某食品集团公司采购审批办法

某食品集团公司采购审批办法一、总则

(一)目的本办法依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》及相关食品安全法律法规，结合公司食品生产特性，旨在规范采购行为，防范采购风险，确保原材料质量稳定，降低采购成本，提升供应链效率。公司当前面临采购流程不规范、供应商管理缺失、成本控制不严、食品安全隐患等问题，核心目标是实现采购流程标准化、供应商管理系统化、成本控制精细化、风险防控常态化。

1、规范采购流程，杜绝随意采购；

2、建立供应商评价体系，优选合格供应商；

3、实施成本预算管理，降低采购成本；

4、强化食品安全管控，确保原材料合格。

(二)适用范围本办法适用于公司采购部、生产部、质量部、仓储部等相关部门及采购专员、生产主管、质量检验员、仓管员等岗位。正式员工执行本办法，一线操作工按部门指令执行，外包人员按合同约定执行。例外适用场景为小额零星采购（单次金额低于人民币伍佰元），可由部门负责人直接审批；紧急采购可先执行后补办手续，但须在事后两日内补齐审批流程。公司对外投资、非经营性采购不适用本办法。

1、采购部负责采购计划制定、供应商管理、合同签订、到货验收；

2、生产部负责提供物料需求计划，参与供应商评价；

3、质量部负责供应商资质审核、到货检验；

4、仓储部负责到货接收、入库管理。

(三)核心原则本办法遵循合规性原则，确保采购行为符合法律法规；权责对等原则，明确各部门岗位职责；风险导向原则，重点管控供应商资质、产品质量、采购价格等风险；效率优先原则，简化审批流程，提高采购效率；持续改进原则，定期评估采购效果，优化采购流程。专项原则为食品安全优先，确保采购的食品原材料符合国家标准。

1、所有采购活动必须符合国家法律法规及公司规章制度；

2、采购决策与执行职责相匹配，严禁越权审批；

3、重点关注供应商资质、产品质量、交货期、价格等风险因素；

4、简化审批流程，提高采购效率，但不得牺牲质量；

5、定期评估采购效果，持续改进采购流程。

(四)层级与关联本办法为专项管理制度，适用于公司采购业务领域。与公司《人事管理制度》关联，涉及采购人员岗位设置、绩效考核；与《财务管理制度》关联，涉及采购资金支付；与《绩效考核制度》关联，将采购成本控制、质量合格率等指标纳入部门及个人绩效考核。制度冲突时，以本办法为准，特殊情况报总经理审批。

1、本办法由采购部负责解释，与公司其他制度存在冲突时，以本办法为准；

2、本办法修订需经总经理批准，报董事会备案；

3、本办法自发布之日起实施，原相关规定同时废止。

(五)相关概念说明。根据实际需要可进一步细化列出(但不要重复)

1、采购计划指生产部根据生产计划制定的物料需求清单，经质量部审核后报采购部执行；

2、合格供应商指通过公司供应商资质审核，具备供货能力的供应商；

3、到货验收指仓储部根据采购订单和送货单对到货物料的数量、质量进行的检验确认。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构公司设立采购部，负责采购业务全面管理。采购部下设采购专员，负责具体采购执行。生产部负责提供物料需求计划，参与供应商评价。质量部负责供应商资质审核、到货检验。仓储部负责到货接收、入库管理。总经理对采购业务负总责，采购部负责人对采购业务日常管理负直接责任。

1、总经理负责采购业务重大事项决策，如供应商战略选择、重大采购项目审批；

2、采购部负责人负责采购业务日常管理，包括采购计划制定、供应商管理、合同签订、团队管理等；

3、采购专员负责具体采购执行，包括询价、比价、采购订单下达、到货验收等；

4、生产部主管负责提供物料需求计划，参与供应商评价，反馈生产用料情况；

5、质量检验员负责供应商资质审核，到货检验，出具检验报告；

6、仓管员负责到货接收，核对数量，办理入库手续。

(二)决策与职责总经理对采购业务负总责，有权审批单次金额超过人民币伍仟元的采购订单，以及供应商战略选择、重大采购项目等事项。总经理每月听取采购部工作汇报，对重大采购问题进行决策。采购部负责人对采购业务日常管理负直接责任，有权审批单次金额低于人民币伍仟元的采购订单，以及采购过程中的紧急调整事项。

1、总经理每月听取采购部工作汇报，对采购计划、供应商选择、采购价格等进行审核，对单次金额超过伍仟元的采购订单进行审批；

2、采购部负责人负责制定采购管理制度，组织供应商管理，对采购业务进行日常监督，对单次金额低于伍仟元的采购订单进行审批；

3、采购专员负责执行采购计划，进行询价、比价、采购订单下达、到货验收等工作；

4、生产部主管每月提供物料需求计划，参与供应商评价，对采购质量进行反馈；

5、质量检验员负责供应商资质审核，到货检验，对不合格物料提出处理建议；

6、仓管员负责到货接收，核对数量，办理入库手续，对到货问题及时反馈采购部。

(三)执行与职责采购部负责采购业务全面管理，具体职责包括：制定采购计划，进行供应商管理，签订采购合同，下达采购订单，进行到货验收，办理入库手续，进行采购统计分析。生产部负责提供物料需求计划，参与供应商评价，反馈生产用料情况。质量部负责供应商资质审核，到货检验，出具检验报告。仓储部负责到货接收，核对数量，办理入库手续。

1、采购部采购专员每月根据生产部提供的物料需求计划，制定采购计划，进行询价、比价，选择合格供应商，下达采购订单，进行到货验收，办理入库手续，进行采购统计分析；

2、生产部主管每月根据生产计划，提供物料需求计划，参与供应商评价，对采购质量进行反馈，对到货物料及时安排生产；

3、质量检验员负责对供应商资质进行审核，对到货物料进行检验，出具检验报告，对不合格物料提出处理建议；

4、仓管员负责到货接收，核对数量，办理入库手续，对到货问题及时反馈采购部；

5、采购部负责人负责监督采购专员执行采购计划，监督生产部、质量部、仓储部配合采购工作；

6、总经理负责对采购业务进行监督，对重大采购问题进行决策。

(四)监督与职责质量部负责对采购业务进行监督，包括供应商资质审核、到货检验、采购质量反馈等。采购部每月向质量部汇报采购情况，质量部对采购业务进行监督，对发现的问题提出整改意见。仓储部负责对到货接收、入库管理进行监督，对到货问题及时反馈采购部。总经理每月听取采购部工作汇报，对采购业务进行监督。

1、质量部负责对供应商资质进行审核，对到货物料进行检验，对采购质量进行反馈，对发现的问题提出整改意见；

2、采购部每月向质量部汇报采购情况，质量部对采购业务进行监督，对发现的问题及时反馈采购部；

3、仓储部负责对到货接收、入库管理进行监督，对到货问题及时反馈采购部；

4、总经理每月听取采购部工作汇报，对采购业务进行监督，对发现的问题进行决策；

5、采购部负责人负责对采购业务进行日常监督，对发现的问题及时整改；

6、生产部主管负责对采购质量进行反馈，对到货物料及时安排生产。

(五)协调联动建立跨部门协调机制，采购部与生产部、质量部、仓储部建立常态化沟通会议，每周召开一次，聚焦采购计划、供应商评价、到货验收、入库管理等问题，及时解决跨部门问题。生产部每月提供物料需求计划，质量部每月提供供应商评价结果，仓储部每月提供到货接收情况，采购部每月向相关部门汇报采购情况。

1、采购部与生产部建立常态化沟通机制，每周召开一次会议，聚焦采购计划、供应商评价、到货验收等问题，及时解决跨部门问题；

2、生产部每月提供物料需求计划，质量部每月提供供应商评价结果，仓储部每月提供到货接收情况，采购部每月向相关部门汇报采购情况；

3、采购部与质量部建立供应商评价机制，每月对供应商进行评价，对不合格供应商进行淘汰；

4、采购部与仓储部建立到货验收机制，对到货物料进行检验，对不合格物料进行退货；

5、采购部与财务部建立采购资金支付机制，按合同约定支付采购款项；

6、采购部与法务部建立合同管理机制，对采购合同进行审核，对合同纠纷进行处理。

三、采购范围与标准

(一)采购范围公司采购业务包括原材料采购、包装材料采购、辅助材料采购、设备采购、服务采购等。原材料采购包括面粉、食用油、糖、盐、添加剂等；包装材料采购包括纸箱、塑料袋、标签等；辅助材料采购包括清洁剂、消毒剂等；设备采购包括生产设备、检验设备等；服务采购包括运输服务、检验服务等。所有采购活动必须符合国家法律法规及公司规章制度。

1、原材料采购指生产所需的各种食品原材料，包括面粉、食用油、糖、盐、添加剂等；

2、包装材料采购指包装食品所需的材料，包括纸箱、塑料袋、标签等；

3、辅助材料采购指生产过程中所需的辅助材料，包括清洁剂、消毒剂等；

4、设备采购指生产、检验所需的设备，包括生产设备、检验设备等；

5、服务采购指采购过程中所需的服务，包括运输服务、检验服务等。

(二)采购标准公司采购业务必须符合国家法律法规及公司规章制度，具体标准如下：原材料采购必须符合国家标准，包装材料采购必须符合环保标准，辅助材料采购必须符合卫生标准，设备采购必须符合性能标准，服务采购必须符合质量标准。所有采购活动必须经过质量检验，合格后方可使用。

1、原材料采购必须符合国家标准，如面粉应符合GB/T1355-2020标准，食用油应符合GB1535-2017标准，糖应符合GB/T3437-2016标准，盐应符合GB/T5461-2016标准，添加剂应符合GB2760-2014标准；

2、包装材料采购必须符合环保标准，如纸箱应符合GB/T6544-2016标准，塑料袋应符合GB/T10446-2008标准，标签应符合GB7718-2011标准；

3、辅助材料采购必须符合卫生标准，如清洁剂应符合HJ648-2014标准，消毒剂应符合GB19086-2013标准；

4、设备采购必须符合性能标准，如生产设备应符合GB/T14885-2011标准，检验设备应符合GB/T17626-2012标准；

5、服务采购必须符合质量标准，如运输服务应符合GB/T18352-2016标准，检验服务应符合GB/T17619-2013标准。

(三)采购流程公司采购业务必须按照以下流程执行：采购计划制定、供应商选择、询价比价、采购订单下达、到货验收、入库管理、采购统计分析。采购流程必须符合国家法律法规及公司规章制度，具体流程如下：

1、采购计划制定：生产部根据生产计划，每月提供物料需求计划，经质量部审核后报采购部；

2、供应商选择：采购部根据采购计划，选择合格供应商，进行供应商资质审核；

3、询价比价：采购部对合格供应商进行询价比价，选择价格合理的供应商；

4、采购订单下达：采购部下达采购订单，明确采购数量、价格、交货期等信息；

5、到货验收：仓储部对到货物料进行检验，合格后方可入库；

6、入库管理：仓管员对到货物料进行入库管理，办理入库手续；

7、采购统计分析：采购部每月对采购业务进行统计分析，向相关部门汇报采购情况。

(四)采购方式公司采购业务采用以下方式：招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购。招标采购适用于金额较大的采购项目，竞争性谈判采购适用于技术复杂的采购项目，询价采购适用于金额较小的采购项目，单一来源采购适用于紧急采购或唯一供应商的情况。所有采购方式必须符合国家法律法规及公司规章制度，具体方式如下：

1、招标采购：适用于金额较大的采购项目，如采购金额超过人民币壹万元的采购项目，采用公开招标或邀请招标方式；

2、竞争性谈判采购：适用于技术复杂的采购项目，如采购金额超过人民币伍仟元的采购项目，采用竞争性谈判方式；

3、询价采购：适用于金额较小的采购项目，如采购金额低于人民币壹千元的采购项目，采用询价采购方式；

4、单一来源采购：适用于紧急采购或唯一供应商的情况，如采购金额低于人民币壹千元的采购项目，采用单一来源采购方式。

(五)采购预算公司采购业务必须按照采购预算执行，采购预算由财务部编制，经总经理审批后执行。采购部每月根据采购预算，制定采购计划，进行采购执行。采购预算必须符合国家法律法规及公司规章制度，具体预算如下：

1、采购预算由财务部编制，经总经理审批后执行；

2、采购部每月根据采购预算，制定采购计划，进行采购执行；

3、采购预算必须符合公司财务管理制度，按月度编制，按季度执行；

4、采购预算必须符合公司成本控制要求，按比例控制采购成本；

5、采购预算必须符合公司经营战略，按需求控制采购需求。

6、采购部每月对采购预算执行情况进行统计分析，向财务部汇报采购预算执行情况。

四、采购计划与预算管理

(一)管理目标与核心指标1、确保采购计划与生产计划匹配，降低库存积压风险；2、控制采购成本，目标降低采购成本百分之伍；3、提高采购效率，目标缩短采购周期百分之拾。核心KPI包括采购计划完成率、采购成本控制率、采购周期达标率，每月统计，每季复盘。(二)专业标准与规范1、采购计划制定标准，需包含物料名称、规格、数量、需求日期、供应商等信息，由生产部提供，质量部审核；2、采购预算编制标准，需包含物料名称、规格、预算金额、预算期间等信息，由财务部编制，总经理审批；3、高风险控制点及防控措施，供应商资质审核为高风险点，需严格审核供应商营业执照、生产许可证、检验报告等；到货检验为高风险点，需严格按照标准进行检验，不合格物料及时退货。(三)管理方法与工具1、采用滚动计划法制定采购计划，每月滚动一次；2、采用ABC分类法管理采购物料，对A类物料重点管理；3、采用电子表格进行采购预算管理，简化统计与分析。

(一)主流程设计1、采购计划制定环节，由生产部提供物料需求计划，质量部审核，采购部制定采购计划；2、供应商选择环节，由采购部根据采购计划选择合格供应商，进行供应商资质审核；3、询价比价环节，由采购部对合格供应商进行询价比价，选择价格合理的供应商；4、采购订单下达环节，由采购部下达采购订单，明确采购数量、价格、交货期等信息；5、到货验收环节，由仓储部对到货物料进行检验，合格后方可入库；6、入库管理环节，由仓管员对到货物料进行入库管理，办理入库手续；7、采购统计分析环节，由采购部每月对采购业务进行统计分析，向相关部门汇报采购情况。各环节责任主体明确，操作标准及时限规定如下：采购计划制定时限为每月伍日前完成，供应商选择时限为每月拾日前完成，询价比价时限为每月拾伍日前完成，采购订单下达时限为每月拾伍日前完成，到货验收时限为每月送达后三日完成，入库管理时限为每月送达后壹日完成，采购统计分析时限为每月贰拾日前完成。(二)子流程说明1、供应商资质审核子流程，包括供应商营业执照审核、生产许可证审核、检验报告审核等，与主流程衔接节点为供应商选择环节；2、到货检验子流程，包括数量检验、质量检验等，与主流程衔接节点为到货验收环节；3、入库管理子流程，包括物料登记、卡片管理、账实核对等，与主流程衔接节点为入库管理环节。简易操作细则及要求如下：供应商资质审核需严格审核供应商营业执照、生产许可证、检验报告等；到货检验需严格按照标准进行检验，不合格物料及时退货；入库管理需及时登记物料信息，定期进行账实核对。(三)流程关键控制点1、采购计划制定环节，核心管控标准为采购计划与生产计划匹配，简易核查方式为核对采购计划与生产计划，责任主体为生产部、采购部；2、供应商选择环节，核心管控标准为供应商资质合格，简易核查方式为审核供应商资质文件，责任主体为采购部；3、询价比价环节，核心管控标准为价格合理，简易核查方式为比较不同供应商报价，责任主体为采购部；4、到货验收环节，核心管控标准为质量合格，简易核查方式为进行抽样检验，责任主体为仓储部、质量部；5、入库管理环节，核心管控标准为及时入库，简易核查方式为核对入库单与采购订单，责任主体为仓管员。高风险点增设双重校验、交叉复核措施，如到货验收环节，由仓储部进行初步检验，质量部进行复检。(四)流程优化机制1、流程优化发起条件为采购效率低下或成本过高，由采购部或相关部门提出；2、简易评估流程为收集相关部门意见，进行成本效益分析；3、审批权限为采购部负责人审批；4、每年至少一次全流程复盘优化，简化审批环节，如将小额采购订单直接由采购专员审批。

(一)权限设计1、采购询价比价权限，采购专员对单次金额低于人民币壹仟元的采购订单有询价比价权限；2、采购订单下达权限，采购专员对单次金额低于人民币伍仟元的采购订单有下达权限，单次金额高于人民币伍仟元的采购订单需采购部负责人审批；3、查询权限，所有员工可查询采购订单信息，采购部可查询所有采购信息，财务部可查询与财务相关的采购信息。常规权限为询价比价、采购订单下达、查询权限，特殊权限为供应商选择权限，仅采购部负责人有此权限。权限层级简化为三个层级，即采购专员、采购部负责人、总经理。(二)审批权限标准1、审批层级为采购专员、采购部负责人、总经理；2、审批节点为询价比价、采购订单下达、采购合同签订；3、审批时限为询价比价审批时限为贰日内，采购订单下达审批时限为壹日内，采购合同签订审批时限为伍日内；4、禁止越权/越级审批，建立简单的责任追溯机制，留存审批记录，如审批单、电子审批记录等。(三)授权与代理1、授权条件为采购专员临时离职或无法履行职责时；2、授权范围为询价比价、采购订单下达权限；3、授权期限为不超过伍日；4、授权需报采购部负责人备案。临时代理简化管理，明确最长代理时限为伍日，交接报备要求为代理人在接替前将授权情况告知采购部负责人。(四)异常审批流程1、紧急采购可先执行后补办手续，但须在事后两日内补齐审批流程；2、权限外采购需报总经理审批；3、补批采购需附简单书面说明，如紧急原因说明、权限外说明等，留存痕迹，如审批单、电子审批记录等。

(一)执行要求与标准1、采购计划制定需及时、准确，符合生产计划要求；2、供应商选择需严格按照标准执行，选择合格供应商；3、询价比价需公平、公正，选择价格合理的供应商；4、采购订单下达需及时、准确，明确采购数量、价格、交货期等信息；5、到货验收需严格按照标准执行，不合格物料及时退货；6、入库管理需及时、准确，办理入库手续；7、采购统计分析需及时、准确，向相关部门汇报采购情况。界定执行不到位的简易判定标准为采购计划完成率低于百分之玖，采购成本控制率低于百分之玖，采购周期达标率低于百分之玖。(二)监督机制设计1、建立“日常+专项”双重监督机制，日常监督由采购部负责人每天进行，专项监督由总经理每月进行；2、监督周期为每日进行日常监督，每月进行专项监督；3、监督范围为采购计划制定、供应商选择、询价比价、采购订单下达、到货验收、入库管理、采购统计分析等环节；4、嵌入至少三个关键内控环节，即供应商资质审核、到货检验、入库管理；5、说明简易落地要求，如供应商资质审核需严格审核供应商营业执照、生产许可证、检验报告等，到货检验需严格按照标准进行检验，入库管理需及时登记物料信息，定期进行账实核对。(三)检查与审计1、监督内容包括采购计划完成情况、采购成本控制情况、采购周期达标情况、供应商资质情况、到货检验情况、入库管理情况等；2、简易方法为查阅采购记录、访谈相关人员；3、频次为每月进行一次检查，每年进行一次审计；4、检查结果形成简单报告，明确整改要求及责任人，如采购计划完成率低于百分之玖，需加强采购计划管理，责任人采购部负责人；采购成本控制率低于百分之玖，需加强成本控制，责任人采购部负责人。(四)执行情况报告1、上报流程为采购部每月向总经理汇报采购执行情况；2、上报主体为采购部；3、上报周期为每月贰拾日前；4、上报内容为核心数据、存在风险、简单改进建议，如采购计划完成率、采购成本控制率、采购周期达标率、存在的主要风险、改进建议等，作为考核与决策依据。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标1、采购计划完成率，权重百分之贰拾，评分标准达到百分之玖以上为优秀，达到百分之捌以上为良好，低于百分之捌为需改进；2、采购成本控制率，权重百分之贰拾，评分标准降低采购成本百分之伍以上为优秀，降低百分之贰以上为良好，未达预期为需改进；3、采购周期达标率，权重百分之壹拾，评分标准缩短采购周期百分之拾以上为优秀，缩短百分之伍以上为良好，未达预期为需改进；4、供应商管理，权重百分之壹拾伍，评分标准供应商合格率百分之玖以上为优秀，百分之捌以上为良好，低于百分之捌为需改进；5、到货检验合格率，权重百分之壹拾伍，评分标准合格率百分之玖以上为优秀，百分之捌以上为良好，低于百分之捌为需改进。考核对象为采购部负责人、采购专员，兼顾定量与定性，挂钩生产业务目标与风险管控。(二)评估周期与方法1、考核周期为每月一次，每年进行一次综合评估；2、简易方法为查阅采购记录、访谈相关人员、进行成本效益分析；3、每月考核重点为采购计划完成情况、采购成本控制情况、采购周期达标情况，每年综合评估重点为采购计划完成率、采购成本控制率、采购周期达标率、供应商管理、到货检验合格率。(三)问题整改机制1、建立“发现-整改-复核-销号”闭环，按一般/重大分类，明确整改时限，落实责任并进行简单问责；2、一般问题整改时限为伍日内完成，重大问题整改时限为壹拾日内完成；3、落实责任，责任人需在整改期限内完成整改，未按时完成整改的，进行绩效扣分；4、进行简单问责，如连续两次出现一般问题，需进行绩效扣分，连续两次出现重大问题，需进行岗位调整或解除劳动合同。(四)持续改进流程1、基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，明确建议收集、简易评估、审批及跟踪机制，简化流程，确保可落地；2、建议收集通过每月部门会议、员工意见箱收集；3、简易评估由采购部负责人组织相关部门进行评估；4、审批由总经理审批；5、跟踪机制由采购部负责人每月跟踪改进情况，每年进行一次总结评估。

(一)奖励标准与程序1、奖励情