分享活动执行计划

分享活动执行计划我做线下公益成长分享已经快五年，前前后后组织了四十余场大小分享活动，踩过准备不周的坑，也收获过无数参与者真诚的反馈，这次要做的是面向入职一年以内职场新人的「新人破局」主题分享，结合过去的经验和这次受众的实际需求，我整理了这份完整的执行计划，核心就是要做一场接地气、真有用、有温度的小范围分享，不搞形式主义，只解决实际问题。1活动核心定位与前期筹备做任何分享活动，最忌讳的就是上来就定时间找场地，不搞清楚为什么做、给谁做，所以我把核心定位和前期筹备放在所有工作的最前面，把基础打牢。1.1活动目标分层拆解我把这次活动的目标分成了三个层级，从受众到内容再到长期影响，每一层都有明确的要求，避免跑偏。1.1.1核心受众定位这次分享我们不做泛人群覆盖，就盯着毕业半年到一年、刚刚进入职场遇到适应障碍的年轻人，总人数严格控制在30人以内，做小场深度交流。为什么选这个群体？我前两个月和十几个刚毕业的小朋友聊天，很多人拿着不错的学历，进了公司却连“怎么主动找领导问问题”“周报要写什么”这种基础问题都搞不清楚，甚至因为怕做错事天天焦虑得睡不着，看着真的心疼。我自己刚毕业的时候也没人带，走了快一年弯路才摸清楚职场的基本规则，所以就想专门帮这群刚踩进坑的年轻人拉一把，小范围才能保证每个人都有发言提问的机会，不会像大课那样来了就是坐着听，散场什么都没带走。1.1.2当期内容目标我们不请年薪百万的高管讲成功学，就请工作3到5年、在不同类型企业扎根的普通职场人分享，核心目标就是让每个来参加的人，至少带走3个可以直接拿来用的实操方法，要么是和领导汇报的逻辑框架，要么是快速接手新工作的步骤，要么是调整心态的小方法，绝对不讲“你要努力”这种正确的废话。分享内容必须100%贴合新人真实遇到的问题，不许嘉宾拿自己的奋斗史凑时间，所有内容都要围绕“踩过的坑”“解决的方法”来讲。1.1.3长期连接目标我们不做“一锤子买卖”，活动结束不是终点，而是大家互相支持的起点。活动结束后会保留交流群，之后大家遇到新的问题还能在群里交流，我们也会不定期在群里做小范围的线上答疑，帮大家持续解决问题，真正形成一个新人互助的小圈子。1.2前期需求与场地准备所有准备工作都围绕受众需求走，我提前做了不少铺垫工作。1.2.1受众需求调研我提前在合作的几个高校毕业社群、本地新人求职群里发了简易问卷，一共收了87份有效反馈，整理出来大家最关心的三类问题，排第一的是人际沟通：不知道怎么和领导相处、不知道怎么融入同事圈子，排第二的是工作方法：怎么快速上手工作不挨骂、怎么写汇报和周报，排第三的是心态调整：入职落差大、觉得自己什么都不会、天天想辞职。所以我们就把分享内容牢牢锁定这三个方向，让嘉宾对着需求准备内容，我之前吃过亏，早年一场分享让嘉宾自由发挥，嘉宾讲了快一小时自己的创业经历，台下新人听完都说“和我没关系”，反馈特别差，从那之后我就定下规矩，必须先调研再定内容，绝对不能自嗨。1.2.2场地提前踩点这次我们选了市中心地铁口旁的公益共享空间，对方免费给我们提供场地，我前后已经去踩了两次点，把所有细节都核对过了：第一是交通，从地铁口出来步行不到5分钟就能到，对没车的年轻人来说特别方便；第二是场地规模，30个人围坐空间很宽松，不会挤得转不开身；第三是设备，有高清投影、无线麦克风，我当场测了WiFi速度，投屏分享不会卡；第四是配套，有茶水间，附近就是便利店，还有公共厕所，场地也有无障碍通道，万一有行动不方便的朋友来也能正常接待。最后我还特意看了周围的环境，周边不会有工地噪音或者商铺噪音，不会影响分享过程，这些小细节看起来不起眼，却直接影响大家的体验。1.2.3嘉宾对接沟通我们这次请了两个嘉宾，一个是互联网公司的运营岗，一个是国企的行政岗，刚好覆盖了市场化企业和体制内两种完全不同的职场环境，能满足不同背景参与者的需求。我已经和两个嘉宾碰了三次内容，帮他们调整分享框架，反复提醒要多讲具体的事，少讲抽象的道理。比如运营嘉宾原本只准备讲怎么写方案，我让他加了自己刚入职时改了五遍PPT都没通过的经历，最后总结出来“给领导做PPT，一页只讲一个核心数据，不用花里胡哨的模板”这个结论，大家一听就能懂，拿来就能用。虽然我们是公益活动，也给嘉宾准备了适度的车马费，人家抽周末休息时间过来，不能让人家白折腾，这是基本的尊重。1.3分工与物料筹备把人和物都安排到位，避免临场出错。1.3.1内部人员分工我们整个活动执行团队一共三个人，分工明确到个人：我总负责，统筹所有环节，对接嘉宾和场地，处理突发问题；另外一个负责线上报名、社群运营和预热宣传；第三个负责物料准备和现场签到。我们约定每天晚上花十分钟碰进度，有问题当天解决，绝对不攒到最后。之前我吃过分工不清的亏，一场活动大家都觉得这件事是对方负责，最后没人做，搞得手忙脚乱，所以这次把责任划得清清楚楚，每个人都知道自己要做什么。1.3.2物料细节准备我们不搞铺张浪费，但是该有的细节都到位：首先是每人一份姓名牌，让大家可以写上自己的行业和最困惑的问题，方便破冰交流；然后是分享大纲打印件和空白笔记纸，方便大家记重点；准备了常温矿泉水和适合年轻人吃的小曲奇，活动时长两个半小时，中途饿了可以随时拿；还准备了应急包，里面有创可贴、薄荷糖、不同接口的充电宝和数据线，还有风油精，我之前有一场活动三个人手机没电找不到地方充电，尴尬得不行，所以这次提前把这些都备好；最后我们还做了简易的宣传海报，贴在场地门口，也做了适合线上转发的分享图，方便大家自愿转发。2活动全流程执行安排前期准备都到位之后，核心就是流程的把控，每个环节都卡好时间，抠好细节，保证活动顺畅进行。2.1活动前一周的预热与确认正式活动开始前一周，就要把所有邀约和确认工作做完。2.1.1报名筛选我们开放了线上报名通道，不是所有人都能来，需要简单筛选：报名的时候要求大家写清楚自己的入职时长和最困惑的一个问题，我们优先选真的有需求、符合我们定位的新人，会筛掉打广告的、已经工作五六年以上的，最终确认30个名额，如果有剩就留给排队候补的朋友，绝对不超额加人，挤太多人只会降低所有人的体验，这个底线我们一定要守。2.1.2多轮提醒确认报名通过之后，我们会提前三天给大家发短信和微信群通知，写清楚详细地址、到场时间、地铁路线，还特意标了附近哪里停车比较便宜，给开车来的朋友参考，最后会提醒大家可以多准备几个自己的问题，过来就是解决问题的，不用不好意思。活动前一天下午再发一次提醒，避免有人忙忘了，不到场空占名额。2.1.3嘉宾最终确认活动前一天晚上我会再和嘉宾通一次电话，确认第二天的到场时间、路线，提醒他们控制分享时间，每个嘉宾分享40分钟，留20分钟互动，不要拖堂，大家周末出来都有自己的安排，不能占用大家太多私人时间，同时会确认嘉宾要用到的PPT，提前存到场地电脑里，避免临场找文件浪费时间。2.2活动当天的流程细节把控活动当天我一般都会提前两个小时到，比团队要求的还早半个小时，就是为了把所有环节再检查一遍。2.2.1提前进场布置我们要求所有工作人员提前一个半小时到场，第一件事就是测试设备：打开投影试投屏，试麦克风音量，调好空调温度，26度是最舒服的，不冷不热；然后把签到台摆好，姓名牌、资料、水和点心都按位置放好；最后再检查一遍应急物品有没有带齐，全部收拾妥当之后，我们才会歇下来等大家到场。2.2.2签到暖场正式开始前30分钟开始签到，大家来的时候先签到，领姓名牌和资料，我们会当场把大家拉进活动群，之后有什么通知都在群里发。暖场的时候放一点轻柔的轻音乐，大家可以自由走动聊天，我们的工作人员会主动和大家搭话，问问大家是从哪里过来的，有没有什么特别想解决的问题，让大家放松下来，不要太拘谨，毕竟我们不是课堂，就是朋友聊天。2.2.3正式分享环节整个正式环节控制在两个半小时以内，节奏安排得很舒服：开场我用10分钟介绍活动由来和嘉宾，不说客套话，开门见山就说我们今天就是来解决问题的，不用端着；然后第一位嘉宾分享40分钟，分享完留20分钟互动，大家有问题直接举手问，嘉宾现场解答，我会帮忙控场，不要让一个人占太久时间，保证更多人能问到问题；之后休息10分钟，大家可以起来活动一下，接水、上厕所，随便聊天；然后第二位嘉宾分享40分钟，再留20分钟互动；最后留30分钟做自由围谈，大家把自己的问题抛出来，所有人一起聊，嘉宾也参与，我发现这个环节其实是大家最喜欢的，很多人来了之后才发现“原来不是只有我会遇到这个问题”，瞬间就放下了心理负担，很多心结聊着聊着就解开了；最后用10分钟收尾，拍大合照，给每个人送一个我们自己印的小便签本，上面印了几句简单的鼓励话，不贵但是有心，然后和大家说明群里之后还会继续交流，有问题随时说。2.2.4现场秩序维护整个活动过程中，我们会有一个专人负责拍照，同时提醒大家把手机调静音，如果有急事接电话可以出去接，不要影响其他人，也会随时观察大家的需求，比如有人觉得空调太冷，我们会马上调整温度，有人需要充电，我们马上把备用充电宝送过去，尽量满足所有人的合理需求。2.3活动结束后的收尾与跟进活动结束不是万事大吉，后续的跟进也很重要。2.3.1场地收尾整理活动结束后我们三个人一起收拾场地，把垃圾全部带走，把场地恢复成我们来之前的样子，人家免费给我们提供场地，我们一定要爱护，这是最基本的礼貌，这么多年我们一直这么做，所以对方也愿意一直和我们合作。2.3.2内容整理分享我们会把嘉宾分享的核心内容整理成清晰的文字稿，发到活动群里，一来给没来的候补朋友也能看看，二来来了的朋友也能回头复盘，不会听完就忘。然后我们会把现场拍的照片修一下，问过大家同意之后再发到群里，让大家自己存，绝对不随便发别人的照片，尊重每个人的隐私。2.3.3后续长期跟进群建立之后我们不会发广告，也不会放着不管，每周我们会留一个晚上做自由答疑，大家有问题可以在群里提，我们会找有经验的朋友帮忙解答，半个月之后我们会发一个简单的匿名反馈问卷，问问大家对这次活动有什么不满意的地方，有什么建议，我们下次活动就调整，慢慢越做越好。3风险预案与效果评估做活动不可能百分百顺利，提前想好应对方法，也做好效果评估，方便后续改进。3.1可能的风险与应对方案我把过去遇到过的突发情况都整理出来，提前做好了应对。3.1.1人数异常应对如果报名人数不够，我们就把候补的朋友补上，实在不够20人，我们就缩小规模，15个人我们也正常办，小场反而交流更充分，绝对不取消让大家白跑。如果报名人数太多，我们就把多余的人登记下来，下次活动优先邀请，绝对不硬挤人，破坏大家的体验。3.1.2设备故障应对我自己随身带了一个便携投影，备用的麦克风电池，手机也开了流量热点，万一场地WiFi坏了就用我的热点，投影坏了就用我的便携投影顶上，之前吃过设备坏了折腾半小时的亏，所以现在备用设备我都自己带，不求人。3.1.3嘉宾临时缺席应对我们提前找了一个后备嘉宾，就是之前分享过、内容也贴合主题的老嘉宾，万一原定嘉宾临时有事来不了，后备嘉宾半小时就能赶过来，我自己也能先顶一段，绝对不会开天窗让大家空跑。3.1.4突发健康问题应对我们的应急包里准备了常用的肠胃药、退烧药、风油精，万一有人不舒服可以先应急，要是情况比较严重，我们已经提前存了场地附近医院的急救电话，会马上联系急救，也有专人负责跟进，不会慌了手脚。3.2活动效果评估维度我们不用乱七八糟的数据撑场面，就用三个真实的维度评估效果。3.2.1现场即时反馈活动结束的时候我们会给每个人发一张小纸条，让大家写一句这次活动最大的收获，或者一个不满意的地方，当场收回来，能最快得到最真实的反馈，比事后发问卷更直接。3.2.2后续社群互动活动结束一周后看群里的活跃度，如果大家还愿意在群里提问、分享自己的工作进展，那就说明活动真的帮到了大家，如果群里一直没人说话，那就说明我们的内容没做到位，下次要调整。3.2.3口碑传播情况我们做了这么多年，全靠口碑传播，如果来了的朋友愿意把我们的活动推荐给身边有需要的朋友，那就说明我们做得合格了，这比什么宣传都管用。总结这份执行计划我前前后后改了三次，