学校食堂采购询价制度及流程(范文)

学校食堂采购询价制度及流程(范文)为规范学校食堂食材及各类物资采购行为，防范采购廉政风险、压缩非必要采购成本、全程把控食材质量安全，切实保障在校师生饮食健康与合法权益，本制度及流程适用于学校食堂单次采购金额在5000元以上、未达到当地政府采购公开招标限额标准的所有食材、餐厨耗材、设备配件、消毒用品等物资采购活动，单次采购金额低于5000元的零散采购可参照简化流程执行，但需留存完整询价及采购记录以备核查。一、采购询价工作基本原则1.公开透明原则：所有询价活动的标准、流程、结果全部面向学校教职工、学生公开，接受全员监督，不得设置排他性条款限制符合资质的供应商参与询价，不得针对特定供应商设置倾向性标准。2.质量优先原则：询价过程始终将食材质量安全作为核心判定标准，禁止单纯以报价最低作为唯一中标依据，所有参与询价的供应商必须先通过资质核验、质量检测环节后方可进入比价流程，质量不达标的供应商无论报价高低直接淘汰。3.价效匹配原则：在质量达标的前提下，综合考量供应商报价、配送时效、售后服务、应急保障能力等多维度指标，选择性价比最高的合作供应商，避免因追求低价牺牲供应稳定性与服务质量。4.利益回避原则：参与询价工作的所有人员与供应商存在亲属关系、直接利益关联的，需主动申请回避，未主动回避经核查属实的，直接取消询价参与资格并追究相关责任。二、询价相关主体权责划分1.食堂管理部门权责：负责汇总采购需求、明确各类物资的质量标准与采购数量、对接供应商履约、组织物资到货验收、建立采购台账，对采购需求的合理性、物资验收的准确性负责，每月梳理采购执行情况并向后勤管理部门报送采购报表。2.财务部门权责：负责审核采购预算、核算报价合理性、核对采购金额与发票一致性、按照合同约定支付款项，对采购预算执行情况、资金使用合规性负责，每周监测本地农贸市场食材均价与周边同类学校采购价格，建立价格参考台账为询价提供依据。3.后勤监督部门权责：负责全程监督询价流程、受理询价过程异议、核查采购违规行为、定期抽检采购物资质量，对询价过程的合规性、质量监督的有效性负责，每季度开展一次食堂采购专项审计，出具审计报告并公示。4.询价小组权责：询价小组由3人及以上单数成员组成，固定成员包括食堂管理员1名、财务人员1名、食品安全核验人员1名（校医或后勤质量专员），每次询价额外抽取1-2名教职工代表或学生代表参与，负责遴选参与询价的供应商、核验供应商资质、组织质量检测、开展比价评分、出具询价结果，对询价结果的公正性、合理性负责。三、供应商准入资质要求1.食材类供应商：需持有合法有效的营业执照、食品经营许可证，经营范畴覆盖所供应食材品类，具备固定经营场所与对应品类的冷链配送能力，近3年无食品安全违法违规记录、无重大失信行为记录，供应预包装食品的需额外提供生产厂家的食品生产许可证（SC证）、产品出厂检验合格报告，供应畜禽肉品的需提供动物检疫合格证明、肉品品质检验合格证明，供应进口食材的需提供海关报关单、入境货物检验检疫证明。2.非食材类供应商：需持有合法有效的营业执照，经营范畴覆盖所供应物资品类，供应餐厨耗材、消毒用品的需提供产品质量检测报告，涉及食品接触的耗材需额外提供食品接触材料安全检测报告，供应设备配件的需提供原厂适配证明、售后服务承诺，所有非食材类供应商需具备上门配送、48小时内退换货的服务能力。3.学校建立合格供应商库，每年对库内供应商开展一次资质核验与服务评价，评价指标包含质量达标率、配送及时率、售后服务响应速度、价格合理性，评价不合格的供应商清除出库，不得参与后续任何采购询价活动。四、采购询价全流程执行标准4.1采购需求申报与审核食堂管理部门需提前3-5个工作日汇总下一周期采购需求，按照食材、耗材、设备配件等类别分类编制采购需求表，明确标注每类物资的名称、规格、质量等级、执行标准、需求数量、交货时间、验收要求，其中食材类物资需明确农药残留、兽药残留、重金属含量等核心安全指标的限值要求，不得采用“符合国家标准”“质量合格”等模糊性描述作为质量标准，需细化到具体等级、具体检测项目限值。采购需求表编制完成后，先提交财务部门审核采购预算，确认未超出当月食堂采购预算额度后，提交后勤管理部门审批，审批通过后正式启动询价流程，未通过审批的采购需求需调整优化后重新提交审核。4.2供应商遴选与询价通知发放询价小组首先从学校合格供应商库中筛选符合本次采购需求的供应商，有效参选供应商数量不得少于3家，若库内符合要求的供应商不足3家，可通过学校官网、本地公共资源交易平台发布临时询价公告征集符合资质的供应商，所有新征集的供应商需先提交资质证明文件，经询价小组核验通过后方可获得参选资格。询价小组需向所有符合条件的参选供应商统一发放询价通知书，通知书内容需包含采购需求明细、质量标准、报价规则（需明确报价为含税、含配送、含装卸的落地价格，不得单独加收其他费用）、报价截止时间、报价提交方式、资质证明文件提交要求、样品提交要求、评分规则，其中报价截止时间不得少于2个工作日，需预留充足时间供供应商核算报价。询价通知书需通过官方邮箱、指定采购系统等可追溯的渠道发放，禁止单独通过私人社交账号发送，所有发放记录需留存备查。4.3报价收取与资质核验报价提交截止时间前，询价小组需安排2名及以上工作人员共同收取报价，采用密封纸质报价的，需现场检查报价文件封条完整性，确认无拆封痕迹后统一签收登记；采用线上系统报价的，需在报价截止时间后统一导出所有报价数据并截图留存，禁止提前泄露任何供应商的报价信息。报价收取完成后，询价小组首先开展资质核验工作，逐一核查供应商提交的营业执照、经营许可证、检验报告等资质文件的有效性、经营范围匹配度，若供应商存在资质过期、经营范围不符、提交虚假资质证明等情形，直接取消本次参选资格，核验完成后统计有效参选供应商数量，若有效供应商不足3家，需重新发布询价公告开展新一轮询价，新一轮询价后有效供应商仍不足2家的，可转为竞争性谈判方式确定供应商，相关调整情况需书面说明原因并报后勤管理部门审批留存。4.4样品检测与质量评分资质核验通过的供应商需在1个工作日内提交所供物资的样品，食材类样品需不少于1kg，由询价小组统一送到学校食品安全检测室开展快速检测，检测项目包括农药残留、兽药残留、亚硝酸盐含量、重金属含量等核心安全指标，检测不合格的直接淘汰；非食材类样品需核查产品标识、环保指标、适配性，不符合采购需求标准的直接淘汰。质量达标后的供应商进入综合评分环节，评分总分为100分，其中价格指标占60分，按照有效最低价为满分，每高出1%扣1分；配送时效占15分，承诺配送时效短于4小时的得满分，每超出1小时扣3分；售后服务占15分，承诺2小时内响应退换货需求的得满分，每超出1小时扣3分；过往服务评价占10分，曾为学校提供服务且无不良记录的得满分，有过一般质量问题记录的扣5分，有过严重质量问题记录的直接淘汰。询价小组所有成员需独立评分，去掉最高分与最低分后取平均值作为供应商最终得分，按照得分从高到低排序确定拟中标供应商。4.5结果公示与审批询价小组需将本次询价的全部材料，包括采购需求表、供应商资质文件、报价明细、检测报告、评分记录、拟中标供应商信息，在学校后勤公示栏、食堂入口公示板、学校内部办公系统同步公示，公示期不少于3个工作日，公示内容需包含监督举报电话与邮箱，接受全校师生监督。公示期间收到异议的，由后勤监督部门在3个工作日内开展核查，核查发现询价过程存在违规行为、拟中标供应商不符合要求的，需重新组织询价；核查未发现问题的，需向异议人出具书面核查结果并说明情况。公示无异议后，询价小组将全部询价材料提交学校分管后勤工作的副校长审批，审批通过后向拟中标供应商发放成交通知书，同时将未中标结果告知其他参选供应商。4.6合同签订与履约管控食堂管理部门需在成交通知书发出后5个工作日内与中标供应商签订正式采购合同，合同需明确约定物资质量标准、采购数量、单价、总金额、交货时间、交货地点、验收流程、付款方式、违约责任、争议解决方式，其中食品安全条款需明确：若供应商供应的食材出现质量不合格问题，学校有权直接拒收并扣除全部履约保证金，同时取消其合格供应商资格，若因食材质量问题导致师生出现食品安全事故，供应商需承担全部医疗费用、赔偿责任与相应法律责任。供应商供货时，食堂验收人员需严格按照合同标准开展验收，核对物资的规格、数量、质量证明文件，食材类需再次开展快速检测，检测合格后方可入库，不符合要求的当场拒收并做好记录，验收完成后由验收人员、供应商代表共同签字确认验收单，作为后续付款的依据。财务部门需核对验收单、发票、合同金额一致性，确认无误后按照合同约定支付款项。五、监督与问责机制1.全程监督要求：后勤监督部门需对询价全流程进行录音录像留存，所有询价过程记录需由参与人员共同签字确认，禁止询价小组成员在询价期间私下接触参选供应商，禁止向供应商泄露其他参选人的报价信息、评分情况，禁止接受供应商的礼品、宴请或者其他利益输送。2.定期核查要求：学校财务部门、审计部门每季度对食堂采购询价记录进行抽查，对比采购价格与本地同期市场平均价格、周边同类学校采购价格，若发现采购价格高出市场平均价格10%以上且无合理原因的，需倒查询价流程责任。后勤监督部门每月抽检食堂采购物资质量，若发现连续2次采购同品类物资质量不达标的，需追究询价小组、验收人员的相关责任。3.问责情形：存在以下情形之一的，将追究相关责任人的责任，情节较轻的给予通报批评、扣除当月绩效工资处罚，情节较重的给予降职、解除劳动合同处罚，涉嫌违法犯罪的移送司法机关处理：（1）未按照本制度要求开展询价直接采购的；（2）隐瞒与供应商的利害关系未回避的；（3）泄露询价保密信息影响询价公正性的；（4）在资质核验、质量检测、评分过程中徇私舞弊的；（5）验收过程中弄虚作假、允许不合格物资入库的；（6）索要或收受供应商回扣、礼品等利益输送的。六、询价档案管理要求所有询价相关的材料，包括采购需求申请及审批文件、询价通知书、供应商资质证明文件、报价文件、样品检测报告、评分记录、公示材料、异议核查记录、审批文件、成交通知书、采购合同、验收单、付款凭证，需由食堂管理部门安排专人统一归档留存，档案保存期限不得少于3年，其中涉及食品安全的采购记录需保存期限不得少于5年，档案需按照采购时间、采购品类分类存放，便于审计、纪检、市场监管等部门核查，不得擅自涂改、销毁询价档案，如需调阅档案需经后勤管理部门审批并做好调阅记录。七、特殊情形处置规则1.紧急采购处置：遇突发公共卫生事件、自然灾害、市场供应极端紧张等特殊情况，无法按照正常流程开展询价的，由食堂管理部门提交紧急采购申请，说明紧急采购的原因、采购品类、预估金额，报分管后勤副校长审批同意后可直接选定符合资质的供应商采购，需在紧急采购完成后3个工作日内补全所有采购记录，包括价格比对依据、供应商资质核验记录，说明紧急采购的合理性。2.季节性食材采购处置：针对蔬菜、水果等价格波动较大的季节性食材，可适当缩短询价周期，每10-15天开展一次集中询价