环境保护档案管理规范 污染源（HJ-T 8.4-1994）

环境保护档案管理规范污染源（HJ/T8.4-1994）发布部门：原国家环境保护局发布日期：1994年07月28日实施日期：1995年01月01日前言为加强全国环境保护系统污染源档案规范化管理，统一污染源文件材料归档范围、整理标准、保管期限、管理利用规则，充分发挥污染源档案在环境管理、污染治理、执法核查、统计分析中的凭证与支撑作用，依据《环境保护档案管理办法》制定本规范。本规范为环境保护档案系列分规范之一，专门针对污染源类专项档案，界定了污染源全生命周期文件材料的归档范围、整理要求、保管期限、库房管理与档案利用要求，是全国环保系统污染源档案整理归档的统一依据。本规范由原国家环境保护局科技标准司提出并归口。本规范由原国家环境保护局档案处起草。本规范由原国家环境保护局负责解释。1主题内容与适用范围1.1主题内容本规范规定了环境保护污染源文件材料的收集、整理、归档规则，明确污染源档案的保管期限、库房管理、统计核查、借阅利用、移交销毁等全流程管理要求。1.2适用范围本规范适用于各级生态环境（环境保护）主管部门、监测机构、执法机构及相关单位形成的各类污染源管理档案的整理与归档工作，涵盖工业污染源、生活污染源、区域污染源等各类污染源全流程管理文件材料。2规范性引用文件HJ/T8.1-1994环境保护档案管理规范总则HJ/T7-1994中国档案分类法环境保护档案分类表国家及行业档案管理通用规定、文书档案整理规范3术语与定义3.1污染源档案各级环保部门在污染源调查、登记、监测、监管、排污申报、污染治理、执法检查、排污收费、整改验收等工作中直接形成的，具有查考、凭证、保存价值的文字、图表、数据、报告、审批文件等各类载体材料的总称。3.2归档范围具备保存价值、需纳入档案系统统一管理的污染源各类工作文件材料范围。3.3保管期限依据文件重要程度、凭证价值、查考价值划定的永久、长期、短期三类保存时限。4污染源文件材料归档范围与保管期限（核心章节）本规范按污染源调查、污染源登记、污染源监测、污染治理、排污管理、执法监管、综合管理七大工作阶段划分归档范围，并明确对应保管期限（永久、长期、短期）。4.1污染源调查阶段材料4.1.1调查工作规划、年度计划、立项审批、工作方案、会议材料、通知文件：重大、重要材料永久保存，一般材料长期保存。4.1.2污染源普查、专项调查原始记录表、调查表、核查底稿、现场记录：永久保存。4.1.3调查数据汇总、统计报表、质量核查报告、工作总结、专项调研报告：永久保存。4.1.4污染源名录、清单、台账基础资料：重要名录永久，一般清单长期保存。4.2污染源登记与申报材料4.2.1排污申报登记制度文件、申报通知、填报规范：长期保存。4.2.2企业排污申报表、基础信息登记表、变更登记材料、审核意见、登记台账：永久保存。4.2.3污染源建档基础资料、企业基本情况、工艺简介、排污节点说明：永久保存。4.3污染源监测材料4.3.1例行监测、监督性监测、专项监测、竣工验收监测方案与计划：长期保存。4.3.2监测原始记录、监测数据、质控记录、监测报告、复测报告、比对核查报告：永久保存。4.3.3污染源在线监测验收、比对、核查资料：重要材料永久，一般材料长期保存。4.4污染治理与整改验收材料4.4.1污染治理项目立项、报批、可研、设计、施工、验收全套资料：永久保存。4.4.2限期治理通知书、整改方案、整改报告、现场核查材料、验收批复：永久保存。4.4.3污染治理设施运行台账、运维记录、检修记录：长期保存。4.5排污许可与排污收费管理材料4.5.1排污许可初审、审核、批复、变更、注销文件及台账：永久保存。4.5.2排污收费核定依据、核算表、缴费台账、催缴材料、减免审批材料：永久保存。4.6污染源执法监管材料4.6.1日常巡查、专项检查、突击检查现场记录、检查台账、问题清单：重要材料永久，一般材料长期保存。4.6.2环境违法行为立案、调查取证、处罚告知、处罚决定书、听证、复议、结案材料：永久保存。4.6.3污染源信访投诉、纠纷调处、核查回复材料：重要案件永久，一般案件长期保存。4.7污染源综合管理材料4.7.1污染源年度总结、专项分析报告、污染形势分析、区域污染源评估报告：永久保存。4.7.2污染源档案管理制度、工作规范、培训材料：长期保存。5文件材料整理与归档要求5.1收集完整性要求全面收集污染源管理各环节形成的纸质、电子、图表、影像等各类载体材料，做到全过程、全要素、无遗漏，杜绝碎片化归档、缺项归档。5.2整理规范要求按照HJ/T7-1994环保档案分类表进行分类、组卷、排序、编号、编目，遵循年度分类、问题组卷、保管期限统一划定原则，案卷整齐、目录清晰、编号规范。5.3归档时限要求年度常规污染源管理材料次年上半年完成归档；专项调查、专项整治、重大案件、治理项目办结后3个月内完成归档。5.4载体质量要求归档文件字迹清晰、纸张完好、签章齐全、数据真实，复印件需注明来源、核对人、日期，确保档案凭证效力。6档案保管与库房管理6.1污染源档案实行集中统一管理，专人负责、专柜存放，分类有序、账物相符。6.2库房满足防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防盗“七防”要求，保障档案长期保存安全。6.3定期开展档案清点、核查、修复，对破损、褪色、霉变档案及时修复加固。6.4严格执行保管期限规定，严禁随意缩短保存时限、私自销毁档案。7档案利用、移交与销毁7.1档案利用建立污染源档案借阅、查阅、复制登记制度，规范利用流程，严控涉密、敏感污染源信息管理，保障档案安全与合法利用。7.2档案移交机构调整、人员变动、岗位交接时，必须完整移交污染源档案，办理正式移交手续，留存移交清册，杜绝档案流失。7.3档案销毁达到保管期限、无保存与查考价值的档案，需履行鉴定、审批、登记、双人监销流程，留存销毁清册，严禁私自销毁。8质量监督与管理责任8.1各级环保档案管理部门负责辖区内污染源档案业务指导、监督、核查与培训。8.2建立污染源档案考核机制，将归档完整性、规范性、及时性纳入环保业务考核。8.3对档案丢失、损毁、篡改、私自销毁等违