防盗防护，定期检查记录完整性，防止损坏霉变。记录保存期限严格符合法规要求：一般药品保留至有效期满后1年，未上市的新药研究数据保留至上市后至少5年，疫苗、血液制品等特殊药品按法规要求延长保存期限。记录到期销毁必须经质量负责人批准，编制销毁清单，双人监销并签名，销毁记录永久留存。4.2电子数据管理系统权限管理必须遵循最小权限与职责分离原则，系统管理员、数据操作人、审核人权限分离，不得一人兼任不相容岗位，不得共享账户、共用密码，不得将账户转借他人使用；权限变更必须经部门申请、质量部门批准，所有权限变更操作留痕。原始电子数据必须存储在企业受控的服务器或专用存储设备，不得存储在个人电脑、私人移动存储设备，未经批准不得将原始数据带出企业管控范围。数据必须定期备份，至少保留1份在线备份、1份离线备份，每半年验证1次备份数据的可恢复性，防止硬件故障、病毒攻击导致数据丢失。所有涉及数据生成、修改、删除的电子系统必须持续开启审计追踪功能，审计追踪必须完整记录每一次操作的操作人员、操作时间、操作内容、修改前内容、修改原因，不得关闭、裁剪、删除审计追踪数据，审计追踪保存期限与原始数据一致。建立审计追踪审核制度：关键数据每批审核审计追踪，一般数据每季度抽样审核，审核过程和结论记录留存。电子数据修改必须经授权，修改时不得删除或覆盖原始数据，原始数据必须完整保留，修改原因必须明确注明。离线采集的移动仪器数据，必须在采集完成后24小时内导入受控系统，导入后由双人核对数据完整性，确认数据未被修改；原始数据在移动设备上保留至复核完成，经批准后才能删除，删除操作必须留痕。5基础设施与系统验证要求所有用于药品数据生成、存储的计算机化系统必须按照法规要求进行验证或确认，新系统上线前必须完成全面验证，系统发生重大变更（如版本升级、更换服务器、调整功能）必须进行再验证，每3年对系统进行一次全面回顾确认，所有验证资料完整留存。用于数据采集的仪器设备必须定期校准，校准证书和校准记录完整留存，确保采集数据准确，仪器偏差及时记录处理。电子数据系统必须配备符合等级保护要求的网络安全防护设施，定期进行安全漏洞扫描和病毒查杀，每年至少开展1次网络安全测评，防止数据泄露、被篡改或丢失。6组织与责任体系企业最高管理者是数据完整性的第一责任人，负责建立企业数据完整性管理文化，配备足够的人员、经费、基础设施保障数据管理工作，批准数据完整性管理制度。明确质量部门为数据完整性归口管理部门，设立专职或兼职数据完整性管理员，负责制定完善管理制度，组织开展培训、内部检查，督促落实整改要求。各岗位人员承担相应责任：数据生成人员保证自身生成的数据符合要求，审核人员承担数据完整性审核责任，管理人员承担日常监督责任。委托外部开展研究、生产、检验活动的，委托方对数据完整性负总责，必须在委托合同中明确数据完整性要求，每年至少对受托方开展1次数据完整性审计，接收数据时必须审核数据完整性，受托方必须保证生成的数据符合本指南要求，承担相应法律责任。所有涉及药品数据生成、管理的人员必须在上岗前接受数据完整性法规和操作培训，考核合格后方可上岗，每年至少开展1次复训，培训内容包括法规要求、本单位制度、典型违规案例，培训记录和考核结果完整留存。7监督审计与持续改进企业每年至少开展1次全覆盖的数据完整性内部审计，高风险领域（临床试验源数据、电子系统审计追踪、OOS调查、批生产记录、冷链温湿度数据）每半年审计1次，审计过程必须核查原始数据和审计追踪，不得仅审计整理后的报告。审计发现的问题必须分类梳理，制定纠正预防措施（CAPA），明确整改责任人和整改时限，跟踪整改落实，整改完成后关闭，所有审计和整改记录留存。监管部门开展监督检查时，必须如实提供所有原始数据和审