分包合同管控实施办法

分包合同管控实施办法我在建筑行业做分包合同管理快十年了，这些年亲眼见过太多因为分包合同管控不严闹出的问题：小到几万块的额外成本损耗，大到项目亏损、双方对簿公堂，还有过农民工工资纠纷闹到项目部堵门的情况。去年我们部门牵头，梳理了近十年来所有分包合同纠纷的案例，把踩过的坑、摸出来的经验都整理在了一起，制定了这个全流程的分包合同管控实施办法，目的就是把管控要求落到每个环节，既防控公司的风险，也保障合作分包单位的合法权益，让双方合作明明白白，少扯皮多成事。1总则1.1编制目的本办法是针对公司所有分包业务的合同全流程管控制定的操作规范，核心目的就是把“先签合同后干活、按合同办事落责任”的要求落到实处，解决过往存在的合同条款模糊、管控端口滞后、过程资料缺失等常见问题，减少合同纠纷，控制项目成本，保障项目顺利推进。我常跟部门新来的年轻人说，咱们做合同管控不是当坏人，是给双方兜底，现在多花半天抠条款，后面能少跑几十趟扯皮，真的是吃过亏才懂这个道理。1.2适用范围本办法适用于公司所有对外分包的业务，不管是工程专业分包、劳务分包，还是配套的服务类分包，也不管合同金额大小，全部要按本办法执行。别觉得几万块的小活没必要走流程，我就吃过小活不规范的亏：好几年前一个十几万的零星维修分包，项目上嫌麻烦没签正式合同，结果分包干了一半觉得赚不到钱直接撂挑子走了，我们临时找人收尾多花了快十万，从那以后我就定了规矩，哪怕几千块的活，也要有书面合同，不能省事。1.3管控基本原则一是权责对等原则，合同条款既要约束分包，也要明确我方的责任，不能只要求分包履行义务不说我方的付款承诺；二是前置管控原则，所有风险提前说清，不能先干活后补合同，更不能干完结账再补条款；三是痕迹留存原则，所有沟通、变更、确认都要留书面签字记录，口头承诺不算数；四是动态管控原则，合同签完不是锁进档案柜就完事，要跟着项目进度跟进履约情况，及时调整。2分包单位准入阶段的合同前置管控很多人觉得合同管控是签合同的时候才开始的事，不对，大部分合同纠纷的隐患，其实在选分包的阶段就埋下了，所以我们第一步就是把管控端口往前移，在准入阶段就做好合同风险预控。2.1资质与信用的合同风险排查准入审核不能只看分包的营业执照、资质证书对不对口，还要提前排查信用风险：要求分包提供近三年无重大合同纠纷、无欠薪失信的承诺，我们也要通过公开信息查询分包有没有被执行、有没有行政处罚记录，有没有多次起诉总包的历史。之前有个分包看着资质挺齐全，报价也低，中标之后我们才发现他欠了上游材料商几百万，干活的时候材料商天天来项目部堵门要账，耽误了一个多月工期，最后只能解约重新找分包，损失了几十万，从那以后信用排查就是准入的硬性门槛，有失信记录的直接排除，哪怕报价再低也不能用。2.2招标阶段提前明示合同核心要求招标的时候必须把合同的核心条款放到招标文件里，不能等分包中标了才说要求，那样太被动。比如付款比例、质保金比例、逾期完工的违约责任、变更计价规则这些核心内容，招标的时候就全公开，所有参与投标的分包都要按这个条件报价，不接受核心条款的直接就不用参与投标，省得浪费双方的时间。我之前碰到过招标的时候藏着不说，中标了才说要求分包垫资到结构封顶，分包直接不干了，耽误了两个多月工期的事，所以现在这个要求是死的，招标文件必须附核心合同条款，不附的不许发标。2.3约谈环节确认核心条款共识最后入围的分包，我们必须跟分包的实际控制人面谈，不能跟中间人谈，面谈的时候要把所有容易扯皮的点一条一条说透：比如什么情况算验收合格，什么情况下会扣除工程款，安全事故责任怎么划分，农民工工资怎么发放，都摊开说清楚，谈完之后双方签约谈记录，把共识落到纸面上。我一直跟大家说，做合作就要先小人后君子，前面把丑话说够了，后面大家都是君子；前面不好意思较真，后面全变成仇人，真的是这个理。3合同签订阶段的管控细则准入环节的风险排查做完，接下来就是合同签订这个核心环节，这一步把条款抠细，后面百分之八十的麻烦都能避免，我们对签订阶段的管控做了明确的细则要求。3.1合同文本统一规范要求公司所有分包合同必须使用总部统一制定的标准范本，不许随便自行起草，更不许签手写的白条协议。如果项目有特殊情况需要修改范本条款，必须报成本部和法务部审核，分管领导签字同意才能改。我见过太多跟分包认识很多年的老项目经理，觉得熟人情面比合同重要，随便签个白条就开工，最后出了问题说不清楚，法院都没法判，所以这是红线，不管关系多好，必须走正规流程签正规合同。3.2核心条款的细化管控要求3.2.1工作范围与内容工作范围必须写得越细越好，不能只写一个大类就完事。比如做室内装修分包，不能只写“室内装修工程”，要写清楚包含不包含材料搬运、包含不包含垃圾清运、包含不包含成品保护、包含不包含竣工验收前的修补，每一项都列清楚，不然就容易出纠纷。还是之前那个老例子，外墙分包就是因为没写清楚脚手架的事，平白多花了二十多万，这个教训我们一直记着。3.2.2造价与付款条款必须写清楚是总价包干还是单价包干，包干包含哪些风险，比如材料涨价超过多少比例可以调整价格，都写清楚；付款节点要明确到具体的工程部位，比如结构封顶付多少，验收合格付多少，结算完成付到多少，质保金留几个点，多久无息退还，都写得明明白白；尤其要明确农民工工资的条款，约定分包必须按月足额发放农民工工资，我方有权监督工资发放，必要时可以直接代发，代发金额从应付工程款里扣除，这一条是硬要求，必须加，不然出了欠薪问题，我方总要担责任。3.2.3质量与工期条款质量标准必须跟总包和业主签的主合同一致，达不到标准怎么整改，整改不到位怎么扣除工程款，都写清楚；工期要明确开工和竣工的时间要求，逾期完工一天罚多少，最高罚款不超过合同总价的多少，什么情况属于不可抗力可以顺延工期，都一一写清楚，不能模糊。3.2.4违约责任与争议解决违约责任要对等，我方逾期付款也要按约定付利息，不能只约束分包，这样分包也心服口服；争议解决统一约定由我方所在地人民法院管辖，方便后续处理，减少我们的诉讼成本。3.3审批与用印管控签合同必须走内部审批流程，从项目主办人、项目负责人，到成本部、法务部，再到分管领导，一级一级签字审批，谁签字谁负责。严格禁止先干活后补签合同，这是绝对不能破的红线，如果真的赶工期要提前进场，也要先签简易意向协议，把核心条款说清楚，正式合同必须在一周内补完，不许拖。4合同履行过程中的动态管控合同签完不是就万事大吉了，履约过程中的动态管控一样重要，很多小问题不及时处理，最后就变成了大纠纷。4.1合同交底合同签完之后，项目成本管理员必须给项目所有管理人员做合同交底，把合同的工作范围、计价规则、责任划分讲清楚，让每个人都知道哪些活是分包合同内的，哪些是合同外的，不能随便安排分包干合同外的活不做变更，最后结算的时候才说，那就晚了。4.2变更签证的联动管控凡是超出原合同范围的工作内容，必须在7天内走变更签证流程，变更的价格先谈好，双方签字确认之后再干活，不能干完了再谈价，那样分包肯定报高价，我们就被动了。所有变更签证的资料都要跟原合同放在一起存档，缺一不可。4.3节点履约检查每个付款节点之前，成本和施工管理人员都要对照合同检查分包的履约情况：有没有按进度干完活，质量合不合格，有没有逾期，有没有安全违规，符合要求才能按合同付款，不符合要求的该整改整改，该扣款扣款，绝对不能人情付款，坏了规矩。4.4合同档案更新所有履约过程中的资料，交底记录、变更签证、检查记录、往来函件，都要随时更新到合同档案里，档案一式三份，项目存一份，公司成本部存一份，档案室存一份，随时能调出来查，不能丢，之前就有项目把合同档案丢了，结算的时候拿不出依据，只能吃哑巴亏，所以档案管理绝对不能松。5结算与收尾阶段的合同闭环管控项目干完验收合格，就到了最后闭环的环节，这一步做好了，才能真正把风险关掉。5.1结算核对分包报了结算，我们首先要对着合同一条一条核对：有没有完成所有合同内的工作，有没有变更签证，有没有违约需要扣款，都核对清楚，一分都不能差，该扣的钱必须扣，不能心软。5.2最终结算协议结算完成之后，必须签正式的最终结算协议，明确写清楚本次结算是所有费用的最终清算，分包拿到钱之后，不能再以任何理由向我方提出任何要求，这个条款一定要有，我见过不少分包结算完了，过了大半年又说之前算错了，再来要钱，有了结算协议，我们就有依据了。5.3质保期管控质保金到期之前，我们要对照合同检查项目质量，有问题及时通知分包维修，分包不来维修的，我们找第三方维修的费用直接从质保金里扣，扣完剩下的再退，一切按合同来。5.4管控复盘一个分包合同履行完了，我们要做复盘总结，看看这个合同管控哪个地方做得好，哪个地方出了问题，为什么出问题，把经验整理出来，更新我们的标准范本，下次就不会再踩同样的坑。6责任考核与违规追责6.1责任划分项目主办人是分包合同管控的第一责任人，成本部负责管控审核，法务部负责法律风险审核，每个人头上都有明确的责任，出了问题能找到责任人。6.2考核机制我们每半年会对所有项目的分包合同管控情况做一次检查，管控做得好，没有出现纠纷的，给项目团队发专项奖励；管控不到位，出现资料缺失、流程违规的，扣项目团队的绩效分数，影响年终评优。6.3违规追责如果违反本办法的规定，比如先干活后签合同、不按流程审批、私自修改合同条款，给公司造成损失的，根据情节轻重扣发绩效、通报批评，情节严重的还要追究相应的责任；当然，如果只是无心之失，没有造成大损失，我们也以教育整改为主，毕竟谁都有犯错的时候，还是要给人改正的机会。7附则7.1本办法从发布之日起施行，之前发布的旧版分包合同管控办法同时废止。7.2本办法由公司