资源流转管理方案

资源流转管理方案我在一家中型制造企业做行政运营主管已经五六年了，这两年公司业务调整，不同产品线一边扩张一边收缩，各部门沉淀下了大量闲置资源，我去年年底做年度资产盘点的时候，光是堆在备用仓库落灰的九成新小型加工设备就清出了21台，仓库角落还堆着各部门退回没拆封的打印纸、文件夹、办公文具，盘点算了算，这些东西够全公司用整整八个月，可就在盘点的那一周，三个部门还交了新的采购申请，要采买这些完全有库存的东西。那时候我就下定决心，要做一套能落地的资源流转管理方案，把公司里这些“睡大觉”的资源盘活，让闲置资源能在需要的部门之间转起来，既能给公司省成本，也能帮各部门提效率。以下就是我结合公司实际情况梳理出的完整方案。1方案制定的背景与总体目标1.1当前内部资源流转存在的核心问题我这段时间跟各部门对接，梳理出来的问题真的不少，最突出的就是信息不互通，各部门都是“自己的资源自己锁”，生产一部三年前淘汰了三台性能完好的钻孔机，因为项目收缩不用了，就一直堆在车间角落没人提，去年生产三部上新小批量订单，直接申请花十几万采购三台新设备，搬仓库的时候才发现这三台闲置设备，当时生产部经理都心疼得直拍大腿。其次就是资源没有统一管理，闲置和在用分不清，办公用品这块更离谱，我上个月抽查部门储物间，市场部一个部门就存了27盒未拆封的中性笔，够他们用到明年，可行政还在按月给他们发放新的办公耗材，年年都有大量耗材堆着过期浪费。除了硬件资源，软资源的浪费更可惜，设计部做完大项目之后，设计师往往有半个多月的空窗期，别的部门要做产品宣传图、包装图，不知道内部有人手，动辄花几万块找外包，平白多花好多冤枉钱。最后就是大家没有流转的动力，原来也提过要共享闲置资源，可大家都觉得多一事不如少一事，报了闲置也没好处，反而麻烦，所以都捂着不说，这些问题攒到一起，就逼得我们必须出一套明确的管理方案，把流转的路打通。1.2方案的总体目标这套方案不是为了给大家加负担，核心就是三个目标：第一是盘活沉淀资产，直接降低公司的采购和仓储成本，按我初步估算，顺畅运转之后每年至少能节省十五到二十万的不必要采购支出，还能腾出不少闲置仓库空间，省下外租仓库的费用；第二是提升内部响应效率，各部门需要资源的时候，先找内部流转的闲置资源，不用等漫长的采购审批流程，一两天就能拿到能用的资源，加快项目推进速度；第三是培养全公司的节约意识，建立长期可持续的资源流转机制，不是搞一次运动就结束，要让资源流转变成大家日常工作的一部分，形成“先用闲置、再买新的”的习惯。2资源流转管理的范围与分类标准讲完目标，接下来我们明确一下到底哪些资源需要纳入流转管理，怎么分类，避免混乱。2.1纳入流转管理的资源范围我们把内部资源分成两大类，全部纳入统一管理，第一类是有形的硬资源，具体包括三个部分：一是固定资产类，比如闲置的生产设备、办公设备、运输工具、展示架展柜这类可重复使用的资产；二是低值易耗类，就是未拆封、未使用的办公耗材、劳保用品、生产边角余料、包装材料这些；三是空间资源，比如闲置的工位、临时空余的仓库仓位、可共享使用的会议室、活动场地这些。第二类是无形的软资源，就是闲置的人力工时、部门闲置的技术成果、可共享的内部服务能力，比如设计部的闲置设计能力、财务部闲置的临时理账服务，甚至员工个人闲置的技能也可以纳入，比如有人会修设备，有空的时候可以帮别的部门修，这些都是可以流转的资源。2.2资源的分级分类标准为了方便管理，所有上报的闲置资源都会分成三个等级，不同等级走不同的流程：2.2.1直接可用流转资源就是资源本身完好无损，能直接使用，不需要任何维修整改，比如未拆封的办公文具、九成新淘汰下来还能正常运行的设备、完全空出来的工位，这类资源核验之后直接上架共享，随时可以领用。2.2.2维修后可用流转资源就是资源存在小故障、小损坏，只需要花少量成本维修就能正常使用，比如设备某个小零件坏了，办公桌椅掉了个螺丝，这类资源我们会安排后勤维修人员统一整改，修好之后再上架共享，花几百块维修费就能省几万块买新设备的钱，怎么算都划算。2.2.3不可流转报废资源就是资源已经完全损坏，没有维修价值，这类资源不走流转，直接走公司统一的报废流程，集中回收处理，处理所得的收入统一上交公司行政库，用来补贴资源流转的奖励经费。3资源流转的具体流程与权责划分这一块是整个方案的核心，我们把流程拆成了上报入库和申领调出两个部分，每个环节都明确了要求，尽量简化，不给大家添额外的负担。3.1资源上报与入库流程3.1.1部门定期主动上报我们要求每个部门指定一名兼职资源联络员，专门负责本部门的资源盘点和上报，每个月月底最后一天之前，联络员盘点本部门的闲置资源，统一上报给行政运营部，上报只需要填清楚资源名称、数量、状态、存放位置，拍两张清晰的照片就行，不用填一大堆复杂的表格，我这边专门做了简化的线上上报模板，五分钟就能填完。为了调动大家的积极性，我们一开始就说好，部门主动上报的闲置资源流转出去之后，省下来的采购预算全部算部门的节约量，跟后面的奖励挂钩，所以大家也不会捂着不报。3.1.2管理端核验分类入库我这边收到上报之后，两个工作日之内会到现场核验资源，按照刚才说的分类标准给资源定级，直接可用的就立刻上传到我们内部的资源共享平台——我们没买贵的系统，就在企业微信里做了一个共享表格，所有人都能看能搜，随时更新，谁都能用，非常方便。需要维修的资源，我们会安排后勤一周之内修好，修好之后再上架。报废的就直接走报废流程，安排拖走处理。3.1.3季度主动摸排核验除了部门主动上报，我们每季度会组织所有联络员做一次全公司的联合摸排，防止有部门漏报、瞒报闲置资源，我去年试运行的时候就摸排出来两台藏在车间角落的闲置电焊机，后来转给新开工的项目用上了，直接省了将近两万块的采购费，所以主动摸排还是很有必要的。3.2资源申领与调出流程3.2.1线上自主申领需要资源的部门，直接打开共享表格搜，找到符合需求的资源之后，填一张简单的申领单，写清楚用途、领用方式是长期领用还是临时借用，就行，不用走一大堆审批，我这边一天之内就能完成审核。3.2.2对接交接审核通过之后，我会把领用部门和原部门的联络员拉个小群，让双方直接对接看货，双方都确认没问题之后，就可以交接了，临时借用的资源要约定好归还时间，长期领用的直接变更资产权属就行。3.2.3更新资源状态交接完成之后，联络员跟我说一声，我当天就会更新共享表格里的资源状态，把已经领走的资源标记成已调出，方便大家找剩下的资源，不会出现大家找了半天发现已经被领走的情况。3.3流转过程中的权责划分为了避免出了问题互相推，我们把权责说的清清楚楚：原部门要对上报资源的情况负责，如果隐瞒了资源的损坏问题，给领用部门造成麻烦，原部门要负责维修或者承担维修费用；领用部门要爱护领用的资源，正常损耗不算，要是人为损坏，就要负责维修或者按比例赔偿；我这边作为管理端，负责维护平台信息、协调纠纷、定期统计数据，保证整个流程顺畅，不会让大家对接找不到人。4方案落地的激励与保障机制我之前也帮着推行过其他内部制度，最深的体会就是，只提要求不给好处，肯定推不动，所以这套方案专门做了人性化的激励机制，让部门和个人都能拿到实实在在的好处，大家才愿意配合。4.1部门层面的激励我们年底结算的时候，每个部门当年通过上报闲置资源、领用闲置资源省下的采购预算，拿出百分之二十直接留给部门当活动经费，部门可以用来团建、买下午茶、办活动，随便怎么用，比如你部门一年下来通过流转省了十万采购费，直接给你部门两万活动经费，这不比把钱全交上去香吗？我们去年试运行三个月，生产部第一个就把所有压箱底的闲置设备都报上来了，积极性特别高。另外，我们每年评优秀部门的时候，资源流转的完成率和节约量占十分的考核权重，对部门评先拿年终奖都有好处，大家自然就重视了。4.2联络员层面的激励联络员都是兼职做这个事，每个月其实也就花一两个小时盘点上报，我们每个月只要按时完成工作，就给联络员发五十块的购物卡当补贴，年底还会评优秀联络员，选出来的优秀联络员再发五百块的奖励，钱不多，但也是个心意，大家也都愿意多做这一点事，我对接起来也顺畅，很少有人推三阻四。4.3必要的约束机制有奖就有罚，不过我们这个罚其实就是提醒，很少真的用，要是连续两个月都不上报闲置资源，被我们摸排出来确实有闲置隐瞒不报的，扣部门的绩效考核分，影响部门的年终奖，要是因为隐瞒闲置资源造成了大额浪费，再追究部门负责人的责任，推行这大半年，也就提醒过一次，之后就再也没出现过这种情况了。5方案实施进度与预期效果5.1分阶段实施安排我们不会一下子全铺开，会分三个阶段走：第一阶段是试点运行，先用一个月在生产部和行政部两个部门试点，把流程跑通，哪里复杂哪里麻烦，就及时调整，比如一开始我们要求上报填十几项信息，大家嫌麻烦，我们就简化成只填五项核心信息，流程一下子就顺了；第二阶段是全公司推广，试点没问题之后，组织所有部门的联络员开半天培训，教大家怎么上报怎么申领，半天就能学会，之后全公司推开；第三阶段是长效优化，每年年底总结一次，根据当年运行的情况调整规则，哪里不好改哪里，一直优化到适合我们公司的情况。5.2预期落地效果按我们试运行的情况估算，全公司顺畅运转之后，第一年就能节省至少十五万的采购成本，还能腾出将近一百平米的闲置仓库空间，每年省下几万块的外租仓库费用，这都是实实在在的真金白银。另外，各部门需要资源的时候，原来采购要等一周甚至更久，现在一两天就能拿到，项目推进效率至少能提百分之十，软资源流转开了之后，也能省不少外包费用，对大家都好。更重要的是，慢慢就能养成全公司的节约意识，原来大家都是“不用白不用，报了采购就是自己的”，现在变成“能找闲置就不买新的，省下来的钱自己部门花