物资采购入库及往来帐管理制度

——物资采购入库及往来帐管理制度第一章总则第一条为进一步完善理顺原材料的采购及入库管理，确保材料在采购入库过程中及时、准确无误，同时真实地反映赊欠情况，依据《中华人民共和国民法典》《企业会计准则第1号——存货》等有关规定和公司相关制度，制定本制度。第二条本制度适用于公司原材料采购、到货、估价验收、发票验收、报帐及与供应商往来帐款的管理。第三条物资采购入库及往来帐管理坚持票货相符、及时准确、帐实相符、先对帐后付款、责任到人的原则。第二章采购管理第四条在目前ERP正常采购程序运行的同时，对于货到而发票不能同时到达的，供应商必须随货附一式三联提货单（由公司统一提供的物资提货清单）。第五条保管员依据提货清单，就物资名称、规格、数量，依据程序文件要求进行A、B、C类审核验收，签字后返给供应商一联（待供应商开具发票时一同返回）；保管员存留一联，计划员存留一联。第三章到货管理第六条在保证目前ERP正常运行的情况下，仓储部保管员必须建立到货登记，可利用库存现有的《物资到货交接表》代替，由保管员进行登记且一式两份，物资计划员确认后盖章。第七条每周末，保管员将采购人员留存联返回到物资计划处核算员，由核算员进行帐务处理核查之用；到货登记必须及时，做到日到日结。第八条对于货物直接送到车间的，由计划员通知保管员，保管员办理验货登记；节假日期间到货的，由值班保管员代登记，事后移交本库保管员。第四章估价与发票验收管理第九条对于票未到的物资，依据提货清单及到货登记清点后，按ERP管理要求进行估价验收，原则上要求随到随估；特殊情况可延后，但最迟不能超过本月末。第十条对于货、票同时到的，按入库管理程序办理入库验收手续。第十一条对于已办理估价入库、发票后到的，保管员必须核查估价验收，先办理冲估价验收后，方能凭发票及供应商返回的提货清单审核后办理正式验收手续。第五章报帐管理第十二条仓储部保管员办理完入库验收手续后（含估价、冲估价），交于计划员；计划员必须到物资计划处核算员盖章后，方能到财务处办理报帐。第十三条物资计划处核算员依据上述收集的凭据，进行应付帐款的帐务处理登记工作，并于次月5日上报累计上月末赊欠明细表。第六章供应商管理第十四条公司应加强对供应商资信程度的调查和分析评估，通过银行、同行业及社会中介等各种渠道，及时了解和掌握供应商的生产、经营、资产、负债、经营人员变动和财务状况等相关信息，以确定其是否具有履行合同的能力和独立承担民事责任的能力，避免因供应商废业、倒闭、破产而给公司带来损失。第十五条公司必须每年定期对供应商的合作资格进行评定，并对其营业执照、税务登记证进行审核。第七章往来帐管理第十六条建立定期与供应商往来帐的核查、清理制度。计划员每半年与供应商进行一次清查核对，健全帐面核对备忘录，及时登记每笔往来款项，准确反映应付帐款的形成、支付及增减变化情况，责任到人。第十七条建立先对帐后付款制度，做到付款与对帐挂钩。支付供应商欠款时，应要求供应商先进行帐目核对，核对后由物资计划部领导签字后，方能到财务部办理付款；不允许以预付款的名义支付欠款。第八章岗位交接与档案管理第十八条建立计划员变动交接手续制度。计划员调动时，必须办理交接手续，将负责的所有供应商的往来帐目进行核对；后任计划员对前任计划员的业务及往来帐目要全部清楚并负全责，不得以各种借口推卸责任。第十九条建立抹帐协议归档制度。凡是以物抵债、形成抹帐协议的，必须返还物资计划部一份，归档留查，由专人统一管理。第二十条采购入库、估价验收、报帐及往来帐核对相关单据应及时归档保存，做到全过程可追溯。第九章附则第二十一条本制度执行