冶金公司原料采购制度

冶金公司原料采购制度一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国采购法》及冶金行业原材料采购特性，针对本公司原料采购中存在的供应商选择不规范、价格波动大、质量不稳定、库存积压等问题，旨在规范原料采购流程，降低采购成本，保障生产稳定运行，防范采购风险。通过本制度明确采购各环节职责，实现采购过程透明化、标准化管理。

1、规范采购行为，确保采购合规合法；

2、优化采购流程，提高采购效率；

3、加强供应商管理，提升原料质量；

4、控制采购成本，保障生产需求。

(二)适用范围：本制度适用于公司所有部门及员工涉及的原材料采购活动，涵盖铁矿石、煤炭、合金等主要原料的采购。采购金额低于人民币伍万元的项目可由部门负责人直接审批，超出部分需经采购部审核后报总经理批准。紧急采购需求需提前三日提交专项申请。

1、采购部负责原料采购计划制定、供应商选择、合同签订及采购过程管理；

2、生产部负责提供原料需求计划及质量标准；

3、质量部负责原料入厂检验及质量反馈；

4、财务部负责采购资金支付及发票审核；

5、仓库负责原料收发存管理。

(三)核心原则：坚持公开透明、比价采购、质量优先、互利共赢原则，结合冶金行业特性补充“专款专用、动态调整”原则。采购活动需符合国家环保、安全生产法律法规要求。

1、公开透明原则：采购信息对合格供应商公开，接受内部监督；

2、比价采购原则：同类原料至少选择三家供应商进行价格比较；

3、质量优先原则：优先选择质量稳定、信誉良好的供应商；

4、互利共赢原则：建立长期稳定的供应商合作关系；

5、专款专用原则：按生产计划分批次采购，避免库存积压；

6、动态调整原则：根据市场行情每月评估采购策略。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，适用于公司中层及以上管理岗位。与《公司财务报销制度》《仓库管理制度》《质量检验制度》等关联制度执行时，以本制度为准。特殊情况需报总经理特批。

1、与财务制度关联：采购付款需依据合同及入库单执行；

2、与仓库制度关联：入库原料需按制度要求进行标识、储存；

3、与质量制度关联：采购原料检验不合格需按流程处理。

(五)相关概念说明：

1、主要原料：指公司生产必需的铁矿石、煤炭、合金等；

2、合格供应商：经公司审核批准可提供原料的供应商；

3、比价采购：对同类原料至少三家供应商进行价格比较后确定；

4、动态调整：根据生产计划及市场行情调整采购数量及时间。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立采购部作为采购管理决策机构，下设采购专员负责具体执行。生产部、质量部、财务部、仓库等部门协同配合。总经理为采购活动的最终审批人。

1、采购部：负责制定采购计划、选择供应商、签订合同、管理采购过程；

2、生产部：每月初提交原料需求计划及质量标准；

3、质量部：负责原料入厂检验及质量反馈；

4、财务部：负责采购资金支付及发票管理；

5、仓库：负责原料收发存管理及库存盘点。

(二)决策与职责：总经理负责重大采购项目（金额超过伍拾万元）的最终审批，采购部负责日常采购决策。采购部需建立采购档案，记录所有采购活动。

1、总经理：审批金额超过伍拾万元的采购项目及采购策略；

2、采购部：负责制定采购计划、执行采购流程、管理供应商；

3、生产部：对采购原料提出具体需求及质量标准；

4、质量部：对采购原料进行检验并反馈结果。

(三)执行与职责：采购专员负责执行采购计划、管理供应商、签订合同。生产部需每月前五日提交原料需求计划。质量部需在原料到厂后四小时内完成检验。

1、采购部：采购专员负责

(1)制定月度采购计划，报生产部、质量部审核；

(2)选择至少三家供应商进行比价，确定最优供应商；

(3)签订采购合同，明确质量标准、交货时间、付款方式；

(4)跟踪采购进度，确保按时到货。

2、生产部：负责

(1)提供原料需求计划及质量标准；

(2)对采购原料的使用情况进行反馈。

3、质量部：负责

(1)制定原料检验标准；

(2)对入库原料进行检验，出具检验报告；

(3)对不合格原料提出处理建议。

4、财务部：负责

(1)采购资金支付；

(2)发票审核及入账。

5、仓库：负责

(1)原料收发存管理；

(2)库存盘点及记录。

(四)监督与职责：质量部每月对采购原料质量进行抽查，采购部每季度对供应商进行评估。总经理每半年听取采购工作汇报。

1、质量部：每月抽查上月采购原料，不合格率超过5%的需通报采购部；

2、采购部：每季度对供应商进行评估，淘汰不合格供应商；

3、总经理：每半年听取采购工作汇报，对重大问题进行决策。

(五)协调联动：生产部需提前三日通知采购部原料需求变更，采购部需提前五日通知供应商交货时间。质量部与采购部建立每日沟通机制，及时反馈质量信息。

1、生产部需提前三日通知采购部原料需求变更，采购部需在接到通知后二日内调整采购计划；

2、采购部需提前五日通知供应商交货时间，供应商需按时到货；

3、质量部与采购部建立每日沟通机制，对检验不合格的原料及时反馈处理。

三、采购流程与标准

(一)需求计划：生产部每月初提交原料需求计划，包括品种、数量、质量标准、用途等。采购部汇总后制定采购计划，报总经理批准。

1、生产部：每月初五日提交原料需求计划，包括品种、数量、质量标准、用途等；

2、采购部：每月初十日制定采购计划，报总经理批准；

3、总经理：每月十一日前批准采购计划。

(二)供应商选择：采购部对至少三家供应商进行资质审核、样品测试、价格比较，选择最优供应商。合格供应商名单需经质量部审核后报总经理批准。

1、采购部：对至少三家供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、质量体系认证等；

2、质量部：对供应商提供的样品进行测试，出具测试报告；

3、采购部：对三家供应商进行价格比较，选择最优供应商；

4、总经理：批准合格供应商名单。

(三)合同签订：采购合同应明确原料品种、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等。合同需经财务部审核后签订。

1、采购部：制定采购合同，明确原料品种、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等；

2、财务部：审核采购合同，确保资金支付合规；

3、双方代表：签订采购合同。

(四)采购执行：采购部跟踪采购进度，确保按时到货。供应商需提前二日通知到货时间。仓库需做好收货准备。

1、采购部：跟踪采购进度，确保按时到货；

2、供应商：提前二日通知到货时间；

3、仓库：做好收货准备，包括人员、设备、场地等。

(五)质量检验：原料到厂后四小时内完成检验，合格后方可入库。检验不合格的原料需隔离存放，并通知供应商处理。

1、质量部：对入库原料进行检验，出具检验报告；

2、仓库：对检验合格的原料进行入库；

3、采购部：对检验不合格的原料通知供应商处理。

(六)入库管理：仓库需对入库原料进行标识、分类存放，做好库存记录。每月进行库存盘点，确保账实相符。

1、仓库：对入库原料进行标识，包括品种、批号、数量、日期等；

2、仓库：对原料进行分类存放，避免混料；

3、仓库：做好库存记录，包括入库、出库、结存等；

4、仓库：每月进行库存盘点，确保账实相符。

四、采购质量控制

(一)管理目标与核心指标：确保原料质量合格率稳定在95%以上，降低因原料质量问题导致的报废率，控制采购成本在预算范围内。核心指标为原料合格率、报废率、采购成本完成率。

1、原料合格率：指检验合格原料数量占入库原料总量的比例，目标95%以上；

2、报废率：指因质量不合格导致报废的原料金额占采购总金额的比例，目标低于3%；

3、采购成本完成率：指实际采购成本占预算成本的比例，目标控制在105%以内。

(二)专业标准与规范：制定原料验收标准，明确检验项目、合格判定标准及抽样方法。高风险控制点为关键原料的到货检验，防控措施为到货后四小时内完成检验并出具报告。对供应商提供的样品进行化学成分、物理性能等全面检测。

1、检验项目：包括外观检查、化学成分分析、物理性能测试等；

2、合格判定标准：依据国家标准及公司内部标准，明确各项目合格范围；

3、抽样方法：采用随机抽样，每批次原料至少抽取5%进行检验；

4、高风险控制点：关键原料的到货检验，防控措施为到货后四小时内完成检验并出具报告；

5、样品检测：对供应商提供的样品进行化学成分、物理性能等全面检测。

(三)管理方法与工具：采用SPC统计过程控制方法监控原料质量波动，使用Excel进行数据统计，每月生成质量分析报告。建立原料质量追溯系统，记录每批次原料的生产厂家、批号、检验结果等信息。

1、SPC控制：对关键原料的质量数据进行统计分析，监控质量波动；

2、数据统计：使用Excel进行数据统计，每月生成质量分析报告；

3、质量追溯：建立原料质量追溯系统，记录每批次原料的生产厂家、批号、检验结果等信息。

五、采购流程管理

(一)主流程设计：采购需求提出后，经部门审核、采购部执行、供应商供货、质量部检验、仓库入库，最终完成采购闭环。各环节责任主体为生产部、采购部、质量部、仓库，操作标准及时限为需求提出三日内完成审核、到货后四小时内完成检验、五日内完成入库。

1、需求提出：生产部每月初五前提出原料需求计划，采购部三日内完成审核；

2、采购执行：采购部根据审核后的需求计划进行采购，包括供应商选择、合同签订、订单下达等；

3、供应商供货：供应商按照合同约定时间、数量、质量标准供货；

4、质量检验：质量部在原料到厂后四小时内完成检验，出具检验报告；

5、仓库入库：仓库在检验合格后五日内完成入库，并做好库存记录。

(二)子流程说明：对检验不合格原料的处理流程进行细化，包括隔离存放、通知供应商、协商处理方案、记录存档等环节。衔接节点为质量部检验结果反馈、采购部与供应商沟通、仓库执行处理方案。

1、隔离存放：检验不合格的原料需隔离存放，避免混料；

2、通知供应商：采购部需在检验结果出来后二日内通知供应商；

3、协商处理方案：采购部与供应商协商处理方案，包括退货、换货、降级使用等；

4、记录存档：所有处理过程需记录存档，包括检验报告、处理方案、沟通记录等。

(三)流程关键控制点：关键控制点为供应商选择、合同签订、质量检验三个环节。高风险点为关键原料的到货检验，防控措施为到货后四小时内完成检验并出具报告。检验不合格的原料需隔离存放，并通知供应商处理。

1、供应商选择：采购部对至少三家供应商进行资质审核、样品测试、价格比较，选择最优供应商；

2、合同签订：采购合同应明确原料品种、数量、质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等；

3、质量检验：质量部在原料到厂后四小时内完成检验，出具检验报告；

4、高风险控制点：关键原料的到货检验，防控措施为到货后四小时内完成检验并出具报告；

5、不合格处理：检验不合格的原料需隔离存放，并通知供应商处理。

(四)流程优化机制：每年至少一次全流程复盘优化，简化审批环节，提高采购效率。优化发起条件为采购效率低于行业平均水平或出现重大质量问题。评估流程包括数据统计、问题分析、方案制定、试点实施、效果评估。审批权限为部门负责人审批，总经理特殊审批。

1、复盘优化：每年至少一次全流程复盘优化，简化审批环节，提高采购效率；

2、优化发起条件：采购效率低于行业平均水平或出现重大质量问题；

3、评估流程：数据统计、问题分析、方案制定、试点实施、效果评估；

4、审批权限：部门负责人审批，总经理特殊审批。

六、供应商管理

(一)权限设计：采购部负责供应商选择、评估、管理，生产部参与需求提出，质量部参与质量评估，财务部参与付款管理。权限层级分为常规权限和特殊权限，常规权限为采购部自主决定，特殊权限需经总经理批准。

1、采购部：负责供应商选择、评估、管理；

2、生产部：参与需求提出，提供原料需求计划及质量标准；

3、质量部：参与质量评估，对供应商提供的样品进行测试；

4、财务部：参与付款管理，审核采购发票；

5、权限层级：常规权限为采购部自主决定，特殊权限需经总经理批准。

(二)审批权限标准：采购金额低于伍万元的项目由采购部直接审批，超出部分需经采购部审核后报总经理批准。紧急采购需求需提前三日提交专项申请，经总经理批准后方可执行。

1、采购金额：低于伍万元的项目由采购部直接审批，超出部分需经采购部审核后报总经理批准；

2、紧急采购：需提前三日提交专项申请，经总经理批准后方可执行；

3、审批流程：采购部提出申请、生产部审核需求、质量部评估质量、财务部审核资金、总经理批准。

(三)授权与代理：采购部负责人可授权采购专员处理日常采购事务，授权期限不超过一年，需报总经理备案。临时代理简化管理，明确最长代理时限为三个月，交接报备要求为书面交接，无需复杂流程。

1、授权条件：采购部负责人可授权采购专员处理日常采购事务；

2、授权范围：日常采购事务，包括需求计划制定、供应商选择、合同签订等；

3、授权期限：不超过一年，需报总经理备案；

4、临时代理：简化管理，最长代理时限为三个月；

5、交接报备：书面交接，无需复杂流程。

(四)异常审批流程：紧急采购需附简单书面说明，留存痕迹。权限外采购需经总经理特批，并附详细说明及处理方案。补批需经采购部审核，报总经理批准。

1、紧急采购：需附简单书面说明，留存痕迹；

2、权限外采购：需经总经理特批，并附详细说明及处理方案；

3、补批：需经采购部审核，报总经理批准；

4、审批流程：采购部提出申请、生产部审核需求、质量部评估质量、财务部审核资金、总经理批准。

七、采购监督与考核

(一)执行要求与标准：采购部需每月提交采购报告，包括采购计划执行情况、采购成本、供应商评价等信息。生产部需对采购原料的使用情况进行反馈，质量部需对原料质量进行检验并出具报告。仓库需做好库存记录，确保账实相符。

1、采购报告：采购部每月提交采购报告，包括采购计划执行情况、采购成本、供应商评价等信息；

2、使用反馈：生产部需对采购原料的使用情况进行反馈；

3、质量检验：质量部需对原料质量进行检验并出具报告；

4、库存记录：仓库需做好库存记录，确保账实相符。

(二)监督机制设计：建立“日常+专项”双重监督机制，日常监督由采购部负责人每周进行，专项监督由总经理每月组织。监督范围包括采购流程、供应商管理、质量检验等环节，嵌入至少三个关键内控环节，包括供应商选择、合同签订、质量检验。

1、日常监督：采购部负责人每周进行；

2、专项监督：总经理每月组织；

3、监督范围：采购流程、供应商管理、质量检验等环节；

4、关键内控环节：供应商选择、合同签订、质量检验。

(三)检查与审计：每季度进行一次采购专项检查，检查内容包括采购流程、供应商管理、质量检验等环节。检查方法为查阅资料、现场查看、访谈相关人员。检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

1、检查周期：每季度进行一次；

2、检查内容：采购流程、供应商管理、质量检验等环节；

3、检查方法：查阅资料、现场查看、访谈相关人员；

4、检查报告：形成简单报告，明确整改要求及责任人。

(四)执行情况报告：采购部每月提交采购执行情况报告，内容包括核心数据、存在风险、简单改进建议。报告简化，需含原料合格率、报废率、采购成本完成率等核心数据，存在风险为原料质量不稳定、采购成本偏高，简单改进建议为加强供应商管理、优化采购流程。

1、报告周期：每月提交；

2、报告内容：核心数据、存在风险、简单改进建议；

3、核心数据：原料合格率、报废率、采购成本完成率；

4、存在风险：原料质量不稳定、采购成本偏高；

5、简单改进建议：加强供应商管理、优化采购流程。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：设定采购及时率、原料合格率、采购成本控制率、供应商满意率四项核心指标，权重分别为30%、40%、20%、10%。采购及时率指按计划完成采购的比例，目标95%以上；原料合格率指检验合格原料数量占入库原料总量的比例，目标95%以上；采购成本控制率指实际采购成本占预算成本的比例，目标控制在105%以内；供应商满意率指供应商评价综合得分，目标80分以上。考核对象为采购部全体员工。

1、采购及时率：指按计划完成采购的比例，目标95%以上；

2、原料合格率：指检验合格原料数量占入库原料总量的比例，目标95%以上；

3、采购成本控制率：指实际采购成本占预算成本的比例，目标控制在105%以内；

4、供应商满意率：指供应商评价综合得分，目标80分以上。

(二)评估周期与方法：考核周期为每月一次，采用评分法进行评估。评估重点为当月采购计划完成情况、原料质量情况、采购成本控制情况、供应商管理情况。评估方法为查阅资料、现场查看、访谈相关人员。

1、考核周期：每月一次；

2、评估方法：评分法，包括查阅资料、现场查看、访谈相关人员；

3、评估重点：当月采购计划完成情况、原料质量情况、采购成本控制情况、供应商管理情况。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改时限为五日，重大问题整改时限为十五日。整改责任人需落实整改措施，并由采购部负责人进行复核。对整改不力的责任人进行简单问责。

1、发现：采购部负责人或质量部发现采购环节问题；

2、整改：责任人需在规定时限内完成整改；

3、复核：采购部负责人对整改情况进行复核；

4、销号：复核合格后进行销号；

5、一般问题：整改时限为五日；

6、重大问题：整改时限为十五日；

7、问责：对整改不力的责任人进行简单问责。

(四)持续改进流程：基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，明确建议收集、简易评估、审批及跟踪机制。建议收集通过部门会议、员工反馈等方式进行，简易评估由采购部负责人组织，审批由总经理批准，跟踪由采购部负责人负责。

1、建议收集：通过部门会议、员工反馈等方式进行；

2、简易评估：由采购部负责人组织；

3、审批：由总经理批准；

4、跟踪：由采购部负责人负责。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序：奖励情形包括采购成本显著降低、原料质量显著提高、供应商管理优秀等。奖励类型为奖金、荣誉证书等。奖励标准根据具体情况制定，规范申报、审核、审批、公示及发放流程。违规行为界定为一般违规、较重违规、严重违规，结合风险等级明确简易判定标准。

1、奖励情形：采购成本显著降低、原料质量显著提高、供应商管理优秀等；

2、奖励类型：奖金、荣誉证书等；

3、奖励标准：根据具体情况制定；

4、申报审核：采购部提出申请，生产部、质量部审核；

5、审批公示：总经理批准，并在部门内公示；

6、发放：由财务部发放；

7、违规行为：一般违规、较重违规、严重违规；

8、判定