劳动者职业健康监护及其档案管理制度

劳动者职业健康监护及其档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位劳动者职业健康监护及其档案管理工作，切实保障劳动者在职业活动中的健康及相关权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》、《用人单位职业健康监护监督管理办法》、《工作场所职业卫生管理规定》等法律、法规、规章及标准的要求，结合本单位生产经营特点及实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于本单位范围内所有存在职业病危害因素的部门、岗位及其全体从业人员（包括劳动合同制职工、劳务派遣工、实习人员、临时用工等）。凡涉及接触粉尘、化学毒物、物理因素（如噪声、高温、高频电磁场等）、生物因素等职业病危害因素作业的劳动者，均须严格遵照本制度执行。第三条职业健康监护工作坚持“预防为主、防治结合”的方针，实行分类管理、综合治理。本单位对从事接触职业病危害因素作业的劳动者，应建立并永久保存职业健康监护档案，如实记录劳动者的职业史、职业病危害接触史、职业健康检查结果和职业病诊疗等有关个人健康资料。第四条职业健康监护主要包括上岗前、在岗期间、离岗时、离岗后医学随访以及应急健康检查五类。本单位应严格按照国家规定的职业健康检查技术规范（GBZ188）及标准，确定检查项目和周期，确保检查的科学性和规范性。第五条本制度旨在明确各部门在职业健康监护及档案管理中的职责，规范工作流程，确保体检率100%、建档率100%、告知率100%，防止职业病发生，规避用工风险，促进企业可持续发展。第二章组织机构与职责第六条职业卫生领导小组负责统筹规划本单位职业健康监护及档案管理工作，审议年度职业健康监护计划，批准重大职业健康事项的投入与处置方案。第七条安全管理部门（或职业卫生管理部门）是职业健康监护及其档案管理的归口部门，具体履行以下职责：（一）负责识别、更新本单位存在的职业病危害因素种类及岗位分布，确定接触人数，并据此制定年度职业健康检查预算与计划；（二）负责委托具有相应资质的职业健康检查机构承担本单位的职业健康检查工作，签订委托协议，明确双方权利与义务；（三）负责组织接触职业病危害因素的劳动者进行职业健康检查，包括通知人员、核对名单、安排时间、协调生产部门配合等；（四）负责收集、审核职业健康检查机构出具的检查报告，对检查结果进行汇总、统计与分析；（五）负责对需要复查、疑似职业病或职业禁忌证的人员提出处理意见，并督促相关部门落实；（六）负责建立健全“一人一档”的职业健康监护档案，负责档案的日常维护、保管、电子化备份及保密工作；（七）负责向卫生健康主管部门申报职业病危害项目及报告职业健康监护情况。第八条人力资源部门负责配合安全管理部门落实职业健康监护相关工作，具体职责包括：（一）提供接触职业病危害因素劳动者的花名册、岗位变动、劳动合同等信息；（二）根据职业健康检查结果及处理建议，对有职业禁忌证的劳动者及时调离原岗位，并妥善安置；（三）负责对离岗人员（包括退休、辞职、解除合同等）落实离岗前职业健康检查，未经离岗检查不得办理离岗手续（因特殊情况需说明原因并备案）；（四）在劳动合同告知书中明确告知劳动者工作岗位可能存在的职业病危害因素及后果，并保留相关证据。第九条财务部门负责保障职业健康监护工作所需的经费，包括体检费、档案管理费、防护设施改进费等，确保专款专用。第十条工会组织依法对职业健康监护工作进行监督，维护劳动者的知情权及相关合法权益，有权对违反本制度的行为提出纠正建议。第三章职业健康监护的实施第十一条上岗前职业健康检查（一）凡拟从事接触职业病危害因素作业的新录用人员（包括转岗到此类岗位的人员），必须进行上岗前职业健康检查。（二）检查目的在于发现有无职业禁忌证，建立基础健康数据。（三）严禁安排未经上岗前职业健康检查的劳动者从事接触职业病危害因素的作业；严禁安排有职业禁忌证的劳动者从事其所禁忌的作业。（四）若劳动者在上岗前检查中发现疑似职业病，安全管理部门应进一步核实其既往职业史，必要时进行诊断，并不得安排其上岗。第十二条在岗期间职业健康检查（一）安全管理部门应按照《职业健康监护技术规范》（GBZ188）规定的周期，组织接触职业病危害因素的劳动者进行在岗期间的职业健康检查。（二）检查周期应根据职业病危害因素的种类、浓度（强度）、国家相关标准及风险分类结果确定。对于高风险岗位，应适当缩短检查周期。（三）在岗期间检查目的在于及时发现早期健康损害、疑似职业病及职业禁忌证，评价健康变化与职业病危害因素的关系。（四）生产部门应合理安排体检时间，确保生产与检查两不误。对于分散在各地的外派人员，应协调其在当地具备资质的机构进行检查，并将报告寄回存档。（五）对于在检查中发现需要复查的人员，安全管理部门应立即通知其本人和所在部门，按规定时限和项目进行复查，以明确诊断。第十三条离岗时职业健康检查（一）劳动者准备调离或脱离所从事的职业病危害作业岗位（包括退休、辞职、合同终止等）前，必须进行离岗时职业健康检查。（二）离岗检查应在离岗前30日内完成。如最后一次在岗期间检查在离岗前90日内的，可视为离岗检查。（三）离岗检查目的是确定劳动者在停止接触职业病危害因素时的健康状况，划清用人单位与劳动者在职业病责任上的界限。（四）未进行离岗职业健康检查的，人力资源部门不得办理离岗手续。劳动者本人拒绝检查的，应签字确认，用人单位留存证据，但不免除其潜在的后续责任。（五）对于疑似职业病或确诊为职业病的劳动者，在离岗后应按照国家规定进行医学随访。第十四条应急健康检查（一）当发生急性职业病危害事故时，安全管理部门应立即组织遭受或可能遭受急性职业病危害的劳动者进行应急健康检查。（二）应急检查应在事故发生后第一时间启动，重点检查与事故危害相关的健康指标。（三）检查结果不仅用于医疗救治，也是事故调查、责任认定及后续处理的重要依据。第十五条离岗后医学随访（一）如接触的职业病危害因素具有慢性健康影响（如尘肺、苯中毒等），且国家规定需要进行离岗后随访的，应组织相关离岗人员进行定期医学随访。（二）随访对象通常为在岗期间发现健康异常、或接触高浓度（强度）危害因素时间较长的离岗人员。（三）随访时间和频次依据相关技术规范执行，直至随访结果确认健康风险消除或达到规定年限。第四章检查结果的处理与告知第十六条检查结果的审核与评价安全管理部门在收到职业健康检查机构的总结报告后，应立即组织职业卫生专业人员进行审核与评价，重点分析以下内容：（一）本次受检率、检出率与往年数据的对比；（二）职业病危害因素与健康损害之间是否存在因果关联；（三）目标疾病（职业病、职业禁忌证）的检出情况；（四）需要复查的人数及原因；（五）其他异常指标的人群分布。第十七条劳动者的告知义务（一）安全管理部门应在收到职业健康检查结果（书面报告）之日起15个工作日内，将检查结果及相应建议（包括复查、调离、医学观察等）以书面形式如实告知劳动者本人。（二）告知方式应留有记录，如由劳动者本人签收的告知书、电子邮件送达回执、公告栏张贴照片等。（三）对于涉及个人隐私的健康信息，应采取保密措施，不得随意在公开场合泄露。第十八条职业禁忌证的处理（一）对于检出有职业禁忌证的劳动者，安全管理部门应立即填写《职业禁忌证人员调离通知单》，报送人力资源部门及所在部门。（二）人力资源部门应在收到通知单之日起30日内，将劳动者调离原工作岗位，并安排到不产生相应危害的岗位。（三）对于因身体原因暂时无法胜任其他岗位的，应按国家有关规定给予休假或治疗，不得以此为由解除劳动合同（除非符合《劳动合同法》相关解除条款）。第十九条疑似职业病的处理（一）对于检查中发现疑似职业病的劳动者，安全管理部门应立即通知其本人，并安排其进行职业病诊断。（二）在职业病诊断或医学观察期间，不得解除或者终止与其订立的劳动合同。（三）安全管理部门应协助劳动者准备诊断所需的职业史证明材料，如实提供相关资料。（四）确诊为职业病的，应按规定向所在地卫生健康主管部门进行报告，并按工伤认定程序处理。第二十条复查的管理（一）对于检查报告中明确要求“复查”的项目，安全管理部门应督促劳动者按时复查。（二）如因工作原因无法按时复查的，应协调调整时间；如劳动者无故拒绝复查，应记录在案，并由本人签字确认拒绝后果。（三）复查结果应纳入职业健康监护档案管理。第五章职业健康监护档案管理第二十一条档案的建立原则本单位实行“一人一档”制，即为每一位接触职业病危害因素的劳动者建立独立的职业健康监护档案。档案应具有完整性、真实性、连续性和保密性。第二十二条档案的内容职业健康监护档案应包括以下主要资料：（一）劳动者基本信息：姓名、性别、身份证号、工号、联系电话、家庭住址等；（二）职业史：记录劳动者的工作经历，包括起止时间、所在部门、岗位、接触的职业病危害因素种类、接触浓度（强度）等；（三）职业病危害因素接触史：历年的接触情况记录、个人防护用品使用情况记录；（四）职业健康检查记录：历次上岗前、在岗期间、离岗前、应急及离岗后随访的检查报告复印件、总结报告、体检通知书等；（五）职业病诊疗与康复资料：职业病诊断证明书、职业病鉴定书、治疗记录、康复评价、工伤认定及劳动能力鉴定表等；（六）其他相关材料：劳动合同告知书、职业禁忌证调岗通知、教育培训记录、健康告知书签收回执、死亡证明（若因病死亡）等。第二十三条档案的填写与归档（一）档案填写应使用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰，不得随意涂改。确需修改的，应在修改处盖章或签字。（二）所有档案材料应及时归档。职业健康检查报告应在审核完毕后5个工作日内归档。（三）档案材料应采用A4纸规格，左侧装订。对于电子档案，应采用不可擦写的格式（如PDF）进行保存，并做好备份。第二十四条档案的保管（一）职业健康监护档案由安全管理部门指定专人（档案管理员）负责保管。档案管理员应具备一定的职业卫生知识和档案管理技能。（二）档案应存放在专用的档案柜或档案室中，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温等安全措施。电子档案应存储在安全的专用服务器或加密硬盘中，防止数据丢失或被非法篡改。（三）档案保存期限：劳动者离开本单位后，其档案应继续保存至国家规定的期限（通常为长期或永久保存）。第二十五条档案的使用与借阅（一）职业健康监护档案主要服务于劳动者的健康监护、职业病诊断鉴定、劳动能力鉴定以及用人单位的卫生管理。（二）劳动者有权查阅、复印其本人的职业健康监护档案。用人单位应当在劳动者提出要求之日起10个工作日内提供。（三）外部单位（如卫生监督机构、职业病诊断机构、司法机关）因工作需要查阅档案时，必须出具有效证明文件，经单位负责人批准后，在档案管理员陪同下查阅，并可复印相关资料，但需对查阅内容保密。（四）严禁私自复印、摘抄、拍摄、涂改、伪造档案内容。严禁将档案带出档案室，确需带出的需经严格审批并限期归还。第二十六条档案的转移与交接（一）劳动者调离本单位，如调入单位需要，本单位可如实提供其职业健康监护档案复印件，并在复印件上加盖公章，注明“复印件与原件核对无异”，原件不予外借。（二）用人单位发生分立、合并、解散、破产等情形时，安全管理部门应会同相关部门，对全部职业健康监护档案进行清点、造册，并移交接收单位或向所在地卫生健康主管部门移交，确保档案不流失。第六章保障措施与监督考核第二十七条经费保障财务部门应将职业健康监护所需费用（包括体检费、交通费、档案管理费、信息系统维护费等）纳入年度职业卫生经费预算，确保资金及时足额到位。任何部门或个人不得挪用职业健康监护经费。第二十八条技术保障（一）本单位应优先选择省级卫生健康行政部门备案的职业健康检查机构，并定期对其服务质量进行评估。（二）鼓励采用信息化手段建立职业健康监护电子档案系统，实现数据的动态更新、快速查询、统计分析及预警功能，提高管理效率。（三）定期对档案管理人员及接触职业病危害因素的人员进行职业卫生培训，使其掌握相关法律法规及操作技能。第二十九条监督与考核（一）本单位将职业健康监护及其档案管理工作纳入年度安全生产责任制考核内容。（二）安全管理部门应定期（每季度或每半年）对各部门的执行情况进行监督检查，重点检查：1.人员是否漏检；2.档案是否建立齐全、填写规范；3.告知是否到位；4.禁忌证人员是否及时调离；5.检查异常人员是否妥善处置。（三）对于未按本制度执行，导致劳动者健康损害、发生职业病或造成档案丢失、损坏的部门和个人，将依据本单位奖惩制度严肃处理；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章评估与持续改进第三十条风险评估安全管理部门每年应结合职业健康监护结果，对工作场所职业病危害风险进行一次评估。重点关注健康检查异常率较高的岗位，分析原因（是防护设施失效、个人防护不到位还是操作规程不合理），并制定针对性的整改措施。第三十一条管理评审职业卫生领导小组每年至少组织一次对职业健康监护管理体系的评审。评审内容包括法律法规的符合性、目标的实现情况、体检结果的变动趋势、档案管理的有效性等。根据评审结果，及时调整职业健康监护计划，修订相关管理制度，确保管理体系的适宜性和充分性。第三十二条数据分析与应用利用职业健康监护档案数据，开展职业病发病趋势分析。通过长期监测劳动者健康指标的变化，识别早期健康损害信号，预警潜在的职业病流行风险，为改进生产工艺、改善作业环境提供科学依据。第八章附则第三十三条本制度所称职业病危害因素，是指《职业病危害因素分类目录》中所列的因素。第三十四条本制度中涉及的表格、记录样式（如《职业健康检查表》、《职业禁忌证调离通知单》、《档案借阅申请表》等）由安全管理部门统一制定并编号管理。第三十五条本制度未尽事宜，按照国家现行有关法律、法规、标准和上级部门的规定执行。第三十六条本制度由安全管理部门负责解释，自发布之日起施行。原相关制度与本制度不一致的，以本制度为准。附录：职业健康监护档案管理常用表格规范为落实上述制度，规范档案管理，特制定以下核心表格作为执行工具。表1：劳动者职业健康监护档案索引表档案编号姓名性别身份证号所属部门岗位名称接触危害因素建档日期档案状态存放位置ZH-2023-001张三男11010119900101XXXX焊接车间二保焊工电焊烟尘、锰及其化合物、噪声2023-01-15在册A区-01柜ZH-2023-002李四男11010119920512XXXX喷漆房喷漆工苯、甲苯、二甲苯2023-02-10调离B区-02柜..............................注：档案状态包括“在册”、“离岗”、“退休”、“医学观察中”等。表2：年度职业健康检查计划及实施记录表序号部门岗位接触危害因素接触人数计划检查时间检查类别实际检查人数受检率(%)检查机构异常人数复查人数禁忌证人数疑似职业病人数1铸造车间造型工矽尘、高温452023-05-10在岗期间45100%XX省职防院125102机修车间打磨工噪声、振动202023-06-15在岗期间20100%XX市疾控中心8200..........................................注：受检率应达到100%，未达到需在备注栏说明原因。表3：职业健康检查结果告知及处理记录表姓名岗位检查日期检查类别主要检查结果处理意见告知方式告知日期本人签字落实措施落实部门落实日期王五除尘工2023-05-12在岗期间听力高频段下降，建议复查3个月内复查书面通知2023-05-20王五已安排复查安全部2023-08-15赵六喷漆工2023-06-01上岗前白细胞计数低于正常值禁止从事苯作业面谈告知2023-06-05赵六拒绝录用人力资源部2023-06-06....................................表4：职业健康监护档案借阅登记表借阅日期借阅人所在部门借阅档案编号借阅理由借阅方式批准人归还日期档案状态确认经办人签字2023-09-01钱七人力资源部ZH-2023-005离岗手续办理查阅/复印安全总监2023-09-01完好孙八2023-10-11卫监员市卫健委全部执法检查现场查阅单位负责人2023-10-11完好孙八..............................附录：职业健康监护技术要点与档案数字化管理规范一、职业健康监护技术要点在实际操作中，应严格区分不同种类的职业病危害因素对应