合同起草审核管控方案

合同起草审核管控方案甲方（方案制定及执行监督方）：XX公司法务部（我作为法务部负责人牵头制定本方案）乙方（方案执行方）：公司各业务部门、各职能部门鉴于我在公司法务岗位干了快十年，经手处理过大大小小几十起合同纠纷，见过太多因为起草随意、审核不严给公司带来损失，也给业务经手人带来麻烦的例子，前几年就有个刚入职不久的业务小哥，为了赶项目进度，自己从网上下了个免费模板改了改就签了约，里面关于货物验收的条款写得含糊不清，对方发来的货物存在隐蔽瑕疵，我们事后想追责都找不到合同依据，最后硬生生赔了几十万，那个小哥那段时间天天唉声叹气，连年终奖都受了影响，我看着心里也不好受。为了规范公司全品类合同的起草审核流程，管控合同风险，同时提高流程效率，保护公司利益也保护每一位经手合同的员工，我牵头制定本管控方案，所有相关人员都应当严格遵守，具体内容如下：1总则1.1管控目标本方案的核心目标不是给业务部门设置障碍，而是搭建一套清晰可行的规则，把常见的合同风险提前挡在签字之前，既降低公司发生合同纠纷的概率，减少不必要的损失，也帮每一位经手合同的同事把好关，避免因为无心之失承担不必要的责任，最终实现风险可控、效率提升的双赢结果。说句掏心窝子的话，我们做法务的，根本不想出了问题再给大家擦屁股，更愿意提前帮大家把坑填上，让大家顺顺当当把业务做成。1.2管控范围本方案适用于公司所有对外签署的书面合同，不管金额大小，大到上亿的工程项目，小到几千块的办公用品采购，哪怕是和个人签署的劳务协议，都必须按照本方案的要求走起草审核流程，没有例外。很多人觉得小金额合同没必要这么麻烦，我要说的是，再小的合同出了问题，折腾的时间精力都比合同本身的金额值钱，所以不要抱有侥幸心理。1.3权责划分基本原则本方案遵循“谁业务谁负责、谁审核谁把关”的原则，业务部门对合同内容的真实性、与谈判内容的一致性负责，职能部门按专业领域各负其责，法务部负责整体法律风险的把控，不越权也不推责，大家分工明确，一起把好关。2合同起草环节管控说完总的要求，咱们从第一步说起，合同起草是整个流程的源头，源头错了后面再怎么改都费劲，所以第一步就得把好起草的关。2.1模板使用要求2.1.1我已经牵头把公司常用的几十类合同模板整理好了，放在公司内部共享盘的法务专区里面，买卖合同、服务合同、租赁合同、劳务合同、加工承揽合同这些常用类型都有，每个模板我都改过三五遍，把我这些年碰到的常见风险点都提前做了约定，所以凡是有标准模板的合同，起草的时候必须用我们提供的标准模板，禁止随便从外网下载不知名模板修改。外网的模板很多都是过时的，还有很多偏向对方的隐藏条款，用了很容易给自己挖坑。2.1.2如果是非常特殊的合同类型，我们没有现成的标准模板，起草人不能自己瞎写框架，必须提前找我沟通，我会根据业务类型帮你搭好基础框架，告诉你哪些条款是必须有的，避免漏了核心内容。我办公室随时有人，你过来找我喝杯水就能说清楚，不用觉得麻烦。2.2起草内容的核心要求2.2.1首先是主体信息必须准确，很多人起草合同只写个对方公司的简称，连完整名称、统一社会信用代码、联系地址、对接人都不写，这是大忌。我就碰到过合同上写的对方名称是简称，和对方营业执照上的全名差了好几个字，最后打官司连被告主体都立不上，折腾了好几个月才搞定，所以我要求大家起草的时候，一定要找对方要最新的营业执照复印件，核对好完整名称，一个字都不能错，相关信息都要写全，方便后面真出问题能找到人。2.2.2核心商务条款必须明确，不能模棱两可，比如付款条款，一定要写清楚付款的时间节点、付款的条件、收款账户的准确信息、逾期付款的违约责任，不能只写“验收合格后付款”。什么叫验收合格？验收期限是几天？验收不合格怎么处理？这些都得写清楚，还有交货条款，什么时候交货、交到哪里、运费谁出、运输途中损坏了谁负责，都得写得明明白白，别给后面留隐患。2.2.3争议管辖条款要明确，我们尽量争取约定在我们公司所在地的法院管辖，不要写“任何一方都可以向各自所在地法院起诉”，更不能主动约定到对方所在地法院，真出事了我们跑老远去打官司，花时间花钱还被动，这个地方大家一定要记住，按模板写就行，不用自己随便改。2.3起草完成后的自查要求起草完之后，大家一定要自己先通读一遍，核对一遍核心内容，比如谈好的合同金额是多少，有没有写错数字，付款节点对不对，对方主体信息对不对，把明显的错漏改了之后再提交审核。别把一眼就能看出来的错误甩给法务，我们审出来你还要改，耽误的还是你自己的时间，这个小要求大家多上点心就行。3合同审核环节管控起草完成自查没问题，就到了最核心的审核环节，审核是管控风险的关键，我们设计了分级审核的流程，兼顾效率和风险，不会让小合同耽误时间，也不会放过大合同的风险。3.1分级审核流程要求3.1.1我们按照合同金额和风险等级把审核分成三级，合同金额在10万元以下的低风险合同，流程是“起草人自查→部门负责人初审→法务部终审”，走完就能签字用章，流程非常快，一般一两天就能搞定；金额在10万元到100万元之间的合同，再加一个分管领导审批，也不会多耽误太久；金额在100万元以上的重大合同，需要经过“部门负责人→分管领导→财务→法务→总经理”五层审核，多层把关，把大项目的风险控住。这样分级别，就是为了不搞一刀切，小合同快办，大合同严办，兼顾效率和安全。3.1.2所有审核流程必须走公司OA线上流程，所有审核意见和签字都要留痕，禁止绕过流程线下签字用章。我知道有时候大家赶时间，会找我说情能不能先盖章后补流程，我每次都拒绝了，不是我不给大家面子，是真的，留痕不是为了追责，是为了保护大家，真出了事，大家都按流程走了，该审的都审了，没人会说你什么，要是绕过流程，最后出了事，责任说不清楚，吃亏的还是你自己，所以这个规矩不能破。3.2各审核环节核心要点3.2.1业务部门负责人初审，核心审两个点，一个是合同内容是不是和双方谈的一致，有没有和谈判不符的地方，另一个是对方主体的资信情况，业务部门对接了这么久，对方靠不靠谱你们最清楚，这个关你们把好，法务不懂具体业务细节，没法帮你们核这个。3.2.2财务部门审核，核心核付款条款、发票条款、预算情况，看看合同付款有没有排预算，发票的税率对不对，账户信息有没有问题，这些是财务的专业领域，法务不懂财务，所以这个关必须财务把。3.2.3法务部审核，就是我这边负责，核心核法律风险，看看主体有没有资质，条款有没有漏洞，有没有无效的格式条款，违约责任清不清楚，管辖约定对不对。我审合同的时候，碰到需要修改的地方，都会一条条标出来，告诉你为什么要改，改了能避免什么风险，方便你和对方沟通，不会直接把合同打回去让你重写，也不会让你难做人，要是对方对修改有意见，你也可以叫我一起和对方谈，我来跟对方解释，这都是我应该做的。3.3紧急合同绿色通道要是真的碰到特别紧急的项目，必须马上签合同，大家可以提前跟我打招呼，我走绿色通道，优先安排审核，我手头没特别急的事的话，半天就能给你出审核意见，绝对不会耽误你项目进度，我们卡的是风险，不是正常的业务进度，这点大家放心。4合同签署及后续全周期管控很多人觉得审核完就完事了，其实不是，签署和后续执行的管控也很重要，好多问题都是出在签完字之后。4.1签署用章管控流程走完拿到用章审批之后，一定要让对方盖鲜章，骑缝章必须盖，不能拿复印件盖个章就给我们，我们这边盖章也要盖鲜章和骑缝章。我已经跟行政部管章的同事打好招呼了，流程没走完的不给盖章，没盖骑缝章的合同不许出公司。别小看骑缝章，我见过好多合同没盖骑缝章，对方偷偷换了里面的几页内容，我们最后百口莫辩，吃了大亏，所以这个一定要做到。4.2合同归档管控合同签完之后，三个工作日内必须把一份原件交到法务部归档，电子档也要上传到公司档案系统，大家自己手里可以留复印件或者扫描件，别把所有原件都放在个人手里。我之前碰到过同事离职，手里的合同原件找不到了，真出事了连证据都拿不出来，太折腾了。我们归档之后，大家随时要调阅都可以找我，电子档也能在线查，非常方便。4.3履行变更管控合同履行过程中，如果需要变更内容，比如改付款时间、改交货数量，不管改多改少，都必须签书面的补充协议，补充协议也要走一遍起草审核流程，不能口头约定。口头约定不算数，真出事了对方不认，我们没证据，吃哑巴亏，所以千万别嫌麻烦，该走流程就走流程。要是履行过程中对方违约了，一定要第一时间告诉我，我们提前介入处理，越早处理损失越小，别自己扛着，扛到最后拖成大问题就不好解决了。5责任与优化机制5.1责任划分按照之前说的权责，起草人对业务真实性负责，各审核环节对自己审核的内容负责，谁的环节出问题谁担责。只要大家按本方案走流程，出了问题我们一起承担，法务部肯定不会推责；要是有人违反本方案，不走流程私下签署合同，出了问题由个人承担相应责任。丑话说在前面，不是我要罚谁，是规矩就是这样，你绕过了规则，就要承担对应的后果。5.2优化与激励本方案不是一成不变的，大家用着觉得哪里不顺手，或者有好的建议，随时可以来找我提，只要建议合理，我们马上改，毕竟这个方案是给大家用的，方便大家最重要。每年我们还会评优秀合同管理员工，只要你一年经手的合同都符合要求，没出问题，就给奖励，通报表扬加奖金，也算对大家认真做这件事的肯定。6附则6.1本方案自发布之日起正式执行，之前公司的相关规定和本方案不一致的，以本方案为准。6.2本方案的解释权归公司法务部，大家有任何不明白的地方，随时可以来找我问，我一定给大家讲清楚，绝不敷衍。最后我再啰嗦一句，我做了这么多年法务，见过太多本来好好的生意，因为一份漏洞百出的合同翻了车，也见过本来很优秀的同事，因为一份不小心的合同影响