学校信息公开管理办法

学校档案管理规定第一章总则第一条目的依据为加强学校档案管理，有效保护和利用档案资源，更好地服务于学校的教学、科研、管理及各项事业发展，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合本校实际情况，特制定本规定。第二条定义范畴本规定所指学校档案，是学校在招生、教学、科研、管理、社会服务等各项活动中直接形成的，对学校、师生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。第三条基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性。2.依法管理原则：严格依照国家法律法规和相关政策开展档案管理工作，维护档案的真实性和权威性。3.服务优先原则：以服务学校中心工作、满足师生需求为出发点和落脚点，积极开发档案信息资源，提高档案服务质量和水平。4.信息化推进原则：加强档案信息化建设，推动档案管理手段的现代化，提高档案管理效率和效能。第二章管理体制与职责分工第四条学校领导职责1.校长对学校档案工作负总责，将档案工作纳入学校整体发展规划，确保档案工作与学校其他工作同步规划、同步部署、同步实施、同步检查、同步考核。2.分管档案工作的校领导协助校长具体负责档案工作，组织贯彻落实国家有关档案工作的法律法规和方针政策，协调解决档案工作中的重大问题，推动档案事业发展。第五条档案工作委员会职责学校设立档案工作委员会，作为学校档案工作的决策和指导机构。委员会由学校领导、相关职能部门负责人、档案专家等组成。其主要职责如下：1.审议学校档案工作的发展规划、工作计划和重大决策。2.审查学校档案工作规章制度，并监督其执行情况。3.协调解决档案工作中的重大问题，促进档案资源的整合与共享。4.对学校档案工作进行评估和考核，推动档案工作水平的提升。第六条档案管理部门职责学校设立专门的档案管理部门（档案馆或档案室，以下统称档案馆），负责全校档案的管理和服务工作，具有档案行政管理和业务管理双重职能。其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施学校档案工作的规章制度、业务规范和工作流程。2.负责全校档案资源的统筹规划和建设，组织开展档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对校内各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，开展档案业务培训和交流活动，提高全校档案工作人员的业务素质。4.推进档案信息化建设，负责档案管理信息系统的建设、维护和管理，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化利用。5.组织开展档案编研和文化建设工作，开发档案信息资源，挖掘档案文化内涵，为学校的文化传承和创新服务。6.负责档案安全管理，制定档案安全应急预案，落实档案安全防范措施，确保档案实体和信息的安全。7.承担学校交办的其他与档案工作相关的任务。第七条校内各单位职责校内各单位是本单位档案工作的责任主体，应明确一名负责人分管本单位档案工作，并指定专人（以下统称兼职档案员）负责具体的档案管理工作。其主要职责如下：1.贯彻执行学校档案工作的规章制度，制定本单位档案工作计划，并组织实施。2.负责本单位在教学、科研、管理、服务等活动中形成的各类文件材料的收集、整理、保管和定期移交工作，确保文件材料的齐全完整、准确规范。3.配合档案馆开展档案信息化建设工作，按照要求完成本单位电子文件的收集、整理和归档工作。4.接受档案馆的业务指导、监督和检查，积极参加档案业务培训和交流活动，不断提高本单位档案工作水平。5.负责本单位档案的安全管理，落实档案安全防范措施，确保档案实体和信息的安全。6.协助档案馆开展档案编研和文化建设工作，提供相关的档案资料和信息。第三章档案资源建设第八条归档范围学校档案的归档范围包括但不限于以下类别：1.党群工作档案：学校党委、纪委、工会、团委等党群组织在工作中形成的各类文件材料，如会议文件、会议记录、工作计划、工作总结、表彰奖励、组织建设等方面的材料。2.行政管理档案：学校行政各部门在行政管理活动中形成的各类文件材料，如学校发展规划、规章制度、会议纪要、请示批复、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面的材料。3.教学工作档案：学校在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料，如教学计划、教学大纲、课程安排、教材建设、教学质量监控、学生学籍管理、毕业生就业等方面的材料。4.科研工作档案：学校在科研项目管理、科研成果转化、学术交流等活动中形成的各类文件材料，如科研项目申报书、任务书、研究报告、论文著作、专利证书、科研成果奖励等方面的材料。5.学生工作档案：学校在学生教育管理、招生就业、资助奖励、心理健康等活动中形成的各类文件材料，如学生学籍档案、奖惩记录、党团组织关系、社会实践、就业协议等方面的材料。6.基本建设档案：学校在基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的各类文件材料，如项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等方面的材料。7.仪器设备档案：学校在仪器设备的采购、验收、使用、维护、报废等过程中形成的各类文件材料，如设备采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录、设备报废申请等方面的材料。8.外事工作档案：学校在国际交流与合作、外事接待、出国留学、外籍教师管理等活动中形成的各类文件材料，如外事活动记录、合作协议、邀请函、出国人员审批表、外籍教师聘用合同等方面的材料。9.财会工作档案：学校在财务管理、会计核算等活动中形成的各类文件材料，如会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、财务规章制度等方面的材料。10.声像档案：学校在教学、科研、管理、文化活动等过程中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、视频等声像材料，以及相关的文字说明材料。11.实物档案：学校在各项活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、锦旗、印章、纪念品等实物，以及相关的文字说明材料。12.其他具有保存价值的档案：如学校历史发展过程中的重要事件、重要人物相关的档案材料，以及其他与学校工作密切相关的档案材料。第九条归档要求1.各单位应按照学校档案归档范围和要求，及时收集本单位在工作活动中形成的各类文件材料，并进行整理、分类、编号、编目，确保文件材料的齐全完整、准确规范。2.归档的文件材料应质地优良，书写工整，字迹清晰，签字盖章手续完备。纸质文件材料应采用耐久性强的书写材料，如黑色碳素墨水、蓝黑墨水等；电子文件材料应符合国家相关标准和规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.归档的声像材料应图像清晰、声音清楚，并附有详细的文字说明，包括时间、地点、人物、事件等内容。实物档案应进行拍照留存，并详细记录其名称、来源、年代、尺寸、材质、用途等信息。4.各单位应建立健全文件材料的预立卷制度，在文件材料形成过程中，及时进行收集和整理，确保文件材料的系统性和连贯性。在文件材料办理完毕后，应及时进行归档，一般应在次年6月底前完成上一年度文件材料的归档工作。科研项目档案应在项目完成验收后2个月内完成归档工作；基本建设项目档案应在项目竣工验收后3个月内完成归档工作。第十条档案收集1.档案馆应积极主动地开展档案收集工作，通过多种方式和渠道，广泛收集学校各类档案资源。对于重要的档案资源，应采取重点征集、专项征集等方式，确保其完整收集。2.档案馆应加强与校内各单位的沟通协调，建立健全档案收集工作机制，定期对各单位的档案收集工作进行指导和检查，督促各单位按时完成档案收集任务。3.鼓励校内师生员工、离退休人员及社会各界人士向学校捐赠具有保存价值的档案材料。对于捐赠的档案材料，学校应予以表彰和奖励，并做好接收、登记、保管和利用工作。第十一条档案整理1.档案馆应按照国家相关标准和规范，对收集到的档案进行科学整理，包括分类、组卷、编目、装订等工作，确保档案的系统性和规范性。2.档案分类应根据学校工作特点和档案内容，采用科学合理的分类方法，一般可采用年度-机构-问题分类法或年度-问题分类法等。分类方案应保持相对稳定，如需调整，应经过充分论证，并报学校档案工作委员会批准。3.档案组卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般可按照时间先后顺序、重要程度顺序等进行排列。4.档案编目应编制规范的档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和特征，便于检索和利用。档案装订应采用符合档案保护要求的装订材料和方法，确保档案的安全和完整。第十二条档案保管1.档案馆应具备符合档案保管要求的库房和设施设备，库房应保持适宜的温湿度，做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防磁等工作，确保档案实体的安全。2.档案馆应建立健全档案库房管理制度，加强对库房的日常管理和维护，定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。3.对珍贵档案和重要档案，应采取特殊的保护措施，如专柜存放、复制备份、数字化处理等，确保其安全和长期保存。4.加强档案信息安全管理，采取有效的技术手段和管理措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。建立健全档案信息备份制度，定期对档案信息进行备份，并异地存储，确保档案信息的安全。第四章档案信息化建设第十三条规划与实施学校应将档案信息化建设纳入学校信息化建设整体规划，统筹安排，分步实施。档案馆应根据学校信息化建设规划，制定档案信息化建设实施方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，积极推进档案信息化建设工作。第十四条基础设施建设1.加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备、数字化加工设备等硬件设施，以及档案管理软件、操作系统、数据库管理系统等软件设施，为档案信息化建设提供有力的技术支撑。2.建立健全档案信息化安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密、身份认证、访问控制等安全技术措施，加强对档案信息系统的安全防护，确保档案信息系统的安全稳定运行。第十五条电子文件管理1.加强电子文件的管理，建立健全电子文件的收集、整理、归档、保管、利用等工作制度和流程，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。2.各单位应按照学校电子文件管理要求，对在工作活动中形成的电子文件进行及时收集、整理和归档。电子文件的归档应采用符合国家相关标准和规范的格式，确保其能够长期保存和有效利用。3.档案馆应加强对电子文件归档工作的指导和监督，定期对各单位电子文件归档情况进行检查和验收，确保电子文件归档工作的顺利开展。第十六条档案数字化1.积极推进档案数字化工作，按照“先重点、后一般”的原则，有计划、分步骤地对馆藏重要档案和利用率高的档案进行数字化处理，建立档案数字化资源库。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化成果的质量。数字化过程中应加强对档案原件的保护，防止档案原件受到损坏。3.加强档案数字化资源的管理和利用，建立完善的档案数字化资源检索利用平台，方便师生员工和社会各界对档案数字化资源的查询和利用。第五章档案利用与服务第十七条利用原则档案利用应遵循合法、便捷、安全的原则，在保护档案安全和知识产权的前提下，积极为学校教学、科研、管理和社会服务等工作提供优质高效的档案信息服务。第十八条利用方式1.设立档案阅览室，为利用者提供档案查阅服务。利用者可根据需要，在档案阅览室查阅开放档案和经审批同意查阅的非开放档案。2.开展档案复制、摘录服务。利用者可根据需要，申请对档案进行复制或摘录。档案馆应按照规定的程序和要求，为利用者提供档案复制、摘录服务，并注明档案出处和复制日期。3.提供档案信息咨询服务。档案馆应设立咨询电话、电子邮箱等咨询渠道，为利用者提供档案信息咨询服务，解答利用者在档案查询、利用等方面的问题。4.开展档案编研服务。档案馆应结合学校工作需要和社会需求，组织开展档案编研工作，编辑出版各类档案史料、专题汇编、年鉴等，为学校和社会提供系统、全面的档案信息服务。5.推进档案信息资源共享。积极与校内外相关单位开展档案信息资源共享合作，通过网络平台等方式，实现档案信息资源的互联互通和共享利用。第十九条利用手续1.校内师生员工利用档案，应持本人有效证件，填写《档案查阅利用申请表》，经所在单位负责人签字同意后，到档案馆办理查阅利用手续。查阅非开放档案的，还需经学校相关部门负责人审批同意。2.校外单位和个人利用学校档案，应持单位介绍信或本人有效证件，填写《档案查阅利用申请表》，说明查阅利用档案的目的、范围和用途，经学校档案馆负责人审批同意后，方可办理查阅利用手续。查阅非开放档案的，还需经学校相关部门负责人审批同意，并按照国家有关规定办理相关手续。3.利用者查阅利用档案时，应遵守档案馆的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、复制档案。如需复制档案，应按照规定的程序和要求办理复制手续。第二十条服务监督与反馈1.档案馆应建立健全档案服务监督机制，定期对档案服务工作进行检查和评估，及时发现和解决服务工作中存在的问题，不断提高服务质量和水平。2.设立意见箱、电子邮箱等反馈渠道，广泛听取利用者对档案服务工作的意见和建议。对利用者提出的意见和建议，应及时进行整理和分析，并采取有效措施加以改进。第六章档案安全管理第二十一条安全责任学校建立健全档案安全责任制，明确学校领导、档案管理部门、校内各单位在档案安全管理中的职责，确保档案安全工作落到实处。校长是学校档案安全工作的第一责任人，分管档案工作的校领导是直接责任人，档案管理部门负责人和校内各单位负责人是本部门档案安全工作的具体责任人。第二十二条安全制度1.档案馆应建立健全档案安全管理制度，包括档案库房管理制度、档案信息系统安全管理制度、档案实体和信息安全应急预案等，明确档案安全管理的工作流程和要求，加强对档案安全工作的规范化管理。2.定期组织开展档案安全宣传教育活动，提高全校师生员工的档案安全意识和应急处置能力。加强对档案工作人员的安全培训，使其熟练掌握档案安全管理知识和技