2026年门店个人信息保护管理办法

2026年门店个人信息保护管理办法目录第一章总则第二章职责划分第三章具体管理内容3.1个人信息收集环节管理3.2个人信息存储环节管理3.3个人信息使用环节管理3.4个人信息传输与对外提供环节管理3.5日常培训与自查管理第四章违规约束与处理第五章申诉机制第六章附则附件附件1：门店个人信息收集范围清单（2026版）附件2：门店信息系统权限申请/变更/注销审批表附件3：个人信息安全事件应急处置流程图附件4：门店个人信息保护月度自查表第一章总则第一条为规范门店经营全流程的个人信息处理活动，保护员工、消费者及其他进入经营区域人员的个人信息权益，压实各岗位管理责任，防范个人信息泄露风险，根据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》等法律法规要求，结合公司门店实际运营场景，制定本办法。第二条本办法适用于公司旗下所有直营门店、品牌授权合作门店、前置仓服务站点（以下统称“门店”）的个人信息全生命周期保护管理，覆盖门店经营过程中接触到的所有自然人个人信息，包括但不限于门店正式员工、劳务派遣人员、实习人员、驻场外包服务人员的个人信息，以及到店消费顾客、接受服务人员、临时进入经营区域人员的个人信息。本办法所称个人信息，指以电子或者其他方式记录的、与已识别或可识别自然人相关的各类信息，匿名化处理后的信息不属于个人信息范畴。第三条门店个人信息保护工作严格遵循四项基本原则：（一）合法正当必要原则：所有个人信息处理活动必须符合法律法规要求，以满足服务提供、人事管理的实际需要为限，不得超范围处理信息，不得损害信息主体的人格尊严；（二）知情同意原则：处理个人信息前必须以清晰易懂的方式告知信息主体处理目的、处理方式、信息留存期限，取得对应主体的明示同意（法定无需同意的情形除外）；（三）安全可控原则：采取必要的技术、管理措施保障个人信息安全，避免信息泄露、篡改、丢失；（四）权责对等原则：各岗位对职责范围内的个人信息处理行为承担对应责任，信息主体依法享有查询、更正、删除自身个人信息的权利。第四条涉及员工个人信息处理的活动，严格遵守劳动保障相关法规要求，不得因个人信息处理行为侵害员工平等就业、获取劳动报酬、享受社会保险待遇等合法权益，不得将与工作无关的个人信息作为招聘、考核、奖惩的参考依据。第二章职责划分第五条门店运营管理部是本办法的牵头执行部门，主要职责包括：制定门店端个人信息保护标准化操作细则；统筹组织门店相关人员的专项培训；为门店配备必要的信息保护物资（如碎纸机、加密存储设备、提示标识等）；每季度组织开展门店个人信息保护全覆盖检查；牵头处置一般级别个人信息安全事件；跟踪各类问题的整改落地。第六条各门店店长是本门店个人信息保护第一责任人，主要职责包括：严格落实本门店的信息保护管理要求；按照最小权限原则分配本门店员工的系统操作权限；组织开展门店月度自查；对本门店员工开展日常操作提醒；发生信息安全事件第一时间按流程上报；配合监管部门、公司内部的检查与事件调查。第七条门店所有在岗人员（含正式员工、劳务派遣人员、实习人员、驻场外包人员）是本岗位个人信息处理的直接责任人，需严格按照本办法要求开展日常操作，主动识别信息安全隐患并及时上报。第八条合规管理部是本办法执行情况的独立监督部门，主要职责包括：对门店个人信息保护工作开展独立合规审计，每季度抽取不低于30%的门店开展飞行检查；受理涉及个人信息保护的投诉、举报与申诉；牵头开展严重级别个人信息安全事件的调查与责任认定；每年结合法律法规更新与执行情况，提出制度修订建议；对违规行为提出明确处理意见。第九条信息技术部是个人信息保护的技术支撑部门，主要职责包括：做好门店会员系统、POS系统、监控系统、办公系统的安全防护，定期开展漏洞扫描与修复；按照最小权限原则配置各岗位系统操作权限，在人员岗位变动、离职时24小时内完成权限回收；对系统存储的个人信息开展加密、去标识化处理；发生信息安全事件时提供技术支持，第一时间阻断信息泄露路径。第十条人力资源部负责员工个人信息处理环节的合规管理，严格按照劳动法规要求收集、使用员工个人信息，配合开展员工层面的个人信息保护培训，在员工招聘、入职、绩效管理、离职全流程落实信息保护要求，及时响应员工查询、更正个人信息的合理诉求。第十一条公司层面成立跨部门个人信息保护应急工作组，由运营、合规、IT、人力部门相关人员组成，负责重大信息安全事件的统一处置，根据事件影响范围按法规要求向监管部门报告，对接信息主体的告知与安抚工作。第三章具体管理内容3.1个人信息收集环节管理第十二条所有个人信息收集严格执行“非必要不收集”要求，对照公司统一发布的收集清单（见附件1）开展收集工作，严禁超清单范围收集信息。因特殊场景确需收集清单外信息的，需提前报合规管理部审核，获得信息主体单独明示同意后方可收集。第十三条员工个人信息收集仅可限定在与劳动合同履行、人事管理直接相关的范围：包括用于入职登记、工资发放、社会保险缴纳的必要身份信息、银行卡信息、社保缴费信息，以及用于突发状况联络的紧急联系人基本信息（仅可收集联系人姓名、联系方式，不得收集联系人身份证号、住址等无关信息）。严禁将员工婚育状况、宗教信仰、非因公疾病记录、基因信息、家庭成员收入状况等与工作无关的信息作为入职、考核的收集要件，不得强制要求员工提供与工作无关的私人信息。收集员工个人信息前，需在入职告知材料中明确列明每项信息的收集目的、使用方式与留存期限，取得员工本人签字确认。第十四条顾客及其他外部人员个人信息收集需严格遵守场景限制：（一）普通到店消费无附加服务需求的，不得强制要求顾客提供手机号、社交账号等联系方式，不得将关注社交账号、注册会员作为消费的前置条件。支付环节仅可对接持牌支付机构完成交易，门店及工作人员不得留存顾客完整银行卡号、支付密码、生物识别支付信息。（二）会员注册环节仅可收集手机号作为账号登录凭证，顾客可自愿填写生日信息用于获取会员生日权益、自愿填写配送地址用于享受配送服务，不得强制要求顾客填写身份证号、职业、收入、婚姻状况等与会员权益无关的信息。顾客有权随时注销会员账号，门店不得设置不合理的注销障碍，不得对提出注销申请的顾客采取歧视性对待。（三）销售需实名登记的特殊商品时，严格按照对应行业监管要求收集必要的身份信息，不得扩大收集范围。（四）门店安防监控、人脸采集设备需在所有采集入口的显眼位置张贴统一制式的提示标识，监控采集范围仅覆盖经营区域、收银区域、仓储区域、出入口通道，严禁覆盖卫生间、试衣间、母婴室等私密空间。除配合公安机关开展安防预警、获得顾客单独明示同意开通刷脸支付外，不得利用人脸采集设备开展客流分析、精准营销等其他活动，不得将采集的人脸信息存储在门店本地设备。（五）开展顾客满意度调研、服务意见收集时，不得强制要求顾客提供可识别个人身份的信息，调研内容仅限与门店服务、产品质量相关的内容，不得借调研名义收集顾客消费能力、私人生活等无关隐私信息。3.2个人信息存储环节管理第十五条电子类个人信息统一存储在公司加密云服务器，所有门店本地电脑、POS机、私人手机、私人移动存储设备不得存储超过50条的批量个人信息，不得私自拷贝、留存系统中的完整个人信息数据。系统展示个人信息时默认做去标识化处理（如手机号中间四位掩码、身份证号中间八位掩码），仅在具备对应权限且满足业务需要时才可查看完整信息。第十六条纸质类个人信息（含员工入职材料复印件、特殊商品销售实名登记台账、顾客手写服务登记单等）需存放在门店带锁专用文件柜中，钥匙仅由店长、指定内勤人员保管，无关人员不得随意翻阅。废弃的纸质个人信息材料必须使用碎纸机粉碎后处置，不得直接丢弃至公共垃圾桶。第十七条严格执行信息留存期限要求：员工个人信息在员工在职期间留存，员工离职后相关档案材料按劳动法规要求留存2年备查，到期由人力资源部、运营部统一监督销毁；会员个人信息在会员账号存续期间留存，顾客申请注销账号的，在15个工作日内完成所有非法定留存信息的删除；监控影像资料留存期限为30-90天，到期自动覆盖删除，除配合执法部门调查外不得延长留存期限；消费交易记录按税务管理要求留存5年，到期统一删除。3.3个人信息使用环节管理第十八条严格落实系统权限分级管控：门店各岗位系统权限按“最小必要”原则配置，前台收银岗位仅可查看当前交易的支付信息，不得查看顾客完整联系方式、历史消费记录；店长仅可查看本店会员的汇总统计数据，不得无理由批量导出会员明细；区域运营督导仅可查看所辖门店的汇总运营数据，不得单条查询顾客完整隐私信息。所有权限开通、变更需填写审批表（见附件2），经店长审核后由信息技术部配置，人员调岗、离职时24小时内回收所有系统权限。第十九条规范个人信息使用场景：员工个人信息仅可用于人事管理、工资发放、社保缴纳、工作联络，不得将员工私人联系方式、个人情况提供给与工作无关的第三方，不得在公共区域张贴的排班表、考核公示中披露员工完整身份证号、私人手机号，公开信息仅可使用员工工号、内部短号标识。顾客个人信息仅可用于对应服务提供、售后回访、会员权益兑现，售后回访需避开公众休息时段（拨打时间限定为工作日9:00-12:00、14:00-20:00，节假日10:00-18:00），不得在休息时段拨打骚扰电话；取餐、叫号时仅可播报订单尾号、顾客姓氏，不得播报顾客完整姓名、手机号、购买商品明细等隐私内容；门店工作人员不得利用履职获取的顾客联系方式私自添加顾客社交账号、发送私人营销信息。3.4个人信息传输与对外提供环节管理第二十条内部传输个人信息需使用公司指定的加密办公系统，不得通过公共社交软件、私人邮箱传输批量个人信息（含员工薪资表、会员明细、实名登记台账等），加密传输的文件需设置提取密码与访问有效期，过期自动失效。第二十一条对外提供个人信息仅可在三种情形下开展：一是执法机关持合法有效的法律文书要求调取信息的，需第一时间报合规管理部审核，登记调取单位、调取人员信息、调取内容、调取时间，经审核通过后才可配合提供，任何门店、个人不得私自向外部人员提供监控录像、个人信息台账；二是获得信息主体单独明示同意，向本人提供其相关个人信息的，需核实信息主体身份后按流程提供；三是为履行与顾客的服务合同必须提供的信息（如外卖配送服务需向配送人员提供联系信息的），需通过平台虚拟号传输，配送完成后虚拟号自动失效，不得向配送人员提供顾客真实手机号、配送地址以外的其他信息。严禁任何门店、个人以牟利为目的向广告商、推销机构、其他第三方出售、提供个人信息。3.5日常培训与自查管理第二十二条新入职门店人员必须完成不少于2课时的个人信息保护专项培训，考核合格后方可上岗；在岗人员每季度参加一次专项复训，结合最新违规案例、法规要求更新操作规范。第二十三条门店店长每月对照月度自查表（见附件4）开展一次全面自查，重点排查信息收集、存储、使用环节的合规风险，对发现的问题当场明确整改时限，自查记录每月5日前报属地运营管理部门。第二十四条门店需将个人信息保护提示纳入员工日常行为提醒，每日早会可结合近期发现的共性问题做简短提示，强化员工合规操作意识。第四章违规约束与处理第二十五条建立与违规情节对应的阶梯式处理机制，所有处理决定需留存书面记录，做到事实清楚、依据明确。对主动上报问题、及时采取措施避免影响扩大的责任人，可酌情从轻或免予处理；对隐瞒问题、阻碍调查的责任人，从重处理。（一）一般违规。存在以下情形且未造成信息泄露、投诉等不良后果的，第一次给予口头警告，扣除当月绩效5%；第二次给予书面警告，扣除当月绩效10%，需重新参加合规培训并考试合格：1.公共区域张贴的排班、公示材料中泄露员工私人手机号等隐私信息的；2.监控提示标识脱落、破损未及时更换的；3.废弃纸质信息材料未按要求粉碎直接丢弃的；4.存放纸质信息的文件柜未按要求上锁的；5.未按规定时段开展售后回访但未造成顾客投诉的；6.未按要求开展月度自查或自查记录造假的。（二）较重违规。存在以下情形的，给予记过处分，扣除当月绩效30%，取消当季度评优评先资格；门店店长负管理连带责任，扣除当月绩效15%：1.超范围收集个人信息，强制要求顾客、员工提供无关隐私信息的；2.未经审批私自导出、拷贝50条以下个人信息，未对外传播造成影响的；3.未审核外部人员身份，私自向无关人员提供监控片段、零散个人信息的；4.利用履职获取的个人信息私自添加顾客社交账号、发送营销信息，造成1-2起有效投诉的；5.人员岗位变动、离职后未及时回收系统权限，导致无关人员可访问个人信息但未造成泄露的。（三）严重违规。存在以下情形的，属于严重违反公司规章制度，公司可依法解除劳动关系，无需支付经济补偿；造成公司或信息主体损失的，相关责任人需依法承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：1.私自拷贝、存储、出售、向第三方提供50条以上个人信息的；2.恶意泄露个人信息，造成3起以上有效投诉，或导致信息主体遭受财产损失、名誉损害的；3.发生个人信息泄露事件后隐瞒不报、拖延上报，导致事件影响扩大的；4.在私人设备存储批量个人信息，导致信息被窃取、大范围传播的；5.收集个人信息时刻意隐瞒用途，骗取信息主体同意的；6.对申诉人、举报人实施打击报复的。第二十六条建立正向激励机制，对在个人信息保护工作中做出突出贡献的个人或门店给予奖励：1.及时发现重大信息安全隐患并上报，有效避免信息泄露事件发生的，给予500-2000元现金奖励；2.提出个人信息保护优化建议被公司采纳，有效降低管理风险的，给予300-1000元现金奖励；3.年度内未发生任何个人信息违规事件的门店，在年度评优中给予优先评定资格，对门店团队给予一次性绩效奖励。第五章申诉机制第二十七条建立覆盖员工、顾客等所有信息主体的申诉渠道，保障信息主体合法权益与员工的正当申诉权利。申诉受理范围包括：1.信息主体认为门店或工作人员违规处理其个人信息，侵害其合法权益的；2.员工对个人信息保护相关的违规处理决定有异议的；3.发现门店存在个人信息保护违规行为的举报。第二十八条申诉处理流程：（一）申诉人可先向所在门店或涉事门店店长提交书面申诉材料，提供相关事实依据，店长需在3个工作日内完成初步核实，将核实结果与处理意见反馈申诉人；（二）申诉人对店长处理结果不满意，或申诉事项涉及店长本人违规的，可直接向公司合规管理部提交申诉，合规管理部需在7个工作日内完成独立调查，充分听取申诉人与被申诉方的陈述，核查相关证据，形成书面处理意见反馈申诉人；（三）涉及顾客投诉的个人信息侵权事项，需第一时间采取补救措施，包括停止违规行为、删除违规收集的信息、向信息主体致歉等，避免矛盾升级。第二十九条申诉处理过程中需严格保护申诉人信息，严禁泄露申诉人身份、申诉内容等信息，严禁任何人员对申诉人、举报人进行打击报复，一经发现按严重违规处理。第六章附则第三十条本办法自2026年1月1日起正式施行，此前公司发布的涉及门店个人信息管理的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。第三十一条本办法由公司合规管理部负责解释，每年12月结合最新法律法规要求、门店实际运营情况开展一次评估修订，期间遇国家法律法规调整的，及时更新对应条款。第三十二条所有门店需在本办法施行前完成首轮全员培训与自查整改，配齐碎纸机、监控提示标识等必要物资，梳理现有信息收集、存储流程，对不符合要求的环节在2025年12月31日前整改到位。附件附件1：门店个人信息收集范围清单（2026版）序号收集场景收集内容收集目的依据留存期限1员工入职管理姓名、必要身份信息、工资卡账号、社保参保信息、紧急联系人姓名+联系方式办理入职手续、发放劳动报酬、缴纳社会保险、突发情况联络《劳动合同法》《社会保险法》在职期间+离职后2年2普通到店消费交易订单号、支付金额、交易时间完成交易、开具发票、税务备查《税收征收管理法》《消费者权益保护法》5年3会员注册（顾客自愿选择）手机号（登录凭证）、自愿提供的生日信息、自愿提供的配送地址账号管理、会员权益发放、配送服务提供顾客明示同意会员存续期，注销后15日内删除4特殊商品实名销售购买人必要身份核验信息满足国家实名销售管理要求对应行业监管法规按法定要求留存5门店公共安防经营区域监控影像、安防人脸比对数据公共安全防范、异常事件溯源《个人信息保护法》30-90天，到期自动覆盖6售后服务顾客主动提供的联系方式、售后问题描述处理售后诉求、提升服务质量顾客明示同意售后事项处理完成后15日内删除附件2：门店信息系统权限申请/变更/注销审批表字段内容填写栏申请人信息岗位、所属门店、入职/调岗/离职时间申请类型□权限开通□权限变更□权限注销申请权限内容（详细列明需要访问的系统模块、可操作范围）申请业务理由（说明申请权限对应的具体工作场景、必要