公司档案管理制度

公司档案管理制度

为建立健全企业档案，加强对企业档案的科学管理，有效地保护和利用档案，现结合本企业实际情况，特制定本制度。

一、适用范围

公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本制度适用于西安市XX公司及所属分公司。

二、管理职责

XX公司设立档案室，由办公室指派专人管理。各部门指定专人负责各类档案材料的收集、归类、整理、编目、装订等工作。原则上各部门当年的文件整理、装订后在次年的7月前交档案室存档。如有特殊情况须延时归档的，应做必要说明。

三、档案分类

公司档案可根据部门、内容、业务项目等因素进行一级分类分类，再根据实际情况分为若干小类。

1、行政文书档案：包括企业内外往来的传真、邮件、函、申请、请示、通知、报告、批复、通报、工作计划、工作总结、奖励和处分、会议记录、演讲稿、主持词以及法规性文件等。

2、人力资源档案：包括职工花名册、人事档案（含员工求职资料、员工《入职履历表》、《劳动合同》、员工照片、身份证、学历证、学位证、外语等级证、职称证等相关证件的复印件、员工转正资料）、人事任免、异动资料、工作交接资料、各类绩效考核资料和奖惩资料以及其它反映员工信息的资料。

3、业务档案：包括各单位、部门与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据、客户信息档案（含年检后的工商营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、法人代表或其授权人身份证复印件、法人代表身份证明或其授权委托书原件）、《合同审批单》、合同文本、合同执行记录、合同结算记录等。

4、声像档案：包括照片、录音、录像资料等。

四、归档要求

1、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案调阅管理

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中借阅重要文件要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

六、档案清洁

档案管理人员应经常擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。定期对档案材料的数量、保管情况等进行