某冶金公司采购制度

某冶金公司采购制度一、总则

(一)目的本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》及冶金行业安全生产、质量基础标准，结合公司生产经营实际，旨在规范采购行为，防范采购风险，提升采购效率，降低采购成本。通过制度化建设解决当前采购流程不规范、供应商管理缺失、采购价格偏高、物资质量不稳定等问题，实现采购管理标准化、规范化、精细化目标。

1、规范采购流程，明确各环节操作标准与责任主体；

2、建立供应商准入与退出机制，提升供应商队伍质量；

3、实施采购价格管控，降低采购成本；

4、强化物资质量管控，保障生产稳定运行；

5、完善采购风险防控体系，确保资金安全。

(二)适用范围本制度适用于公司所有采购活动，涵盖原材料、备品备件、燃料、辅料、包装物等物资采购，以及设备采购、技术服务采购等业务。适用部门包括采购部、生产部、质量部、仓储部、财务部等。适用岗位包括采购专员、部门采购联络员、仓库管理员、质检员等。正式员工必须严格遵守，一线操作工按需执行，外包人员参照执行。例外适用场景为一次性采购金额低于人民币伍仟元的应急物资采购，由生产部主管审批。

1、原材料采购覆盖铁矿石、钢材、合金等主要生产物资；

2、设备采购包括生产线关键设备、检测仪器等；

3、技术服务采购涉及技术指导、专家咨询等。

(三)核心原则坚持合规性原则，严格遵守国家法律法规；坚持权责对等原则，明确各岗位职责与权限；坚持风险导向原则，重点防控价格风险、质量风险、供应风险；坚持效率优先原则，简化审批流程；坚持持续改进原则，定期评估制度执行效果。专项原则补充：采购管理坚持“公开透明、比选择优、质价相符”原则。

1、所有采购活动必须符合国家法律法规及行业规范；

2、采购决策与执行严格遵循制度规定，责任到人；

3、优先选择质量可靠、价格合理、交付及时的供应商；

4、定期评估采购流程，优化管理措施。

(四)层级与关联本制度为专项管理制度，在公司制度体系中处于执行层级，与《公司人事管理制度》《公司财务报销制度》《公司质量管理制度》等关联。制度执行中若与其他制度冲突，以本制度为准；特殊情况需报总经理审批。各相关部门应确保制度有效衔接，协同推进。

1、采购部负责本制度具体执行与监督；

2、生产部负责提出采购需求，参与供应商评价；

3、质量部负责采购物资的质量检验与验收；

4、财务部负责采购资金支付与核算。

(五)相关概念说明1、采购需求指各部门根据生产计划、设备维护等实际需要提出的物资采购申请；2、比选择优指通过询价、报价等方式选择综合条件最优的供应商；3、采购合同指公司与其他单位就采购事项达成的书面协议。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构公司设立采购部负责采购管理，总经理直接领导。采购部下设采购专员、供应商管理岗。生产部、质量部、仓储部等部门设采购联络员，协助落实采购需求。安全员负责监督采购过程中的安全合规性。

1、总经理负责采购管理工作的总体决策与监督；

2、采购部负责采购计划制定、供应商管理、采购执行、合同管理；

3、生产部负责采购需求提出、技术参数确认、到货验收；

4、质量部负责采购物资的质量检验与验收标准制定；

5、仓储部负责采购物资的收货、入库、保管。

(二)决策与职责总经理作为公司采购管理的核心决策主体，负责批准年度采购预算、重大设备采购、供应商准入标准等事项。总经理每月听取采购部工作汇报，对重大采购决策实施简易审批，审批流程不超过三日。

1、总经理每年十二月十五日前批准下一年度采购预算；

2、采购金额超过人民币伍拾万元的项目需提交总经理办公会审议；

3、总经理对采购部提出的重大供应商合作意向具有最终决定权。

(三)执行与职责采购专员负责采购需求接收、供应商比选、采购合同签订、采购进度跟踪。采购联络员负责每月五日前汇总本部门采购需求，填写《采购申请单》，经部门负责人签字后提交采购部。仓库管理员负责采购物资的收货核对，发现不符立即通知采购部与供应商。

1、采购部每月初制定采购计划，报总经理备案；

2、采购专员每次采购前必须核实需求单据与库存情况，避免重复采购；

3、供应商提供的报价单、送货单等关键单据必须经采购部、需求部门双重签字确认；

4、仓储部收货时核对物资规格、数量、外观，合格后在送货单上签字，并立即反馈采购部。

(四)监督与职责质量部每月抽查采购物资检验记录，对检验不合格的物资有权要求供应商退货。安全员每季度检查采购物资的运输、储存环节，对不符合安全规范的提出整改要求。财务部每月核对采购合同与付款记录，发现异常及时通报采购部。

1、质量部对钢材、合金等主要物资实施首件检验制度，检验合格后方可入库；

2、安全员对涉及动火的采购项目必须到现场确认安全措施；

3、采购部每季度向总经理提交采购管理报告，包括供应商履约情况、采购价格分析等。

(五)协调联动建立采购协调会议制度，每月十五日召开由采购部牵头，生产部、质量部、仓储部参加的协调会，解决采购中的异常问题。各部门采购联络员通过企业内部通讯系统每日通报需求状态，确保信息畅通。

1、生产部提出采购需求时必须附技术参数说明，避免因信息错误导致采购失败；

2、质量部检验标准必须提前向采购部、生产部同步，确保检验结果一致；

3、仓储部收货后立即更新库存系统，采购部根据库存数据调整采购计划。

三、采购流程与标准

(一)采购需求管理各部门每月十五日前提交《采购申请单》，经部门负责人审核、分管副总签字后报采购部。紧急采购需求需附书面说明，说明紧急原因及预计影响。采购部每月二十五日前汇总编制采购计划，报总经理批准。

1、《采购申请单》必须包含物资名称、规格型号、数量、预计到货日期、预算金额等信息；

2、采购部对需求单据进行审核，对重复采购、规格错误等情况及时反馈需求部门；

3、年度采购计划必须与公司年度生产经营计划匹配，确保采购的物资满足生产需要。

(二)供应商管理建立合格供应商名录，每季度更新一次。新供应商准入必须经过资料审核、资质验证、样品测试、价格比选等环节。合格供应商名录由采购部维护，生产部、质量部有权提出调整建议。

1、供应商准入流程包括企业资质审查、行业口碑调查、实地考察、样品检测等环节；

2、合格供应商名录分为优先供应商、合格供应商两类，不同类别的物资采用不同的采购方式；

3、对连续两次供货不合格的供应商直接列入黑名单，三年内不得合作。

(三)采购方式选择金额在人民币壹万元以下的物资采用询价采购，金额在壹万元以上、伍万元以下的物资采用比价采购，金额在伍万元以上的物资采用招标采购。特殊情况经总经理批准可简化采购方式。

1、询价采购由采购专员向至少三家供应商询价，选择价格最低者；

2、比价采购必须形成比价记录，记录各供应商的报价、资质、服务承诺等信息；

3、招标采购必须编制招标文件，明确技术要求、商务条款、评标标准等。

(四)采购价格管理建立采购价格数据库，记录主要物资的历史采购价格。每次采购必须进行价格比选，比价幅度低于5%的方可实施。采购部每月分析采购价格变化趋势，提出价格管控建议。

1、采购部每月向各部门通报主要物资的市场价格信息，引导各部门合理制定采购需求；

2、对价格波动较大的物资建立预警机制，必要时调整采购策略；

3、财务部对采购合同的价格条款进行复核，确保价格合理。

(五)合同管理采购合同必须采用公司统一格式，明确物资规格、数量、单价、交货期、付款方式、违约责任等条款。合同签订后由采购部、财务部、法务部（如有）联合审核，重大合同需报总经理批准。

1、合同条款必须完整清晰，避免歧义，特别是规格型号、质量标准等关键内容；

2、采购部负责跟踪合同执行情况，对延期交货、质量不合格等情况及时与供应商沟通；

3、财务部根据合同约定审核付款申请，确保资金支付安全。

四、采购实施与控制

(一)实施标准与要求采购实施必须遵循公司采购制度，采购专员在执行时需核对需求单据、供应商资质、合同条款，确保采购的物资符合生产需要。所有采购活动必须使用公司统一采购系统或电子表格记录，确保信息完整可追溯。紧急采购必须经生产部书面说明，说明紧急程度及影响。

1、采购专员每次采购前必须再次确认物资规格与数量，避免因信息错误导致采购失败；

2、供应商提供的送货单、检验报告等关键单据必须经采购部、需求部门双重签字确认；

3、采购部每月对采购实施情况进行检查，对不符合要求的立即纠正。

(二)过程控制与跟踪采购部负责跟踪采购物资的运输进度，对预计到货时间与实际到货时间偏差超过5天的必须查明原因。仓储部在收货时必须核对物资外观、数量，发现不符立即通知采购部与供应商。质量部在检验时必须记录检验结果，不合格的物资有权要求供应商退货。

1、采购部每周向总经理汇报重大采购项目的进展情况；

2、仓储部收货后立即更新库存系统，采购部根据库存数据调整采购计划；

3、质量部检验不合格的物资必须形成书面记录，并通知采购部与供应商。

(三)风险防控措施对价格波动较大的物资建立预警机制，必要时调整采购策略。对涉及安全风险的物资（如易燃易爆品）必须严格审查供应商资质，并要求供应商提供合格证明。所有采购活动必须符合国家法律法规及行业规范，对违规行为立即停止，并追究相关责任。

1、采购部每月分析采购价格变化趋势，提出价格管控建议；

2、对连续两次供货不合格的供应商直接列入黑名单，三年内不得合作；

3、采购部每季度向总经理提交采购管理报告，包括供应商履约情况、采购价格分析等。

(四)简易过渡期安排新制度实施初期，对原有采购流程中符合规定的部分继续执行，不符合规定的部分逐步调整。对采购专员、供应商等关键人员开展制度培训，确保制度有效落地。过渡期暂定三个月，期满后全面评估制度执行效果。

1、采购部在制度实施前一周组织全员培训，确保理解制度内容；

2、对过渡期内发现的问题及时调整制度，确保制度实用性；

3、过渡期满后进行全面评估，对不符合实际的部分进行优化。

五、供应商管理与协同

(一)供应商准入与评估新供应商准入必须经过资料审核、资质验证、样品测试、价格比选等环节。合格供应商名录由采购部维护，生产部、质量部有权提出调整建议。对供应商的评估每年至少进行一次，评估内容包括质量、价格、交付、服务等方面。

1、供应商准入流程包括企业资质审查、行业口碑调查、实地考察、样品检测等环节；

2、合格供应商名录分为优先供应商、合格供应商两类，不同类别的物资采用不同的采购方式；

3、对连续两次供货不合格的供应商直接列入黑名单，三年内不得合作。

(二)合作与沟通机制建立供应商沟通机制，采购部每月与供应商召开沟通会，解决采购中的异常问题。生产部、质量部、仓储部等相关部门应积极配合，提供物资需求、质量标准等信息。供应商应积极配合公司的质量改进活动，提供技术支持。

1、采购部每月向供应商通报采购计划，确保供应商有充足的时间准备；

2、生产部、质量部应提前向采购部提供物资需求、质量标准等信息；

3、供应商应积极配合公司的质量改进活动，提供技术支持。

(三)绩效管理与改进对供应商的绩效管理采用评分制，评分内容包括质量、价格、交付、服务等方面。采购部根据评分结果对供应商进行分级管理，对绩效优秀的供应商给予更多合作机会。对绩效较差的供应商要求限期改进，改进无效的直接停止合作。

1、采购部每年对供应商进行评分，评分结果作为供应商管理的依据；

2、对绩效优秀的供应商给予更多合作机会，如优先采购、延长付款周期等；

3、对绩效较差的供应商要求限期改进，改进无效的直接停止合作。

(四)退出与淘汰机制对连续两次供货不合格的供应商直接列入黑名单，三年内不得合作。对长期不合作的供应商及时清理，确保供应商队伍的质量。退出机制的实施必须符合公司采购制度，确保公平公正。

1、退出机制的实施必须符合公司采购制度，确保公平公正；

2、对退出供应商的物资需求必须及时寻找替代供应商，确保生产不受影响；

3、退出供应商的名单必须及时公布，避免其他供应商的误解。

六、采购质量与风险控制

(一)质量标准与检验要求所有采购物资必须符合国家相关标准，并满足公司的质量要求。采购部在采购前必须核实物资的质量标准，并要求供应商提供合格证明。质量部在检验时必须严格按照标准进行检验，检验结果必须记录在案。

1、采购部在采购前必须核实物资的质量标准，并要求供应商提供合格证明；

2、质量部在检验时必须严格按照标准进行检验，检验结果必须记录在案；

3、检验不合格的物资必须形成书面记录，并通知采购部与供应商。

(二)价格风险防控建立采购价格数据库，记录主要物资的历史采购价格。每次采购必须进行价格比选，比价幅度低于5%的方可实施。采购部每月分析采购价格变化趋势，提出价格管控建议。财务部对采购合同的价格条款进行复核，确保价格合理。

1、采购部每月向各部门通报主要物资的市场价格信息，引导各部门合理制定采购需求；

2、对价格波动较大的物资建立预警机制，必要时调整采购策略；

3、财务部对采购合同的价格条款进行复核，确保价格合理。

(三)供应风险防控建立备用供应商机制，对关键物资至少选择两家供应商。采购部每月与供应商沟通，了解供应商的生产情况，确保供应商的生产能力。对长期不合作的供应商及时清理，确保供应商队伍的质量。

1、采购部每月与供应商沟通，了解供应商的生产情况，确保供应商的生产能力；

2、对长期不合作的供应商及时清理，确保供应商队伍的质量；

3、备用供应商的名单必须及时更新，确保供应的稳定性。

(四)合同风险防控采购合同必须采用公司统一格式，明确物资规格、数量、单价、交货期、付款方式、违约责任等条款。合同签订后由采购部、财务部、法务部（如有）联合审核，重大合同需报总经理批准。采购部负责跟踪合同执行情况，对延期交货、质量不合格等情况及时与供应商沟通。

1、合同条款必须完整清晰，避免歧义，特别是规格型号、质量标准等关键内容；

2、采购部负责跟踪合同执行情况，对延期交货、质量不合格等情况及时与供应商沟通；

3、财务部根据合同约定审核付款申请，确保资金支付安全。

七、制度执行与监督改进

(一)执行要求与责任明确采购部、生产部、质量部、仓储部等相关部门的职责，确保制度有效执行。采购部负责制度的宣传与培训，生产部、质量部、仓储部等部门应积极配合。所有采购活动必须符合公司采购制度，对违规行为立即停止，并追究相关责任。

1、采购部负责制度的宣传与培训，生产部、质量部、仓储部等部门应积极配合；

2、所有采购活动必须符合公司采购制度，对违规行为立即停止，并追究相关责任；

3、采购部每月对制度执行情况进行检查，对不符合要求的立即纠正。

(二)监督机制与方式建立内部监督机制，由总经理、财务部、审计部（如有）等部门定期对采购活动进行监督。监督内容包括采购流程、供应商管理、合同执行等方面。监督结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

1、总经理、财务部、审计部等部门定期对采购活动进行监督；

2、监督内容包括采购流程、供应商管理、合同执行等方面；

3、监督结果形成简单报告，明确整改要求及责任人。

(三)改进机制与要求建立制度改进机制，每年至少进行一次全流程复盘优化，简化审批环节。各部门可以根据实际需要提出改进建议，采购部负责汇总分析，并形成改进方案。制度改进方案经总经理批准后实施。

1、每年至少进行一次全流程复盘优化，简化审批环节；

2、各部门可以根据实际需要提出改进建议，采购部负责汇总分析，并形成改进方案；

3、制度改进方案经总经理批准后实施。

(四)考核与奖惩建立考核机制，对采购部、生产部、质量部、仓储部等相关部门进行考核。考核内容包括制度执行情况、采购效率、采购质量等方面。考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的部门给予奖励，对表现较差的部门进行处罚。

1、考核内容包括制度执行情况、采购效率、采购质量等方面；

2、考核结果与绩效挂钩，对表现优秀的部门给予奖励，对表现较差的部门进行处罚；

3、采购部每年向总经理提交考核报告，作为绩效管理的依据。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标设定专项考核指标，涵盖采购计划完成率、采购价格控制率、供应商合格率、采购质量合格率等核心指标。采购计划完成率权重40%，采购价格控制率权重30%，供应商合格率权重20%，采购质量合格率权重10%。考核采用百分制，80分以上为优秀，60-79分为合格，60分以下为不合格。考核对象为采购部全体员工及相关部门采购联络员。

1、采购计划完成率指实际采购数量与计划采购数量的偏差率，偏差率低于5%为达标；

2、采购价格控制率指实际采购价格与市场平均价格的比值，比值低于1为达标；

3、供应商合格率指合格供应商提供的物资合格率，合格率高于95%为达标；

4、采购质量合格率指采购物资检验合格率，合格率高于98%为达标。

(二)评估周期与方法考核周期为每月，每月十日前完成上月考核。评估方法采用简单评分法，由采购部根据考核指标进行评分，报总经理审核。考核结果作为绩效奖金、评优评先的依据。

1、采购部每月五日前收集上月采购数据，进行指标计算；

2、每月十日前完成考核评分，报总经理审核；

3、考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩，并公示结果。

(三)问题整改机制建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改时限不超过一周，重大问题整改时限不超过一个月。整改责任人必须落实整改措施，整改完成后由采购部进行复核，复核合格后销号。

1、发现问题时必须立即记录，并确定整改责任人；

2、整改责任人必须制定整改方案，并按时完成整改；

3、整改完成后由采购部进行复核，复核合格后销号。

(四)持续改进流程基于考核、检查、业务变化及政策调整优化制度，每年至少进行一次全流程复盘优化。建议收集通过部门会议、员工意见箱等方式进行，简易评估由采购部进行，评估结果报总经理审批。

1、每年十二月份进行制度复盘优化；

2、建议收集通过部门会议、员工意见箱等方式进行；

3、评估结果报总经理审批后实施。

九、奖惩机制

(一)奖励标准与程序奖励情形包括采购成本降低、供应商管理优秀、采购质量提升等。奖励类型包括奖金、荣誉证书等。奖励标准根据具体情形确定，报总经理审批。奖励程序包括申报、审核、审批、公示、发放。违规行为按“一般/较重/严重违规”分类，一般违规如采购流程不规范，较重违规如采购价格偏高，严重违规如采购物资不合格。

1、采购成本降低超过5%的给予奖金，具体标准由采购部提出，报总经理审批；

2、供应商管理优