现金收付操作管理办法

现金收付操作管理办法为进一步规范单位内部现金收付操作流程，防范资金错漏、舞弊及安全风险，保障单位资金安全与从业人员人身安全，提升现金服务质量，结合日常运营的实际情况，特制定本管理办法，作为所有涉及现金收付岗位人员的操作准则。我从事出纳相关工作十几年，大大小小的问题见过不少，绝大多数风险其实都是嫌麻烦省步骤、不按规范操作导致的，所以本办法里的每一条要求，都是从实际工作的经验和教训里总结出来的，不是空洞的条条框框，更不是为了约束大家，而是为了保护大家，接下来从总则到具体操作再到监督考核逐一说明。1总则1.1制定目的与依据本办法的核心目的，就是把现金收付的每个环节的要求细化，让每个碰现金的人都知道该做什么、不该做什么，从流程上堵住风险漏洞，既保障单位的资金安全，也避免从业人员因为操作失误承担不必要的损失，同时满足群众使用现金的合理需求。本办法依据国家财务会计相关管理制度、人民币管理相关规定，结合本单位实际业务情况制定，所有条款都符合相关规定要求。1.2适用范围本办法适用于本单位所有涉及现金收付的岗位和人员，包括总部出纳、门店收银员、基层服务点收费员、临时顶岗接触现金的工作人员，只要经手现金收付，都必须严格遵守本办法的所有要求，没有例外情况。1.3操作基本原则现金收付必须遵守三个核心原则，这是所有操作的基础，不能打折扣。第一个是不相容岗位分离原则，也就是管钱的不管账、管账的不管钱，出纳不得兼任稽核、会计档案保管和收入支出类账目的登记工作，单人收银点也要定期安排第三方轮岗盘点，杜绝一个人全程操作无监督的情况；第二个是当面点清原则，不管金额大小、关系远近，收付双方必须当场点验清楚，确认无误再完成交易，说白了就是“钱款当面点，离柜不认”，这不是不近人情，是对双方都负责；第三个是日清日结原则，当日的现金收付当日核对结清，不拖延不积压，保证每日结束都做到账实相符，不把问题留到第二天。明确了整体的原则要求后，我们首先从现金收款环节说起，这是现金流入的第一道关口，也是防范假币、错收风险的核心环节，因此对操作细节要求极高，接下来明确具体操作规范。2现金收款操作规范2.1收款前的准备工作提前做好准备，才能避免手忙脚乱出错误。首先要提前备足找零备用金，根据日常收款的流量准备不同面额的零钞，尤其是一元、五元、十元这些小面额，不能备得太少，不然遇到顾客拿大面额付款找不开，耽误时间还容易引发顾客不满。我刚工作的时候，每天早上开门都会提前整理好零钞，经常遇到附近卖菜的大爷大妈来换零钱，备足了不仅能应付自己的收款需求，还能帮到街坊，挺好的。其次要提前检查工具和设备，验钞机提前开机试好，升级到最新的识别版本，遇到新版钞票要提前熟悉识别要点，收款用的笔、台账、收据、印鉴都要提前摆好，还要确认营业场所的监控设备正常运行，没有遮挡，能清晰拍到收银台区域。最后要确认岗位到岗情况，要求双人值守的收款点，必须两个人都到岗才能开始收款，临时有事需要离岗的，必须锁好钱箱和保险柜，交接清楚才能离开，不能允许无关人员替岗。2.2收款过程操作要求收款过程中每一步都不能省，越是忙的时候越要稳住。首先接收现金后，必须当面点验，先点大数再点小数，每一张都要过验钞机，验钞机报警的可疑钞票，一定要人工反复检查，摸摸防伪线、看看水印，真的拿不准的就换一张，别不好意思让顾客换。我刚入行的时候吃过这个亏，有一次客流特别大，我看顾客拿的一百块挺新的，嫌麻烦就没过机直接收了，结果下班盘账的时候发现是假币，那时候我工资不高，一百块够我吃三天午饭，最后只能自己补上，心疼了好久，从那以后我不管多忙，每一张钞票都过机，再也没出过这种错。其次要核对金额，收完钱要马上和收费单据、业务系统里的金额核对，比如顾客来交物业费，单子上写的是一千二，你就得点清楚收的钱是不是一千二，别顾客说多少你就信多少，也别错把一百当五十收，少收了钱很难追回来。最后收款确认无误后，要马上给顾客开正式的收款凭证，该盖章盖章，大写小写都要写清楚，给顾客的那联要提醒顾客收好，咱们自己的存根联要按顺序放好，不能丢。2.3收款后的收尾核对工作当日所有收款结束后，第一件事就是对账，要把当日收到的现金总额，和收款台账、业务系统的收款总额一笔一笔核对，做到账实相符，对不上的要马上回忆、查监控找原因，是点错了还是少收了，找不到原因不能下班，越拖越找不出来。其次就是大额现金要按规定及时缴存银行，绝对不能坐支现金，也不能把几万块的大额现金留在单位保险柜过夜，以前我听说有个基层网点图省事，嫌当天银行人多就没存，结果半夜保险柜被撬，丢了十几万，最后经办人还承担了一部分责任，真的犯不上，多跑这一趟，安全多了。说完了现金流入环节的操作要求，现金流出环节的风险点更多，一旦错付、多付，钱追回来的难度非常大，因此需要更加严格的操作标准，接下来明确付款环节的操作要求。3现金付款操作规范3.1付款前的审核要求付款第一步就是审单子，手续不全的绝对不能付，这是红线。首先要审核付款凭证的合规性，所有现金付款都必须有完整的审批签字手续，比如员工报销，要有部门负责人签字确认业务真实，要有财务负责人审核金额合规，要有单位主要负责人审批同意，少一个签字都不行。哪怕是领导打招呼说先付后补，也不能通融，我之前认识一个同行，在一家小公司做出纳，老板的亲戚来报销，手续不全，老板说都是自己人先报了回头补，出纳抹不开面子就付了，结果后来老板查账，发现这笔是虚报，反过来说出纳违规操作，让出纳承担了一半损失，出纳说都说不清，只能吃哑巴亏，所以说守住手续这一关，不是不给谁面子，是保护我们自己。其次要核对收款人身份，对私付款要核对收款人的身份信息，不对的不能付；对公付款要核对收款单位的授权委托书，确认是有权收款的人，不能随便把钱给错人。3.2付款过程操作要求点验现金同样重要，不能把假钞、缺额的现金给顾客，不然回头找过来，不仅影响单位信誉，也给大家自己添不少麻烦。付款给收款人之前，也要当面点清，先点大数再点小数，同样过一遍验钞机，确保给出去的钱真钞、数额都对。付完款之后一定要让收款人当场签字确认，签上名字，不能嫌麻烦不签，没有签字回头对方说没收到钱，你根本说不清楚。付完款之后要马上在付款凭证上加盖“现金付讫”章，这个小步骤很多人容易忘，我之前就见过同事忘盖章，结果过了两天，报销的人又拿着单子来领钱，会计没注意又付了一次，最后花了好长时间才把钱追回来，吓出一身汗，所以这个小章一定要记得盖。3.3付款后的收尾工作当日所有付款结束后，要把当日付款总额和付款凭证的总额核对一遍，再核对现金日记账的余额和实际库存现金对不对，对不上马上找原因。核对无误后，把所有付款凭证按编号整理好，及时交给会计做账，不能随便堆在抽屉里，万一丢了凭证，后续查账非常麻烦。完成日常现金收付后，现金的保管与安全防护是最后一道防线，很多风险都是在保管环节放松警惕导致的，因此必须明确保管与安全管理的要求。4现金保管与安全管理规范4.1日常保管要求所有现金不管金额大小，下班之后必须全部放进保险柜，不能放在抽屉里、钱箱里留在外面。保险柜的密码要定期更换，不能告诉任何人，哪怕是同事、领导也不行，钥匙要自己随身带，不能随便丢在办公室。绝对不允许挪用公款，也不允许白条抵库，就是不能随便让人打个白条就把钱拿走，哪怕是领导打招呼也不行，需要借款的必须走正规借款流程，该签字签字，该入账入账，守好这条规矩，就不会出大问题，我做了十几年，从来没碰过白条抵库，也就从来没在这上面出过事，别觉得都是熟人不好意思，规矩守住了，对谁都好。另外各个收款点的备用金要按定额管理，不能随便多留现金，多了不安全，少了不够找零，按定额来最合适。4.2安全防范要求上班的时候，钱箱要随时锁好，不能把大额现金敞开放在桌面上，让进门的人都能看见，不管离开办公室几分钟，都要锁好钱箱、锁好门，别大意。我之前有个同事，就去隔壁打了一杯水，前后不到三分钟，回来桌上的几百块零钱就没了，你说找谁说理去，最后只能自己赔，就是一时大意。遇到突发情况，比如遇到抢劫、诈骗之类的，首先要保证自己的人身安全，别和歹徒硬拼，先把钱给出去没关系，保住命最重要，然后找机会报警，单位永远把员工的人身安全放在第一位，不会让大家为了保护钱受伤。另外收银区域的监控必须二十四小时开机，不能随便关，存储的录像要保存够规定的时间，不能随便删除，出了问题调录像方便。再好的操作规范也需要监督才能落地，没有对应的检查和责任机制，规范很容易变成一纸空文，因此我们明确监督检查与责任追究机制如下。5监督检查与责任追究5.1日常监督检查要求出纳和收银员要每日自行盘点现金，做到日清日结，财务部门每个月至少对所有现金点进行一次全面盘点，不定期进行抽查，比如突然上门盘库，就是为了及时发现问题。单位审计部门每季度要对现金收付操作情况进行一次全面检查，看看有没有违规操作，有没有风险隐患，发现问题及时整改。5.2责任追究如果只是轻微的操作不规范，没有造成任何损失，一般就是批评教育，要求立即整改，下次注意就可以。如果因为违规操作，造成了资金损失，比如收了假币、付错了钱，就要由责任人承担相应的赔偿责任，根据情节轻重还要给予通报批评、记过等处分。如果存在挪用公款、监守自盗、故意违规操作等严重违法违规行为，直接移交司法机关处理，没有任何商量余地。其实说句掏心窝子的话，只要大家按本办法的要求操作，这些责任根本不会找上你，这些规定就是给大家划好安全线，不越线就不会有事。结语综上，本办法从总则到具体操作再到监督考核，覆盖了现金收付的全流程，所有要求都是从实际工作中来的。现在很多人说移动支付普及了，现金用得少了，没必要搞这么复杂的管理，其实不是这样，我们身边还有很多老年人不会用移动支付，只习惯用现金，很多基层群众、小商户也