单位日常行政管理方案

单位日常行政管理方案我在单位行政部门工作快八年了，眼看着咱们单位从几十人的小团队发展到近两百人的规模，这两年新入职的年轻人越来越多，原来靠老同事口口相传的松散规矩早就跟不上需求了。这大半年我接到了大大小小四十多桩投诉：有业务部门加班整层楼门禁锁了找不到开门人的，有两个部门同时约了会议室撞场当着客户尴尬的，还有办公用品随便领一季度耗量翻三倍、急用时反而没货的。为了理顺日常运转，解决大家天天碰到的糟心事，我们行政部挨个部门发了调研问卷，找了十多位不同岗位的同事拉着聊天，梳理了所有问题之后攒出了这个日常行政管理方案，核心目的就是给大家做好服务，让大家不用为杂事分心，能安安心心干工作。1方案总体要求与适用范围1.1制定方案的核心原则这个方案从起草开始就定了三个不变的原则，第一是服务优先、管理为辅，我们定规则不是为了卡大家、罚大家，是为了把混乱的流程理顺，减少大家不必要的麻烦；第二是公开透明、灵活调整，所有规则都公示给所有人，调整方案提前一周发通知，有任何疑问都可以直接找我或者行政部任何一个人问；第三是以人为本、兼顾效率，充分考虑大家的实际情况，不搞不近人情的死规矩，特殊情况特殊处理，绝对不搞一刀切。说句掏心窝子的话，我干行政这么多年，一直觉得我们就是单位的大管家，管家的职责就是让家里人住得舒服，不是给家里人设条条框框捆着大家。1.2方案适用范围本方案适用于单位所有在岗正式员工、劳务派遣人员、试用期员工以及长期驻场的外包合作人员，所有人员都需要遵守本方案的各项要求；外来访客由对接的内部员工负责引导管理，参照本方案的安全管理要求执行。2日常办公秩序管理说完了总体要求，我们先从大家每天都要接触的办公秩序说起，这是最基础也最影响大家上班心情的部分。2.1办公区域环境管理2.1.1个人办公区管理要求大家每天下班前花个三五分钟整理一下个人桌面，重要文件收进带锁的柜子，私人垃圾顺手带走，容易腐坏的食物千万别留在办公区或者抽屉里。我们不是要求大家把桌面摆成样板间，怎么舒服怎么来都行，就是别堆得下不去脚，也别留下有味的垃圾招虫子。之前就有同事把半盒牛奶忘在抽屉里，放了一周小长假回来，整间办公室都臭了，擦了三天才散味，最后还是整个部门的人帮着收拾，耽误了大家不少时间，这点小事多注意就能避免。2.1.2公共区域管理公共区域包括走廊、茶水间、会议室、卫生间、楼梯间这些，我们安排的保洁阿姨每天上午、下午各全面打扫一次，大家用完公共区域多留心一点：茶水间热饭溅出来的油、撒出来的咖啡茶叶顺手擦一下，喝完的奶茶杯别留在桌子上，微波炉用完顺手关电源；卫生间用完随手冲，废纸扔纸篓别丢蹲坑里，堵了whole层都用不了；走廊上的消防通道别堆自己的东西，万一出事挡路太危险。要是保洁打扫完之后公共区域又脏了，或者水管堵了、灯坏了，直接在行政部的企业微信专属群里说一声，我们半小时之内肯定安排人过来处理，绝不拖沓。2.1.3会议室使用管理这是之前大家吐槽最多的问题，我们现在定了明确的规则：所有会议室都需要提前在企业微信的预约系统上预约，谁先预约谁使用，没有预约的部门，如果遇到已经预约的部门使用，需要主动让位。如果临时有紧急突发会议约不到场地，直接找行政部协调，我们会想办法给大家调整出场地，绝对不会让大家当着客户的面难堪。另外用完会议室之后，大家记得把投影仪、空调关掉，椅子归位，带走自己的垃圾和资料，别给下一批使用的同事留烂摊子，这点真的靠大家自觉，我们也不可能每次都跟着去收拾。2.2办公设备与信息安全管理2.2.1公共办公设备管理公共的打印机、复印机、碎纸机、投影仪都是大家共用的，用完之后记得随手关电源，碎纸机一次不要塞超过规定量的纸，塞多了卡机还要找人修，耽误所有人的时间。如果设备出了故障，千万别自己瞎拆弄，直接在群里喊一声，我们要么安排维保，要么给大家临时换备用设备，很快就能解决。2.2.2信息安全管理大家自己的办公电脑离开座位的时候记得锁屏，密码不要随便告诉别人，不要随便插陌生来源的U盘，不要下载不明来源的软件，万一中了木马病毒丢了工作资料，真的哭都来不及。之前我听说别的单位有个小伙子，电脑没锁，隔壁部门新同事误删了好几年的项目资料，整个项目都要重新做，耽误了大半年，所以这点提醒大家多上点心，真不是瞎操心。3日常后勤保障管理理顺了办公秩序，接下来就是大家日常离不开的后勤保障，这也是我们行政部最核心的工作，我们调整了之前很多不合理的规则，尽量让大家用着方便。3.1办公用品管理之前大家反映的问题要么是急用时领不到，要么就是浪费严重，我们这次调整了领用规则：每个员工每个月有固定的领用额度，笔、笔记本、回形针、便利贴这些常用小件都在额度里，随便领，不限制；如果超出额度，只要说明是工作使用，我们也照样给，不会卡着大家，主要就是避免有些人领一大堆放在家里用，浪费单位的经费。领用流程全部走线上，在企业微信提交申请之后，我们当天就会把东西配好放在前台领用处，大家随时过去拿就行，不用专门跑行政部敲门，省得耽误大家的工作时间。如果是鼠标、键盘、文件柜这种大件办公用品，需要交回旧的损坏物品才能换新的，旧的丢了也没关系，登记一下就行，我们主要就是避免浪费，毕竟单位的经费也是大家一起挣的，能省一点，省下来的钱我们还能多组织几次团建，给大家多发点节日福利，这话糙理不糙，相信大家都能理解。3.2公务车辆与值班管理3.2.1公务用车管理出公差需要用单位公车的，提前一天在系统上预约，紧急临时出差当天约也可以，我们会优先安排。用车回来之后，大家记得把油加满，停回原来的停车位，钥匙交回前台，别自己把钥匙带走，下次别人要用找不到就麻烦了。3.2.2日常值班管理周末和节假日的值班表，我们会提前一周排好发在工作大群里，值班人员要按时到岗签到，做好值班记录。如果有急事需要调班，你自己找好愿意换班的同事，跟行政部说一声做好登记就行，我们绝对不禁止调班，就是怕没人打招呼，单位有急事找不到人，之前就出过一次这样的事，值班的人自己调班没说，来了大客户没人接待，差点耽误了一个大项目，所以只要提前登记，怎么调都可以。4考勤与请休假管理说完了事务性的管理，接下来就是和每个人切身利益相关的考勤和请休假，我们这次做了很多人性化的调整，尽量不给大家添堵。4.1日常考勤管理咱们单位一直实行弹性上下班制度，只要你每天干满八个小时，早来早走、晚来晚走都没问题，但是大家别忘了在考勤系统上签到签退。如果忘了签到，一个月之内三次以内直接找行政部补签就行，不扣钱也不记过，毕竟大家忙起来忘了是常事，我们都理解；超过三次我们再核实情况，也不会随便乱罚，就是怕最后算工资的时候对不上，大家不高兴，所以麻烦大家多上点心。4.2请休假与出差管理请休假我们也简化了流程：一天以内的事假病假，跟自己部门负责人说一声就行，不用走审批；三天以内的走线上审批，部门负责人签字就可以；三天以上的提前说一声，方便单位安排你的工作，不会耽误事。如果是突发急病没办法提前请假，你让家人或者同事给我们打个招呼就行，流程后面补，病假也不用你一开始就拿医院证明，回来上班补就行，绝对不搞那些不近人情的规定。出差的话，提前填个审批单说清楚去向和用途就行，回来报销只要材料齐全，我们跟财务沟通好了，三个工作日之内肯定批下来打款，绝对不压大家的报销款，这点大家放心。5安全与应急管理行政管理最核心的底线就是安全，不管是大家的人身安全还是单位的财产安全，都是头等大事，容不得半点马虎。5.1日常安全管理每天最后一个离开办公室的同事，记得检查一下自己片区的灯、空调、窗户有没有关，充电宝、电热杯这种小家电的电源拔掉，千万别一直插着，之前听过太多因为忘拔电源引发火灾的事，真的太可怕了。咱们每层楼都有消防栓和灭火器，大家抽空记一下位置，真出事了能用得上。另外门禁制度一定要遵守，外来人员进来一定要登记，对接的同事要下来接，别随便放陌生人进来，一方面是安全，另一方面也避免发小广告的进来骚扰大家办公。5.2突发应急处理如果碰到突发的停水停电、设备故障，或者有人突发疾病受伤，第一时间联系行政部，我们24小时都有人值班，联系电话一直存在工作群的群公告里，随时能找到人。前台有急救箱，里面有常用的感冒药、止血绷带、晕车药这些，大家需要随时去拿，不用打招呼。每年我们会组织两次消防演练和应急培训，大家尽量抽时间参加，多学点急救知识没坏处，真出事了能保护自己也能帮到别人。6方案落地与动态调整方案定了不是摆着看的，得落地，也得根据大家的需求随时改，不能定完就一成不变。6.1方案试行与宣贯本方案从公布之日开始试行三个月，每个部门我们都安排了专门的行政对接人，大家有任何问题、任何意见都可以直接找对接人说，我们每周五都会汇总一次所有的意见，随时调整不合理的地方。6.2监督与激励我们不会动不动就罚大家，主要以提醒纠正为主，如果多次违反规定影响了单位正常运转，我们才会和个人以及部门负责人沟通解决。对于做得好的部门，比如全年没有安全事故、办公用品节约明显、公共区域维护到位的，年底我们会给部门发额外的团建经费或者集体福利，鼓励大家一起维护好咱们的办公环境。6.3定期调整我们每半年会发一次匿名调研问卷，大家有任何想法都可以提，我们会根据大家的意见修改方案，永远以大家的实际需求为准，这个方案是服务大家的，大家用着不舒服就一定要改。总的来说，这个方案从