合同管理台账模板-含到期提醒和续签跟踪

合同管理台账模板——含到期提醒和续签跟踪

合同管理|台账模板|到期提醒|续签跟踪|Excel操作|实用工具

2026年9月15日

适用人群：企业行政人员、法务人员、合同管理员、采购人员、财务人员、创业者

文档类型：模板工具类

一句话简介：一份可直接在Excel中建成的合同管理台账模板，含完整字段设计、剩余天数自动计算公式、三级到期提

醒设置步骤、续签跟踪字段和到期后处置流程，按步骤操作即可完成搭建。

目录

第一章台账字段设计

1.1核心字段清单

1.2字段填写规范

1.3合同编号编码规则

第二章剩余天数自动计算

2.1距到期天数公式设置步骤

2.2到期状态标识公式设置步骤

2.3直观提醒文字公式设置步骤

第三章到期自动提醒（条件格式）

3.1三级颜色提醒设置步骤

3.2已过期合同的醒目提示

3.3自动筛选视图的创建

第四章续签跟踪

4.1续签跟踪字段设计

4.2续签决策流程与提醒节点

4.3续签状态更新操作

第五章到期后处置与归档

5.1四种处置方式与操作

5.2归档操作步骤

第六章使用示例

6.1完整台账填写示例

6.2筛选查看即将到期合同的操作

第一章台账字段设计

1.1核心字段清单

在Excel第一行输入以下列标题，从A1开始依次排列。这些字段覆盖了合同从签订到到期的核心管理需求：

列字段名称字段类型是否必填说明

A合同编号文本必填唯一标识，建议按编码规则编排

B合同名称文本必填写完整名称，不用简称

C合同类型下拉选项必填采购/销售/租赁/服务/框架/补充协议

D甲方名称文本必填工商登记全称

E乙方名称文本必填工商登记全称

F签订日期日期必填格式：2026/9/15

G合同起始日日期必填合同生效日期

H合同截止日日期必填合同到期日期

I合同期限（月）数字选填如12、24

J合同金额数字必填单位：元

K经办部门文本必填负责部门名称

L经办人文本必填负责人员姓名

M距到期天数公式自动见第二章公式

N提醒状态公式自动见第二章公式

O直观提醒公式自动见第二章公式

P续签意向下拉选项选填续签/不续签/待定

Q续签状态下拉选项选填未开始/沟通中/已续签/已终止

R备注文本选填特殊情况说明

设置完成后，选中第1行，右键“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中勾选“自动换行”，调整列宽使标题完整显示。

字段设计原则：台账里的每一个字段都要对应一个管理动作——用来筛选统计、触发提醒或支撑审计。既不能用于管

理又不影响合同效力的字段，就是冗余字段。

1.2字段填写规范

合同编号：建议按“业务线简称+年份+流水号”编排。例如销售合同用“XS-2026-0001”，采购合同用“CG-2026-0001”，

服务合同用“FW-2026-0001”。

合同类型：使用下拉选项约束，避免同一种合同三种叫法。在Excel中选中C列，点击“数据”→“数据验证”→“序列”，输

入“采购,销售,租赁,服务,框架,补充协议”。

签订日期、合同起始日、合同截止日：三个日期分开记录。签订日期是签约时间，生效日期和到期日期才是管理节

点。确保输入的是标准日期格式（如2026/9/15），避免文本型日期干扰后续计算。

经办部门和经办人：合同出问题找谁、合同要续签通知谁，都靠这两个字段。经办人离职时台账要能快速显示其名下

合同，方便交接。

合同金额：用数字格式填写，不要填文本。含税或不含税要在备注中说明，口径要统一。

1.3合同编号编码规则

合同类型编码前缀示例

采购合同CGCG-2026-0001

销售合同XSXS-2026-0001

租赁合同ZLZL-2026-0001

服务合同FWFW-2026-0001

框架协议KJKJ-2026-0001

补充协议BCBC-2026-0001

第二章剩余天数自动计算

2.1距到期天数公式设置步骤

操作步骤：

第一步：在M1单元格输入“距到期天数”。

第二步：在M2单元格输入以下公式：

=IF(ISBLANK(H2),"",H2-TODAY())

其中H2是“合同截止日”所在列。

第三步：将M2公式向下拖拽填充至所有合同行。拖拽方法：鼠标放在M2单元格右下角，当光标变为黑色十字时，按

住鼠标左键向下拖动到最后一个合同行。

结果确认：M列显示每份合同的剩余天数。正值表示距到期还有多少天，负值表示已过期多少天，零表示今天到期。

报错处理：如果M列显示为“#VALUE!”，检查H列的日期格式是否为标准日期格式。选中H列，右键“设置单元格格

式”，选择“日期”，格式设为“yyyy/m/d”。

格式设置：选中M列，设置单元格格式为“常规”或“0”，不要设为日期格式。

2.2到期状态标识公式设置步骤

操作步骤：

第一步：在N1单元格输入“提醒状态”。

第二步：在N2单元格输入以下公式：

=IF(M2="","",IF(M2>90,"正常",IF(M2>30,"关注",IF(M2>7,"即将到期",IF(M2>=0,"紧急","已过期")))))

第三步：将N2公式向下拖拽填充至所有合同行。

结果确认：N列显示每份合同的状态标签：

“正常”：距到期超过90天

“关注”：距到期31—90天

“即将到期”：距到期8—30天

“紧急”：距到期0—7天

“已过期”：距到期为负值

报错处理：如果N列显示“#NAME?”，检查公式中的引号是否为英文半角引号。如果M列为空但N列仍然显示内容，检

查M列公式是否返回了空值。

2.3直观提醒文字公式设置步骤

操作步骤：

第一步：在O1单元格输入“直观提醒”。

第二步：在O2单元格输入以下公式：

=TEXT(H2-TODAY(),"过期0天;还剩0天到期;今天到期")

第三步：将O2公式向下拖拽填充至所有合同行。

结果确认：O列直接显示可读的提醒文字。例如“还剩15天到期”“过期3天”“今天到期”。

报错处理：如果显示为“#VALUE!”，检查H列是否为标准日期格式。TEXT函数的格式代码中的分号必须是英文半角分

号。

第三章到期自动提醒（条件格式）

3.1三级颜色提醒设置步骤

条件格式能让不同到期状态的合同行自动显示不同颜色，一眼就能看到哪些合同需要优先处理。

第一级：已过期合同（红色）

第一步：选中M列（距到期天数）的数据区域，例如M2:M1000。

第二步：点击“开始”→“条件格式”→“新建规则”。

第三步：选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，在“单元格值”下拉菜单中选“小于”，输入0。

第四步：点击“格式”，设置字体为深红色、背景为浅红色。点击确定。

第二级：7天内到期（橙色）

重复上述步骤，选择“小于等于”，输入7，设置字体为深橙色、背景为浅橙色。

第三级：30天内到期（黄色）

重复上述步骤，选择“小于等于”，输入30，设置字体为深黄色、背景为浅黄色。

结果确认：M列中，已过期的合同显示浅红底深红字，7天内到期的显示浅橙底深橙字，30天内到期的显示浅黄底深黄

字。超过30天的保持默认无填充。

报错处理：如果颜色没有生效，检查条件格式的公式是否引用了正确的列。M2单元格的公式应引用M列自身（相对引

用），而不是$M$2（绝对引用）。

3.2已过期合同的醒目提示

除了M列的颜色提醒，还可以对N列（提醒状态）设置图标集或数据条。

操作步骤：选中N列数据区域，点击“开始”→“条件格式”→“突出显示单元格规则”→“文本包含”，输入“已过期”，设置格

式为红色填充。重复操作，分别对“紧急”设置橙色，“即将到期”设置黄色。

结果确认：N列中“已过期”的单元格显示红色填充，一眼就能识别需要立即处置的合同。

3.3自动筛选视图的创建

操作步骤：

第一步：选中台账任意数据单元格，按Ctrl+T创建表格，勾选“表包含标题”。

第二步：点击“插入”→“切片器”，勾选“提醒状态”列，插入切片器面板。

第三步：点击切片器中的“紧急”或“已过期”，台账区域将仅显示对应状态的合同行。

日常使用：每天早上打开台账，点击切片器的“紧急”和“已过期”，就能快速看到需要今天处理的合同清单。

第四章续签跟踪

4.1续签跟踪字段设计

在台账中增加以下续签跟踪字段。这些字段在第一章的字段清单中已经包含（P、Q、R列）：

列字段名称下拉选项/填写规范使用说明

P续签意向续签/不续签/待定合同到期前90天开始评估，填写初步意向

Q续签状态未开始/沟通中/已续签/已终止根据实际进展更新

R备注自由文本记录续签谈判中的特殊约定

设置下拉选项的方法：选中P列，点击“数据”→“数据验证”→“序列”，输入“续签,不续签,待定”。Q列同理，输入“未开始,

沟通中,已续签,已终止”。

4.2续签决策流程与提醒节点

续签决策需要提前量。建议设置三个提醒节点：

到期前90天（关注节点）：台账M列显示剩余天数在90天以内时，N列自动显示“关注”。经办人应开始评估是否需要

续签。

到期前60天（评估节点）：到期前60天前完成续签评估，填写P列“续签意向”。如果需要续签，进入沟通谈判阶段，Q

列更新为“沟通中”。

到期前30天（决策节点）：到期前30天，N列自动显示“即将到期”。如果意向是“不续签”，应确认是否需要办理终止

手续；如果意向是“续签”但尚未签约，应加快谈判进度。

到期前7天（紧急节点）：N列自动显示“紧急”。此时如果续签合同尚未签署，应启动应急预案。

4.3续签状态更新操作

日常操作流程：

第一步：每天早上打开台账，点击切片器“紧急”，查看N列显示“紧急”的合同。

第二步：对每份紧急合同，检查P列续签意向和Q列续签状态。

第三步：如果意向为“续签”且状态为“未开始”，立即联系对方经办人启动续签谈判，Q列更新为“沟通中”。

第四步：续签合同签署完成后，Q列更新为“已续签”，同时在台账中新增一条续签合同的记录，关联原合同编号。

第五步：如果确认不续签，Q列更新为“已终止”，按第五章的处置流程处理。

续签合同与原合同的关联：新增续签合同时，在备注栏注明“原合同编号：XXXX”，便于追溯。

4.4续签决策流程说明

续签决策不是“到期了再决定”，而是有明确的评估流程和决策标准。以下决策流程可直接落地执行：

第一步：到期前90天启动评估

打开台账，筛选N列显示“关注”的合同。经办人接到通知后，对每份合同从以下维度进行评估：

评估维度评估内容判断标准

履约质量对方是否按时交付、服务质量是否达标有重大违约记录的，倾向不续签

价格合理性当前价格是否高于市场均价高于市场均价15%以上的，启动比价

业务必要性该合同对应的业务是否仍需要业务已停止或缩减的，倾向不续签

对方配合度沟通是否顺畅、问题响应是否及时多次沟通不畅的，列入观察

合规风险对方是否存在资质过期、涉诉等情况存在重大合规风险的，直接不续签

第二步：到期前60天填写续签意向

经办人完成评估后，在P列填写“续签意向”：

五个维度均无重大问题→填写“续签”

存在价格或业务必要性疑问→填写“待定”，并启动内部沟通

存在重大履约或合规问题→填写“不续签”

第三步：到期前30天做出续签决策

P列填写“待定”的合同，由经办部门负责人做出最终决策。决策依据包括：与对方的谈判结果、内部预算审批情况、替

代方案的可行性。决策结果在P列明确为“续签”或“不续签”。

第四步：到期前7天完成续签签署或终止手续

P列为“续签”的合同，应在到期前7天完成续签合同签署。P列为“不续签”的合同，应在到期前7天确认终止手续已办理

完毕，Q列更新为“已终止”。

第五章到期后处置与归档

5.1四种处置方式与操作

合同到期后，有四种处置方式。操作人员需根据实际情况选择对应方式，并在台账中及时更新状态。

方式一：续签。双方同意继续合作，签署新的合同或补充协议。操作：在台账中新增续签合同记录，原合同的Q列更

新为“已续签”，在备注中注明新合同编号。

方式二：终止。合同自然终止，不再续签。操作：原合同的Q列更新为“已终止”，在N列的状态自动变为“已过期”（M

列为负值）。确认双方已履行完毕全部义务。

方式三：自动顺延。部分合同约定“到期后如双方无异议，自动顺延一年”。操作：在备注栏注明“自动顺延”，在M列

公式中更新H列的到期日为顺延后的新日期。

方式四：提前终止。合同未到期，双方协商提前终止。操作：在备注栏注明“提前终止”及终止日期，Q列更新为“已终

止”，N列手动标注“提前终止”。

处置方式决策提示：如果合同到期后双方仍在继续履行但未续签，根据《民法典》的规定，视为不定期合同，任何一

方可以随时解除，但应在合理期限之前通知对方。建议在合同到期前完成续签，避免出现“无合同履行”的法律真空

期。

5.2归档操作步骤

第一步：将纸质合同原件扫描为PDF，文件命名格式为“合同编号合同名称对方名称”。

第二步：在电脑中建立归档文件夹结构：按年份→按合同类型→存放PDF文件。

第三步：在台账中增加“归档状态”列（如未增加），填写“已归档”或“未归档”。

第四步：纸质原件按合同编号顺序放入档案盒，档案盒标签注明“年份-合同类型-编号范围”。

第六章使用示例

6.1完整台账填写示例

以下是台账前5行的完整填写示例，展示各字段的实际填写方式：

合经距到期续续

经提醒状直观提

合同编合同同甲金额办天数签签

乙方签订日期合同起始日合同截止日办态（自醒（自

号名称类方（元）部（自意状

人动）动）

型门动）向态

北京

XX原

CG-本XX物采还剩沟

材料采张续

2026-公资有2026/1/102026/1/152027/1/14500,000购121正常121天通

采购购三签

0001司限公部到期中

合同

司

XX产上海

XS-品年本XX贸销还剩未

销李待

2026-度销公易有2026/3/12026/3/12027/2/281,200,000售166正常166天开

售四定

0003售合司限公部到期始

同司

合经距到期续续

经提醒状直观提

合同编合同同甲金额办天数签签

乙方签订日期合同起始日合同截止日办态（自醒（自

号名称类方（元）部（自意状

人动）动）

型门动）向态

XX物

办公

ZL-本业管行还剩未

场地租王待

2026-公理有2026/6/12026/7/12027/6/30360,000政288正常288天开

租赁赁五定

0002司限公部到期始

合同

司

XX系深圳

FW-统运本XX科信还剩沟

服