仓储耗材成本管控方案

仓储耗材成本管控方案我作为公司仓储部门负责人，从事仓储运营管理快五年时间，最近两年仓库单量逐年上涨，但耗材成本的涨幅远远超过了单量的正常涨幅，去年年末做年度成本核算时，我发现我们仓储耗材成本占到了整体仓储运营成本的7.8%，比行业平均水平高出了近3个百分点，其中能明确统计的无效浪费就超过了八万元，这还没算上乱堆乱放找不到、放久失效带来的隐性浪费。看着这个数字我心里真的不好受，很多浪费其实都是随手就能避免的，只是之前没有明确的制度约束，大家也没形成节约的共识，才平白添了这么多不必要的支出。为了把不合理的耗材成本降下来，同时不影响正常仓储作业效率和货品出库质量，我结合我们仓库的实际运营情况，梳理出这套可落地的管控方案，具体内容如下。1.方案编制背景及管控目标1.1方案编制背景其实早在两三年前我就发现了耗材浪费的问题，只是那时候单量增长快，大家都盯着出库效率，没人顾得上这块小支出，慢慢就攒成了大问题。我平时在仓库巡逻，经常能在垃圾桶里捡到半米多长的全新气泡膜、用了不到三分之一就被扔掉的整卷胶带，工位底下随处可见攒了大半年没用、最后胶干了只能扔的胶带，角落堆着采购多了放潮报废的打印纸、过期失效的防静电保护膜，之前清点库存的时候，整整两大卷几千块钱的保护膜因为放了一年多没用，直接拉去当垃圾扔了，我看着那两大卷东西装车拉走，心疼了好几天。而且因为没有管控，很多人领用耗材都是“宁多勿少”，怕干活的时候不够用再跑一趟，多领的就自己堆在工位，时间长了整个仓库到处都是散放的耗材，找的时候找不到，没用的都烂在角落，成本自然下不来。去年公司整体要求降本增效，把耗材成本管控的任务交给了我，我就趁着这个机会，把之前积攒的问题整理出来，做了这套完整的方案。1.2总体管控目标我们做管控不是为了砍成本牺牲服务质量，核心目标是“降浪费不降质量，控成本不拖效率”，具体分成两个阶段：第一是短期目标，方案实施三个月内，把耗材成本占仓储运营成本的比例降到5%以内，可统计的耗材浪费率控制在3%以下；第二是长期目标，半年内建立稳定的长效管控机制，把耗材成本占比稳定在4.5%左右，每年至少能省下十万元以上的无效支出，同时保证货品出库的包装合格率不下降，不因为控成本出现客户投诉包装破损的问题。2.当前仓储耗材成本管控存在的核心问题梳理清楚背景之后，我把我们仓库现存的问题一个个拆解出来，方便针对性解决，总结下来主要有四个方面的问题：2.1领用环节无定额，管理混乱之前我们的耗材领用完全是开放式的，谁用谁拿，也没有登记也没有量的限制，打包员怕耽误干活，一次就领个三五卷胶带放自己工位，用不完也不退，时间长了每个人工位底下都压个两三卷，等到想起来用的时候胶已经干了，只能扔掉。新员工刚上手的时候，对用量没概念，缠气泡膜一扯就是一大截，剩下的一点嫌麻烦就直接扔了，我统计过，最夸张的时候一天垃圾桶里能捡出来十多截长度超过三十厘米的全新气泡膜，加起来快两米，完全够包三四个普通订单了。而且因为没有登记，耗材丢了少了也没人管，有时候整箱的打包袋放在角落，找不到了就再采购新的，最后整理仓库的时候才发现，压在货底下两三箱，放久了都潮了不能用了。2.2采购计划不合理，库存积压严重之前我们采购耗材都是各个组随便报，组长为了不耽误生产，一般都会多报个三分之一的量，说宁可多备不能不够，采购那边也不对需求和库存做核对，直接按报的量买进来。比如之前换电子面单系统之前，我们一次进了十箱纸质面单，结果换了系统之后，纸质面单一个月用不了两包，放了大半年，最后都潮了字打不上去，整箱整箱扔掉，一下子浪费了一千多块。还有一些不常用的特殊尺寸耗材，比如给超大件货用的特殊打包袋，一次就进了二十个，结果一年才用了三个，剩下的十七个堆在角落落灰，放久了塑料都变脆了，根本用不了。这种积压浪费占了我们总浪费的近一半，真的是非常可惜。2.3回收再利用环节完全缺失，可二次利用的耗材被直接浪费其实我们仓库很多耗材都不是只能用一次，但是之前完全没有回收的概念，比如客户退回来的纸箱，一大半都是完好无损的，我们发小货完全能用，之前都是直接攒起来当废纸卖，一斤才卖几毛钱，一个全新的小纸箱要一块多，当废纸卖才几分钱，差价差了几十倍。还有卸完货拆下来的木托盘，一大半都没有坏，完全能二次用来堆货，之前都是直接当废木材卖，一个托盘卖十几块，买新的要一百多，这个浪费真的很大。还有打包用的塑钢带，拆完货之后都是完整的，很多都能二次用来打包大货，之前也是直接扔，从来没人想着收起来再用。2.4员工成本意识薄弱，节约没有动力说到底，所有浪费的根源还是人的意识问题，之前大家都觉得“耗材是公司的，不用花自己的钱，多用点省事，省下来也落不到我自己手里”，我之前跟一个老员工聊天，他就直接跟我说，“我多跑一趟领耗材，耽误我多打两个包，全勤奖都没了，不如多领点放着，省事”。说白了就是节约和员工自身利益不挂钩，大家自然没有动力去省，反正浪费了也不扣工资，节约了也没奖励，谁愿意多操这个心。找到了核心问题，我们就能对症下药，针对这些大家日常都能感受到的问题，我制定了具体可落地的管控措施，既不会影响大家正常干活，也能把浪费降下来。3.具体管控实施措施3.1建立分级定额领用制度，从领用环节把控用量我们首先从大家天天都接触的领用环节改起，把用量标准定清楚，不让大家无限制领。3.1.1按作业量核定定额标准我们把所有常用耗材都按不同的订单类型定了用量标准，比如打包一个1立方以内的普通货品，胶带的标准用量就是1.2米，气泡垫的标准用量不超过0.5平方，打印面单严格执行一单一张，打错的面单不能扔，留着背面打印内部拣货单用。每天每个打包组的领用总量，按当天的实际出单量核算，比如说今天你这个组出100单，那胶带的总用量就是120米，合一卷多一点，你就只能领这么多，特殊情况比如异形件、大件货需要多用量，提前跟组长申请，登记清楚之后才能多领，没有申请超了不给发。标准都是我跟着打包员测了三天得出来的，完全够用来打包，不会说为了省让大家包不严，这个大家可以放心。3.1.2建立凭单领用、每日核销制度我们改了之前随便拿的规则，现在要领用耗材必须填领用单，写清楚领用组、领用量、对应今天的出单量，组长签字之后才能找仓管领，每天下班之后仓管核对领用总量和实际出单量，对不上的就要查清楚，剩余的不管多少耗材，当天必须退回耗材库，不准放在个人工位留存。我现在要求每天下班每个人的工位都要清干净，我每周抽查两次，查到私自留存超过定额的耗材，第一次提醒，第二次就记下来，跟绩效挂钩，这样时间长了大家也就养成了当天用当天领，用不完就退的习惯。3.1.3新员工专项培训很多浪费其实都是新员工没掌握方法造成的，所以现在新员工入职，除了操作培训，我一定会加一节耗材使用标准的培训，我有时候还会自己去讲，给他们看之前我们拍的浪费的照片，告诉他们怎么裁气泡膜最省，怎么拉胶带不浪费，手把手教，告诉他们只要够保护货品就行，不用缠个三四层，既浪费又耽误打包时间，慢慢新员工上手就会养成好习惯，不会无谓浪费了。3.2优化采购库存管理，避免积压浪费领用好之后，我们再从采购源头把控，不让多余的耗材进仓库，避免堆着过期浪费。3.2.1按需申报需求，控制安全库存现在我们改了乱报计划的规则，每个月月底各个组根据下个月的预计出单量，结合仓库现存的耗材量报需求，我会核对上个月的实际使用量，减去现有库存，再留一点余量之后，才把最终的需求给采购，只按核过的量买。常用耗材比如胶带、普通纸箱，我们的安全库存只留一周的用量，不囤太多，不常用的特殊耗材，需要用的时候再临时采购，不提前囤货，这样就不会出现那种进了一堆一年用不完的情况了。3.2.2定期盘点，做好效期管理现在我们每个月月底都会盘一次耗材库存，哪些放了超过三个月没用，哪些快到效期了，都会提前标注出来，优先安排使用，实在用不了的早点折价处理，不会等到过期了只能扔。我们现在也严格执行先进先出，新进来的耗材放里面，旧的放外面，先用旧的，避免旧的放久了失效。之前那堆失效的保护膜就是教训，现在我们再也不会犯这种错了。3.2.3集中招标采购，压低采购单价除了控量，我们还要降价，之前我们都是找附近的供应商零散拿货，价格偏高，现在我们把一年的所有耗材需求汇总出来，找三家以上的供应商报价招标，选质量合格价格最低的长期合作，量大还能再谈优惠，一年下来光采购单价就能降10%左右，这都是实打实省下的钱，比我们省着用带来的降本还要直观。3.3建立回收再利用机制，挖掘隐性降本空间其实很多我们觉得没用的耗材，换个地方就能用，这块省下来的钱都是额外的惊喜。3.3.1可二次利用耗材分类回收我们专门在仓库划出了一块十多平方的区域做回收区，分成了二手纸箱区、完好托盘区、可二次利用塑钢带区和废纸区，要求大家每天下班之后，把拆完货的完好纸箱、没有损坏的托盘、拆下来的完整塑钢带都放到回收区，仓管每天整理消毒，完好的二手纸箱就用来发内件和小快递，一个月下来我们能用四百多个二手纸箱，省一千多块，一年下来就是小两万，积少成多真的不少。完好的托盘拿过来堆存放的货品，不用买新托盘，一年也能省好几千。3.3.2不可利用的耗材回收残值那些确实不能再用来打包的，比如坏了一半的托盘，我们拆下来的好木板还能用来做垫货的垫块，不用再买新的垫块，完全能用。剩下的废纸、废塑料我们统一攒起来卖废品，卖的钱不进公司账，都留着当我们部门的活动经费，大家一起喝个奶茶吃个饭，人人都能分到好处，大家也就愿意配合回收了。3.3.3逐步推动包装升级，从根源减少耗材使用我们也跟业务和产品部门沟通，慢慢优化包装方案，很多衣服、家纺类的产品本身就有原厂包装，只要套个快递袋就能发，不用再套个纸箱缠好几圈胶带，我们测试过两个多月，从来没有出现过破损，这样一个订单就能省下一半的耗材钱。还有大货的固定，我们现在开始逐步换可重复使用的塑料围膜，代替一次性缠绕膜，虽然买的时候贵一点，但是能用几十次，摊下来成本比一次性的低一半还多，用着也更结实。3.4建立激励挂钩机制，提升全员成本意识说到底，管控能不能成，还是要看大家愿不愿意配合，所以我们不能只罚不奖，要让大家从节约里拿到好处，自然就有动力了。3.4.1耗材节约和绩效直接挂钩每个月我们都会核算各个组的实际耗材用量，对比定额，比定额省下来的部分，我们按省下来金额的30%拿出来，当团队奖金分给组里的每个人，如果超了定额，超的部分从组绩效里扣，但是最多扣不超过绩效的10%，而且特殊情况比如异形货、大货多导致的超量，我们核实之后都会免罚，不会让大家平白吃亏。我记得第一个月试行的时候，有一个组省了八百多块，分下来每个人多拿了一百多块，虽然不多，但是大家都开心，觉得自己省下来的钱落到自己口袋了，第二个月大家就更积极了。3.4.2定期分享节约技巧，给大家成就感每个月我们都会开十分钟的小会，选当月节约最多的组，让大家分享自己的小技巧，比如哪个打包员发明了斜裁气泡膜的方法，能省五分之一的料，哪个组想出来旧胶带盒换芯接着用，不用买新的胶带盒，我们都会把这些方法推广全仓库，还给分享的人发个小奖品，比如洗衣液、纸巾什么的，东西不贵，但是大家都有成就感，也就愿意想办法节约了。3.4.3日常宣导，慢慢养成习惯我平时巡逻的时候，看到浪费也不会上来就批评，就是跟大家唠两句，说“这个还能用呢，留着下次用呗，省下来月底咱们多分点奖金不好吗”，慢慢大家也就接受了，现在很多老员工看到新员工浪费，都会主动上去说怎么省，不用我来管，整个仓库的氛围都变了。4.方案实施节奏和保障措施为了让方案顺利推行，不一下子给大家太大压力，我们分阶段推进，也留了足够的容错空间。4.1分阶段稳步推进第一阶段是制度搭建宣导阶段，也就是第一个月，主要是定好所有的定额标准，整理好耗材库和回收区，给所有员工做一次全面培训，把规则讲清楚，让大家都知道怎么做，为什么要做。第二阶段是试运行调整阶段，也就是第二个月到第三个月，试运行所有规则，每周收集大家的意见，哪里的定额不合理，哪里的流程太麻烦，我们随时调整，比如之前我们给异形货定的定额太低，大家反映不够用，我们马上就调了，不会死卡着规则不放。第三阶段就是常态化运行，第三个月之后，规则稳定了，就每月正常核算、复盘、调整，形成长效机制。4.2组织保障到位我自己牵头负责整个方案的推进，每个组选一个兼职的耗材管理员，负责本组的领用登记和回收整理，每周开一次十分钟的短会，碰一下遇到的问题，有问题当天解决，不拖着。4.3人性化容错机制刚开始推行的时候，大家肯定不习惯，会有超定额或者忘记回收的情况，第一次第二次我们都只提醒，不扣绩效，给大家一到两个月的适应时间，慢慢改习惯，不会一上来就罚，让大家抵触。方案总结这套方案我不是拍脑袋做出来的，都是我这五年来在仓库天天转，看着一个个浪费的细节攒出来的，