建材客户回款管控工作制度

建材客户回款管控工作制度一、总则作为在建材行业摸爬滚打了近十年的从业者，我见过太多本来生意红火的同行，就是因为回款管控松散，一堆赊账要不回来，最后资金链断裂关门大吉，也见过不少合作多年的老伙伴，因为一开始没把回款规则说清楚，最后闹得不欢而散，好好的合作说黄就黄。正是吃过这些亏，总结了这么多年的经验，我们才制定这套建材客户回款管控工作制度，核心目的就是规范全流程回款管理，加速公司资金周转，降低坏账风险，保障公司正常运营的同时，也维护好和诚信客户的长期合作关系，实现双方互利共赢，避免因为回款问题破坏彼此的信任。适用范围本制度适用于公司所有类型的合作客户，涵盖工程装修客户、装修公司合作客户、区域批发客户、线下零售客户等所有涉及赊销账期的建材销售业务，所有涉及客户赊销的部门和员工都必须严格遵守本制度。核心基本原则（1）风险前置原则。回款管控不是等欠款逾期了才催收，要把管控节点往前移，从客户合作前就做好风险排查，从源头减少回款问题。（2）人性化共赢原则。我们不会为了回款故意刁难诚信客户，也不会对恶意拖欠放松要求，规则在前，灵活处理，对临时遇到困难的诚信客户可以协商调整，对恶意赖账的绝不手软，最终目的是保障双方的长期利益。（3）谁跟进谁负责原则。每个客户都明确第一责任人，回款责任落实到人，避免出现问题互相推诿。做好事前的风险防控，只是回款管控的第一步，把不合格的风险客户挡在门外、把规则说在明面上，才能从根源减少后续的麻烦，接下来我们从合作前端说起。二、事前客户回款风险管控新客户资质分级审核所有新合作客户，在第一次谈赊销合作之前，必须完成完整的资质审核，不能为了冲业绩就跳过这个环节。我见过太多新业务员，刚入职急于开单，客户说给点账期就一口答应，资质背景啥都不查，最后货发出去钱要不回来，业绩写在纸上拿不到提成，白白忙活好几个月。不同类型客户的审核重点不一样：做工程的客户，要核查他过往的合作付款记录，有没有欠上游供应商货款的纠纷，对接项目的资金到位情况，不能只看项目规模大就轻易答应赊账；装修公司客户，要看他的门店经营时长，月均接单量，有没有和其他建材商合作的不良记录，是不是有经常拖欠货款的传闻；批发和散户客户，要看他的店面流水，过往的付款习惯，再确定能承受的信用额度。（1）客户信用分级管理完成资质审核后，所有客户按信用情况分成A、B、C三级，对应不同的信用政策：A级客户是合作两年以上，过往所有回款都准时，资金实力雄厚，无任何不良记录的客户，可以给不超过过去三个月平均拿货额三分之一的信用额度，最长账期不超过60天；B级客户是合作不满一年，或者偶尔有逾期但都能及时补上，资金实力一般的客户，信用额度减半，最长账期不超过30天；C级客户是新开发客户、有过不良逾期记录的客户，一律执行现款现货，特殊情况最多只能留不超过货款5%的质保金，并且30天内必须结清。合作前明确回款规则，白纸黑字写入合同很多老客户合作久了，觉得大家都是熟人，回款规则不好意思写进合同，就口头约定，最后就是这种口头约定最容易出问题。客户说当时说好的三个月结，你说当时约定的是一个月，扯来扯去伤透了感情。所以不管合作多久、关系多好，所有回款规则必须写进正式合作合同：第一，明确写清楚信用额度、账期、付款时间、付款方式，不能有“工程回款后再付款”这种模糊的表述，必须写清楚具体的节点，比如“货到现场验收合格后7个工作日内付80%，安装完成后10个工作日内付剩余15%，剩下5%质保金满一年后7天内付清”；第二，明确逾期责任，逾期每天按未付款的万分之五收取逾期利息，超过约定时间多久停止供货，这些都写清楚，大家按规则来，反而不会伤感情。大额工程客户收取履约保证金对于百万以上的大额工程订单，我们会收取不超过合同总额5%的履约保证金，这不但是对我们的保障，其实也是对客户的约束，避免客户随意更改付款计划，保证金在项目最后回款的时候会直接抵扣货款，不会多收客户一分钱，就是提前帮双方建立规则意识。事前把该做的准备都做好了，不代表就能高枕无忧，客户的经营情况是动态变化的，回款风险也会随之改变，所以在日常合作过程中，必须持续跟踪管控，及时发现问题解决问题。三、合作过程中的回款动态管控建立客户回款台账，实时更新每个客户都要有专门的回款台账，由负责的业务员负责更新，财务部门每周核对一次，台账里要写清楚每次拿货的时间、金额、已付款金额、未付款金额、到期时间，必须做到每个业务员打开台账就能说清楚自己负责的客户欠了多少钱、什么时候到期。我之前就遇到过一个业务员，手里五个客户，谁欠多少钱都记混，有一笔款到期了半个月都没提醒，最后客户那边项目结算完了才想起来，差点要不回来，所以这个台账真不是走形式，是业务员自己的工作护身符。到期前提前预警提醒我们不会等款到期了才突然上门催收，那样搞得大家都尴尬。一般在回款到期前7天，业务员就会主动给客户发消息或者打电话，提醒对方回款时间快到了，麻烦提前准备一下资金，如果客户那边确实临时有困难，也可以提前跟我们说，我们走正规流程申请延期，大家都有缓冲的空间，不会搞得措手不及。如果客户申请延期，必须签订书面的还款计划，明确新的回款时间，业务员私自答应延期的，后续出现问题责任由业务员自己承担。严格执行发货管控我们有个铁规则：只要客户的逾期欠款超过了核定的信用额度，一律停止发货，不管谁说情都不行。很多人会说，都是老客户了，客户急着补货，通融一下不行吗？我负责任的说，就是一次无原则的通融，就会有无数次，这次超十万发了，下次就会超二十万，最后雪球越滚越大，变成坏账收不回来，大家都不好过。当然也不是完全不通人情，如果客户真的有急单，必须发货，那要么先付一部分欠款，把总欠款降到额度以内，要么找有资质的担保人签字担保，才能发货，把风险控在可接受的范围内。定期对账，签字确认我们要求每个季度必须跟所有有欠款的客户对一次账，对完账双方签字盖章，存档保留。我之前跟一个合作了五年的老客户，就是因为两年没对账，最后他说我多发了两万的货要扣钱，我们说他欠了我们三万，扯了快半年才扯清楚，最后虽然把钱要回来了，但是多年的感情也淡了，后来就没合作了。所以定期对账真的不是不信任客户，是帮大家把账算清楚，避免时间长了记混，反而伤感情，这个工作真的不能省。就算我们把前面所有工作都做到位，市场总有不确定性，客户也可能遇到突发的资金困难，难免会出现逾期回款，这时候就需要一套清晰的催收流程，兼顾情分和规则，把损失降到最低。四、逾期回款的分级催收管理逾期分级标准我们按逾期时间把逾期分成三级：逾期7天以内的是一级轻度逾期，逾期8天到30天的是二级中度逾期，逾期超过30天的是三级重度逾期，不同级别对应不同的催收流程。分级催收流程（1）一级轻度逾期：刚过回款时间没几天，大部分情况都是客户忘了，或者客户财务那边走流程慢，由负责的业务员跟进沟通，提醒付款，一般很快就能解决。如果客户确实说临时资金周转不开，最多可以给7天的宽限期，但是必须写书面的还款计划，上报部门主管审批通过才行，不能口头约定。（2）二级中度逾期：已经逾期半个月以上了，这时候就不能只让业务员去谈了，需要业务主管亲自对接客户，了解客户真实的资金情况。如果客户是真的遇到了临时困难，比如甲方工程款晚了一个月付，我们可以协商分期还款，比如分两到三个月结清，但是按照合同约定收取逾期利息，钱不多，就是提醒客户遵守约定；要是客户就是故意拖着不想付，那我们直接停止所有合作，开始整理催收材料。（3）三级重度逾期：逾期超过一个月还没有付款的，就交由公司法务或者专门的催收人员对接，先发正式的书面催收函，告知客户逾期的后果，同时把客户列入信用黑名单，停止所有信用政策。要是逾期超过三个月还是不付款，我们就会走法律程序或者委托正规的第三方催收，说实在的，我们真不愿意走到这一步，合作一场大家都有感情，但是我们也要给员工发工资，也要维持公司运营，恶意拖欠我们也没办法，只能用法律保障自己的权益。坏账处理对于确实收不回来的坏账，我们按规定走核销流程，同时把客户列入行业失信名单，告知同行朋友注意防骗，避免更多人吃亏。所有的管控规则，最终都要落到人的身上，明确责任，做好考核奖惩，才能让规则真正落地，不然就是一张空文。五、回款管控的责任划分与考核机制责任划分（1）开发跟进的业务员是回款第一责任人，从客户资质审核、日常跟踪到回款催收，全程由业务员负责，业务员不能只追求开单拿业绩，回款才是衡量你业绩的最终标准，款收不回来，再大的订单都是零。（2）业务部门主管是第二责任人，负责审批客户信用等级、延期申请，每周检查辖区内客户的回款情况，督促业务员跟进回款，把控整体风险。（3）财务部门是监督责任人，负责每月核对客户回款台账，出具逾期回款报表，提醒业务部门跟进，监督整个回款流程合规。考核与奖惩我们都知道，业务员做业务不容易，跟客户处感情更不容易，让业务员催款，很多人抹不开面子，所以我们的奖惩都是对事不对人，奖励到位，惩罚也有分寸：（1）奖励方面，每个月业务员负责的客户回款率达到98%以上，给这个月提成10%的额外奖励，全年回款率都达标，年底还有额外的专项年终奖，客户提前回款的，我们也给客户对应的利息优惠，鼓励大家准时回款。（2）惩罚方面，出现一级逾期的，扣这个订单提成的10%，二级逾期扣50%，三级逾期扣100%，什么时候回款什么时候再发提成。如果是因为业务员违规操作，比如跳过资质审核，私自给客户放大额度，造成逾期的，额外再加处罚。当然我们也不会一棒子打死，如果是因为市场大环境变化，客户突发经营问题，业务员已经尽到责任了，我们不会苛责业务员，惩罚只是提醒大家绷紧风险这根弦，毕竟款收不回来，公司没钱发工资，大家的收益都受影响，对谁都不好。坏账责任承担如果因为业务员违规操作造成坏账，业务员要承担坏账金额10%以内的责任，公司承担大部分，毕竟生意本身就有风险，不能把所有压力都压在业务员身上，如果是正常市场风险，业务员已经尽到责任了，公司全部承担，只需要总结经验避免下次再犯就行。六、附则本制度自发布之日起执行，会根据实际执行情况每年调整一