某冶金企业采购制度

某冶金企业采购制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国采购法》及行业规范，结合冶金企业特点，解决采购环节存在的流程不清、价格不优、质量不稳等问题。核心目标是规范采购行为，降低采购成本，保障物料供应，防范采购风险。

1、明确采购流程与标准，提高采购效率；

2、强化供应商管理，确保物料质量；

3、控制采购成本，提升经济效益。

(二)适用范围：覆盖公司采购部、生产部、质量部、仓储部等相关部门及对应岗位，适用于所有原辅材料、设备备件、劳保用品等的采购活动。正式员工、一线操作工、外包人员均须遵守。例外适用场景为应急采购，需经生产部主管及采购部经理双重签字确认。

1、采购部负责采购计划制定、供应商选择、合同签订、到货验收等全流程管理；

2、生产部负责物料需求提报及到货确认；

3、质量部负责来料检验及质量反馈；

4、仓储部负责到货接收及入库管理。

(三)核心原则：坚持合规性、比选性、质量优先、及时性原则，结合冶金行业特点补充“安全适用、绿色环保”原则。

1、所有采购活动必须符合国家法律法规及行业标准；

2、同等条件下优先选择性价比高的供应商；

3、确保采购物料满足生产安全和环保要求；

4、保障生产急需物料的及时供应。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，适用于中小型冶金企业管理架构。与《公司人事管理制度》《公司财务报销制度》《公司合同管理制度》等关联，冲突时以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、采购活动需遵守公司财务报销制度中的付款流程；

2、采购合同签订需符合《公司合同管理制度》要求；

3、供应商管理需与《公司合作供应商管理办法》衔接。

(五)相关概念说明：

1、采购计划指生产部根据生产需求制定的月度采购清单；

2、比选性采购指对至少三家供应商进行价格、质量、服务等方面的综合评估；

3、应急采购指因生产急需无法按正常流程进行的临时采购。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设采购部负责采购管理，部门下设采购员、供应商管理员各一名。生产部设物料计划员一名，质量部设检验员一名，仓储部设收货员一名。总经理为采购活动的最终决策人。

1、采购部经理负责采购计划的审核及重大采购的决策；

2、采购员负责具体采购执行及供应商日常沟通；

3、供应商管理员负责供应商档案管理及评估；

4、生产部物料计划员负责物料需求的准确提报；

5、质量部检验员负责来料检验及质量反馈；

6、仓储部收货员负责到货接收及入库登记。

(二)决策与职责：总经理负责采购预算、供应商重大合作、采购合同金额超过五十万元的决策。采购部经理负责日常采购审批，金额在十万元以下的采购可自行决策。简易议事规则为部门会议三分之二以上成员同意即可通过。

1、总经理决策范围包括：

(1)年度采购预算审批；

(2)战略合作伙伴的选择；

(3)合同金额超过五十万元的采购项目。

2、采购部经理审批范围包括：

(1)十万元以下采购订单；

(2)供应商变更审批；

(3)采购合同签订。

(三)执行与职责：各部门职责如下：

1、采购部：

(1)采购员负责询价、比价、合同签订、到货验收等具体执行；

(2)供应商管理员负责供应商档案建立、评估及定期更新。

2、生产部：

(1)物料计划员每月五日前提交月度物料需求计划；

(2)生产现场发现物料异常需及时反馈至采购部及质量部。

3、质量部：

(1)检验员对到货物料进行100%检验，重大设备需见证检验；

(2)检验结果不合格的物料需立即退回采购部并通知供应商。

4、仓储部：

(1)收货员凭送货单和采购订单验收货物，核对数量、规格；

(2)入库货物需及时登记台账并通知生产部。

(四)监督与职责：质量部负责采购物料的质量监督，每月抽查采购记录；采购部负责供应商履约情况监督，每季度进行一次评估。监督结果与供应商合作等级、员工绩效挂钩。

1、质量部监督方式包括：

(1)随机抽取采购记录进行核对；

(2)对来料检验报告进行抽查；

(3)每月向采购部提交监督报告。

2、采购部监督方式包括：

(1)检查供应商供货及时率；

(2)核实供应商资质文件；

(3)收集生产部对物料的反馈意见。

(五)协调联动：建立跨部门沟通机制。生产部与采购部每月十日前完成上月物料使用情况反馈；质量部与采购部每月十五日前完成来料检验总结；采购部每季度组织一次供应商座谈会。所有会议纪要由采购部存档。

1、生产部与采购部协调内容包括：

(1)物料需求计划的调整；

(2)紧急物料的采购安排；

(3)物料使用情况的反馈。

2、质量部与采购部协调内容包括：

(1)来料检验标准的确定；

(2)不合格物料的处理；

(3)供应商质量改进要求。

三、采购流程

(一)采购计划制定：生产部每月三日前根据生产计划、库存情况及物料消耗定额编制采购计划，经部门负责人签字后提交采购部。采购部汇总各部门需求，编制月度采购计划表，报总经理审批。

1、采购计划表需包含物料名称、规格型号、需求数量、预算金额、计划到货日期等信息；

2、生产部需提供物料消耗定额及库存警戒线数据；

3、采购部需对计划进行合理性审核，避免过量采购。

(二)供应商选择与评估：采购部根据采购计划，对至少三家供应商进行询价，综合评估价格、质量、交期、服务等因素后确定供应商。首次合作供应商需经质量部及总经理审批。

1、询价方式包括电话询价、网络询价、实地考察等；

2、评估标准包括：

(1)价格分：占总分40%，按市场价上下浮动评分；

(2)质量分：占总分30%，依据来料合格率评分；

(3)交期分：占总分20%，依据准时交货率评分；

(4)服务分：占总分10%，依据配合度评分。

3、评估结果分为优秀、良好、合格三个等级，优秀等级供应商优先选择。

(三)采购订单签订：采购部与供应商签订采购合同，明确物料规格、数量、单价、交货时间、付款方式等条款。合同需经公司法务审核，金额超过十万元的需签订正式合同。

1、合同必备条款包括：

(1)双方基本信息；

(2)采购物料的详细规格；

(3)交货时间及违约责任；

(4)验收标准及异议处理；

(5)付款方式及期限。

2、合同签订流程：

(1)采购部草拟合同；

(2)公司法务审核；

(3)双方签字盖章。

3、合同副本由采购部、法务部、财务部各留存一份。

(四)到货验收：供应商按合同约定送货，收货员凭送货单和采购订单进行验收。检验员对到货物料进行检验，合格后签署验收单。验收不合格的需立即退回并通知供应商。

1、验收标准以采购合同及国家相关标准为准；

2、检验方式包括外观检查、数量核对、抽样检测等；

3、验收流程：

(1)收货员核对数量、规格；

(2)检验员进行抽样检测；

(3)双方签署验收单。

4、验收不合格处理：

(1)记录问题并拍照存档；

(2)通知供应商限期整改；

(3)严重问题直接解除合同。

(五)付款管理：采购部凭验收单、发票等资料申请付款，财务部审核后按合同约定支付。紧急采购需经总经理特批。所有付款需纳入公司财务预算管理。

1、付款申请流程：

(1)采购部提交付款申请；

(2)财务部审核单据；

(3)总经理审批；

(4)财务部执行付款。

2、付款方式包括银行转账、支票等，优先选择银行转账；

3、所有付款记录需与采购合同、验收单等资料核对一致。

四、采购质量控制

(一)管理目标与核心指标：确保采购物料合格率不低于98%，重大设备一次验收合格率100%，采购成本年均下降3%，采购周期控制在10个工作日内。核心KPI包括物料合格率、成本控制率、到货准时率。

1、物料合格率统计口径为检验合格数除以检验总数；

2、成本控制率计算公式为（预算成本-实际成本）/预算成本；

3、到货准时率计算公式为准时到货次数/总采购次数。

(二)专业标准与规范：制定采购物料质量标准，标注高风险控制点及防控措施。高风险控制点包括特种钢材、特种焊材、环保设备等。

1、特种钢材采购需进行供应商资质审核及样品送检；

2、焊材采购需核对生产许可证及质量保证体系认证；

3、环保设备采购需查验环评报告及能效标识。

(三)管理方法与工具：采用供应商评估矩阵、PDCA循环管理。供应商评估矩阵用于量化评估供应商，PDCA循环用于持续改进质量管理体系。

1、供应商评估矩阵包含价格、质量、交期、服务四个维度；

2、PDCA循环分为计划、执行、检查、处置四个步骤；

3、每月召开质量分析会，运用PDCA循环解决问题。

五、采购业务流程

(一)主流程设计：采购申请→预算审批→供应商选择→合同签订→到货验收→付款结算。各环节责任主体及操作标准及时限如下。

1、采购申请：生产部每月五日前提交，采购部七日内完成汇总；

2、预算审批：金额低于十万元由采购部经理审批，高于十万元报总经理审批；

3、供应商选择：至少询价三家，十日内完成评估；

4、合同签订：五日内完成，金额超过五十万元需法务部参与；

5、到货验收：三日内完成，不合格物料七日内退回；

6、付款结算：验收合格后十五日内完成。

(二)子流程说明：针对应急采购设立专项子流程。

1、应急采购流程：生产部紧急申请→采购部核实→总经理特批→立即采购→三日内补充手续；

2、应急采购适用范围：因设备故障等紧急情况无法按正常流程采购的物料；

3、应急采购金额上限为五万元。

(三)流程关键控制点：设置预算控制、供应商资质、验收确认三个关键控制点。

1、预算控制：采购金额不得超过批准的预算，超出部分需重新申请；

2、供应商资质：首次合作供应商需提供营业执照、生产许可证等文件；

3、验收确认：收货员、检验员共同签字确认，不合格物料需记录原因。

(四)流程优化机制：每年七月对采购流程进行复盘，简化审批环节。

1、复盘内容包括流程时长、部门协调情况、存在问题等；

2、优化方向为减少审批层级、缩短处理时间；

3、优化方案需经总经理批准后实施。

六、采购权限与审批

(一)权限设计：采购员负责金额低于五万元的常规采购操作，采购部经理审批十万元以下的采购，总经理审批五十万元以上的采购。查询权限开放给所有相关部门。

1、采购员权限包括询价、比价、签订金额低于五万元的合同；

2、采购部经理权限包括审批十万元以下的合同签订；

3、总经理权限包括审批五十万元以上的采购及战略合作伙伴选择。

(二)审批权限标准：按金额划分审批层级。五万元以下由采购部经理审批，五万元以上至五十万元由总经理审批，五十万元以上报董事会审批。

1、审批节点包括预算审批、合同审批、付款审批；

2、审批时限：常规审批三个工作日内完成，紧急情况需优先处理；

3、越权审批需补办手续，并追究责任。

(三)授权与代理：采购部经理可授权采购员处理十万元以下的采购，授权期限不超过三个月。临时代理需报采购部备案，最长不超过七天。

1、授权需书面形式，明确授权范围及期限；

2、代理需在授权范围内行使职权；

3、代理结束后需及时交还授权书。

(四)异常审批流程：紧急采购需经总经理特批，权限外采购需报总经理及董事会审批。

1、紧急采购需提供书面说明及生产需求证明；

2、权限外采购需说明原因及必要性；

3、所有异常审批需记录并存档。

七、采购监督与执行

(一)执行要求与标准：采购订单需经采购部、生产部、财务部会签。到货验收需填写验收单，检验员签字确认。所有资料需电子化存档。

1、采购订单会签流程：采购部发起→生产部确认需求→财务部核对预算；

2、验收单内容包括物料名称、规格、数量、合格情况等；

3、电子化存档要求：所有采购资料需录入ERP系统。

(二)监督机制设计：建立月度例行检查与季度专项检查。例行检查由采购部自查，专项检查由总经理组织相关部门参与。

1、例行检查内容包括采购订单执行情况、验收单签署情况；

2、专项检查内容包括供应商资质、价格合规性；

3、检查结果需形成报告，并反馈至相关部门。

(三)检查与审计：财务部每季度对采购付款进行抽查审计，采购部每月对供应商履约情况进行评估。

1、财务部审计内容：付款依据、发票合规性；

2、采购部评估内容：供货及时率、质量合格率；

3、审计结果与供应商合作等级挂钩。

(四)执行情况报告：每月十日前提交采购执行报告，内容包括采购金额、物料合格率、供应商履约情况等。

1、报告主体为采购部；

2、报告内容包括核心数据、存在问题、改进建议；

3、报告用于绩效考核及决策参考。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：采购部考核指标包括采购及时率（权重30%）、成本控制率（权重30%）、质量合格率（权重20%）、供应商管理评分（权重20%）。生产部考核指标包括物料需求准确率（权重40%）、异常反馈及时率（权重30%）、现场损耗率（权重30%）。权重根据业务重要性确定。

1、采购及时率计算公式为按时到货订单数/总订单数；

2、成本控制率计算公式为（预算成本-实际成本）/预算成本；

3、质量合格率统计口径为检验合格数除以检验总数；

4、供应商管理评分包含供货稳定、价格优势、服务配合三个维度。

(二)评估周期与方法：考核周期为每月，采用评分法。采购部考核由总经理组织相关部门评分，生产部考核由生产部负责人评分。

1、采购部考核流程：采购部提交数据→相关部门评分→总经理审核→确定结果；

2、生产部考核流程：生产部统计数据→仓储部核对→部门负责人评分；

3、考核结果用于绩效奖金发放及岗位调整。

(三)问题整改机制：建立闭环整改机制，一般问题整改期限不超过一周，重大问题不超过一个月。

1、整改流程：发现问题→制定方案→执行整改→效果复核→销号归档；

2、一般问题包括采购流程不规范、资料不全等；

3、重大问题包括供应商违约、物料严重质量问题等。

(四)持续改进流程：每季度召开改进会议，收集各部门建议，评估可行性后实施。

1、改进流程：收集建议→评估可行性→制定方案→实施跟踪→效果评估；

2、建议来源包括员工提案、客户反馈、检查结果；

3、改进方案需经总经理批准后方可执行。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括重大成本节约、优质服务供应商推荐、流程优化等。奖励类型为奖金或荣誉表彰。申报流程：个人或部门申报→采购部审核→总经理审批→公示三天后发放。

1、成本节约奖励标准：金额超过五千元奖励节约金额的10%，最低一千元；

2、优质供应商推荐奖励标准：经采纳的推荐奖励500元；

3、荣誉表彰用于优秀员工评选。

(二)处罚标准与程序：