酒店会务费合同范本

酒店会务费合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX国际会议中心有限公司

甲方地址：中国北京市朝阳区光华路1号XX国际会议中心大楼5层

甲方法定代表人/负责人：张明

甲方联系方式业务咨询）

甲方是一家经国家工商行政管理机关批准成立的专业会议服务提供商，拥有现代化的会议设施、专业的服务团队和丰富的会务经验。甲方致力于为客户提供高品质的会议场所、一流的会务服务和全方位的配套支持，是国内外众多大型会议、展览和商务活动的首选合作伙伴。基于甲方在会议服务领域的专业能力和资源优势，乙方拟通过甲方提供的会议场所及配套服务，举办一场以“XX”为主题的行业峰会，涉及参会人数约500人，会议时长为期三天。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，就乙方向甲方租赁会议场所及相关会务服务事宜，达成如下协议。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX科技有限公司

乙方地址：中国上海市浦东新区张江高科技园区科苑路88号XX科技大厦3层

乙方法定代表人/负责人：李华

乙方联系方式商务合作）

乙方是一家在信息技术领域具有领先地位的高新技术企业，主要从事企业级会议系统研发、智能会议解决方案和大型活动服务。乙方凭借其先进的技术平台、创新的服务模式和卓越的市场口碑，已成功承办过多次国内外高端会议和行业论坛。为提升公司品牌影响力，扩大行业合作网络，乙方计划于2023年11月15日至17日在甲方提供的会议场所举办“XX行业创新峰会”，会议将邀请国内外行业专家、企业高管及参会代表约500人参与。乙方在会务、技术支持和后勤保障方面具备丰富的实践经验，希望通过与甲方的合作，借助甲方专业的会议设施和服务团队，确保峰会顺利进行，并实现预期目标。双方基于长期战略合作的意向，经充分沟通与协商，决定就乙方向甲方租赁会务场所及相关服务事宜签订本合同，共同推动峰会成功举办。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲乙双方在“XX行业创新峰会”会务服务合作中的权利与义务，确保乙方能够按照约定租赁甲方的会议场所及相关设施，并由甲方提供专业的会务服务，以支持乙方成功举办此次行业峰会。合同范围具体包括：1.甲方提供符合峰会需求的会议主会场、分会场、签到区、餐饮区等场所的租赁服务；2.甲方负责提供会议期间的灯光、音响、投影、视频设备等基础会议设施的安装、调试及运行保障；3.甲方提供会议期间的场地清洁、安保、绿化等基础后勤服务；4.甲方协助乙方进行会场布置、横幅悬挂、指示牌设置等宣传标识的安装工作；5.甲方根据乙方需求，提供会议期间茶歇、午餐等餐饮服务的安排与执行；6.甲方提供会议期间的专业技术支持人员，解决设备使用中的突发问题；7.甲方配合乙方进行参会嘉宾的引导、接待及相关手续的办理工作。双方将依据本合同约定及相关附件内容，全面履行各自职责，确保峰会各项议程按计划顺利执行。

第二条定义

1.“会议场所”指甲方提供的用于举办峰会的室内外场所，包括主会场、分会场、签到区、茶歇区、用餐区等，具体范围以附件一《会议场所平面及使用说明》为准；2.“会务服务”指甲方为保障峰会顺利召开而提供的包括但不限于场地租赁、设备租赁与维护、后勤保障、餐饮安排、技术支持、人员接待等全方位服务；3.“峰会日期”指本合同附件二《峰会日程安排表》中载明的会议开始日期至结束日期，即2023年11月15日至17日；4.“合同总价款”指乙方根据本合同约定应向甲方支付的全部费用，包括场地租赁费、设备使用费、会务服务费等；5.“附件”指本合同中特别列明的所有附件，为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力；6.“不可抗力”指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会事件等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

（1）甲方有权要求乙方按照本合同约定支付各项费用，并对乙方的付款情况进行监督。若乙方未按时支付款项，甲方有权暂停或终止本合同项下的服务，直至款项付清；

（2）甲方有权对乙方在会议场所内的布置、搭建、设备使用等行为进行监督，确保其符合安全规范及场地使用要求。如乙方行为存在安全隐患或违反场地管理规定，甲方有权要求乙方立即整改，并有权拒绝乙方继续进行该行为；

（3）甲方应按照本合同约定及附件内容，提供符合峰会需求的会议场所及相关设施，并保证其处于良好可用状态。如因甲方原因导致场地或设施无法正常使用，甲方应承担相应责任并采取补救措施；

（4）甲方应配备专业的技术支持人员，对峰会期间使用的所有设备进行实时监控和维护，确保设备正常运行。如遇设备故障，甲方应立即维修，并承担维修费用；

（5）甲方应提供会议期间的安保服务，维护会场秩序，保障参会人员安全。如发生安全事件，甲方应立即启动应急预案，并配合相关部门进行处理；

（6）甲方应提供会议期间的清洁服务，保持会场环境整洁。如因甲方清洁不到位导致会场环境脏乱，乙方有权要求甲方立即整改并承担相应责任；

（7）甲方应配合乙方进行会场布置、横幅悬挂、指示牌设置等工作，确保峰会宣传标识的规范摆放。如因甲方配合不力导致标识摆放混乱，乙方有权要求甲方承担相应责任；

（8）甲方应提供会议期间的餐饮服务，确保餐饮质量符合峰会要求。如因餐饮质量问题导致参会人员投诉，甲方应承担相应责任并采取补救措施；

（9）甲方应配合乙方进行参会嘉宾的引导、接待及相关手续的办理工作，确保嘉宾能够顺利参会。如因甲方配合不力导致嘉宾无法顺利参会，乙方有权要求甲方承担相应责任。

2.乙方的权力与义务：

（1）乙方可根据峰会需求，在会议场所内进行合理的布置、搭建和装饰，但不得损坏场地设施或影响其正常使用。如乙方需要对场地进行改造或增设设施，应提前与甲方沟通并获得甲方书面同意，并承担相关费用；

（2）乙方可使用甲方提供的会议设备，但应按照设备操作规程进行使用，并对设备使用过程中造成的损坏承担赔偿责任。如乙方需要增加设备使用需求，应提前与甲方沟通并获得甲方书面同意，并支付相应费用；

（3）乙方可根据峰会需求，向甲方提出餐饮服务需求，包括菜品种类、数量、口味等。甲方应根据乙方需求提供餐饮服务，但最终菜品安排由甲方根据实际情况进行调整。如乙方对餐饮服务不满意，可提出合理意见，甲方应予以考虑并尽可能满足乙方需求；

（4）乙方可要求甲方提供会议期间的技术支持服务，包括设备调试、故障排除等。甲方应按照乙方要求提供技术支持，并确保技术支持人员能够及时响应乙方需求；

（5）乙方可要求甲方提供会议期间的安保服务，确保参会人员安全。如发生安全事件，乙方应积极配合甲方进行处理，并提供必要的协助；

（6）乙方可要求甲方提供会议期间的清洁服务，保持会场环境整洁。如因乙方原因导致会场环境脏乱，乙方应承担相应责任并采取补救措施；

（7）乙方可要求甲方提供会场布置、横幅悬挂、指示牌设置等服务，并确保宣传标识的规范摆放。如因乙方要求不合理导致标识摆放混乱，乙方应承担相应责任；

（8）乙方可要求甲方提供会议期间的餐饮服务，并确保餐饮质量符合峰会要求。如因乙方要求不合理导致餐饮质量问题，乙方应承担相应责任；

（9）乙方可要求甲方提供会议期间的接待服务，并确保参会嘉宾能够顺利参会。如因乙方要求不合理导致嘉宾无法顺利参会，乙方应承担相应责任；

（10）乙方应按照本合同约定及附件内容，按时支付各项费用。如乙方未按时支付款项，应向甲方支付滞纳金，并承担甲方因此产生的损失；

（11）乙方应遵守甲方的管理规定，爱护场地设施，维护会场秩序。如乙方违反管理规定或造成场地设施损坏，应承担相应赔偿责任；

（12）乙方应配合甲方进行会场布置、设备调试、人员接待等工作，确保峰会顺利进行。如因乙方配合不力导致峰会无法顺利进行，乙方应承担相应责任；

（13）乙方应提供峰会参会人员的名单及相关信息，并确保信息的准确性。如因乙方提供的信息不准确导致参会人员无法顺利参会，乙方应承担相应责任；

（14）乙方应负责峰会的宣传推广工作，并确保宣传内容符合峰会主题及要求。如因乙方宣传内容不当导致负面影响，乙方应承担相应责任；

（15）乙方应负责峰会的知识产权保护工作，并确保峰会期间使用的所有资料、设备等不侵犯他人知识产权。如因乙方原因导致知识产权纠纷，乙方应承担全部责任。

第四条价格与支付条件

1.合同总价款：经双方协商一致，乙方同意向甲方支付本合同项下的会务服务费用总额为人民币肆拾伍万元整（￥450,000.00）。该费用包含但不限于以下内容：会议主会场租赁费、分会场租赁费、基础会议设备使用费、茶歇服务费、午餐服务费、场地清洁费、基础安保费、技术支持费、人员接待协助费等。具体费用明细以附件三《费用明细表》为准，该附件为本合同不可分割的组成部分。

2.支付方式：乙方应通过银行转账方式向甲方支付合同总价款。乙方应在签订本合同后7个工作日内，将合同总价款的50%（即人民币贰拾贰万伍仟元整，￥225,000.00）支付至甲方指定银行账户；剩余50%（即人民币贰拾贰万伍仟元整，￥225,000.00）应在峰会结束且乙方确认所有服务费用无异议后10个工作日内支付完毕。

3.甲方指定银行账户信息：开户名称：XX国际会议中心有限公司；开户银行：中国工商银行北京市光华路支行；账号：0200001234567890123。乙方应确保支付款项的准确性，并将银行转账凭证及时提供给甲方。

4.如乙方需要调整服务范围或增加额外服务，双方应另行协商并签订补充协议，相应费用应在补充协议中约定并按约定时间支付。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，至2023年11月17日峰会结束且所有服务费用结清之日终止。

2.关键时间节点：

（1）峰会筹备期：自本合同签订之日起至峰会召开前30日，乙方应向甲方提供详细的会务需求清单及峰会日程安排表，甲方应根据乙方需求做好场地准备及服务安排。

（2）场地布置期：自峰会召开前30日起至峰会召开前3日，乙方应在甲方指导下完成会场布置、设备调试等工作，甲方应提供必要的协助与支持。

（3）峰会执行期：2023年11月15日至17日，甲乙双方共同保障峰会顺利进行，甲方负责提供全程会务服务，乙方负责配合甲方落实各项会务工作。

（4）善后服务期：峰会结束后3日内，甲方应完成场地清理、设备撤场等工作，乙方应支付所有未付服务费用。

5.如遇节假日或公休日，相关时间计算应相应顺延，具体以双方书面确认为准。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）如因甲方原因导致会议场所无法按时交付使用，或提供的设施设备不符合合同约定，影响乙方峰会正常举办，甲方应承担违约责任。每延迟一日，甲方应向乙方支付合同总价款千分之五（0.5%）的违约金，但累计违约金不超过合同总价款的10%（￥45,000.00）。如延迟超过5日，乙方有权解除合同，甲方除支付违约金外，还应赔偿乙方因此遭受的直接经济损失。

（2）如甲方提供的会务服务质量不符合合同约定，例如餐饮服务存在食品安全问题、设备故障未能及时修复、安保措施存在疏漏等，导致乙方或参会人员权益受损，甲方应承担相应赔偿责任。乙方有权要求甲方立即整改，并可根据受损程度要求甲方支付合同总价款千分之十（1%）的违约金。如违约行为严重，导致峰会无法继续进行，乙方有权解除合同，甲方应退还乙方已支付但未提供服务的费用，并支付合同总价款20%（￥90,000.00）的违约金。

（3）如甲方未按时履行支付义务（例如甲方应向乙方支付因乙方额外需求产生的费用而未支付），每延迟一日，甲方应向乙方支付应付未付金额千分之五（0.5%）的违约金。

2.乙方违约责任：

（1）如乙方未按时支付合同总价款，每延迟一日，乙方应向甲方支付应付未付金额千分之五（0.5%）的违约金。如延迟超过30日，甲方有权解除合同，并要求乙方支付合同总价款20%（￥90,000.00）的违约金，同时甲方有权保留向乙方追偿因其违约行为造成的损失的权利。

（2）如乙方未按时完成场地布置或恢复场地原状（例如峰会结束后未按要求清理会场、损坏设施未赔偿），甲方有权自行清理或修复，相关费用由乙方承担。每延迟一日，乙方应向甲方支付未完成工作费用千分之五（0.5%）的违约金，但累计违约金不超过合同总价款的10%（￥45,000.00）。

（3）如乙方因自身原因导致峰会无法按计划进行（例如乙方提供的参会人员名单错误导致大量人员无法入场、乙方自行安排的与峰会冲突的活动影响甲方正常服务），乙方应承担相应责任。甲方有权要求乙方立即纠正，并可根据情况要求乙方支付合同总价款千分之十（1%）的违约金。如违约行为严重，导致甲方遭受重大损失，乙方还应承担直接赔偿责任。

（4）如乙方在峰会期间从事违反法律法规或损害甲方声誉的行为，导致甲方被行政处罚或产生负面影响，乙方应承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的经济损失和精神损害赔偿金。

3.违约金上限：双方同意，本合同项下的任何违约金累计不得超过合同总价款的30%（￥135,000.00）。如违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方仍有权要求违约方赔偿超出违约金部分的损失。

4.解除合同后果：如一方严重违约导致合同无法继续履行，守约方有权解除合同。解除合同后，已经履行的部分，守约方有权要求返还已支付的费用；尚未履行的，双方应终止履行，并互相返还已获得的财产。因解除合同给守约方造成损失的，违约方应予以赔偿。

5.不可抗力免责：如因不可抗力导致合同无法履行或履行部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。不可抗力消除后，双方应继续履行合同或协商变更合同内容。因不可抗力造成的损失，双方应各自承担。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律法规变更、政策调整、征收征用等）、社会事件（如大规模骚乱、罢工等）以及其他类似事件，这些事件导致或促成了本合同部分或全部不能履行。

2.通知义务：任何一方因不可抗力不能履行合同时，应在不可抗力事件发生后7个工作日内，向对方发出书面通知，详细说明不可抗力事件的情况、影响以及预计持续的时间，并附相关证明文件。如不可抗力事件持续超过15个工作日，双方应再次协商，根据实际情况决定是否解除合同或变更合同内容。

3.责任免除：因不可抗力导致合同无法履行或履行部分无法履行，受影响一方不承担违约责任。双方应根据不可抗力事件的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。如合同解除，双方应互相返还已收取的款项，并扣除因不可抗力事件导致的必要支出。

4.不可抗力证明：双方应对不可抗力事件的发生及影响承担举证责任。如一方主张不可抗力免责，应提供事件发生时的相关证据，包括但不限于政府部门的通知、新闻报道、现场照片或视频等。对方有权要求进一步核实证据，如证据不足，主张方应承担相应责任。

5.持续不可抗力：即使不可抗力事件消除，受影响一方仍应在合理范围内采取补救措施，尽量减少损失。如不可抗力事件消除后，双方仍应按照合同约定履行剩余义务。

第八条争议解决

1.争议类型：本合同项下的任何争议，包括但不限于合同解释、履行、违约责任等，均应首先通过友好协商解决。双方应指定专门联系人，负责处理相关争议，并力争在争议发生后的30个工作日内达成一致解决方案。

2.协商不成：如协商不成，双方同意将争议提交至甲方所在地有管辖权的人民法院通过诉讼方式解决。双方应积极配合法院的审理工作，并根据法院的判决或调解结果履行义务。

3.仲裁选择：作为替代诉讼的争议解决方式，双方同意将争议提交至中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照届时有效的仲裁规则在北京进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。除非双方另有书面约定，仲裁费用由败诉方承担。

4.争议解决期间：在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本合同中未受争议影响的其他条款。任何一方不得单方面停止履行合同义务，也不得因此损害对方的合法权益。

5.争议语言：所有争议解决程序均使用中文进行。如涉及外文资料，应提供经双方认可的中文译本作为正式文件。

第九条其他条款

1.通知方式：双方就本合同相关事宜进行的所有通知、请求、要求或其他通讯，均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件、挂号信）发送至本合同首部列明的地址或双方另行书面指定的地址。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以传真方式发送的，发送成功时视为送达；以信函或挂号信方式发送的，寄出后3个工作日视为送达。任何一方变更联系方式，应提前7个工作日书面通知对方。