特种设备安全技术档案管理规范及管理制度（完整版示例）

特种设备安全技术档案管理规范及管理制度（完整版示例）第一章总则第一条制定目的为规范本单位特种设备安全技术档案管理工作，健全特种设备全过程安全追溯体系，确保设备选型、安装、使用、检验、维保、改造、报废全周期资料完整、真实、有效，防范特种设备安全风险，依据《中华人民共和国特种设备安全法》《特种设备使用管理规则》（TSG08）等法规标准，结合本单位实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位所有在用、停用、检修、改造、报废的特种设备，包含锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道、电梯、起重机械、场（厂）内专用机动车辆等全部类别设备的安全技术档案收集、整理、归档、保管、借阅、更新、移交与销毁管理。第三条管理原则遵循“一机一档、全程追溯、真实完整、及时更新、专人管理、规范存档”原则，做到设备有台账、资料有存档、变更有记录、过程可追溯。第二章岗位职责第四条主要负责人职责单位主要负责人为特种设备档案管理第一责任人，负责审批档案管理制度、保障档案管理经费与场地、督促档案规范化建设，确保档案资料符合监管检查要求。第五条安全管理人员职责特种设备安全管理员为档案直接责任人，负责设备档案日常收集、整理、更新、归档、自查工作；配合市场监管部门检查、检验机构抽检，及时补齐缺失资料，保证档案动态更新。第六条档案管理员职责负责档案分类存放、装订保管、台账登记、借阅登记、防火防潮防盗管理；负责电子档案备份、纸质档案归档封存，严禁私自涂改、销毁、外传档案资料。第七条作业人员职责特种设备操作人员、维保人员及时上报设备运行异常、故障维修、维保记录、整改资料，配合完善设备动态档案。第三章特种设备档案归档范围（一机一档核心内容）每台特种设备必须独立建立完整安全技术档案，归档资料分为基础资料、使用登记资料、运行资料、维保检验资料、整改处置资料、报废资料六大类。第八条设备基础出厂资料1.设备出厂合格证、产品质量证明书；2.设备设计文件、安装使用说明书、图纸资料；3.出厂监督检验证书、型式试验证书；4.设备主要部件、安全附件、保护装置出厂资料。第九条安装改造修理资料1.设备安装、改造、重大修理施工方案与合同；2.安装监督检验报告、验收记录、调试记录；3.改造、重大修理检测报告与验收资料；4.施工单位资质、作业人员证书复印件。第十条使用登记资料1.特种设备使用登记表；2.特种设备使用登记证书（含变更、补办记录）；3.设备台账清单、设备编号、铭牌信息存档资料。第十一条运行管理资料1.特种设备日常运行记录表；2.设备启停、负荷、压力、温度等运行参数记录；3.日常巡检记录、隐患排查自查记录；4.操作人员持证上岗台账、证书复印件。第十二条维保与检验检测资料1.定期维护保养合同、维保单位资质；2.日常维保、月度维保、季度维保、年度维保记录；3.特种设备定期检验报告、年度检测报告；4.安全附件、安全保护装置校验、检定报告（安全阀、压力表、报警器等）；5.无损检测、耐压试验等专项检测资料。第十三条隐患整改与应急资料1.监管部门检查意见书、整改通知书；2.隐患整改方案、整改记录、整改闭环佐证材料；3.设备故障、异常、停机处置记录；4.应急演练记录、事故处置报告（如有）。第十四条停用、报废资料1.设备停用报备、封存记录；2.设备报废鉴定资料、注销登记证明；3.报废拆除、处置存档记录。第四章档案整理与归档规范第十五条归档时限1.新设备到货安装验收后7个工作日内完成基础资料归档、建立一机一档；2.办理使用登记后3个工作日内归档登记证书；3.维保、检验、检测、整改资料完成后5个工作日内归档；4.运行、巡检记录按月整理、按月归档。第十六条整理规范1.严格执行一机一档，单台设备资料独立成册，严禁多台设备资料混装；2.资料分类排序、页码清晰、装订整齐，封面标注设备编号、设备名称、归档年份；3.所有复印件资料必须加盖单位存档章、标注“与原件一致”及存档日期；4.手写记录字迹清晰、内容完整、签字齐全，无涂改、无缺项。第十七条电子档案管理建立特种设备电子档案台账，所有纸质资料同步高清扫描存档，分类建文件夹，定期备份，防止数据丢失，实现纸质、电子档案双存档、可随时调阅。第五章档案保管、借阅与保密制度第十八条档案保管要求1.档案存放于专用档案柜、档案室，做到防火、防潮、防尘、防盗、防鼠、防霉变；2.档案实行专人专锁管理，严禁随意堆放、私自携带外出；3.定期自查档案完整性，缺失资料及时补全、动态更新；4.设备报废后档案继续留存不少于5年，满足监管追溯要求。第十九条档案借阅规定1.内部人员借阅需登记《档案借阅登记表》，注明借阅人、用途、借阅时间、归还时间；2.外部单位（监管、检验部门）调阅档案，需出示有效证件，由安全管理人员全程陪同；3.借阅档案严禁涂改、撕毁、抽页、复制外传，严禁用于工作以外用途；4.借阅档案按期归还，归还时核对完整性，做好归还登记。第二十条档案保密制度特种设备技术档案属于单位内部安全资料，严禁私自对外传播、网络转发、私自拷贝，违者追究岗位责任。第六章档案更新、移交与销毁管理第二十一条动态更新管理设备发生改造、大修、变更参数、更换安全附件、人员变动、地址变更等情况，必须在规定时限内更新档案资料，确保档案与设备实际状态一致。第二十二条岗位移交管理档案管理员、安全管理人员岗位变动时，必须办理完整档案移交手续，核对台账、纸质档案、电子档案，签字确认，留存移交记录，严禁岗位断层、资料流失。第二十三条档案销毁管理超出保存期限、无追溯价值的档案，经负责人审批后，双人核对、登记造册，统一销毁，留存销毁记录，严禁私自丢弃、随意销毁。第七章设备台账管理规范本单位建立统一《特种设备安全技术台账》，包含以下核心信息：1.设备编号、设备名称、设备类别、型号规格、出厂编号；2.制造单位、出厂日期、投入使用日期；3.使用登记编号、证书有效期；4.安装位置、责任人、操作人员；5.上次检验日期、下次检验日期、检验结果；6.维保单位、维保周期、最近维保记录；7.设备运行状态（在用、停用、检修、报废）。台账做到一机一条、实时更新、账档对应，杜绝台账与实际设备不符、资料滞后等问题。第八章检查与考核1.单位每月开展一次特种设备档案自查，每季度开展专项检查，及时补齐缺失资料、整改档案不规范问题；2.对档案资料缺失、更新不及时、管理混乱、私自外传档案的岗位人员，予以考核问责；3.档案管理规范化、资料完整齐全的，纳入岗位评优考核。第九章附则1.本制度自发布之日起执行，由本单位安全管理部门负责解释与修订；2.本制度与国家、行业最新法规规范不一致时