采购内控制度手册

采购内控制度手册TOC\o"1-3"\h\z\u第一章采购需求方案PAGEREF_Toc377108668\h3第一节采购方案治理制度PAGEREF_Toc377108669\h3第二节采购需求方案流程PAGEREF_Toc377108670\h6第三节采购需求方案表格PAGEREF_Toc377108671\h7一、采购申请表PAGEREF_Toc377108672\h7二、采购数量方案表PAGEREF_Toc377108673\h8三、年度采购方案表PAGEREF_Toc377108674\h9第二章采购价格治理制度PAGEREF_Toc377108675\h10第一节采购价格治理制度PAGEREF_Toc377108676\h10第二节采购价格治理表格PAGEREF_Toc377108677\h12一、采购询价单PAGEREF_Toc377108678\h12二、议价记录表PAGEREF_Toc377108679\h13第三章采购操纵治理PAGEREF_Toc377108680\h14第一节采购操纵制度PAGEREF_Toc377108681\h14第四章采购申请审批治理PAGEREF_Toc377108682\h19第一节采购申请审批制度PAGEREF_Toc377108683\h19第五章物料采购跟催方案PAGEREF_Toc377108684\h22第六章采购需求商治理PAGEREF_Toc377108685\h25第一节需求商治理制度PAGEREF_Toc377108686\h25第二节需求商选择流程PAGEREF_Toc377108687\h30第三节采购需求商治理表格PAGEREF_Toc377108688\h31一、提供商评估表〔内部〕PAGEREF_Toc377108689\h31二、需求商评定表PAGEREF_Toc377108690\h32三、＿＿年供方业绩评定表PAGEREF_Toc377108691\h33第七章采购合同治理PAGEREF_Toc377108692\h34第一节采购合同治理制度PAGEREF_Toc377108693\h34第二节采购合同签订流程PAGEREF_Toc377108694\h38第三节采购合同治理PAGEREF_Toc377108695\h39一、合同签订审批单PAGEREF_Toc377108696\h39二、合同信息统计表PAGEREF_Toc377108697\h40第八章采购招标治理PAGEREF_Toc377108698\h41招标采购治理制度PAGEREF_Toc377108699\h41第二节招标采购工作流程PAGEREF_Toc377108700\h44第三节采购招标治理表格PAGEREF_Toc377108701\h45一、拟报价/招标单位名单PAGEREF_Toc377108702\h45第九章采购验收治理工作PAGEREF_Toc377108703\h46第一节采购验收治理制度PAGEREF_Toc377108704\h46第二节采购验收流程PAGEREF_Toc377108705\h49第三节采购验收治理表格PAGEREF_Toc377108706\h50一、原辅材料及外购、外协件报检单PAGEREF_Toc377108707\h50二、质量〔让步〕特采申请单PAGEREF_Toc377108708\h51三、进货检验/验证记录PAGEREF_Toc377108709\h52第十章采购付款治理PAGEREF_Toc377108710\h53第一节采购付款工作治理制度PAGEREF_Toc377108711\h53第二节采购付款工作流程PAGEREF_Toc377108712\h56第三节采购付款治理表格PAGEREF_Toc377108713\h57一、材料采购付款汇总表PAGEREF_Toc377108714\h57第一章采购需求方案第一节采购方案治理制度一、目的为加强采购方案的治理，标准采购方案的编制、执行与调整等工作事项，保证公司各部门的采购需求按时按质的完成，确保公司生产经营活动顺利有序的进行，特制订本制度。二、适用范围采购方案制度适用范围如下1、作业信息的起点：需求部门的申购信息以及公司历史采购信息。2、作业信息的终点：采购方案任务的分解信息。3、采购方案作业的起点：采购需求的收集与分析。4、采购方案作业的终点：采购方案的下达与执行。三、治理职责的明细分工1、采购部经理负责年度、季度、月度采购方案的审批与操纵，以及采购预算的编制工作。2、采购方案人员负责年度、季度、月度的单项采购方案的编制，以及临时采购的申请。3、采购人员需要严格按照采购方案来执行采购活动，遇临时采购、紧急采购需执行相应程序。四、采购需求的分析与确定〔一〕采购需求推测采购部在进行采购需求分析之前，采购方案人员应收集采购历史数据、市场销售方案和生产方案等各类资料，并将收集到的资料进行分类、整理和分析，并对公司的采购需求做出推测。〔二〕物资请购各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求，编制物资请购单，并在的提早期内将物资请购单及时提交采购部。〔三〕物资需求汇总采购方案人员需将各部门的物资请购单进行汇总并及时编制物资需求汇总表，并与历史数据进行比照，查瞧需求是否存在异常。〔四〕确定物资需求量1、采购人员应首先依据需求推测以及各部门的实际需求状况，确定独立需求物资的需求数量。2、独立需求物资订购批量和订购点确实定，能够采纳定量订货和定期订货。3、确定独立需求物资的需求数量之后，采购方案人员应当进一步确定相关需求物资的需求数量。4、相关需求物资数量确实定能够用传统的订货法处理，也可按照相关产品的需求数量进行分解。5、确定上述两类物资需求数量后，应当依据库存状况及在途物资的状况，确定好采购需求数量。6、采购需求数量能够由净需求数量减往可用库存数量、扣减立即到货的物资数量后确定。五、采购方案的编制与审核〔一〕采购方案的编制1、采购方案人员在编制采购方案时，应该考虑经营方案、需求部门的采购申请、物资库存状况、公司现金流状况等相关因素。2、采购方案人员要分析和掌握公司市场营销部依据经营目标、客户订单意向、市场推测等资料做的市场销售推测情况。3、采购方案人员要明确公司的生产方案和库存状况，及时掌握生产部依据销售推测方案制定的生产方案和物资需求方案。4、采购人员在汇总各种物资需求和请购单的根底上，结合库存数据，编制采购方案。〔二〕采购方案的审核和审批1、年度采购方案和月度采购方案需报请公司主管采购副总进行审批；短期采购方案由采购部经理批准后执行；急需物资，应填写“紧急采购申请表〞，经部门负责人审核签字后报公司主管采购副总核准后列进采购范围。2、采购方案应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金方案工作的完成。〔三〕采购方案审核内容采购或财务的相关领导在审核采购方案时，采购方案审查重点如下：1、各项采购方案的口径是否一致。2、采购方案与销售方案、生产方案是否相符。3、制定采购方案所采纳的物资需求方案与物资清单、库存状况等资料是否正确。4、采购方案中的各类物资数量、方案单价、金额等是否合理。六、采购方案的分解与下达执行〔一〕采购方案的分解采购方案人员应将审批后的采购方案按照时刻、职务、部门等分解成单项采购任务。〔二〕采购方案任务的下达1、采购经理需将采购任务分配到个人，并落实责任，向采购人员传达采购任务的内容，并讲明采购的品种、数量、价格、期限和需求商情况等内容。2、采购部经理需判定采购作业是否属于大额采购，对不同的采购作业采取不同的执行方法。大额采购，需由采购经理签发采购操纵书，报请主管副总审批后，再按照采购作业方案执行采购任务；小额采购，可由采购部经理直截了当安排采购工作。〔三〕采购任务执行采购人员应按照采购方案进行采购工作，并做好采购过程中的情况记录工作；采购方案人员应对采购人员的采购过程进行进度监督。第二节采购需求方案流程总经理财务总监采购经理采购员相关部门下达年度公司经营方案收集并分析相关信息下达经营目标下达年度公司经营方案收集并分析相关信息下达经营目标编制本部门采购方案汇总各部门采购方案编制本部门采购方案汇总各部门采购方案进行相关信息分析进行相关信息分析分析上年度经营状况及年度经营目标等分析上年度经营状况及年度经营目标等确定采购种类、数量、时刻、方式等确定采购种类、数量、时刻、方式等制定审批采购谋划制定审批采购谋划审核审核审核审核审核审核编制总体采购预算编制总体采购预算编制编制采购方案审核审核审核审核审核审核执行采购方案定期编制采购差异分析报告执行采购方案定期编制采购差异分析报告调整采购方案调整采购方案及时更新采购方案及时更新采购方案第三节采购需求方案表格一、采购申请表申请部门：填报日期：年月日采购类不：□设备□材料□工程□效劳□低值易耗□其他购置缘故：序号名称规格型号数量估价〔总价〕交货期备注123456备注：编制人： 部门负责人： 总经理： 二、采购数量方案表编号：填写日期：物资编号物资名称规格型号月月月供应商备注期初存量已购未进量总存量方案用量期末结存期初存量已购未进量总存量方案用量期末结存期初存量已购未进量总存量方案用量期末结存编制人：审核人：批准日期：年月日三、年度采购方案表编号：填写日期：物资名称规格需求部门需求总量单价金额每月采购方案量备注123456789101112编制人：审核人：批准日期：第二章采购价格治理制度第一节采购价格治理制度一、目的为标准采购价格治理流程和采购价格审核治理，确保所采购物资高品质、低价格，保证采购物资质量的同时，实现落低本钞票的目标，特制定本制度。二、适用范围采购价格治理作业标准的适用范围如下：1、作业信息的起点：采购物资的价风格查信息。2、作业信息的终点：采购物资的价格确定信息。3、采购价格治理作业的起点：采购部对采购价格资料进行调查。4、采购价格治理作业的终点：采购部进行采购价格治理工作。三、职责划分1、采购部经理负责审核与批准采购价格。2、采购部负责执行采购价格治理工作。3、其他相关部门负责提供相关资源，协助采购部实施采购价格治理工作。四、采购价风格查1、采购部相关人员必须进行必要的采购价风格查，经常分析或收集资料，明确采购物资的实际本钞票，以确定采购价格。2、公司各相关部门具有协助提供价格信息的义务，协助采购部开展工作，以便进行采购物资的比价参考。五、物资询价与议价1、采购人员应选择三家以上符合采购条件的需求商作为询价对象。2、需求商提供报价的物资规格与请购规格不同或属替代品时，采购人员应送采购需求部门确认。3、专业材料、用品的采购，采购部应会同使用部门共同询价与议价。4、已核定的材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为落低本钞票的依据。5、议价应注重品质、交期、效劳兼顾。六、采购价格制定1、物资价格包括物资的到厂价、出厂价、现金价、净价、毛价、现货价及合约价等。2、采购人员通过科学计算物资价格能够精确确定需求商的价格底线，协助进行采购谈判。3、公司所采购物资价格的制定可采纳本钞票加成法、市价法以及投资酬劳率法等方法来确定。七、采购价格审核1、采购人员询价、议价完成后，在?比价、议价记录单?上填写询价或议价结果，并附?价格审核单?呈采购部经理进行审核，并交主管副总进行审批。2、采购部经理和主管副总均可视需要再进行议价或要求采购员进一步议价。八、采购价格变动处理1、已核定的物资采购单价如需上涨或落低，采购人员要提供?采购价格分析表?、物资价格行情走势、同类产品其他供货渠道的价格信息，并以书面的形式讲明缘故，上报领导审批。2、当公司物资采购数量或频率有明显增加时，采购人员应要求需求商适当落低单价。九、采购价格整理存档采购人员整理并回档物资的采购价格后，在价格档案中具体描述物资的价格变动情况、价格制定过程及审议记录等。第二节采购价格治理表格一、采购询价单〔〕购字第号物资名称规格讲明单位需求数量质量要求报价须知交货期限□需于年月日往常交清□订购后天内交清交货地点付款方式□交货验收合格后付款□试用合格后付款订购方式□分项订购□以总金额为准报价期限报价截止日期以上报价请于年月日往常惠予报价以便采购为荷。报价保持时效请保持报价有效期至询价截止日期起天以上。报价途径以上报价请填制完成后，邮寄至╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳二、议价记录表编号：日期：年月日工程需求商原询单价货币类不议价后单价议价后总价付款条件价格条件交货日期交运方式采购拟购核准检核承办单位主管承办备注第三章采购操纵治理第一节采购操纵制度一、目的明确采购方式、采购数量、采购订单、需求商选择等各项，确保采购过程透明化。二、权责单位1、采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。2、主管副总负责本制度的制定、修改、废除的审批。三、采购方式分类1．订单采购方式〔1〕采购部依据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体工程、价格、数量、交货时刻等，送交需求商并讲明购置意愿。〔2〕需求商按照订单上面的要求生产和需求商品或劳务。〔3〕订单在提交给需求商之前应由主管副总检查订单的合理性。2．合同订货方式〔1〕采购部与需求商通过谈判就采购的物资的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，同时以购销合同的形式确定下来。〔2〕需求商按合同提供物资并取得货款，公司按合同验收物资并支付款项。3．直截了当采购方式采购人员依据批准的请购单，就其所列物资直截了当向需求商购置的一种采购方式。4．比质比价采购方式选择三家以上的需求商，就其质量、价格、供货期等进行比照分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的需求商。5．紧急采购方式因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采纳。四、采购方式选择1．依据商品或劳务的性质及其需求情况确定采购方式。2．一般商品或劳务的采购应采纳采购订单或合同订货等方式。3．小额零星商品或劳务等的采购能够采纳直截了当购置等方式。4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当通过决策论证和特不的审批程序后，采纳订单或合同方式或者比质比价方式。5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改工程要紧物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采纳比质比价采购方式。五、采购数量应该严格按照采购方案进行确定。六、采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在操纵限额的范围内。七、检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。八、关于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对本钞票碍事的分析，将各种请购进行有效的回类，然后利用经济批量法来测算本钞票。九、关于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的本钞票分析操纵可比立资金预算来执行。十、采购时刻包括请购单的报送审批时刻、订单处理时刻、需求商备货时刻、运货时刻、验收时刻和进库时刻等。十一、依据请购性质和采购方式确定具体的采购时刻。1．现用现购商品或劳务从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时刻。2．以最正确本钞票为原那么确定最经济的订货方式采购时刻通常是按照库存量操纵的方法确定采购时刻。3．保险储躲量和定量当某一商品到达订货点时确实是根基采购时刻。十二、对采购时刻的操纵是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。十三、采购时刻的操纵由仓库治理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单差不多提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库治理部门。十四、需求商初步评价1．采购部与使用部门依据公司实际需求寻寻适合的需求商，同时收集多方面的资料，如质量、效劳、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的需求商填写“需求商全然资料表〞。2．采购员对“需求商全然资料表〞进行初步评价，选择出值得进一步评审的需求商，填写需求商候选名单，交采购经理审核。3．选择需求商标准〔1〕需求商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。〔2〕需求商按国家〔国际〕标准建立质量体系并已通过认证。〔3〕有良好的售前、售后效劳措施和效劳意识。〔4〕具有足够的生产能力，能满足本公司经营需要。〔5〕同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。4．采购员在对需求商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家的要求和平安要求，关于有毒品、危险品，需要求需求商提供相关证实文件。十五、需求商现场评审1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量治理部门、技术部门以及财务部门共同进行需求商的现场评审，并提出相应的意见和建议。2．需求商评价内容〔1〕采购部要紧负责评价需求商的资质、经营状况、信用等级及效劳等方面。〔2〕财务部要紧负责评价需求商要求的付款条件等。〔3〕使用部门、质量治理部门要紧负责评价需求商提供商品的质量。〔4〕上述所有部门共同对采购的价格、交货时刻进行评价。3．适用范围〔1〕依据所采购物资对公司经营的重要程度，将采购的商品分为要害、重要、一般三个级不，不同级不实行不同的等级操纵。〔2〕必须对提供要害与重要材料的需求商进行现场评审。〔3〕关于一般物资的需求商，无需进行现场评审。〔4〕紧急、小额零星的采购，由使用部门直截了当提出申请，采购员进行市场调查后，直截了担任择需求商，经采购经理审批后，进行采购。十六、需求商质量保证协议〞的签定1．采购部负责与现场评审合格的要害、重要材料的需求商和一般物资需求商签定“需求商质量保证协议〞。2．“需求商质量保证协议〞一式两份，双方各执一份，作为需求商提供合格物资的一种契约。十七、样品需求与需求商送样1．如有样品需求，由采购员通知需求商送交样品，使用部门、质量治理部门等相关人员需对样品提出具体的质量要求，如品名、规格、包装方式等。2．样品应为需求商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。十八、样品确认1．样品在送达公司后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外瞧等方面的检验，并填写“样品签样试用回单〞。2．经确认合格的样品，需在样品上贴“样品标签〞，并注明合格或不合格，标识检验状态。3．合格的样件至少为两件，一件返还需求商，一件留在采购部作为今后检验的依据。十九、确定合格需求商名单1．采购员依据现场评审结果和样品检查结果选择合格需求商，无需进行现场评审的，直截了当填写合格需求商名单后，交采购经理审核。2．采购经理审核无误后，交主管副总审核。3．原那么上一种商品需两家或两家以上的合格需求商，以供采购时选择。4．唯一需求商或独占市场的需求商，可直截了当列进“合格需求商名单〞。二十、选定合格的需求商后，采购员在合格的需求商名单内寻出适宜的需求商进行采购。二十一、采购价格审核1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、主管副总审批。2．对所有超过价格的订单必须通过主管副总特不审批。二十二、条款审核财务部门对采购订单进行审核，特不条款必须由办公室或专业参谋把关。二十三、合同审批依据?采购授权审批制度?的相关，报相关人员按权限进行审批。二十四、登记采购订单1．采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。〔1〕一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。〔2〕一联提交质量治理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。〔3〕一联提交财务部，作为进账凭证。2．采购员要及时对采购订单进行回档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。3．定期汇总所有被取消和修改正的订单，并编制报表。4．定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。二十五、本制度经主管副总审批后，自公布之日起执行。二十六、本制度由采购部负责解释。第四章采购申请审批治理第一节采购申请审批制度第1条公司为明确商品或劳务采购的申请与审批标准，特制定本制度。第2条 本公司内所有部门的请购，除另有外，均依本制度的办理。第3条 责权单位。1．采购部负责公司所需物资的采购工作。2．财务部负责采购物资的货款支付工作。3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。4．财务总监、主管副总依据权限审批采购工程。第4条 原材料或零配件的请购。1．需求部门请购。〔1〕原材料或零配件由需求部门依据采购方案或实际经营需要提出请购单。〔2〕仓库材料保管员接到请购单后，查瞧材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比立。〔3〕当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，那么同意请购。2．仓储部门请购。〔1〕仓库部门在库存材料已到达最低库存量时提出请购申请。〔2〕仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。要是采购员认为请购申请合理，那么依据所掌握的市场价格，编制采购预算。②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，要是该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。③采购部应将处理过的请购单回档备案。第5条 临时性商品的请购。1．临时性商品的采购申请由使用部门直截了当提出。2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部和主管副总签字后，采购部方可办理采购手续。第6条 资本支出和租赁合同。1．关于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，股东大会进行决策。2．对重要的、技术性较强的请购工程，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第7条 请购单的开列和递送。1．请购单的开列。〔1〕请购经办人员应依据库存量治理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。〔2〕请购单分为方案内采购请购单和方案外采购请购单。〔3〕各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按方案内采购请购单和方案外采购请购单所列内容填报。〔4〕请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并依据内部治理要求编号，送采购部门。2．需用日期相同且属同一需求商提供的统购材料，请购部门应依据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明缘故，并加盖“紧急采购〞章。4．材料检验必须通过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。5．物料治理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。第8条 请购事项的撤销1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色“撤销〞的标记并注明撤销缘故。2．采购部门撤销请购时，注重办理以下事项。〔1〕采购部门在原请购单加盖“撤销〞章后，送回原请购部门。〔2〕原“请购单〞已送物料治理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料治理部门将原请购单退回原请购部门。〔3〕原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第9条本制度经主管副总审批，自公布之日起执行。第10条 本制度由采购部负责解释。第五章物料采购跟催方案一、目的为操纵采购交期、确保生产顺利进行、标准有效的实施物料跟催，特制定本方案。二、适用范围本方案适用于采购物料跟催的治理工作。三、治理职责采购部为采购物料工作的回口治理部门。四、制定跟催工作(一)跟催工作预备1.确定交货日期及数量。2.了解需求商要紧生产设备利用率。3.要求需求商提供生产方案表或交货日程。4.了解需求商物料治理及生产治理能力。5.在采购条款中加重违约罚款或解约责任。6.预备替代物料来源。(二)拟定采购进度时刻操纵表1.合理的购运时刻。采购部需对请购、采购、需求商预备、运输、检验等各项作业所需的时刻进行合理的。2.比立生产进度。需在采购订单或者合同中明确要求需求商编制?生产进度方案表?、?实际生产进度表?，并将两项表格进行比照，严格操纵交货时刻。(三)制订沟通方案1.采购部需和销售部、生产部紧密联系，随时关注销售市场情形和生产部方案变更情况，以便据此更改采购方案。2.采购部需制订方案定期与需求商进行联系，以便掌握需求商的实时信息。五、跟催方法物料跟催包括但不限于以下四种方法，物料采购专员应据情况选择适宜的方法，确保采购交期的达成。(一)订单跟催按照订单预定进料日期，提早一定时刻进行跟催，具体包括以下两种方法。1.联单法，将订购单按照日期顺序排列，提早一定时刻进行跟催。2.统计法，将订购单统计成报表，提早一定时刻进行跟催。(二)定期跟催每周在固定的时刻将需跟催的订单整理好，打印成报表，统一定期进行跟催。(三)设置物料跟催表物料采购专员依据物料跟催表掌握供料状况，确定跟催对象，保证及时供料。六、采购跟催措施(一)定制物料跟催定制的物料需对需求商生产过程进行监控。1.物料采购专员需及时了解需求商备料情形。2.为需求商提供必要的材料、模具或技术支援。3.物料采购专员了解需求商的生产进度情况。4.交期及数量变更时及时通知需求商。(二)非定制采购的跟催1.物料采购专员需注重是否按时刻收到验收表。2.物料采购专员及时查询交货进度。(三)重要物料跟催1.采购部需审核需求商的方案需求进度，并分不从各项资料获得需求商的实际进度。2.重要物料采购除要求需求商按期报送进度表之外，采购部还应实地前往需求商处进行访咨询查证。3.必要时派专人驻场监控，确保需求商按时交货。4.将累计交货结果以报表形式告知需求商，促进其改善。七、跟催工作考核(一)采购人员跟催考核采购部需将跟催工作中如下内容纳进采购人员绩效考核体系。1.采购人员对交货延误缘故进行分析的情况。2.采购人员对需求商跟催的次数及沟通情况。3.采购人员对交期的操尽情况。(二)需求商交期考核1.将需求商交期延误次数、时刻、数量等纳进需求商的考核体系。2.需求商交期延误对本工厂造成的损失纳进需求商的考核体系。3.对交货及时、质量优良的需求商，增加付款优惠及其他奖励第六章采购需求商治理第一节需求商治理制度第1章总那么第1条为加强工厂在采购时对需求商的治理，保证生产所需物料的需求，对需求商的资质和能力进行客瞧的评价，特制定本制度。第2条本制度适用于对需求商进行治理时的相关事宜。第2章需求商的调查第3条工厂的采购人员应随时随地地进行市场信息的收集，关注与工厂生产所需物料相关的需求商的信息及需求价格，建立需求商调查表，以记录整理潜在或合格需求商的信息。第4条建立的需求商调查表的内容。1.需求商的全然资料，包括需求商的名称、资质、地址、法人代表、联系方式、注册资本、是否进行直销等。2.需求商的物料需求状况。3.需求商需求的物料品质状况。4.需求商的专业技术能力。5.需求商的生产能力。6.需求商的治理水平。7.需求商的财务及信用状况。第5条采购人员在寻寻潜在需求商的途径。1.工厂与需求商的历史交往记录。2.需求商的商品名目。3.相关行业的行业期刊。4.工厂固定需求商的介绍。5.销售代理的介绍。6.工厂的销售代表。7.网络搜索。第6条但凡情愿与工厂建立需求关系且符合条件的需求商，都应制作需求商调查表，并不定时进行填写，作为对需求商评价的依据。第7条当需求商调查表中的需求商的相关条件发生变化时，采购人员应及时更新需求商调查表中的相关信息。第8条关于与工厂目前存在需求关系的需求商，采购人员应做好与需求商发生每次需求关系的具体记录，并将相关内容及时填进需求商调查表中。第3章需求商的评审第9条采购人员应不断地对新的需求商及现有的需求商进行评审，淘汰不符合条件的需求商。第10条合格的需求商应符合的条件。1.需求商应有合法的经营许可证和与工厂规模相匹配的综合实力。2.需求商已建立起质量体系并通过了验证。3.需求商具有良好的信用和良好的售前、售后效劳能力和效劳意识。4.需求商能够满足工厂所需物料的需求和紧急物料的需求。5.需求商所需求的物料在同等的价格上，质量占优；在同等的质量上，价格更廉价。6.需求商所提供的需求物料的样品通过试用同时合格。7.需求商假设为代理商那么应调查其生产厂商是否符合以上条件。第11条需求商评审小组成员构成及职责。1.需求商的评审工作由需求商评审小组负责。2.评审小组由采购主管、质量主管、技术主管及财务经理等人员组成。第12条需求商的评审的内容。1.能力，包括需求商的生产能力、创新能力、财务能力、配送能力、技术水平等。2.质量，包括需求商提供物料质量的操纵、产品质量的稳定性、产品的质量认证等。3.价格，包括采购价格的稳定、采购的相对价格、付款条件等。4.时刻，包括需求商所提供物料的生产周期、订货周期、交货周期、交货时刻、紧急物料的交货时刻等。5.效劳，包括需求商所提供的售前效劳、售后效劳、订单跟踪效劳等。6.其他，包括需求商的抗风险能力、人员的稳定性、平安方面的措施等。第13条关于工厂临时的且提供物料的总金额在10000元以下的需求商，可直截了当由采购部对其进行审核，报采购部经理批准即可。第14条关于工厂的长期合作需求商，必须到其生产地进行实地评审，并编制评审结果。第15条需求商的评审时刻。1.一般需求商一般的评审周期为一年。2.提供重要材料的需求商至少每半年评审一次。3.与工厂签订长期需求合同的需求商至少每季度评审一次。第4章合格需求商档案治理第16条采购人员应将评审合格的需求商录进?合格需求商名单?，工厂进行采购时将首先考虑名单中的需求商。第17条采购部所编制的的?合格需求商名单?必须报主管副总及总经理进行审批。第18条采购部应在工厂所需物料的每个品种下应依据评审分数的上下选择2～3家需求商作为工厂的要紧需求商，其他需求商为备选需求商，并按照评审等级的上下进行采购数量的分配。第19条?合格需求商名单?不是一成不变的，实行优胜劣汰原那么，即每次评审后将不合格的需求商从档案中删除。第5章需求商考核第20条由采购部按照不同频率对列进?合格需求商名单?中的所有需求商进行考核。第21条考核方法。对需求商实行评分分级制度，总分值为100分。1.90～100分为一级需求商。2.80～89分为二级需求商。3.70～79分为三级需求商。4.70分以下为不合格需求商。第22条考核工程和评分标准。对需求商的考核工程及评分标准如下表所示。需求商的考核工程及评分标准表考核工程权重总分评分标准质量状况60分60×〔合格批数÷总交货批数〕交付情况20分20×〔按时交货批数÷总交货批数〕效劳质量10分配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费价格水平10分偏高3分、居中6分、居下9分总计1100分第23条考核频率。要害、重要物料的需求商每月考核一次，一般物料的需求商每季度考核一次。第24条考核结果的处理。1.考核结果在90分以上的需求商，优先采购。2.考核结果在80～89分的需求商，要求其对缺乏局部进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部对其提交的纠正措施和结果进行确认并存档。3.考核结果在70～79分的需求商，要求其对缺乏局部进行整改，并将整改结果以书面形式提交，采购部组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购或是减少采购量，其结果应报主管副总及总经理审批。4.对考核结果在70分以下的需求商需从?合格需求商名单?中删除，并终止对其采购。5.考核标准和考核结果由采购人员书面通知需求商。第25条对合格需求商的质量监督。1.质量治理部和采购部应保持合格供货方的供货质量记录，关于批量产品不合格应及时通知需求商，产品不合格的对需求商提出警告，连续两批产品不合格那么暂停采购，另选需求商或待其提高产品质量后再行采购。2.对不合格的需求商应取消其供货资格，并修订?合格需求商名单?。第6章附那么第26条本制度由公司采购部负责制定并解释。第27条本制度由公司采购部负责检查与考核。第28条本制度报董事会批准后施行，修改时亦同。第29条本制度施行后，原有的相关制度自行终止，与本制度有抵触的，以本制度为准。第二节需求商选择流程总经理采购经理采购员需求商进行市场调查进行市场调研进行市场调查进行市场调研提供相关信息收集潜在需求商相关信息提供相关信息收集潜在需求商相关信息初步分析、评价需求商初步分析、评价需求商需求商初选需求商初选提出候选名单审核审核提出候选名单审核审核依据采购种类组织现场评审依据采购种类组织现场评审审核评定需求商审核审核评定需求商审核汇总评审结果汇总评审结果需要样品需要样品检查样品汇总质量信息检查样品汇总质量信息提供样品提供样品确定需求商确定需求商确定需求商名单审核审核确定需求商名单审核审核建立需求商档案建立需求商档案第三节采购需求商治理表格一、提供商评估表〔内部〕日期：企业名称：企业性质：地址：成立时刻：法人代表：负责人：：公司：联系人：：税号：邮箱：公司厂房面积：平方米仓储能力：要紧产品：职工总数：名〔其中：治理人员名；技术人员名；工人名〕年产值：万元月生产能力〔产量〕：样品供货周期：批量供货周期：生产特点：□成批生产□流水线大量生产□单台生产□局部外购□全部外购要紧生产设备：台流水线：条要紧客户〔公司/行业〕：公司各部门使用标准名称和编号：使用或依据的产品、质量标准：□国家标准□行业标准□企业标准□无标准要紧检测设备及数量：工艺文件：□齐备□有一局部□没有工艺员：名检验/检测部门：专职检验/检测人员：名进料检验文件：□齐备□有一局部□没有过程检验文件：□齐备□有一局部□没有最终检验文件：□齐备□有一局部□没有检验记录：□齐备□有一局部□没有检测设备：□齐备□有一局部□没有检验工具：□齐备□有一局部□没有产品外瞧同意标准：产品标识：□齐备□有一局部□没有测试设备校准状况：□有计量室□全部托付外部计量机构□无检测是否通过产品或体系认证：□是〔指出具体内容〕□否新产品开发能力：□能自行设计开发新产品□只能开发简单产品□没有自行开发能力国际合作经验：□给外资提供产品□无对外合作经验工厂消防与平安：□特别好□较好□一般□较差评估等级：□一类□二类□三类□四类评估：日期：二、需求商评定表供方名称主供产品地址联系人/评价方式和内容：选以下两种方法：□收集相应资质：如生产许可证书、质量证实、营业执照、资质证书、认证证书、代理商托付书等；□以往合作情况〔包括工程业绩〕□现场实地调查□其他使用者的评价结果□样品检验或试用评价结果简述〔也可附样品测试、使用结果、现场评价记录〕：其他附件：评定部门意见部门评价意见评定人日期签字：日期：年月日三、＿＿年供方业绩评定表供方名称供货时刻产品名称规格/型号数量价格产品质量使用效果供货及时性售后效劳年度综合评定结果：年月日评定人：第七章采购合同治理第一节采购合同治理制度第1章总那么第1条为标准工厂对采购合同的治理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购治理的要求及工厂的利益，特制定本制度。第2条本制度适用于对采购合同治理的相关事宜。第2章采购合同的编写第3条公司采购部是采购合同的对口治理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、操纵等治理事项。第4条采购合同的编写程序。1.调查需求商。在编写合同前，采购部应组织专人对?初选需求商名单?中的需求商展开调查，调查的要紧内容包括需求商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、治理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的需求商。2.进行谈判。采购部应与合格的需求商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并依据谈判所形成的方案选择对公司最有利的需求商。3.拟定草案并评审。采购部应依据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送参谋及总经理进行审批。4.拟定正式的采购合同。采购部应依据各相关部门、参谋及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。第5条正式的采购合同要紧包括以下九个方面的内容。1.合同签订双方的姓名、住宅和联系方式。2.标的的全称、价格及酬劳。3.标的的数量和规格型号。4.标的的品质和技术要求。5.标的的履约方式、期限和地点。6.标的的验收标准和方式。7.付款方式和期限。8.售后效劳和其他优惠条件。9.违约责任和解决争议的方法。第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。第3章采购合同的签订第7条公司采购合同原那么上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时通过总经理的授权可托付采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。第8条与公司签订采购合同的需求商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，要是托付他人代签，采购部应审验其托付证实。第9条公司与需求商签订的合同必须采纳书面的形式，不能采取其他任何形式，否那么视为无效合同。第10条关于金额在10万元以下的采购合同，能够采纳的方式进行签订，即公司将合同拟订好后给需求商，需求商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给需求商回执，视为合同成立。第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分不交行政部、采购部及参谋处进行保管。第4章采购合同的执行与操纵第12条合同签订后即具有了约束力，采购部应及时向需求商发送订货单，使需求商及时预备公司所需的物料。第13条采购部应配合质量治理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系需求商进行处理。第14条采购的所有物料都必须附带由需求商提供的验收报告，且在验收报告中有需求商的签章。第15条采购部应建立合同履约的治理台账，对双方的履约进程进行逐次、具体的书面登记，并保持好能够证实合同履约的原始凭证。第16条关于需求商需要按照样品或图纸加工的物料，要是存在加工周期长、加工变数大、监控过程比立复杂的现象，应要求需求商提供进度安排，采购部依据进度安排与需求商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。假设需求商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在需求商处的采购数量并与其他需求商联系，增加采购数量。第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与需求商的关系，将需求商视为公司的战略开展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时需求，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第18条采购部应本着经济性的原那么做好物料的采购进度操纵，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同时保证库存物料满足生产的需求。第5章采购合同的修改与终止第19条在合同执行过程中，因需求商的缘故造成无法按需求量需求的采购物料，采购部经调查核实后，可与需求商签订新的采购物料的数量，作为采购合同的附件予以执行。第20条在合同执行过程中，假设外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致需求商无法按合同的价格交货，采购部可与需求商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。第21条在合同执行过程中，假设因不可抗力导致需求商无法按时交货，采购部通过核实后可与需求商进行协商、签订双方的延期交货，作为采购合同的附件予以执行。第22条有以下情形之一者，视为合同终止。1.因不可抗力导致合同无法接着执行，双方同意取消合同。2.因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3.出现违反合同中条约的状况。4.合同约定期满。5.发生符合合同条款中合约解除的事项。第6章合同纠纷的处理与合同治理第23条当公司与需求商所签订的合同出现纠纷时，一般情况采取以下四种解决方法。1.与需求商协商解决。2.请第三方协调解决。3.由仲裁机构进行仲裁。4.通过途径解决。第24条采购合同的签订人员与资料治理人员要遵守合同的治理纪律，有以下情形之一的，公司将依据情节的轻重进行相应的处理。1.泄露合同内容。2.私自更改合同内容。3.丧失合同。4.在合同签订及资料保管时发生损害公司利益的行为。第25条参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将依据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处分，情节严重、触犯的，将依法追究其责任。第7章附那么第26条本制度未尽事宜，依照国家相关的、和政策执行。第27条本制度自总经理办公会议审议后执行。第二节采购合同签订流程总经理财务总监采购经理采购员需求商确定需求商确定需求商选择需求商选择需求商审核审核审核评审需求商审核审核审核评审需求商进行进行谈判采购谈判依据公司采购权限进行相应的采购谈判采购谈判依据公司采购权限进行相应的采购谈判编制购货合同编制购货合同起草购货合同审核审核审核起草购货合同审核审核审核形成正式采购合同形成正式采购合同签签署合同签订合同签订合同合同回档合同回档第三节采购合同治理一、合同签订审批单采购业务口采购物资名称合同编号送进系统时刻合同草签全然内容需求商名称采购数量采购单价采购金额交货日期采购经理审核意见签字：日期：参谋审核意见签字：日期：主管副总审核意见签字：日期：二、合同信息统计表登记人：登记日期：序号合同编号合同内容需求单位合同数量合同单价合同金额采购形式联系人第八章采购招标治理招标采购治理制度第1章总那么第1条为标准公司的采购招标行为，确保公司的物料采购价格合理、质量上乘，保证采购的招标本着公开、公平、公正的原那么进行，杜尽舞弊行为，特制定本制度。第2条本制度适用于公司采购招标的治理事宜。第2章招标前作业第3条公司进行采购时的物料总采购额到达五万元时必须进行招标采购。第4条采购部人员应编制物料招标报告报相关的领导进行审批，招标报告一般包括以下七个方面的内容。1.招标内容。2.招标方式。3.招标方案。4.招标方案。5.投标人的资格条件。6.评标小组的组建方案。7.评标的依据及开标的安排。第5条采购部应依据已获审批的招标报告编制采购招标文件，招标文件具体包括以下内容。1.招标通知，指招标公告或招标邀请书。2.招标人须知，指招标工程的相关信息。3.招标工程简介，包括招标物料的名称、规格、数量、质量要求、交货时刻、交货地点、验收方式、付款方式等。4.投标，指投标文件的编写要求、密封方式、发送方式、发送份数及投标有效期等内容。5.投标人资料要求，指投标人资质或资信的证实材料及对证实文件内容的要求。6.标底，指标底确定的方法。7.评标与中标，指评标的标准、方式及中标的原那么。8.递交投标文件，包括投标文件的递送方式、地点及截止时刻以及联系人员的姓名、地址、、邮箱等。9.投标保证金，包括投标保证金的金额、缴纳方式及处理程序等。10.开标，包括开标的时刻安排与地点安排。11.采购合同，指一旦中标所签订的采购合同的具体内容。第6条采购部人员应在出售招标文件前收集市场上的需求商信息，并在采购部内部进行资格预审，将预审合格需求商的资料编制成册。第7条采购部人员编制好的招标文件经主管副总、参谋及总经理审批后，向外公布招标信息，给预审合格的需求商出售招标文件，并在招标文件的期限内受理需求商的投标。第8条评标小组工作职责。1.评标小组的组长由主管采购的副总担任，组员由采购部、质量治理部、工艺技术部、财务部等相关部门人员担任。2.评标小组的内部应制定具体、统一的评标标准。3.各评标小组的成员应做到不偏不倚，一切以工厂的利益为基准，不得徇私舞弊，一旦发现将严厉处理。第3章招标过程作业第9条开标。1.公司的采购招标一律采纳公开的开标方式。2.开标的时刻、地点按照招标文件中的安排，不得随意变动，确因客瞧缘故需要变动的应及时通知各投标单位。3.开标前要确认投标需求商的身份。4.开标前需要检查投标书的密封情况，要是出现无密封或有明显翻开过密封的投标书，那么此次招标作废，同时要求各需求商重新投标。5.开标时应公布需求商的名称、投标的总金额、有无折扣等相关内容。6.在开标当天递送到的投标将不做考虑。7.开标后，不准许投标人改变其投标内容。第10条评标。1.采购招标时的评标由评标小组全权负责。2.评标小组通过对投标文件的鉴定与分析、比价与议价之后，推举适宜的需求商，并编制评标报告。第11条定标。1.总经理召开办公会议，从评标小组推举的需求商中选择中标的需求商。2.采购部向中标的需求商发送中标通知书，并将招标结果通知所有的投标单位。3.采购部应与中标需求商积极联系，进行谈判，签订书面采购合同。第二节招标采购工作流程总经理采购经理采购人员需求商编制招标文件确定招标物资编制招标文件确定招标物资预备招标文件编制资料预备招标文件编制资料编制招标书编制招标书审核公布招标公告及资格预审审核否否审核公布招标公告及资格预审审核接收招标公告信息公布招标公告是是接收招标公告信息公布招标公告填报投标文件资格审查填报投标文件资格审查筛选合格的投标商筛选合格的投标商出售招标文件出售招标文件发出中标函出售标书发出中标函出售标书接收投标书接收投标书开标评标定标开标开标评标定标开标评标评标否否审核审核确定中标者审核审核确定中标者签署合同接收通知发出中标函签署合同接收通知发出中标函否签订采购合同签订合同签订采购合同签订合同第三节采购招标治理表格一、拟报价/招标单位名单单位名称：填报日期：年月日序号投标单位名称资质情况业绩情况联系人/电子邮箱备注1234567经办人：采购部：主管副总：第九章采购验收治理工作第一节采购验收治理制度第1条质量治理部门和相关使用部门对所购物资或劳务等品种、规格、数量、质量和其它相关内容进行验收，并出具验收证实。第2条 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明缘故，及时处理。第3条 物资的验收由质量治理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到物资的数量和质量进行检验。第4条收货预备。1．物资验收人员在采购部门转来已核准的“订购单〞时，按需求商、物资交货日期分不依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。2．关于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。第5条待验物资处理。差不多到货、等待验收的物资，必须在商品的外包装上贴上物资标签并具体注明货号、品名、规格、数量及到货日期，同时应与已验收的物资分开储存，并出“待验区〞以示区分。第6条实施验收。1．物资到货后，物资验收人员应会同使用部门依据“装箱单〞、“订购单〞、“合同〞等采购文件核对物资名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填进“订购单〞。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。2．质量治理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。3．质量治理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证实，内容包括需求商名称、收货日期、物资名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。4．验收过程中如发现所载的物资与“装箱单〞、“订购单〞或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。5．验收过程发现物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且到达一定程度时，验收人员应及时通知采购人员通知需求商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。6．需求商确认后，验收人员开立“索赔处理单〞呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。第7条超交处理。1．交货数量超过订购量的局部应退回供货商。2．属于自然溢余的，由物料治理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。第8条短交处理。交货数量末到达订购数量，以要求补足为原那么，由验收人员通知采购部门联络需求商进行处理。第9条急用品验收。紧急物资到货后，假设尚未收到“请购单〞。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。第10条物资验收标准。质量治理部门应当依据物资的重要性及特性等，适时召集使用部门及其它有关部门，按照所需物资制定“物资验收标准〞作为采购及验收的依据。第11条物资检验结果处理。依据不同检验结果可做以下两个方面处理。1．检验合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品进库定位。2．验收不合标准的物资，检验人员应贴上不合格标签，并于“材料检验报告单〞上注明不合格缘故，经负责人核实后通知采购部门送回物资，办理退货。第12条退换货作业。1．检验不合格的物资退货时，采购员应开立“物资交运单〞并附有关“物资检验报告单〞呈采购经理签字确认后办理退货。2．物资需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3．关于已付款但物资在保修期或保质期出现质量咨询题的要负责联系维修或索赔，索赔收进连同赔偿物品清单及赔偿缘故讲明等全部上缴财务部门。第二节采购验收流程初步检验采购经理