采购成本管控优化解决方案

采购成本管控优化解决方案我干采购管理快十年了，这十年里最头疼的事儿永远是采购成本管控——公司要控利润提营收，供应链要保稳定不掉链，我们夹在中间，既要保证买的东西质量合格、供应及时，又要把每一分钱都花在刀刃上，这两年市场波动大，原材料价格起起伏伏，旧的管控模式越来越跟不上需求，这大半年我带着团队梳理问题、试点调整，整理出了这套可落地的采购成本管控优化解决方案，接下来我从现状问题、优化方案、落地保障三个部分详细说明。1当前采购成本管控存在的核心问题梳理清楚问题才能对症下药，我带着团队把过去两年所有采购单、库存台账翻了一遍，总结出四个核心的痛点，都是我们亲身踩过的坑。1.1供应商体系松散，缺乏分层和竞争机制我印象特别深的一次，几年前赶一批急单，包装材料合作五六年的老供应商临时通知涨价15%，说原材料涨了他们扛不住，可那时候我们整个品类只跟这一家合作，没有备选供应商，订单马上要出货，根本没时间找新供应商重新打样，没办法只能捏着鼻子认了，那一次平白多花了三万多，说起来都心疼。后来翻完全部供应商台账我发现，我们超过六成的品类只有1到家长期合作供应商，干的时间久了对方吃定我们不会随便换，报价每次都悄悄虚高两三个点，我们也没动力去谈。而且我们从来没给供应商分过层，不管采购量大小都一样对接，大供应商觉得我们订单不稳定不愿意给优惠，小供应商质量不稳还隔三差五提价，整个体系就是一团乱，完全没有议价主动权。1.2采购需求碎片化，白白摊薄了议价空间这个问题其实比供应商的问题更普遍，原来我们的规则是各部门什么时候需要什么时候报，小到一个螺丝刀，大到一个配件，都是零散下单。去年年底我统计过，全年我们一共下了一千三百多笔采购单，其中采购金额不到一千块的就有六百多笔，占了快一半。每次小批量采购，供应商要单独排单、单独送货，本身就不会给低价，我们还要付额外的短途运费，算下来，零散采购的平均单价比批量采购高了11%还多，一年下来光这部分冤枉钱就有十几万，说起来真的可惜。1.3流程管控有漏洞，不必要浪费占比很高原来我们的流程是先下单再补预算，经常出现部门多报需求，买回去用不完堆在仓库落灰的情况。去年年底盘点仓库，光过期的办公用品、全新未拆封的闲置五金配件就盘点出十万多的库存，全都是之前多采出来的浪费。还有询价流程不规范，之前新来的采购专员图省事，有时候只询一家价格就下单，我之前碰到过一笔两万多的设备配件采购，新人只找了原厂家一家报价，后来我们对比市场价发现比行情价高了18%，平白多花了三千多，就是因为流程没有硬性要求，才出了这种问题。1.4数据化管理缺失，没法提前预判成本波动原来我们都是用手工Excel记价格，查找起来特别麻烦，价格涨了跌了全靠采购专员凭脑子记，出错率特别高。我还记得有一次原材料价格降了快三个月，我们才反应过来，那三个月我们还是按原来的高价跟供应商结算，前前后后多花了六万多，最后跟供应商磨了好久才退了一部分，就是因为没有实时的价格跟踪，平白吃了大亏。梳理完这些问题我们能发现，采购成本高不是哪一个人的问题，是从供应商管理到需求、流程、数据全链条都有优化空间，接下来我说说具体的优化落地方案。2采购成本管控优化的具体解决方案我们这套方案是从源头到收尾全链条优化，每一步都有我们试点验证过的效果，具体分为四个模块。2.1建立分层分级的供应商动态管理体系，从源头攥紧议价主动权要降成本首先得把供应商体系理顺，不能再像之前那样一团乱。2.1.1按合作价值分层管理我们现在把所有供应商分成三个层级，第一类是核心供应商，覆盖我们80%左右的采购额，都是规模够大、质量稳定、配合度高的厂家，我们跟核心供应商签年度框架协议，承诺全年给固定的采购量，换取对方3%到8%的年度降价，还提前约定好价格浮动的范围，避免临时坐地起价。第二类是优选供应商，分走10%到15%的采购份额，主要是补充核心供应商的产能不足，同时保持竞争，让核心供应商有危机感不敢随便涨价。第三类是备选供应商，要求每个主品类至少储备2到3家，就是专门应对核心供应商涨价、断货的突发情况。就像之前那次包装材料涨价的事儿之后，我们给所有主品类都补了备选供应商，上个月原来的核心供应商又提出要涨价7%，我们直接把一半订单转到备选供应商，对方报价还比原来低了4%，一下子就掌握了主动权，再也不用被人卡脖子。2.1.2建立季度动态考核淘汰机制我们现在每个季度都会从价格、质量、交付、服务四个维度给所有合作供应商打分，价格占40%权重，质量占30%，交付和服务各占15%，总分低于及格线的直接降级，减少采购份额，连续两个季度不及格的直接淘汰。去年下半年我们淘汰了三家报价虚高、交付不准时的小供应商，替换了新的合格供应商，光五金配件一个品类一年就省下了八万多的采购成本，效果特别明显。2.2整合零散采购需求，推行集中规模采购，摊薄整体成本需求散是拉高成本的大问题，我们从规则上调整，把小单拼成大单，自然就能拿到更优惠的价格。2.2.1推行需求定期归集制度我们现在改了需求提报规则，要求各部门每个月最后三天统一提报下一个月的所有采购需求，不急用的非生产物资可以按季度提报，我们把所有部门的需求整合之后统一批量采购，这样一下子就把几百笔小单拼成了几十笔大单，议价空间直接就上来了。当然我们也不会一刀切，对于确实急用的生产抢修、应急需求，我们专门留了绿色通道，一千块以下的应急需求可以随时提报，既不耽误事儿，也能管控住大部分的采购成本。2.2.2通用物资推行年度框架采购对于办公耗材、包装材料、五金配件这些常用的通用物资，我们直接跟供应商签全年框架，约定好全年的固定单价，需要的时候直接下订单送货，不用每次都重新询价，这样既拿到了批量采购的优惠价格，又不用我们压大量库存在仓库占用资金，一举两得。推行这个模式之后，我们办公耗材的整体采购成本直接降了18%，原来各部门自己买打印纸都要两百多一箱，我们集中采不到一百八一箱，差的可不是一点半点。2.3搭建全流程闭环管控体系，堵住不必要的成本漏洞很多成本浪费都是流程不规范造成的，我们把从需求到复盘的全流程都梳理清楚，把漏洞补上。2.3.1强化事前需求和预算审核现在所有的采购需求提上来之后，首先要过两道审核：第一道是部门负责人审核，确认这个需求确实是生产或者运营必须的，不是可买可不买的；第二道是采购部和财务部联合审核，先查有没有对应预算，再查仓库有没有闲置的同品类物资，如果仓库已经有闲置的，直接调货不用重新采购，从源头砍掉不必要的采购需求。我们推行这个审核机制半年，已经砍掉了12%左右的非必要需求，省下了十几万的成本。2.3.2规范事中询价议价流程我们现在明确了硬性要求：采购金额五千块以下的至少询两家比价，五千到五万的至少询三家比价，五万以上的要走公开询比价流程，所有的询价报价都要留书面记录存档备查，既避免了图省事只询一家的情况，也能从流程上避免不规范操作，堵住人情单的漏洞。2.3.3落实事后复盘和成本追溯我们每个月都会把所有的采购单拉出来复盘，对比实际采购价格和预算价格、历史均价，看看有没有超支，超支的原因是什么。如果是供应商私自涨价，我们马上就跟进谈判或者转单备选供应商；如果是需求报多了造成浪费，我们就提醒对应部门下个月调整需求，时间久了大家也会更准确地提报需求，浪费自然就越来越少了。2.4搭建数据化成本管控工具，提升管控效率靠人工记价格肯定会出错，我们用简单的数据工具就能解决大问题。2.4.1建立完整的采购历史价格数据库我们把过去五年所有的采购订单都整理录入了系统，每个品类、每个供应商、不同时间的价格都清清楚楚，现在要查某个品类的价格，几秒钟就能调出来，还能直接看到过去一年的价格走势，原材料降价了我第一时间就能找供应商谈下调价格，不会像之前那样后知后觉多花钱了。2.4.2设置价格异常预警机制我们给每个品类都设定了价格波动阈值，只要当前报价超过历史均价的5%，系统就会自动发出预警，采购专员必须核查原因，确认没问题才能走下一步流程。这个机制上线半年，我们已经发现了九次异常报价，避免了快十四万的不必要支出，真的帮了大忙。方案再好，要是落地不了也是空中楼阁，为了保证这套方案能顺利推行，我们也制定了对应的落地保障措施。3方案落地的保障措施3.1完善组织配套和人员能力提升我们专门成立了采购成本管控小组，由我牵头，每个部门指定一个固定的采购对接人，专门负责本部门需求的提报和初审，避免原来没人管乱报需求的情况。另外我们每个季度都会组织一次采购团队的培训，不光讲成本管控的方法、数据工具的使用，我也会把自己这些年踩过的坑、碰到的问题拿出来跟大家聊，让新人少走弯路，整个团队的成本管控意识提升了很多。3.2建立配套的考核激励机制我们把年度成本管控目标分解到每个采购专员，每个人都有明确的降价和成本管控指标，年底核算下来，如果实际采购成本比目标低，省下的部分会按一定比例提取奖金发给团队，要是超出了目标，也会对应扣减绩效，有奖有罚，大家的积极性一下子就起来了。去年我们试点的时候，负责包装材料的专员谈下来年度降价8%，比目标多省了三万多，拿到了两千多的奖金，大家都看在眼里，之后谈价格都更用心了。3.3持续迭代优化方案没有一套方案是能用一辈子的，我们约定每半年做一次全面的方案效果复盘，看看哪里效果不好，哪里还有问题，及时调整。比如我们一开始推行月度归集需求的时候，好多生产部门反映有突发的抢修需求，等月度归集来不及，我们就马上调整，把应急采购的额度提高到两千块，两千块以下的突发需求可以随时提报，既不影响生产，也不影响整体的成本管控，慢慢这套方案就越来越贴合我们公司的实际情况了。方案总结总的来说，这套采购成本管控优化方案，我们已经在公司试点了快一年，整体算下来，采购总成本比上一年下降了7.8%，累计省下了近