采购管理规范化

企业采购管理制度

第一章总则

第一条建立企业内部采购管理制度，规范物资供应申报及采购操作流程,

严格控制成本，杜绝管理漏洞，减少企业风险，严明采购纪律，特制定本管理

制度。

第二条本制度合用于企业内部所需各类资产（含非资产类）、生产研发类、

设施设备类及非设备类（行政类、销售类）物资、材料设备采购，包括年度采

购、单项采购及紧急采购。

第三条物资供应部为企业采购、招投标、物品验收、质量保证日勺责任单

位。

第二章采购原则

第三条严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。

第四条严格遵守企业物资供应部统一询价定标日勺原则。

第五条严格遵守“三个三”原则。

1、选购三原则：

（1）一种物品采购由各部（参与部门或人员）共同提供三家商户（三家联

合询价）；

（2）一种物品提供三家商户进行报价（三家报价）;

（3）一种物品最终定一〜三家（三家定价）。

2、定购三原则：

（1）同类物品质量最优；

（2）同类物品、同等质量、同等参数价格最低；

（3）同类物品的供应商服务最佳。

3、验收三原则：

（1）由企业招标物资供应部、使用部门、储运部等部门共同参与验收；

（2）参与验收H勺各部门代表签字后方能视为有效；

（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。

第三章年度采购

第六条年度采购的定义

年度采购是指对有计划、有持续需求W、J物资采购。

第七条年度采购的范围

1、办公耗材（行政类）等物料用品（含非资产类）：办公耗材、办公文具、

低值易耗品、保洁物料、行政类印刷制品、行政类广告制品、长期化及原则化

行政材料设备、销售类有关平常物品、活动类物品、生产及研发所需仪器、设

施设备及原料供应、包装类、广告宣传类等有关物品。

2、物资采购标日勺金额5万元以上（＞5万），必须以年度采购形式进行采买,

签订年度协议。

3、根据其采购主体性质界定，大宗类商品及年度使用常规物品必须以年度

采购形式进行采买,建立企业战略合作单位品牌库,进行固定供货,长期合作。

第八条由需求部门确定所申购物资日勺数量、规格、产品档次及其他有关

规定。

第九条立项申请

申购部门填写《立项汇报审批表》，按权限逐层审批后，交由企业物资供应

部进行招标采购工作。需求部门在填写立项审批表时，须明确提出招标单位资

质等规定、招标项目及招标内容、数量、详细的规格参数技术规定和方案等。

物资供应部按领导签批后日期进行有关采购工作。根据物资采购项目的内容，

重要分为如下三大类内容：

第一类，行政类，有关立项应包括有关采购物品名称、使用用途、规格型

号、配置、物品的技术参数、数量、颜色、档次、到位时间等详细规定。

第二类，销售类，有关立项应包括有关活动或采购物品名称、活动方案、

详细实行清单内容、使用周期、使用部位、规格型号、配置、详细物品的技术

参数、数量、颜色、档次、进场时间、样品样板等详细规定。

第三类，生产研发类，有关立项包括需采购项目或材料设备日勺名称、招标

采购项目的详细内容、使用部位、规格型号、配置、资质规定、详细图纸规定

的技术参数、数量、颜色、档次、进场时间和样品样板等详细规定。

所提供需求方案须经需求部门负责人签字确认。立项完毕时间以详细签批

时间为准。对于需求部门的需求计划，需求部门须在每月的25号之前提供经审

批后的次月日勺采购项目计划，并提报至物资供应部。

第十条物资采购的审批权限及审批流程（月度及年度类）

1、行政类申购：

（1）月度：申购/需求部门于每月25日前根据上月月度使用量提报次月需

求量并填写《物料采购需求月度计划表》一部门负责人提报一分管领导审核一

人事行政经理审批一行政资产管理员汇总并填写《物料采购汇总申请表》一人

事行政经理签字确认一存档一资产管理员填写《物料采购（行政类）审批表》

一人事行政经理审核一人事行政总监审批一人事行政部按年度协议实行采购、

验收并按季度办理有关结算手续一物品登记、领用、发放。

（2）年度：人事行政部根据上年度物资使用状况，预估使用量及出具预算

金额，按《招投标管理制度》及流程执行操作。

人事行政部由经办人/行政资产管理员填写《立项汇报审批表》部门负责

人提报一人事行政总监确认签字一总经理审批一人事行政部接受。

2、销售类申购

（1）月度：销售部/有关需求部门经办人填写《资产购置审批表》一部门

负责人提报f分管领导确认签字f总经理审批一物资供应部接受。

（2）年度：按《招投标管理制度》及流程执行操作。

销售部填写《立项汇报审批表》并提供已确定原则日勺销售活动方案及材料

清单一部门负责人提报一分管领导审核签字一物资供应部确认签字一总经理审

批一物资供应部接受。

3、生产研发类申购

（1）月度：生产部、研发部经办人填写《资产购置审批表》一部门负责人

签字提报一分管领导审核签字一总经理审批一物资供应部接受。

（2）年度：按《招投标管理制度》及流程执行操作。

生产部（车间）及研发部填写《立项汇报审批表》并提供已确定原则物品、

设备、原料清单及详细参数明细和有关规定一部门负责人提报一分管领导审核

一物资供应部确认签字一总经理审批一物资供应部接受。

第十一条物资采购立项时间完毕规定

1、行政类（行政部门申购立项）

紧急类（立项签收完毕时间至少在需求时间日勺提前2天完毕）

加急类（立项签收完毕时间至少在需求时间日勺提前5天完毕）

常规类（立项签收完毕时间至少在需求时间日勺提前7天完毕）

2、销售类（销售部门申购立项）

紧急类（立项完毕时间至少在需求时间的提前3天完毕）

加急类（立项完毕时间至少在需求时间的提前5天完毕）

常规类（立项完毕时间至少在需求时间时提前7天完毕）

3、生产研发类（生产部门/研发部门申购立项）

紧急类（立项完毕时间至少在需求时间的提前5天完毕）

加急类（立项完毕时间至少在需求时间的提前10天完毕）

常规类（立项完毕时间至少在需求时间的提前15天完毕）

第十二条物资采购属性划分

固定资产与低值物资日勺界定：

1、单件本值（原值）金额在5000元以上为固定资产；单件本值（原值）

金额在5000元如下为低值易耗品。

2、可循环使用，且物品使用生命周期为一年（含）以上KJ为固定资产；不

可循环使用，且物品使用生命周期一年如下的为低值易耗品。

第十三条供应商的考察、征召、资格审查和选择、确定

1、供应商的资格规定：入选企业必须是行业或区域综合实力较强、规模大、

企'业资质及信誉度高。

2、供应商的征召：年度供应商日勺征召由需求部门、物资供应部、有关联

部门人员按照‘背靠背'原则，分别通过黄页、网络搜索、人脉推荐等方式

搜索至少3家及以上单位。由物资供应部负责人联合需求部门负责人、关联部

门负责人共同对其搜索单位日勺资质、实力、企业信誉度、商务经营资料等进行

调查。

3、供应商日勺资格审查：

（1）根据联络状况由需求部门及物资供应部确定须考察的单位，并组织由

征召小组部门人员所构成日勺考察小组，必要时邀请有关部门人员参与，对供应

商进行考察；考察小组考察完毕后对供应商进行筛选、优选，剔除不符合规定

的单位，物资供应部填写《入选单位基本状况表》。

（2）物资供应部根据调查理解状况联络确定须约见日勺单位，征召供货商至

企业进行现场谈判。

4、入围供应商时最终确定：根据考察状况、供货商资质、信誉度等方面,

由需求部门、物资供应部门联合对所有入围供货商进行现场商谈、报价，根据

'质量、价格、服务'三方面对其标的进行竞价评标。物资供应部填写《采购

竞价表（含紧急类）》，将最终谈价定标成果报总经理审批执行或直接由董事长/

总经理根据实际状况指定供货商。

第十四条协议的签订

1、企业采购日勺项目，由物资供应部根据总经理/董事长最终审批成果，按

权限逐层报批协议。

2、由企业负责采购II勺生产原料中，属于企业自用的原材料由企业直接与供

应商签订供货协议，属于供应给第三方日勺原料或由第三方代为购置的，必须签

订代购代扣代付日勺三方协议，包括：货品验收、结算办理、多种单据的管理。

第四章单项采购

第十五条单项采购的定义

单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。单项采购包括但不限于：

各企业的办公及生产设冬、办公软件（管理ERP软件）、大型家俱、服装、电器、

车辆、生产所需单件设备或单批原料等非原则化H勺生产研发材料等采购。

第十六条单项采购立项

1、单项采购立项同年度采购立项。

2、生产及研发原材料采购：

由生产、研发部经办人填写《资产购置审批表》并附上有关原材料明细一

生产、研发部负责人审核一主管/分管领导审核一总经理审批一物资供应部。

3、办公家俱、家电、企业设施设备类：

申购/需求部门每月10日前填写《资产购置审批表》一申购部门经办人提

报一申购部门负责人审核一分管领导审批一人事行政部复核一总经理审批一物

资供应部

4、固定资产:

1）5万元以内（含5万元）口勺固定资产审批流程

申购部门填写《资产购置审批表》一分管领导审批一人事行政部意见一总

经理审批一物资供应部

2）5万元以上日勺固定资产购置或其他非固资类物品采购以及所有车辆的购

置经总经理审批后还须报董事长审批。

第十七条单项采购工作流程

1、询价

（1）预算金额1万元如下（含1万元）的单项采购，由申购需求部门至少

一名员工、物资供应部一名专人（合计2名）分别提交至少3家供应商日勺最终

报价。

（2）预算金额1万元-5万元（含5万元）的单项采购，由物资供应部2名

物资采购员（含部门负责人）协同需求部门两名员工（含部门负责人）（合计4

名）按‘背靠背'原则，分别通过网络、平面媒体等方式搜索5家以上合格单

位（特殊状况下搜寻至少不低于3家单位），由四名有关询价人员分别提交供应

商日勺最终报价，需求部门负责人及物资供应部负责人审核签字后提交至总经理,

由总经理筛选出至少三家合格供应商后进行签批。

2、定价

由物资供应部及需求部门负责人主持，1名物资采购员及需求部门2名员工,

共5人参与，严格按照'公平、公正、公开'原则进行现场谈判，比价、谈价，

定标。由物资供应部制作填写《单项（批次）项目定价审批表》，需求部门及物

资供应部共同出具评标意见，报总经理审批。

3、预算金额5万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。

4、对已经确定供货商且标的总定价为5万如下（含5万）物资（IT产品及其他

周期时令产品除外），一种月内再次申购的，经总经理审批后直接按前定标价格进行采

购。

第十八条采购验收

1、物资供应部、需求/立项部门、储运部根据定标资料，进行协议签订、

采购、三方验收并办理有关结算手续。

2、原材料物资H勺验收，按验收三原则执行，生产及研发部原材料由生产部、研

发部、质量管理部三部门进行联合验收。

第十九条采购跟踪

1、为保证供方交货准时，，物资供应部应及时关注货品供应状况并跟催到位。

2、采购物资因故不能或无法准时采购到货时，物资供应部应及时告知各需

求部门，以便其及时采用其他应对措施。

第五章紧急采购

第十九条议标

由于特殊原因，事务紧急，为迅速推进工作及时完毕工作而不能按正常程

序实行询价、评标、定标，需议标日勺项目须按下列程序进行：

1、议标审批合用范围：因某种原因目前符合企业规定或可满足物资采购需求

的供应商有且仅有一家（不满足评标、招标条件），此类商品市场供货商资源匮乏。

2、车辆采购由企业物资供应部负责人及人事行政部等有关人员共同到该品牌

的4S店或总代理询价、议价，询价范围不局限于地区。

第二十条现金采购及联合现场采买模式

原则上企业所有物资、物料、设备采购不容许进行现金采买，均采用‘到

送支票、商业承兑汇票、公对公转账、电汇'等方式进行支付。

现金采购只合用于企业紧急、重大事务或由董事长/总经理授权指定事务。

因紧急采购需用现金采购及现场采买的项目须填写《现场采购询价登记表》并

按下列程序进行：

1、预算金额2023元如下（含2023元）紧急采购至少由申购需求部门一名

员工、物资供应部1名员工，2名以上人员进行现场联合询价，并获得不少于两

家供应商的现场最终报价，'同型号、同品牌、同质量者'，选用报价最低日勺供

应商进行购置。并将现场询价的有关供货商有关信息（单位名称、联络方式、

联络、企业地址等）做好登记，由物资供应部负责人和需求部门负责人共同

对其真实性复核后，在《现场采购询价登记表》上由三方签字确认（询价人员、

物资供应部负责人、需求部门负责人）。

2、预算金额2023元以上，5000元如下（含5000元）的现金采购，必须由

需求部门2人、物资供应部1人共同参与，原则上现场采买至少须在3家及以

上供应商有效最低报价日勺基础上形成统一意见后进行采购。采购后由三方（询

价人员、物资供应部负责人、需求部门负责人）在《现场采购询价登记表》上

签字确认。

3、预算金额5000元以上,10000元如下（含10000元）的现金采购，必须由

需求部门2人以上、物资供应部1人（其中1人必须为部门负责人）共同参与，原

则上现场采买至少须在3家及以上供应商有效最低报价的基础上形成统一意见后

进行采购。采购后由三方（询价人员、物资供应部负责人、需求部门负责人）

在《现场采购询价登记表》上签字确认。

第六章采购纪律

第二十一条采购系统以外日勺任何人员不得干预采购工作。

第二十二条参与采购工作出J各部门独立运作，严禁互相串通、干预。

第二十三条所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠,

不得与供应商发生任何经济往来。

第二十四条所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信

息承担保密责任，不得泄密、公开。

第二十五条有关采购人员必须注意保留并谨慎地使用在履行工作职责时

所获取的资料，严禁以此寻求任何个人利益，严禁以有损于企业利益的方式滥

用上述资料。

第二十六条凡违反采购纪律的，一经发现，将根据情节轻重予以有关当

事人人及重要负责人降职、降薪、撤职、开除处理，情节严重者还将移交司法

机关追究其刑事法律责任。

第二十七条各类采购招标原始资料必须归档，同一记录，按月度进行汇

总总计，建立台账，并存档入库。

第七章附则

第二十八条本制度自下发之日起执行。如有以往规定与本制度不一致H勺,

以本制度为准。

第二十九条本制度由人事行政部及物资供应部负责解释。

山西锦波生物医药股份有限企业

二零一六年九月二十二日

附件1:《现场采购询价登记表》

附件2：《单项（批次）项目定价审批表》

附件3：采购竞价表（含紧急类）：.xlsx

附件4：入选单位基本状况表.xlsx

附件5：物料采购需求月度计划表.xlsx

附件6：物料采购汇总申请表.xlsx

附件7：物料采购（行政类）审批表.xlsx

附件一:

现场采购询价登记表

联络人

排单位单位初次最终企业状况简报

（姓