采购变更审批管理条例

采购变更审批管理条例前言从事采购管理相关工作快十年，我见过太多因为采购变更流程混乱引发的问题：有的部门为了赶项目跳过审批擅自换供应商，结果买回来的原材料不合格，整条生产线停了三天损失几十万；有的小变更层层审批拖了一周，耽误了项目交付挨了客户骂；还有的变更没留书面记录，最后出了问题各部门互相甩锅，谁都不肯担责任。说白了，采购做久了就知道，原计划一成不变的情况太少了，市场变了、需求变了、突发情况来了，改是难免的，但改得有规矩，不然就是乱改。为了规范全公司所有采购活动的变更审批流程，平衡风险控制和执行效率，明确各环节权责，保护大家也保护公司利益，结合我们实际运行情况，制定本条例。1总则1.1制定目的本条例的核心目的不是给大家设卡添堵，而是解决三个实际问题：第一，把采购变更的流程标准化，避免谁想怎么改就怎么改，从源头控制成本、质量和合规风险；第二，明确各环节的审批权限和责任，出了问题不用扯皮，谁的责任谁担；第三，兼顾灵活性，不同大小的变更走不同流程，不让小变更耽误大家的时间，真正提效。说白了，这个条例是帮大家干活的，不是来约束大家干活的，这一点从定规矩的时候就说清楚。1.2适用范围本条例适用于公司所有部门的所有采购活动，不管是生产用的原材料、设备备件，还是办公用的耗材、服务外包，或是工程建设类的采购，只要是已经走完原有采购审批、签订合同或者已经在执行过程中，需要对原采购内容做调整的，全部都要遵守本条例的规定，没有例外。哪怕是老板特批的项目，变更也要走流程，留好记录，这是对所有人都负责的做法。1.3术语定义这里说直白点，只要你调整的内容是原来审批过的，都算采购变更：包括但不限于调整采购数量、金额、品类规格、核心技术参数，变更供应商、调整交付时间和交付地点，改变采购方式，调整原合同的付款方式、质量标准等等，只要和你最初报的审批内容不一样，都算采购变更，都要走本流程。1.4基本原则1.4.1先审批后执行原则除了后续要说的紧急变更，所有变更必须先走完审批再执行，绝对不允许先干后补甚至不补，这是底线，不能破。我见过太多人抱着“先斩后奏，公司肯定认”的想法，最后改出来的东西不合规，钱报不了，经办人自己背锅，何苦呢。1.4.2权责对等原则谁发起变更谁负责，谁审批签字谁负责，每个环节都要明确责任人，不能当甩手掌柜，也不能让一线经办人担不该担的责任。1.4.3分类管理原则大变更严格审，小变更快速过，紧急变更走绿色通道，既不放松风险防控，也不耽误正常业务推进，这点真的很重要，要是不管大小变更都找总经理签字，那大家啥都别干了，天天等签字就行。1.4.4公开透明原则所有变更的原因、方案、审批记录都要留档，任何人都不能暗箱操作，也不能把大变更拆成好几个小变更规避审批，这种小聪明查到了肯定要处理。2采购变更的分类与发起要求讲完总则，咱们一步步来，先说说变更分哪几类，以及发起变更要满足什么要求，这是审批的第一步，基础打不好后面全乱。2.1采购变更分类我们按变更的影响程度和金额，把变更分成三类，分别对应不同的审批流程：2.1.1重大采购变更满足以下任意一个条件的都算重大变更：第一，变更后的采购总金额超过原审批预算的10%及以上，或者增加金额超过五万元的；第二，变更原采购的核心品类、核心技术参数，改变采购用途的；第三，更换原中标的供应商，或者改变原来确定的采购方式的；第四，原采购合同变更后可能引发法律风险或者违约赔偿的；第五，涉及招投标项目的内容变更。这些变更对公司成本、质量影响都很大，必须严格走全套审批流程，不能打折扣。2.1.2一般采购变更就是影响比较小的变更，比如变更后采购金额增加不超过原预算的5%，增加金额不超过一万元，只调整非核心的包装、交付时间（延迟不超过七天），不改变核心参数、供应商和价格的，都算一般变更，走简化审批就行，提高效率。2.1.3紧急采购变更就是突发情况不立即变更就会给公司造成更大损失的，比如生产线突然故障，原供应商的备件没法按时到货，不换就会停线；或者项目现场突发安全问题，需要紧急采购更换物资的，这种算紧急变更，可以先走绿色通道先执行，但是后续必须补全审批手续，这里要强调一句：紧急变更的口子不能乱开，不是你觉得急就是急，真出了问题要核查原因，如果是你自己计划不周导致的急，那该追责还是要追责。2.2采购变更的发起要求2.2.1发起主体谁需求谁发起，哪个部门需要变更采购内容，就由哪个部门的经办人发起，部门负责人审核后再往上走，采购部门只负责协助提供相关采购信息，不会替需求部门发起变更，毕竟需求是你提的，你最清楚为什么要改，这样也避免了采购部门乱改需求的问题。2.2.2必须提交的材料发起变更不能空口白牙说我要改，必须带齐材料，不然打回来重补反而耽误时间，都是过来人的经验。需要带的材料包括：原采购项目的审批文件、采购合同，变更申请单要写清楚变更的具体原因、变更的具体内容，变更之后对项目进度、成本、质量的影响分析，相关的佐证材料——比如原供应商没法供货，就要附上供应商的书面说明；要换价格，就要附上价格对比表，材料不齐的审批环节直接打回，不受理。2.2.3发起时间要求除了紧急变更，所有变更都要至少提前三个工作日发起审批，给各个审批环节留足审核时间，你今天说明天就要货，今天才发起变更，谁都来不及仔细审核，出了问题发起部门自己负责。3审批权限与审批流程分完类说清楚发起要求，接下来就是核心的审批环节，权限清晰流程明确，大家照着走就行，不用猜。3.1审批权限划分不同分类的变更审批权限不一样，具体划分如下：3.1.1重大采购变更审批流程是：经办人发起→需求部门负责人初审→采购部门负责人复核→财务部门预算审核→分管副总审核→总经理最终审批，金额超过一百万元的重大变更，还要上报董事会审议通过才行，每一级都不能少，也不能越位审批。3.1.2一般采购变更审批流程简化为：经办人发起→需求部门负责人初审→采购部门负责人审批→财务部门备案，就可以执行了，不用再往上层报，节省大家的时间。3.1.3紧急采购变更经办人可以先电话或者微信向需求部门负责人、采购负责人和分管副总报备，得到口头同意后就可以先执行，但是必须在开始执行后的三个工作日之内，补完所有书面审批手续，不按时补的，财务部门一律不予报销，这个是硬要求。3.2各环节审批审核要点每一级审批都有自己要管的事，不能啥都不看就签字：3.2.1需求部门负责人初审第一要审变更原因是不是真实合理，是不是真的有必要改，很多时候就是经办人图自己方便，明明可以按原计划执行，非要瞎改，部门负责人作为第一关，就要把这种没必要的变更挡回去，别浪费后面审批的时间。第二要确认变更之后不会影响本部门的项目进度和质量，确认之后签字负责。3.2.2采购部门复核采购部门要审核变更的可行性，比如换供应商，就要查新供应商是不是在公司的合格供应商名录里，有没有不良记录，资质是不是符合要求；改价格就要查新价格是不是符合市场行情，有没有虚高；还要算变更之后会不会引发原合同的违约，要赔多少钱，把这些风险都梳理清楚再往上递，不能把问题都推给领导。3.2.3财务部门预算审核财务主要审变更后的金额有没有对应的预算，原预算够不够，超预算的话有没有可用的预算额度，要不要走预算调整流程，发票和付款条款是不是符合公司的财务规定，把钱的问题把好关，别到最后要付钱了才发现没预算，大家都难办。3.2.4最终审批对应权限的最终审批人，要根据前面各环节的审核意见，给出明确的审批意见：同意、不同意还是修改后重新发起，不能只签个名不写意见，糊里糊涂签字，出了问题你也要担责任的。3.3审批结果反馈不管同意还是不同意，审批人都要在规定时间内给出反馈，一般变更一个工作日内要给结果，重大变更三个工作日内要给结果，压着不批耽误事的，要算审批人的责任，经办人也可以主动跟进询问，别傻傻等着。审批通过的，要把审批文件抄送给采购、财务、需求部门各一份，留档存好；不通过的，要告诉发起人为什么不通过，哪里需要修改，别让人摸不着头脑。4变更后的执行、监督与责任追究审批过了不是就完事了，后续执行和监督也要跟上，不然前面审得再严，后面乱执行也没用。4.1变更后的执行要求审批通过之后，采购部门要第一时间和供应商签订采购变更补充协议，把变更的内容、价格、责任都写清楚，口说无凭立字为据，我早年就见过一个项目，审批过了变更，嫌麻烦没签补充协议，最后供应商不认，多花了十几万，这个教训真的记一辈子。验收的时候，一定要按照变更后的内容来验收，不符合要求的一律不能通过，财务付款也要核对变更审批文件和补充协议，没有的一律不付钱。4.2监督检查公司风控内审部门每半年要抽一次所有采购变更的档案，检查有没有违规操作，比如有没有化整为零把重大变更拆成几个小变更规避审批，有没有没审批就擅自变更，有没有审批材料造假，这些都是重点检查的内容，所有部门都要配合检查，不能隐瞒。4.3责任追究这里说清楚，有奖有罚，人性化处理，不是一出错就罚：第一，没经过审批就擅自变更，或者化整为零规避审批的，所有费用由部门自行承担，公司不予报销，还要对发起人和部门负责人扣绩效，给公司造成损失的，还要按比例赔偿损失；第二，审批人不认真审核，明知变更不合规还签字同意，或者超时审批耽误事给公司造成损失的，审批人也要承担对应责任，不能只罚干活的不罚签字的；第三，如果确实是突发紧急情况，按照流程走了绿色通道，及时补了审批，哪怕最后出现一点非人为的问题，也不会追责，甚至如果因为及时变更避免了更大的损失，公司还会给奖励。之前就有一次车间突发故障，经办人按流程走了紧急变更，避免了几十万的停线损失，公司不仅没因为价格稍高罚他，还给了绩效奖励，这个就是我们讲的人性化，规矩是死的人是活的。5附则本条例自发布之日起开始执行，之前的相关规定和本条例不一致的，以本条例为准。本条例的解释权归公司采购部，后续如果运行过程中有需要调整的地方，由采购部收集各部门意见之后，修订后重新发布。结语总的来说，采购变更审批管理，本质上就是在规矩和灵活之间找一