学术会议合作举办协议

学术会议合作举办协议1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京学术文化交流中心有限公司。

甲方地址：北京市海淀区中关村南大街5号科创大厦1505室。

甲方法定代表人/负责人：张明。

甲方联系方式

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：上海国际会议策划有限公司。

乙方地址：上海市浦东新区世纪大道888号金茂大厦2508室。

乙方法定代表人/负责人：李强。

乙方联系方式

合同简介：

甲方与乙方基于共同推动学术交流与会议产业发展的合作需求，经友好协商，决定共同合作举办一场以“全球科技创新趋势论坛”为主题的学术会议。该会议旨在汇聚国内外顶尖学者、企业家及政策制定者，通过主题演讲、圆桌讨论、分组报告等形式，探讨人工智能、生物科技、新能源等前沿领域的最新研究成果与应用前景。甲方作为会议的主办方，负责提供场地、资金及部分嘉宾邀请；乙方作为会议的承办方，负责整体策划、宣传推广、会务组织及后勤保障。双方基于各自的专业优势与资源禀赋，通过本次合作，致力于打造一场具有国际影响力的学术盛会，促进学术思想碰撞与产学研协同创新。会议拟定于2024年11月15日至17日在北京举行，参会人数预计500人以上。本协议的签订标志着双方在学术会议领域的深度合作正式启动，双方将严格遵循协议约定，确保会议的顺利举办与圆满成功。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是甲方与乙方共同策划、组织并举办一场题为“全球科技创新趋势论坛”的学术会议，旨在搭建一个高水平的学术交流平台，促进科技创新思想的有效传播与产业界的深度对接。具体内容涵盖会议的主题确定、议程设计、嘉宾邀请与接待、会议宣传与报名、会场布置与设备租赁、会议期间的学术活动组织（包括主题演讲、圆桌讨论、分组报告等）、参会人员管理、会议资料的制作与分发、以及会后总结与成果汇编等全过程管理。双方将通过各自的专业能力和资源优势，确保会议的学术质量、组织效率和服务水平达到预期目标，并最终实现提升双方品牌影响力及推动相关领域合作发展的合作目的。会议预计于2024年11月15日至17日在北京市举行，参会人员构成包括但不限于国内外知名学者、企业高管、政府官员及行业专家，总人数控制在500至800人之间。

第二条定义

1.“学术会议”指本合同项下由双方共同举办的“全球科技创新趋势论坛”，时间自2024年11月15日起至11月17日止，地点北京市海淀区中关村南大街5号科创大厦。

2.“主办方”指甲方，负责提供会议主要资金支持及场地资源，并对会议的总体方向和内容进行最终审核。

3.“承办方”指乙方，负责会议的具体执行工作，包括策划、组织、宣传及后勤保障等。

4.“会议议程”指经双方确认的详细日程安排，包括各环节的时间、主题及主讲人。

5.“参会嘉宾”指被邀请出席学术会议并进行演讲或参与讨论的专家学者、企业家等。

6.“会议费用”包括但不限于场地租赁费、设备使用费、宣传推广费、人员劳务费、餐饮费、资料印刷费及其他因举办会议而产生的必要开支。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力与义务：

（1）甲方有权对会议的主题、核心议题及整体学术方向进行主导性把控，并有权对乙方提交的会议策划方案、议程安排、嘉宾邀请名单等进行审核，并提出修改意见。

（2）甲方应按照本合同约定，向乙方支付首期会议筹备款项人民币伍拾万元整（￥500,000.00），用于启动会议的初步策划与资源对接工作。剩余款项根据合同约定节点支付。

（3）甲方有权要求乙方定期汇报会议筹备进展，包括但不限于嘉宾确认情况、宣传效果数据、预算执行情况等，乙方需提供真实、完整的书面或电子报告。

（4）甲方应负责提供会议所需的场地使用权，并确保场地符合举办学术会议的基本条件，包括但不限于具备良好的隔音效果、足够的照明和通风系统、以及满足消防安全规范的设施。甲方还需协调解决场地周边的通行及停车问题，相关费用由甲方承担。

（5）甲方有权对会议期间产生的所有知识产权成果（如会议论文、报告摘要等）享有优先合作开发权，具体权利义务另行协商。

（6）甲方应指定专门联系人（张明，联系方式，负责与乙方的日常沟通及合同相关事宜的处理。

2.乙方的权力与义务：

（1）乙方作为会议的承办方，享有对会议具体执行工作的全面组织权和操作权，包括但不限于议程细化、流程设计、供应商选择、人员调配等，但须在甲方的审核框架内进行。乙方有权根据市场惯例及专业经验，对会议的宣传策略、定价机制及服务标准提出建议方案。

（2）乙方应设立项目专项账户，将甲方支付的各项款项专款专用，并接受甲方的监督。合同执行过程中如需追加预算，乙方需提前提交详细说明及预算方案，经甲方书面批准后方可执行，超出部分由乙方先行垫付，后续凭有效票据向甲方报销。

（3）乙方负责组建专业的会议执行团队，团队成员不少于10人，需具备丰富的会务组织经验，并应向甲方提交核心成员的简历及资质证明。乙方需制定详细的应急预案（如嘉宾临时缺席、设备故障等），并定期组织内部演练。

（4）乙方应负责会议的整体品牌形象设计，包括会徽、海报、邀请函、证件等视觉元素的统一制作与使用，设计方案需事先提交甲方审核。宣传推广方面，乙方需通过至少三种渠道（如行业媒体、社交媒体、合作机构等）进行宣传，并确保宣传内容真实准确，不得有虚假宣传行为。乙方应每月向甲方提供宣传效果评估报告。

（5）乙方有权邀请其合作伙伴单位参与会议的赞助或展示活动，但需事先征得甲方的同意，并确保活动内容不与会议主旨冲突。所有赞助收入归乙方所有，但需向甲方支付不低于赞助金额30%的分成作为服务费。

（6）乙方应负责所有参会嘉宾的行程安排，包括接送站、住宿协调（需提前确认嘉宾住宿偏好并安排不低于四星级酒店）、餐饮服务（会议期间提供工作餐及茶歇）及会议期间的交通指引。乙方需为每位嘉宾购买会议期间的意外保险，保额不低于人民币20万元。

（7）乙方有权在会议结束后一个月内，将会议的完整档案（包括但不限于议程单、嘉宾签到表、现场照片视频、财务决算报告、参会反馈问卷等）提交给甲方存档。如甲方需使用会议素材进行后续宣传，需与乙方另行签订授权协议。

（8）乙方应指定项目总监李强（联系方式作为主要对接人，负责处理合同履行过程中的所有具体事务，并确保与甲方的沟通及时、有效。

第四条价格与支付条件

1.会议总预算经双方协商确定，为人民币陆佰万元整（￥6,000,000.00），包含但不限于场地租赁、设备租赁与调试、专业技术人员服务、宣传推广、嘉宾邀请与差旅补贴、会议餐饮、资料印刷、保险费、税费等所有与会议举办直接相关的费用。

2.首期款项人民币伍拾万元整（￥500,000.00），甲方应于本协议签署之日起十日内一次性支付至乙方指定银行账户。乙方在收到款项后，应开具等额发票，甲方凭发票进行账务处理。

3.乙方应于收到首期款项后十日内，向甲方提交详细的预算分解表及场地、设备等主要供应商报价单，经甲方审核无误后，甲方应于收到审核文件之日起十五日内支付第二期款项人民币贰佰万元整（￥2,000,000.00）。

4.会议正式开始前三十日，乙方需向甲方提交最终版的参会嘉宾确认名单及详细的会务执行方案，经甲方书面确认后，甲方应于收到确认文件之日起十日内支付第三期款项人民币壹佰伍拾万元整（￥1,500,000.00）。

5.剩余尾款人民币贰佰万元整（￥2,000,000.00），甲方应于会议结束且乙方提交完整结算单据后三十日内支付。乙方提交结算单据时，需附带所有已发生费用的原始发票及会议成果资料，甲方有权对结算单据进行审核，审核期间不计入支付时限。若乙方提交单据不符合要求，甲方有权要求乙方补充或更正，直至符合约定条件。

6.乙方应向甲方支付的各项款项，均应以人民币结算。乙方应在收到甲方款项后，按照甲方要求的税点开具合法有效的增值税发票。甲方在收到符合规定的发票后，按国家规定及时入账。若因乙方原因导致甲方无法获得合规发票，由此产生的税务风险及损失由乙方承担。

7.如因甲方原因导致会议延期举办，且延期时间超过原定计划10%的，甲方应按延期天数，以原总预算的千分之五向乙方支付延期补偿金，但补偿金总额不超过原总预算的5%。乙方因甲方原因导致延期所增加的额外成本，有权在最终结算时一并提出，经甲方确认后纳入结算总额。

第五条履行期限

1.本协议有效期限自双方签署之日起至会议结束及所有相关款项结清之日止。

2.会议举办具体时间：自2024年11月15日0时起至2024年11月17日24时止，共计3天。

3.会议筹备期：自本协议签署之日起至2024年11月14日24时止。在此期间，双方应紧密合作，乙方需按计划完成场地确认、设备租赁、宣传启动、嘉宾邀请等核心工作。

4.预算审核节点：乙方需于本协议签署后十日内提交初步预算，甲方于收到后十五日内完成审核；最终预算及执行方案需于会议开始前三十日提交，甲方于收到后十日内完成确认。

5.结算周期：会议结束后三十日内为乙方提交结算单据期，甲方在此期限内完成审核，并支付尾款。

6.任何一方如需变更协议内容或延期履行，应提前三十日书面通知对方，并经对方书面同意后方可变更或顺延，否则按违约处理。

第六条违约责任

1.若甲方未能按本协议第四条约定的支付条件按时足额支付任何一期款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金。逾期超过30日，乙方有权暂停相关工作的执行，并有权单方面解除本协议，甲方除支付全部应付款项及违约金外，还应承担因其违约行为给乙方造成的一切损失，包括但不限于已产生的直接费用、预期收益损失、以及为追索欠款而支出的诉讼费、律师费等。

2.若因甲方原因导致会议取消或未能按期举办，甲方应向乙方支付合同总预算的30%作为违约金，即人民币壹佰八十万元整（￥1,800,000.00）。违约金不足以弥补乙方实际损失的，甲方还应赔偿乙方因此遭受的全部损失，包括但不限于为筹备会议而投入的预付款项、人员成本、宣传资源浪费等直接经济损失，以及乙方因无法举办会议而丧失的其他商业机会或合作机会的经济价值。乙方在收到违约金后，仍有权要求甲方继续履行合同或采取补救措施。

3.乙方若未能按本协议第三条约定的义务履行职责，导致会议质量或效果不符合双方预期，甲方有权根据具体情况，要求乙方采取补救措施，并有权减扣相应款项。若乙方未能采取有效补救措施或整改效果不达标，甲方有权单方面解除本协议，并要求乙方退还已支付但未提供合格服务的款项，同时乙方应按未提供服务金额的20%向甲方支付违约金。若违约行为严重损害甲方利益或导致会议无法完成的，甲方有权要求乙方赔偿全部损失，包括但不限于第三方索赔、品牌声誉损失、以及甲方为纠正问题额外投入的成本。

4.若乙方在会议筹备或执行过程中，因违反保密义务或操作不当，造成甲方或第三方的人身伤害或财产损失，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于医疗费用、误工费、赔偿金、诉讼费及律师费等。甲方有权要求乙方立即停止违约行为，并采取必要措施防止损失扩大，由此产生的费用由乙方承担。若乙方违约行为构成犯罪的，还应依法承担刑事责任。

5.双方均应确保履行过程中遵守所有相关法律法规，若因一方违反法律法规给对方造成损失的，违约方应承担全部赔偿责任。包括但不限于因违反知识产权保护规定导致的侵权赔偿、因违反安全生产规定导致的罚款或赔偿、以及因违反税务规定导致的滞纳金或罚款等。

6.本协议约定的各项违约金条款是独立且可累加的，不因一方违约行为的轻微性而减免。任何一方违约时，守约方有权选择要求违约方继续履行、采取补救措施、赔偿损失或解除合同，具体权利行使以守约方书面主张为准。

7.若违约方在收到守约方书面违约通知后三十日内未能纠正违约行为或提供有效担保，守约方有权解除本协议，并要求违约方承担本协议项下所有未履行义务对应的违约责任。解除合同后，双方应立即停止所有与合同相关的行为，并妥善处理已产生的合同关系及财产。

8.因不可抗力导致合同无法履行的，根据不可抗力影响的范围和程度，双方可协商变更合同、延期履行或解除合同。遭受不可抗力一方应立即通知对方，并在合理期限内提供有效证明。因不可抗力造成的损失，双方互不承担责任，但应各自承担因不可抗力产生的直接费用。双方应在不可抗力消除后，尽快恢复合同履行或协商后续处理方案。

第七条不可抗力

1.本协议所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为（如法律法规变更、政策调整、行政命令等）、流行病疫情、网络攻击或系统故障、以及类似无法预见、无法避免并不能克服的意外事件。

2.任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本协议约定的部分或全部义务时，应在不可抗力事件发生后七日内书面通知对方，并提供相关机构出具的不可抗力证明文件。通知应详细说明不可抗力事件的影响范围、预计持续时间以及对合同履行造成的具体障碍。

3.因不可抗力导致合同部分条款无法履行的，双方应就受影响的条款进行协商，根据不可抗力的影响程度，可部分调整或暂时中止履行相关义务，协商未果不影响其他条款的继续履行。

4.因不可抗力导致合同无法继续履行或履行已无必要的，经双方协商一致或根据不可抗力事件的影响程度，可提前解除本协议。合同解除后，双方互不承担违约责任，但已发生的服务费用、场地租赁费用等实际损失，除因不可抗力直接导致的损失外，双方应根据实际情况协商分担或由责任方承担。

5.双方应各自承担因不可抗力事件而产生的直接损失，包括但不限于为应对不可抗力事件而额外支出的合理费用。任何一方不得利用不可抗力事件作为借口，故意拖延履行义务或损害对方利益。

6.若不可抗力事件持续超过三十日，双方仍有权根据事件影响及协商结果，决定是否终止合同。合同终止后，双方应结清所有已发生的费用，并妥善处理未尽事宜。

第八条争议解决

1.因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商的方式解决；协商应本着公平合理、积极合作的原则进行，由双方授权代表在合理期限内（不超过三十日）进行沟通，尝试达成书面和解协议。

2.若协商未能在上述期限内解决争议，或双方均不同意通过协商解决争议的，任何一方均有权将争议提交至甲方所在地有管辖权的人民法院通过诉讼方式解决。选择诉讼解决的，应向北京市海淀区人民法院提起诉讼。

3.在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行本协议中未受争议影响的其他条款，任何一方不得因此中断或停止履行，也不得单方面解除合同或追究对方违约责任。双方应致力于通过争议解决过程，维护合作关系的稳定，避免因争议影响会议的正常举办或其他合作项目的推进。

4.若争议涉及具体履行细节或合同金额不大（不超过人民币伍万元整），双方也可在协商不成的情况下，委托双方共同认可的第三方进行调解。调解协议达成后，应签订书面文件并作为本协议的补充部分，具有同等法律效力。

5.任何一方在争议解决过程中提交的证据材料、法院或调解机构的相关文件，均应作为本协议的一部分，供双方参考和依据。诉讼或调解期间产生的合理费用（包括但不限于律师费、诉讼费、调解费等），除另有约定外，由败诉方承担；若双方均有责任，则根据责任大小按比例分担。

第九条其他条款

1.通知与送达：本协议项下的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、电子邮件）发送至本协议首页载明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式或地址，应提前七日书面通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；专人递送的，交付时视为送达；挂号信方式发送的，寄出后五日视为送达。若通过电子邮件或传真发送，发出时视为送达，但对方有证据证明未收到或未阅读的除外。

2.合同变更：对本协议的任何修改或补充，均须由双方授权代表签署书面文件，方为有效。任何口头约定或非正式的变更均不具法律约束力。合同变更内容应作为本协议不可分割的一部分，与原协议具有同等法律效力。

3.分项履行：本协议各条款是相互独立且可分割的。若本协议任何条款被有管辖权的人民法院认定为无效、非法或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款，以代替无效条款。

4.保密义务：双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术信息、客户资料、财务数据以及其他未公开信息承担保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方披露、使用或允许他人使用该等保密信息，但法律法规另有规定或为履行本协议所必需的除外。保密期限不因本协议的终止而终止，持续有效。

5.法律适用：本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国大陆地区现行有效的法律、法规。若本协议内容与届时有效的法律、法规相抵触，应优先适用法律、法规的规定，但双方另有约定的除外。

6.完整协议：本协议及其附件构成双方就本协议标的事项达成的完