劳模候选考察资料归档手册

劳模候选考察资料归档手册一、总则1.1目的与适用范围劳模候选考察资料的完整性直接决定评选结果的可追溯性与公信力——一旦出现材料缺失、来源不明或篡改痕迹，候选人将被一票否决，且推荐单位需承担相应责任。本手册适用于各级劳动模范、五一劳动奖章等荣誉评选中，从候选人推荐启动到评选结果公布后2年内的全部考察资料的收集、审核、整理、归档、借阅与销毁工作。适用主体：•推荐单位工会办公室（资料收集与初审责任人）•上级评选工作办公室（复审与终审责任人）•档案管理部门（归档保管与借阅审批责任人）1.2编制依据•《中华人民共和国档案法》•《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）•本单位档案管理制度及评选工作实施方案（以当届评选通知为准）1.3责任分工角色职责交付物时限推荐单位经办人收集、编目、初审材料归档材料清单（附表A）初稿收到考察通知后10个工作日内推荐单位工会负责人初审签字、真实性承诺审核签字页材料收齐后3个工作日内评选办联络员复核、退补通知复核意见单（附表B）收到材料后5个工作日内档案管理员验收入库、编号上架、借阅登记入库回执、借阅登记簿验收合格后2个工作日内二、归档范围与材料要求2.1归档材料清单考察资料按「主体材料—佐证材料—过程材料」三类归档，缺一不可：一、主体材料（证明候选人资格与事迹的核心文件）1.候选人推荐审批表（原件，含推荐单位、主管部门、评选办三级盖章）2.个人事迹材料（2000字以上，须有候选人本人签字确认）3.公示材料：公示文本、公示范围说明、公示期（不少于5个工作日）证明、异议处理记录（无异议的须出具书面说明）4.候选人廉洁自律与失信核查记录（核查日期距材料报送日不超过90天）二、佐证材料（支撑事迹真实性的原始凭证）1.获奖证书、荣誉文件复印件（加盖与原件一致章及原件持有单位章）2.业绩数据证明：产值、专利、工法、竞赛成绩等，须由数据产生单位（财务、技术、人事部门）出具盖章证明3.群众评议记录：座谈会记录须含时间、地点、参加人签名（不少于8人）、原始发言摘要三、过程材料（证明考察程序合规的记录）1.实地考察记录（附现场照片，照片打印件须注明拍摄时间、地点、拍摄人）2.考察组考察报告（不少于800字，考察组成员2人以上签字）3.评选会议纪要、票决结果记录4.材料退补、修改往来函件（含邮件打印件或正式函件）2.2材料质量要求•复印件必须清晰可辨，A4纸单面复印，小于A4的原始票据须粘贴在A4白纸上，不得裁剪、拼贴原始凭证•所有复印件必须由原件持有单位经办人签字并注明「与原件一致」及日期•电子扫描件分辨率不低于300dpi，彩色材料（含红章）必须彩色扫描，PDF格式，单个文件不超过50MB，文件名格式为「候选人姓名-材料类别-材料名称-日期」•手写材料（发言记录、签名页）不得誊抄替代，原始记录直接归档2.3禁止性规定与替代方案1.严禁涂改、事后补签任何原始记录（涂改痕迹会使材料整卷失去证明效力，评选办复核发现一处即整卷退回，且候选人当年不得再次推荐）→若原始记录存在笔误，应在笔误处划双横线、旁边更正并由记录人签字确认，保留原迹可辨2.严禁用候选人本人提供的成绩证明替代第三方证明（自证材料无证明力，复核环节必被剔除）→由事迹发生所在部门的分管负责人及经办人双人签字盖章出具3.严禁归档含候选人身份证号全号、家庭住址、银行账号等敏感信息的材料（评选材料可能借阅至多人，泄露风险高）→身份证号显示为前6位+后4位（如110105******1234），完整信息仅保留在人事部门密封件中，密封件随卷归档但不列入借阅范围三、整理与编目3.1组卷规则•每名候选人单独组卷，一卷一号；材料超过200页时分册，分册编号为「卷号-册号」（如LM2025-013-2）•卷内材料按「主体材料→佐证材料→过程材料」顺序排列，佐证材料按事迹重要程度排列，与事迹材料中叙述顺序一一对应•去除金属装订物；破损材料先修复（用中性纸胶带，不得用透明胶带）再归档3.2编目要求每卷编制三份目录：卷内目录（置于卷首）、备考表（置于卷尾）、归档材料总清单（附表A）。卷内目录须逐件编写页码，页码用铅笔在每页右下角（背面材料在左下角）标注。备考表注明卷内材料缺损、补充、移出情况，由整理人签字。3.3编号规则档号结构：年度-评选层级-候选人序号-件号，示例：2025-SJ-013-007（2025年省级评选第13号候选人第7件材料）。评选层级代码：BJ-国家级、SJ-省级、DJ-地市级、QJ-区县级。四、审核与验收4.1三级审核机制审核不是形式签字，每一级都有明确的查错重点，上一级未通过的材料不得进入下一级：1.初审（推荐单位经办人）：逐件核对清单，检查材料齐全性、复印件清晰度、签字盖章完整性。初审通过后3个工作日内报工会负责人。2.复核（推荐单位工会负责人）：重点核对事迹材料数据与佐证证明数据是否一致（逐个数字比对，如事迹材料写「完成产值3200万元」，财务证明必须为同一数字及口径）、公示程序是否合规、群众评议人数是否达标。复核通过后签署真实性承诺书。3.终审（评选办联络员）：核对档号、目录、页码，抽查不少于30%的复印件与原件一致性（对评优证书、业绩证明等重点材料100%核对）。终审不合格的出具复核意见单，一次性列明全部问题，推荐单位须在收到意见单后5个工作日内补正。4.2常见问题处置问题情形判定处置方式佐证材料数据与事迹材料不一致必须补正以佐证证明数据为准修订事迹材料，修订稿须候选人重新签字公示期不足5个工作日程序违规重新公示并重新出具公示证明，原公示材料作废归档备查群众评议签名少于8人必须补正重新组织座谈并形成新记录，原记录保留归档证书原件遗失可补救由发证机关出具书面证明或提供存档文件复印件并盖章五、保管与借阅5.1保管要求•纸质档案存于档案室专用档案柜，温湿度控制在温度14~24℃、相对湿度45%~60%，每天记录1次，超标时4小时内启动除湿或通风措施•候选人密封件（含完整敏感信息的材料）单独封装，封口处骑缝盖章，存放于带锁独立柜格•电子档案存放于档案管理系统的「评选档案」专区，设置访问权限（仅档案管理员和评选办联络员可读），每月1日做一次备份，备份介质异地存放5.2借阅管理借阅实行「审批—登记—催还—检查」闭环：1.借阅人填写借阅单（附表C），注明借阅目的、范围、归还日期（一般不超过15个工作日）2.评选办联络员审批；密封件借阅须工会分管领导加签3.档案管理员登记借阅簿，当面点交并记录卷内页数4.归还时档案管理员当场逐件检查页数、有无涂改，核对无误后销号；发现缺页或涂改，2小时内报告工会分管领导，借阅人书面说明情况，必要时启动责任追究5.严禁将原件带离本单位（材料在途丢失将导致整卷证明效力存疑）→确需异地使用的，使用复印件并加盖「本件复印自归档原件」章，随卷留存复印件去向记录六、移交、保管期限与销毁6.1移交评选结果公布后30个工作日内，评选办将全部档案（含未当选候选人档案）移交本单位综合档案室永久或长期保管，移交时双方按总清单逐卷清点，清点无误后双方在移交清册上签字，各执一份。6.2保管期限•当选人员全部档案：永久保管•未当选人员档案：自评选结果公布之日起保管10年•保管期满后，由档案管理员会同工会代表组成2人以上鉴定小组，逐卷鉴定并形成鉴定报告，确认无留存价值的方可进入销毁程序6.3销毁程序销毁不是随意处理——销毁前必须完成三步：鉴定报告经档案分管领导批准、编制销毁清册（逐卷列明档号与销毁理由）、销毁时2名以上人员现场监销并在清册上签字。纸质材料须送具备资质的销毁机构粉碎处理，电子档案同步彻底删除并留存删除记录。销毁清册永久保存。七、附则本手册自发布之日起执行，由单位工会办公室负责解释。当届评选通知与本手册不一致的，以当届评选通知为准，并在评选启动会上向全体经办人书面告知差异条款。八、附表A归档材料清单（样表）卷号：________候选人姓名：______推荐单位：________序号材料名称类别原件/复印件页数收集日期初审复核终审1推荐审批表主体原件2个人事迹材料主体原件3公示材料及异议处理记录主体原件4廉洁自律与失信核查记录主体原件5获奖证书复印件佐证复印件6业绩数据证明佐证原件7群众评议记录佐证原件8实地考察记录及照片过程原件9考察组考察报告过程原件10评选会议纪要及票决记录过程原件11材料退补往来函件过程原件12其他（注明）整理人（签字）：________日期：________九、附表B复核意见单（样表）项目内容卷号候选人姓名复核日期问题清单（逐条列明）补正时限收到本单后5个工作日内补正情况验收通过/不通过，验收人签字：复核人签字十、附表C档案借阅单（样表）项目内容借阅人姓名：________部门：______联系电话：________借阅目的借阅范围（档号/件号）借阅日期/归还日期评选办审批（签字/日期）密封件借阅加签（工会分管领导，如适用）归还检查记录（页数核对、有无涂改）档案管理员签字：归还销号日期十一、附表D归档工作检查表（自查用）检查项判定标准是/否备注材料