档案资料归档管理方案

档案资料归档管理方案一、方案制定背景及总体目标我干专职档案管理工作快十年了，这些年陪着单位从小到大，从只有几柜子纸质档案到现在纸质电子混存、每年新增几百份档案，说句实在话，我真的碰到过太多因为归档不规范急得跳脚的事。前几年有一次业务部门要找一个早年项目的验收材料，用来投标，我们三四个人翻了整整两天，最后在库房角落堆杂物的纸箱子里找到，材料边角都受潮发霉了，字都糊了大半，差点耽误了人家正事。还有的老同事习惯把重要文件锁在自己办公桌抽屉里，人调走之后交接不清，文件就彻底没了踪影，后来要用的时候只能到处补材料，折腾得大家都苦不堪言。最近两年单位规模扩大，新增了不少项目，各部门产生的档案类型也越来越多，不光有纸质公文、项目材料，还有大量电子图纸、音视频资料，原来旧的归档制度早就跟不上现在的需求了。所以结合我这些年踩过的坑、攒下的经验，我制定了这套新的档案资料归档管理方案，就是希望把归档这件事理顺，让大家要用的时候能一秒找到，也给单位把这些重要的“家底”守好。1.1制定背景当前我们单位的档案管理主要存在三个问题：一是归档范围不清晰，很多部门不知道哪些材料需要归档，哪些可以自行处理，该归的没归，没用的占了一大堆库房空间；二是分类编号不统一，不同部门按自己的习惯整理，找的时候全靠碰运气，电子档案更是乱命名，什么“最终版”“真最终版”到处都是，搜都搜不到；三是保管不规范，纸质档案随便放，受潮生虫都没人管，电子档案只存在个人电脑里，换个电脑、硬盘坏了就全没了。这些问题看起来都是小事，真碰到事了就是大麻烦，所以必须重新规范归档管理的全流程。1.2总体目标这套方案的短期目标，就是半年内把之前所有存量的未归档档案全部梳理清楚，按新标准入库，同时从方案实施开始，所有新增档案全部按规范归档，彻底解决“找不到、存不住”的问题。长期目标就是建立一套从整理、归档到保管、利用的完整流程，既保证档案的安全完整，又能方便大家随时调阅使用，让档案真正能服务于单位的日常工作和长远发展，而不是堆在库房落灰的废纸。二、归档范围及分类标准把什么该归、怎么分说清楚，是整个归档工作的基础，我这里定的标准都是结合咱们单位的实际情况来的，不会搞那些不实用的虚要求。2.1明确归档范围不管是纸质还是电子，只要是跟单位工作有关，能反映单位工作历程、有保存价值的材料，都需要按要求归档，具体分成两类说：2.1.1纸质档案归档范围一共五大类：第一类是党群行政类，包括上级下发的各类正式公文、单位对外发的正式文件、单位召开的重要会议材料、规章制度、合同协议这些，哪怕是对外的介绍信存根，都得归，别觉得小就不重要，真要查的时候没有就是问题；第二类是业务项目类，所有立项的项目从前期审批、招投标、中期施工到最后验收、结算的全套材料，一个都不能少，我见过太多项目结束就把材料散在部门，过两年找的时候缺这缺那；第三类是财务类，会计凭证、账簿、报表、银行对账单这些，按财务相关规定整理好归档；第四类是人事类，按相关人事管理规定整理的合规人员材料，统一归档；第五类是实物档案，单位的旧印章、获得的奖牌奖状、资质证书原件这些，之前有人把旧印章随便扔在抽屉里，丢了差点出大事，所以这类实物必须统一归档保管。2.1.2电子档案归档范围现在大家工作越来越多用电子材料，这块千万不能忽略，凡是正式的电子公文、项目电子图纸、设计方案、重大活动的音视频资料、系统导出的正式数据、纸质档案的扫描件，还有经过确认的正式工作沟通记录，都需要归档。我见过太多同事把电子材料存在自己个人U盘或者电脑里，U盘丢了、电脑坏了，材料就没了，所以只要是正式的，一定要按要求归到单位的档案系统里，这样才不会丢。2.2统一分类编号标准分类编号我试了好几种方法，最后定的这个最好用，简单好记，找起来也方便，一共分三级：2.2.1一级分类就按档案的性质分成五大类，分别给固定代码：行政类（X）、业务类（Y）、财务类（C）、实物类（S）、电子类（D），大家记这五个字母就行，很简单。2.2.2二三级分类及编号规则一级分类下面再分二级，行政类按部门分，业务类按项目分，财务类按年度分，实物类按类型分，电子类和纸质一一对应。二级下面再分三级，比如业务项目类，一个项目下面按前期手续、过程材料、验收材料分。编号规则统一是“一级代码-二级代码-年份-顺序号”，比如办公室202x年第三份行政公文，编号就是X-BGS-xx-003，哪怕新人来，看到编号就知道是什么档案，放在哪个位置，搜的时候直接输编号就能找到，比之前乱编号省心太多。三、归档流程及时限要求定好了范围和标准，接下来就是谁来做、什么时候做，流程我定的很简单，不会给大家加太多额外负担，都是日常工作顺手就能做完的事。3.1规范归档流程整个流程分两步，部门预整理，再交档案部门审核入库，分工明确，不会乱。3.1.1部门预整理每个部门都配了一名兼职档案员，就是本部门负责整理归档的同志，不用天天干，就是每个季度抽半天时间把本部门这阵子产生的材料整理好。整理纸质的时候要把金属钉都去掉，破损的纸张粘一粘，空白页、重复的草稿都去掉，按顺序排好；整理电子的时候一定要按“部门-项目-内容-版本”命名，不准再叫“新建文档1”“最终修改版”这种，搜都搜不到，这点真的拜托大家，我找错一次浪费半小时，大家都麻烦。整理好之后填好归档清单，就可以交给我这边了。3.1.2档案部门审核接收我收到各部门交来的档案之后，会在三个工作日内审核，检查有没有漏的材料、分类对不对、编号对不对，符合要求的就登记入库，不符合要求的会退回去告诉哪里要改，大家补好再交就行，不会故意卡大家。3.2明确归档时限不同类型的档案归档时间不一样，我都分好了，大家照着做就行：3.2.1定期归档常规的行政公文，每个季度结束后10天内归档，项目档案要在项目验收完成后一个月内归档，财务档案在年度结账完成后两个月内归档，这样错不了，也不会攒一大堆一起整理，累得慌。3.2.2随时归档要是碰到重大活动、临时专项项目，结束之后就立刻归档，还有外部单位发来的重要文件、办完的紧急事项材料，办完之后就归，不要放在自己手里，之前好多丢了的档案都是因为大家想着先放自己这，放着放着就找不到了，这点真的要注意。四、档案存储保管与利用销毁管理归档之后的保管和利用也很重要，我们不能只管归进去，不管好不好用、安不安全。4.1存储保管要求4.1.1纸质档案保管我们现在的库房专门装了温湿度计，我每天都会查，温度太高、湿度太大就开空调除湿，每两个月会放一次樟脑丸，查一次有没有鼠虫咬坏档案，说起来我就心疼，前几年春天我就发现库房角落有老鼠咬坏了三份老档案，那都是没法补的材料，从那之后我就定了规矩，库房绝对不准放食物，每半个月打扫一次卫生，就是为了保护好这些材料。档案上架都是按分类编号排的，每个区域都做了醒目的标识，预留了足够的空位放新增档案，进去一眼就能找到位置。4.1.2电子档案保管电子档案我们做了双重备份，一份存在单位本地的专用服务器，一份存在加密的云端存储，每半年我会做一次全量备份，就是怕服务器出问题、硬盘坏了，把档案弄没了，之前听别的单位说过整个服务器坏了电子档案全没了的事，我们可不能吃这个亏。涉及单位内部机密的电子档案，都是物理隔离，不连外网，只有对应权限的人才能看，绝对不会泄露。4.2查阅借阅与销毁管理档案归了档就是给大家用的，所以我把流程简化了很多，不会搞一堆繁琐的手续为难大家。4.2.1查阅借阅管理本单位同事查阅档案，只要填个简单的查阅单，部门负责人签字就能查，要是你没空来库房，给我发个消息，我帮你找好给你送过去，或者扫个描发你，不用你跑。外单位来查阅档案，必须带单位介绍信，经过我们单位分管领导签字同意才能查，还要做好登记，借阅出去的档案到期我会提前催还，不会弄丢。要是大家要复印档案，我这边也可以帮忙复印，不用自己折腾。4.2.2到期档案销毁管理档案不是要存一辈子，到了保管期限的我们会处理。每三年我们会组织一次鉴定，找各部门的人一起看，还有保存价值的就继续存，没用的就销毁。销毁之前要造好销毁清册，写清楚销毁的档案名称、数量，经过领导审批之后，送到指定的销毁机构，两个人现场监销，监销完签字确认，绝对不会随便把档案卖给收废纸的，防止泄露单位信息。五、人员保障与方案实施步骤再好的方案也要有人做，所以我也定了人员和实施的步骤，一步步来，不会一下子给大家压太多活。5.1人员配置与培训我这边是专职档案管理员，负责整个单位档案的审核、保管、利用，每个部门配一名兼职档案员，都是各部门选的细心、负责任的同事，其实工作量真不大，每个季度抽半天整理就行，不会耽误大家的本职工作。我每季度会组织一次培训，新入职的兼职档案员我还会一对一教，手把手教你怎么整理、怎么分类，不用担心学不会。年底我会给做的好的兼职档案员申请一点小奖励，也算对大家额外工作的感谢。我自己也经常出去参加档案管理的培训，有什么新方法、好经验就回来调整我们的方案，让这个方案越来越好用。5.2方案实施步骤我们分三步推进，不着急，慢慢做，保证做扎实：第一步是准备宣传，方案通过之后就发文给各个部门，我也会挨个部门去给大家讲清楚这个方案的要求，说直白点，这个方案不是为了管着大家，是为了方便大家，解决之前找不着档案的麻烦，所以希望大家配合；第二步是存量整理，用半年时间，把之前所有没归档的存量档案全部梳理一遍，按新的分类标准整理入库，我会带着几个兼职档案员分批做，不会赶工出错；第三步就是常态化运行，从方案实施开始，所有新增档案都按这个方案来，每半年我会做一次检查，有什么问题大家随时提，我随时调整，不断优化。六、方案总结这套档案资料归档管理方案，不是我坐在办公室拍脑袋想出来的，是我干了十年档案，踩