公司质量管理体系的管理方法如何做好

怎样做好企业质量管理体系H勺管理都代表？

管理者代表至少要懂得这体系的有关条款，才能去执行.要懂得体系怎样才能有效

运作，熟悉各个部门日勺工作流程等.如下供你参照：

1，保证各个体系过程，程序和实践的建立及保持，以实现各个体系H勺目H勺；

2,向最高管理者汇报有关组织实现各个体系计划和需求的绩效，以及有关实行的

改善提议；

3,保证各个体系有关的规定和职责在组织中得到沟通和理解；

4,保证各个体系H勺有关方具有有关的规定和职责意识。

管理者代表岗位职责

一、协助总经理领导企业建立、实行和保持质量管理体系；保证质量管理体

系过程得到建立和保持：在整个企业内增进顾客质量规定意见的形成；负责与质

量管理体系有关之外部联络。

二、负责体系文献控制，审核质量手册、质量方针、目的I；指导各部门负责

人对有关文献之使用、保管、搜集、整顿与归档。负责对既有体系文献定期评审。

三、审查各部门编制之质吊:记录在案格式，并审批；负责监督、管理各部门

之质量记录；指导各部门对■质量记录之整顿和保管。

四、向总经理汇报质量管理体系运行状况，提出改善提议；制定管理评审计

划、搜集并提供管理评审所需之资料，编写管理评审汇报，协助、协调、监督实

行管理评审中有关纠正、防止措施。

五、审查各有关部门编制之质量计划：指导品质部负责对部门质量筹划实行

状况进行监督检查。协助、协调各部门负责人对有关的质量筹划及编制、实行对

应的）质量计划。

六、协调供俏部，识别顾客之需求与期望，组织有关部门对检测能力、

生产能力及交货期、所需物料采购能力进行评审，审查特殊协议产品规定评审

表；并负责与顾客进行质量方面之沟通。

七、负责协调、协助工程部设计、开发产品之组织、协调、实行工作，设

计开发、筹划、确定设计、开发组织之技术接口、输入、输出、验证、书、下达

设计开发任务书，设计开发方案设计开计划书、设计开发

评审、设计开发验证汇报，协助审核试产汇报；为工桎部经理同意项目提议书、

量产汇报提供质量方面参照意见；协助供销部对所需物料采购之质量检查工作，

市场调研或分析，市场信息及新产品动向；指导品质都负责新产品检查和试验；

生产部负责新产品H勺加工试制和生产。

八、指导生产部进行生产过程控制、生产设施之维护保养、编制必要之作业

指导书、负责产品防护，协助生产主管对《月生产计划》之审批；指导工程部编

制工艺规程；指导办公室对实现产品质量所需工作环境进行了控制；指导品质部

进行了产品验证和标识及可追溯性控制；负责对设施采购的质量审批，指导供销

部在各方面售后服务之工作。

九、负责对测量、监控设备之校准，根据需要编制内部校准规程；对偏离校

准状态之测量、监控设备之追踪处理；对测量和监控设备操作人员的培训、考核。

十、协助总经理定期召开管理评审会议；全面负责内部质量管理体系审核工

作；选定审核组长及审核员，并审核年度内审计划、审核算施计划、审核汇报；

十一、指导办公室编写《年度内审计划》并负责组织实行；组织、协调内审

活动之开展：指导审核组长编写内部审核汇报。对内审或管理评审提出的纠正防

止措施之指导、跟踪、监督、验证。

十二、指导品质部对不合格品识别，并跟踪不合格品处理成果；协助生产主管

对不合格品作处理之决定；指导生产部负责对不合格品采用纠正措施。

十三、指导办公室对内、外有关数据之传递与分析、处理；指导品质部及各部

门对记录技术之选用、同意、组织培训及检查记录技术实行之效果；协调多种有

关之数据搜集、传递、交流。

十四、负责对体系、产品持续改善之筹划，当出现存在或潜在之不合格问题

时提出对应措施日勺纠正和防止措施处理意见书；协调各部门实行对应之改善、纠

正和防止措施；负责监督、协调改善、纠正和防止措施实行，并跟踪验证明施之

效果；指导有关部门有效处理顾客质量方面之意见。

《内审员》岗位职责阐明书

一、悉我司H勺质量手册和评审原则，通过学习培训理解内部质量体系审核程序，

具有质量检查管理口勺基本知识。

二、按文献规定编制审核算施方案，确定审核目淤J和范围、审核根据、审核措施

等。

三、编制检查表，审核中发现不符合项填写不符合项告知单，编写不合格项汇报。

四、内审员不得承担与自己工作有关的审核工作。

五、对审核中发现H勺问题，纠正措施进行跟踪验证。

IS09001-2023质量管理体系在实行过程中应当做些什么

.按照IS09001-2023原则编写文献后，经同意后下发,就正式进入到体系的实行期

了.

2体系实行过程应有如下R勺事情需要完毕：

-各流程按照文献规定实行过程活动，并按照规定进行定录；

-在体系运行3-6个月期间内，进行质量体系的内部审核，对不合格项目进行纠正,

追踪关闭；

-在实行6个月左右，进行体系规定口勺管理评审，汇总管理评审汇报，对改善项

目进行追踪关闭；

-和认证企业确定进行正式的认证审核冲请获取认证证书.

以上是对于初次运行H勺过程;对于已经有的体系，平常的体系维护工作包括：

1.文献管理；

2.内部审核；

3.管理评审；

4.监督审核；

5.第二方审核;

6.持续改善;

以上应为负责体系维护口勺人员在体系实行过程中应做的.

体系建立后按PDCA操作：

P：制定体系实行计划、目的指标或方案、内审计划、管理评审计划、平常检查

及考核方案、体系文献H勺培训计划等；

D：实行以上计划或方案；

C：对以上R勺实行状况进行检查，找出实行过程中的存在问题，并分析；

A:根据实行过程中口勺存在问题进行改善，制定改善计划，并实行。

根据改善计划的制定状况，进入下•轮PDCA

最重要是1、按照新版IS09001-2023原则编写质量手册和程序文献后，经同意后

下发，就正式进入到体系H勺实行期了.

2体系实行过程应有如下H勺事情需要完毕：

-各流程按照文献规定实行过程活动，并按照规定进行汜录；

-在体系运行3-6个月期间内,进行质量体系的内部审核，对不合格项目进行纠正,

追踪关闭;

-在实行6个月左右,进行体系规定H勺管理评审，汇总管理评审汇报，对改善项

目进行追踪关闭；

-和认证企业确定进行正式的认证审核冲请获取认证证书.

以上是对于初次运行H勺过程;对于已经白的体系，只要针对本次换版H勺文献内容进

行改动，再按规定运行就行啦。

在建立质量管理体系时，一种不可缺乏时角色是“管理者代表”，那么，什么人可

以作为“管理者代表”？怎样才能成为一种合格叼‘管理者代表”？作者结合自己数

年来的审核经验，对这一问题进行了较深入欧J探讨。但愿此文能对广大准备建立

或正在建立质量管理体系的组织在选择“管理者代表”时有所启迪。

众所周知，无论是质量管理体系原则QMS（IS09000族）还是环境管理体系原

则EMS（IS014000族）或职业安全卫生管理原则OHSMS18000中均规定，

组织在建立、运行对应H勺管理体系时都应由组织的最高管理者指定专门H勺管理者

代表（如下简称管代），并明确赋予其在建立、实行、保持和改善对应的I管理体

系中的职责和权限。虽然原则不强行规定“管代”必须由什么人担纲，不过，鉴于

“管代”在组织建立实行质量管理体系中的特殊性和重要性：承上启下、内外沟通、

在质量管理体系中“一（一组人）人之下，众人之上”的作用，因此，规定其自身

就必须具有对应H勺素质和必要H勺资质。

1.熟悉组织的产品或服务内容、过程及其有关的作业程序

QMS（管理质量体系）尤其重视过程的管理和控制，关注H勺焦点是顾客，关键

是怎样保证向顾客提供满意口勺产品和服务。因此，很难设想一种对组织的产品功

能和特性一无所知或知之甚少口勺人可以肩负起建立并有效运行一种符合组织产

品特性（也是顾客需求的特性）的质量体系的工作。笔者在审核中常常发现，有

叫组织啊管理者出于个人好恶或关系的亲疏指定对产品尤其是产品实现过程不

甚了了的人如办公室H勺文秘人员、工会负责人等等出任“管代”，成果导致产品实

现过程失控、内部审核质量低下、管理评审流于形式、纠」E防止措施缺乏针对性

等缺陷。因此，笔者认为指定负责生产、技术、质量方面H勺人员如生产企业最高

管理层的有关副职、总工程师或是有关部门负责人等作“管代”是较为合适日勺。

2.在组织中具有一定口勺威信和人格魅力

QMS是一种全员参与的管理系统，在实行过程中会受到来自方方面面的阻力或

习惯势力的责难。因此，“管代”必须具有足以劝阻、影响化解多种阻力和威慑，

扫除任何无理责难H勺能力°而要做到这一点，个人在组织中的J威信至关重要，否

则质量体系绝难推行。笔者在审核中曾发现，某企业的'管代”是一位刚招聘来很

快时女毕业生，在审核前预访问时，发现仓库的管理十分紊乱，产品入库H勺手续

不全，记录潦草，当时我就对陪伴我的“管代”提出必须加强控制，严格按有关文

献执行。此时“管代”也对仓库的I保管人员重申了我的规定，不料该保管却大发雷

霆，冲着“管代”大吼：“就你懂？才来几天就敢教训我？你来管！”弄得“管代”面红

耳赤，眼泪差点掉下，我也颇感尴尬。到审核时，仓库的管理状况仍仍然故我。

像这样一种毫无威望H勺“管代”怎样能指挥一种体系的运转呢？

3.具有良好的人际关系和沟通能力

QMS是一种全员参与的管理体系。作为“管代’要有效地将QMSH勺管理规定转换

成全体员工的行动，必须深入向员工宣传建立体系时必要性及有关原则和体系文

献的规定，督促检查各部门的运行状况。而要到达此目的，良好H勺人际关系和沟

通能力也是一必不可少日勺条件。否则，“管代”光靠举着管理者授予日勺“尚方宝剑”,

成天板着面孔颐指气使，效果是不会好的。

4.具有很好的文字语言体现能力

QMS是一种文献化的管理体系，需要编制多层次口勺管理文献和作必要的记录。

尽管“管代”不应包揽所有体系文献的编写工作，但对组织的重要体系文献如《质

量手册》、《程序文献》以及体系运行状况口勺汇报材料、管理评审汇报等还是承

担着编写或审核口勺货任。因此，就规定“管代”具有较高的文字功底利一定H勺语言

交流能力。假如组织提交审核的体系文献，语焉不详、文句不通，前后矛盾，错

别字连篇，或者“管代”性格过于内向，不善言辞，难以与外界沟通，就很难保证

体系的有效运行。

5.能坚持原则勇于直言

这一点须从两方面理解。苜先作为“管代”，对组织的员工自然应坚持原则，严格

规定其执行体系文献H勺规定，对违反者应及时大胆地指出和纠正，不怕得罪人。

但更要强调的是另首先，即面对最高管理者，也要坚持原则，勇于直言。

建立实行一种有效H勺QMS,组织的最高管理者在管理承诺、关注顾客、质量方

针的制定及质量目口勺和体系口勺筹划等方面责无旁贷地肩负着重要口勺责任，而“管

代’则是将最高管理者H勺上述思想、愿望及筹划付诸实现H勺直接实行人，理论上,

两者的目的是一致U勺。但在实践中，某些组织的最高管理者在建立实行QMSU勺

过程中，缘于主客观多方面啊原因，难以防止出现诸如出于单纯为通过认证获取

证书而只重视做表面文章，对体系运行H勺有效性不甚重视；或最高管理者自我感

觉良好，对有人指出体系运行中发现的问题不屑一顾日勺状况。鉴于以上原因，作

为“管代”，对组织的最高管理者也应能做到坚持原则，勇于直言。绝不可对体系

的运行状况采用睁一眼闭一眼；或是为迎合管理者日勺心态，报喜不报忧，不敢直

言坦陈体系运行H勺真实状况，或是不负责任地在其《内审汇报》或《管理评审汇

报》中对体系运行状况大量堆砌溢美之辞。

总之，做一种管理者代表并不是一件简朴口勺事，做一种合格口勺管理者代表更不是

件轻易的事。

怎样做好管代

管理者代表的职责归纳起来有四项：

一是保证按原则规定建立、实行和保持体系；

二是保证向最高管理者汇报体系业绩和改善绩效的需求；

三是保证在整个组织内提高满足法律法规、顾客、有关方规定H勺意识；

四是负责体系有关事宜口勺外部联络。

在深刻理解原则各项规定内涵和实质的基础上，管理者代表要充足结合本组织产

品、生产、管理的特点和实际，抓好如下6个方面的筹划：

1、目的建立、展开和测量的筹划。应当注意如下几点：突出重点，体现持续改

善、防止为主的承诺；目的要尽量量化、详细，可考核，可测量；在有关职能和

各层次分解展开：定期考核，测量。

2、职能分派的筹划。根据体系原则各要素（求）口勺内涵，结合组织内部机构的设

置和工作任务，将原则中各要素（求）运用矩阵表对应地分派到有关职能部门。一

般而言，一种要素最佳只有一种归口部门，以防止“真空“和“重迭"、互相推诿、

扯皮现象。《职能分派表》确定后，在各部门职责和权限中，对归口要素必须有

对应的描述，即用文字精确无误地规定下来，防止《职能分派表》与文字描述互

相不一致，接口不统一问题。

3、资源需求的筹划。要随时理解、掌握体系建立、实行、改善过程中的资源配

置状况，对缺口、“瓶颈”问题及时向最高管理者提议、汇报，提出可行性方案。

4、建立必要日勺技术和管理作业文献的筹划。做好统筹筹划，确定编制/建立哪

些必要的技术和管理作业文献，严格审查把关，发放到有关部门、岗位人员付诸

实行，并定期组织评审。

5、重大改善活动/项目R勺筹划。如波及质量、环境、职业健康安全面的技术改

善、技术改造、方针目H勺调整、管理职能变更、管理体系调整等活动/项目，管

理者代表都应首先筹划一种或多种详细方案，报最高管理者同意后实行。

6、内审和管理评审的筹划。一般相邻两次评审的时间不得超过12个月。组织

和督促职能部门做好前期准备工作，如内审员口勺培训与组织，各部门输入信息的

提供，时间、地点FI勺筹划，输出成果处理的筹划等。

体系文献制定后，管理者代表应组织抓好体系文献宣贯、培训，组织实行、运行,

组织有关部门定期对体系文献日勺合适性、充足性、有效性进行检查和评审，发现

问题责成有关部门及时采用措施加以改善，并对改善效果跟踪验证。

在内部审核的组织实行中，管理者代表首先要对内审计划进行审查，包括内审员

的资格与审核组口勺构成、时间及日程安排，审核部门与要素分派等；另一方面是

组织或参与首、末次会议，树立审核组H勺威信；三是关注审核进程，掌握审核动

态，及时协调、处理审核中发生口勺问题；四是对审核中开出的不符合汇报责成有

关责任部门在规定期限内整改，对整改效果实行跟踪验证。

在管理评审H勺组织实行中，一是抓好前期准备，即按原则或程序文献的规定将需

要输入时内容及期限分别贯彻到有关职能部门，或委托归口部门按期搜集输人资

料，并进行汇总分析，尤其是对各部门提出日勺改善提议的梳理汇总；二是组织召

开管理评审会议，会议由最高管理者主持并最终作出管理评审结论和改善决定，

但管理者代表应对体系运行H勺绩效、存在问题和改善提议作总结（综合）性发言；

三是抓好后期改善措施实行的组织和效果跟踪验证/评价。

管理者代表还应对体系运行日勺重点过程进行监视和评价。

为保证组织H勺管理体系持续改善，管理者代表要掌握第一手资料，进行必要的数

据分析，发现其趋势和规律，确定改善方向和措施。这些数据分析包括协议履行

状况、供方供货业绩、关键特殊过程能力、产品一次交检合格率、产品等级品率、

顾客满意度、顾客意见处理及时率和效率等，还要及时组织改善活动。

在工作措施上，管理者代表应注意4点：

1、理解现实状况，掌握动态。要常常到管理体系的归口部门或现场，理解组织

内部管理体系的现实状况，熟知运行动态，为对的筹划、决策掌握精确的第一于

资料。

2、沟通疏导，贯彻职能。管理体系的I建立、运行和改善，是一项系统工程，波

及到组织内各级各部门各岗位，要将这一系统工程中的各项职能、任务贯彻下去，

必须加强与各级各部门口勺沟通、交流、疏导，做过细日勺工作，统一意志，统一行

动，使人人各尽其责，按章办事。

3、组织实行，监视评价。不失时机地对文献化体系及其实行的符合性、合适性、

充足性和有效性进行监视和评价，及时发现问题，处理问题，以保证体系持续、

健康、有效运行。

4、善于分析，勤于改善。要及时对各方面的数据信息进行分析，从中找出某些

规律、趋势、动向、存在问题和潜在问题（隐患），有针对•性地采用纠正/防止/改

善措施，不停提高体系运行H勺符合性、合适性、充足性和有效性

管理者代表（如下简称“管代”）的作用是代表最高管理者对组织质量/环境/职业

健康安全管理体系（如下简称“QMS/EMS/OHSMS”）的建立、实行和保持进行

筹划和管理。因此，管代既是组织体系建立、实行和保持H勺领导者、筹划者，又

是活动的组织者、推进者，还是效果的督查者，改善的决策者，处理多种关系的

协调者。从某种意义上讲，管代作用发挥时好坏，直接决定着组织体系运行FJ成

败。

管代职责及工作任务

管代的职责归纳起来有四项：

一是管代的职责保证按原则规定建立，实行和保持体系；二是保证向最高管理者

汇报体系业绩和改善绩效需求；三是保证在整个组织内提高满足顾客/法律法规/

有关方规定日勺意识；四是负责体系有关事宜的J外部联络。

管代的任务归纳起来有四条：

一是深入学习和理解原则规定，做原则规定的I明白者。

QMS、EMS、OHSMS三个原则为保证其管理规定合用于多种组织、各个行业,

它非常言简意赅。但内涵丰富，意寓深刻，仅从字面或一、二次解读很难精确地

理解其内涵、实质。伴随时间推移即组织建立、实行和保持的不停深入，对原则

条文不一样阶段都也许有不一样程度的I认识和理解。因此，作为体系运行日勺筹划

者、推进者、督查者，首先应不停加强学习，读懂弄通原则，理解各项管理规定

的内涵和实质，做原则规定的明白人，保证组织管理体系步入良性循环轨道，保

持有效运行。

二是做体系建立、运行、改善的筹划者

在深刻理解原则各项规定R勺内涵和实质基础上，充足结合本组织产品、生产、管

理的特点和实际，首先抓好如下6个方面的筹划：

1）目的建立、展开和测量的筹划，应当注意如下几点：一要突

出重点：质量用的应重要考虑满足产品规定所需的内容；环境/职业健康安全目

的和指标应重要考虑法律法规及其他规定，自身重大环境原因/重大危险源及风

险和有关方的规定。二要体现持续改善、防止为主的承诺。三要可测量：目的I要

尽量量化、详细，可考核，可测量。切忌泛泛而谈，“假、大、空”。四要在有关

职能和各层次分解展开。组织要实现总体（一级）目口勺，必须在有关职能和各层

次上对总体目H勺进行理解展开，建立分目的（二级、三级.....），并且规定下

一级目的要略高于上一级目H勺。这就是一般说的即“横向到边，纵向究竟”，“自上

而下层层展开，自下而上层层保证”。这样，只要组织内各层次日勺目H勺得以实现,

就能保证总体目的U勺实现，五要定期考核、测量。组织总体目的，确定和各层次

目时分解展开后，要定期对这些目啊的实现实状况况进行考核、测量。完毕的予

以肯定，未完毕的规定责任部门分析原因，采用措施，保证下期（月、季）到达。

2）职能分派的筹划。根据体系原则各要素（求）的内涵，结合组织内部机构的

设置和工作任务，将原则中各要素•（求）运用矩阵表对应地分派到有关职能部门。

这不失为一种简要有效H勺措施。一般而言，一种要素必须有一种且最佳只有一种

归口部门，以防止“真空”和“重迭”、互相推诿、扯皮现象。《职能分派表》确定

后，在各部门职责和权限中，对归口要素必须有对应的描述，即用文字精确无误

地规定下来，防止《职能分派表》与文字描述互相不一致，接口不统一问题。

3）资源需求的筹划。作为管代，要随时理解、掌握体系建立、实行、改善过程

中资源配置状况，对存在缺口、瓶颈问题，及时地向最高管理者提议、汇报，提

出可行性方案，使之尽快得到处理。以保证法律法规、颐客、有关方及产品质量

规定得到满足。

4）建立必要的技术和管理作业文献的筹划。为统一各项作业活动原则，规范各

岗位人员的管理行为，本着但凡缺乏作业（指导）文献，就也许偏离方针和目的

与指标的运行，就也许影响产品生产或服务提供过程或管理H勺有效运行和有效控

制时，应编制并使用有关的作业（指导）文献的原则，管代应当做好统筹筹划，

确定编制/建立哪些所必要H勺技术和管理作业文献。编制出来后，管代要严格审

杳把关，并发放有关部门、岗位人员付诸实行。对作业文献H勺要定期组织评审，

不停提高其合适性，充足性和有效性。

5）、重大改善活动/项目H勺筹划。如波及质量、环境、职业健康安全面的技术改

善、技术改造、方针目H勺调整、管理职能变更、管理体系调整等活动/项目，管

代都应首先做好筹划，制定一种或多种详细方案，报最高管理者同意后实行。

6）、内审和管理评审H勺筹划。管代要牵头做好一年一度H勺实行内部审核和管理

评审的筹划。一般相邻两次时间不得超过12个月。组织和督促职能部门做好前

期准备工作，如内审员H勺培训与组织，各部门输入信息的提供，时间、地点的筹

划，输出成果处理口勺筹划等。

三是做体系运行、改善日勺组织者。

管代在体系文献口勺宣贯、实

施、检查与改善体系文献制定后，应组织抓好体系文献宣贯、培训；组织实行、

运行；和组织有关部门定期对体系文献的合适性、充足性、有效性进行检查和评

审，对发现问题责成有关部门及时采用措施加以改善。并对改善效果跟踪险证。

在内部审核的组织实行中，管代首先对内审计划口勺审查，包括对内审员资格与构

成、时间及日程安排，审核部门与要素分派等；另一方面是亲自组织或参与首、

末次会议，树立审核组威信；三是关注审核进程，掌握审核动态，及时协调、处

理审核中发生日勺问题；四是对审核中开出的不符合汇报责成有关责任部门在规定

期限内整改，对整改效果实行跟踪验证。

在管理评审的组织实行中，管代一是抓好前期准备，即校原则或程序文献的规定

将需要输入内容及期限分别贯彻到有关职能部门，管代或委托归口部门按期搜集

输入资料，并进行汇总分析，尤其是各部门对提出的改善提议的梳理汇总；二是

组织召开管理评审会议，会议由最高管理者主持并最终作出管理评审结论和改善

决定（措施）。但管代应对体系运行的绩效、存在问题和改善提议作总结（综合）

性发言。三是抓好后期改善措施实行的组织和效果跟踪验证/评价。

管代还应对体系运行中重点过程进行监视和评价。QMS重点过程包括重要协议,

关键供应商，设计输入与输出，关键过程和特殊过程的能力，检查口勺充足性及有

效性，产品质量分析，顾客信息分析及处置等。EMS和OHSMS重点过程包括:

环境原因/危险源的识别与评价，法律与其他规定，目的和指标，管