机关单位会议管理制度范本

机关单位会议管理制度范本1适用范围与基本原则1.1为规范机关会议管理，精简会议数量，提升会议质效，从严控制会议经费，切实改进会风文风，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》《党政机关会议费管理办法》等相关规定，结合本单位工作实际，制定本制度。本制度适用于本级机关及所属直属事业单位召开的各类会议，包括法定会议、工作部署会、专题协调会、调研座谈会、评审论证会、培训研讨会、听证发布会等，机关内部科室周例会、部门碰头会、临时议事会等日常小型议事活动参照执行。1.2本制度覆盖会议计划申报、审批备案、场地安排、会务组织、会风会纪、经费管理、成果督办、档案归档全流程环节，所有会议均需按照“先审批、后召开”的原则执行，未经审批的会议一律不得组织召开。1.3会议管理坚持以下基本原则：一是精简高效，严格控制会议数量、规模、时长，可开可不开的会议坚决不开，可合并的会议坚决合并，可采用线上形式的坚决不召开现场会；二是务实管用，所有会议需有明确议题、决策需求和预期成果，杜绝形式主义、官僚主义，避免议而不决、决而不行；三是厉行节约，严格执行会议经费开支标准，优先使用内部会议场地，严禁铺张浪费，不得向下属单位、管理服务对象转嫁会议成本；四是安全保密，严格落实保密管理规定，涉密会议全程闭环管理，严防失泄密事件发生。2会议分类与审批权限2.1会议分类根据会议性质、参会规模、重要程度，将会议分为四类：2.1.1一类会议：指依照法律法规、单位章程规定召开的全局性法定会议，以及涉及单位整体战略部署、全年工作安排、重大人事调整、重要表彰奖励等事项的全员性大会，包括党员代表大会、职工代表大会、年度工作总结表彰大会、全体干部职工大会等。此类会议参会人数一般在50人以上，会期不超过2天，年度召开数量原则上不超过5次。2.1.2二类会议：指单位领导班子决策类会议，以及部署全局性专项重点工作的会议，包括党委（党组）会议、班子办公会议、季度工作推进会、重点领域专项工作部署会、跨区域系统工作会等。此类会议参会人数一般在20-50人，会期不超过1天，年度召开数量原则上不超过12次。2.1.3三类会议：指由业务科室牵头召开的专项业务协调、政策解读、工作调度类会议，包括业务协调会、政策宣讲会、月度工作调度会、跨部门联席会、业务培训会等。此类会议参会人数一般在10-20人，会期不超过半天，单个科室年度召开数量原则上不超过24次。2.1.4四类会议：指小型调研座谈、方案论证、案例研讨、工作碰头类会议，包括调研座谈会、方案评审会、业务研讨会、科室周例会、临时工作碰头会等。此类会议参会人数一般在10人以下，会期不超过2小时，不纳入年度会议总量管控范围，但需履行登记备案手续。2.2审批权限各类会议实行分级审批制度，审批流程统一通过单位内部办公系统发起，特殊紧急情况可先口头请示后补报手续：2.2.1一类会议：由牵头责任科室提前15个工作日提交会议申请及详细筹备方案，经办公室初审、分管领导审核、主要负责人签字后，提交党组（党委）会议集体研究审定；需向上级主管部门报备的，由办公室在会议召开前7个工作日完成报备程序。2.2.2二类会议：属于常规决策类的党委（党组）会、班子办公会，按照既定议事规则执行，无需单独提交申请，议题由办公室每周统一征集、报主要负责人审定后上会；属于专项工作部署类的二类会议，由牵头科室提前7个工作日提交申请，经办公室审核、分管领导复核后，报主要负责人审批。2.2.3三类会议：由牵头科室提前3个工作日提交会议申请，明确会议主题、参会范围、时间地点、议程安排、经费预算，经科室负责人签字、办公室核准备案后，报分管业务领导审批。2.2.4四类会议：由牵头人员提前1个工作日通过单位内部办公系统会议预约模块提交登记信息，注明会议主题、参会人员、时间地点，由科室负责人确认后生效，无需提交书面申请，办公室定期对四类会议登记情况进行抽查。2.3审批前置要求会议审批需严格落实精简会风、基层减负相关要求，存在以下情形之一的会议申请不予批准：2.3.1可通过文件传达、电话沟通、线上协同、现场调研等方式部署工作、解决问题的；议题相近、参会范围重叠的会议未按要求合并召开的。2.3.2前期调研不充分、待议事项不成熟、无明确决策需求或具体落实举措的；上级已召开到基层的会议，本级无补充部署内容和细化落实要求的。2.3.3超出年度会议计划总量且无正当理由的；要求无关人员、基层单位非必要负责人陪会的。2.3.4严格落实“无会周”“无会日”制度，每月最后一周为“无会周”，每周三为“无会日”，除紧急重要会议、应急处置会议外，原则上不安排三类及以上会议，保障基层工作人员集中精力抓落实；“无会周”“无会日”确需召开会议的，需报主要负责人专门审批。2.3.5优先采用视频会议形式，凡是参会人员分布在3个及以上办公点位、无需现场讨论决策、不涉及涉密内容的会议，原则上采用视频形式召开；视频会议主会场参会人数原则上控制在10人以内，分会场参会人员根据工作需要确定，不得要求非相关人员全程参会。3会议筹备与组织3.1会前筹备3.1.1会议方案制定：所有需审批的一类、二类、三类会议均需制定筹备方案，方案内容包括会议名称、召开依据、时间地点、参会人员范围（含列席人员、请假要求）、会议议程、发言安排、拟审议文件、经费预算、保障责任分工等，其中一类会议方案需附详细的会务组分工表，明确资料组、宣传组、后勤组、安保组等各组职责及责任人，制定应急处置预案。3.1.2议题征集与材料准备：党委（党组）会、班子办公会等决策类会议实行议题征集制度，办公室每周五征集下一周会议议题，各科室需提交议题申报表，明确议题背景、需研究的事项、建议方案、征求意见情况，经分管领导签字后报送办公室；办公室汇总后报主要负责人审定，未列入议题的事项原则上不得上会，紧急事项需经主要负责人同意后方可临时上会。会议材料由牵头科室负责起草、审核、印制，其中提交班子决策类的材料需提前征求相关科室、下属单位意见，意见采纳情况需在材料中作出说明；会议材料要严格控制篇幅，工作汇报类材料原则上控制在3000字以内，大会发言每人控制在8分钟以内，一类会议典型发言人数不超过5人，避免空话套话。3.1.3会议通知发布：会议审批通过后，由办公室统一发布会议通知，紧急会议可通过电话、即时通讯工具通知，但需做好通知记录，确认参会人员收到；会议通知需明确会议时间、地点、参会范围、会议要求、需准备的材料、报名截止时间等内容，一类会议通知需提前3个工作日下发，二类会议提前2个工作日，三类会议提前1个工作日，四类会议提前半天通知；参会人员需提前15分钟签到入场，对号入座，不得无故迟到。3.1.4会议场地保障：办公室统筹管理单位内部所有会议室，实行提前预约制度，按照会议等级、参会人数合理安排场地，优先保障一类、二类会议及紧急重要会议；内部会议室无法满足需求的，可租用外部会议场地，需严格按照政府采购相关规定选择定点会议场所，租用费用不得超出会议费定额标准。会场布置要简洁务实，一类会议可摆放会标、参会人员姓名座签，二类及以下会议不摆放鲜花、绿植、水果，不制作大型背景板，不发放纸质会议袋、笔记本、签字笔（确有需要的可由参会人员自带）；涉密会议需安排在符合保密要求的专用会议室，提前安装手机信号屏蔽设备。3.1.5请假与签到管理：参会人员需严格按照通知要求参会，确因特殊情况无法参会的，需提前履行请假手续，一类会议需向主要负责人请假，二类会议向分管领导请假，三类、四类会议向牵头科室负责人请假，经批准后方可安排熟悉相关业务的人员代会，请假情况需报办公室备案；会议开始前10分钟完成签到，办公室或牵头科室统计参会人数，对未请假缺席、迟到早退的人员逐一登记，定期予以通报。3.2会中组织3.2.1会议主持：一类会议由单位主要负责人或委托分管领导主持，二类会议按照议事规则由主要负责人或轮值领导主持，三类、四类会议由牵头科室负责人或指定人员主持；主持人要严格把控会议节奏，按照预定议程推进，不得随意增加议题、延长会期，对偏离主题、超时的发言要及时提醒制止，确保会议高效进行。3.2.2会议记录：办公室安排专人负责会议记录，一类、二类会议需安排2名记录人员，确保记录完整准确；会议记录要采用统一格式，注明会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、缺席人员及原因、会议议题、发言内容、决议事项、责任分工、完成时限等要素，不得遗漏关键决策内容和不同意见；涉密会议的记录要按照保密规定管理，使用专用涉密记录本，会后及时交由保密专员保管，不得私自留存。3.2.3会场纪律：参会人员要将手机调至静音或关机状态，不得在会场内接打电话、随意走动、交头接耳，不得做与会议无关的事情；不得擅自拍照、录音、录像，确需拍摄的需经主持人同意；涉密会议严禁携带手机、智能手表、录音笔等电子设备进入会场，需将设备统一存放至指定地点；会议期间不得随意离会，如有特殊情况需提前离会的，需向主持人请假，经批准后方可离开。3.2.4应急处置：一类、二类会议要制定应急处置预案，明确突发停电、设备故障、人员突发疾病、舆情事件等应急处置流程；会务人员要提前30分钟到场调试音响、投影、视频会议系统等设备，确保正常运行；会议期间出现设备故障的，要在5分钟内启动备用设备，无法及时修复的，要及时告知参会人员，调整会议安排；遇有人员突发疾病等情况，要第一时间联系医疗保障人员或送医救治。3.3会后落实3.3.1会议纪要制发：一类、二类会议需在会后2个工作日内形成正式会议纪要，三类会议需在会后1个工作日内形成会议纪要或工作任务清单，四类会议可根据需要形成备忘记录；会议纪要要准确反映会议决议，明确责任主体、完成时限、考核标准，经办公室审核、主持会议的领导签字后印发；涉密会议纪要要按照保密规定标注密级，限定印发范围，通过机要渠道传递，不得通过普通传真、互联网传输。3.3.2决议事项督办：办公室负责会议决议事项的督办工作，建立“一台账、三调度”督办机制，即建立会议决议事项督办台账，实行周调度、月通报、季考核，对进度滞后的事项及时下发督办通知书，督促责任科室限期整改，整改情况纳入科室年度绩效考核。一类会议决议事项每半月督办一次，二类会议决议事项每月督办一次，三类、四类会议决议事项每季度督办一次；对久拖不决、落实不力的事项，提请纪检监察部门介入问责。3.3.3会议公开：按照政务公开相关要求，对不涉及涉密内容、符合公开条件的会议决议，要在会后5个工作日内通过单位官网、政务公开平台、官方公众号等渠道向社会公开，接受群众监督；公开内容要准确规范，由牵头科室负责内容审核，办公室统一发布，严禁公开涉密或敏感信息。3.3.4会议资料归档：会议结束后5个工作日内，牵头科室要将会议审批文件、会议方案、通知、签到表、会议材料、会议记录、会议纪要、音视频资料等全部整理归档，移交单位档案管理部门；一类、二类会议资料要永久保存，三类会议资料保存期限为10年，四类会议资料保存期限为3年；涉密会议资料要按照保密规定单独归档，严格查阅审批程序，不得擅自复印、借阅。4会议经费管理4.1经费预算管理4.1.1会议经费实行年度预算管理，办公室每年年底梳理下一年度会议计划，编制年度会议费预算，报财务科室审核后纳入单位年度部门预算，严格按照预算执行，无预算、超预算的会议一律不予报销经费。4.1.2会议费预算要细化到具体会议项目，明确会议名称、时间、参会人数、经费明细，一类、二类会议预算需经党组（党委）会议研究审定，三类、四类会议预算由分管财务领导审批；年度预算执行中确需调整的，需按照预算调整程序报批，不得擅自调整预算。4.1.3本级会议费定额标准按照财政部门最新公布的党政机关会议费管理规定执行，其中一类会议人均综合定额不超过760元/天，二类会议不超过650元/天，三类会议不超过550元/天，四类会议不超过450元/天，定额标准包含住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、办公用品费、医疗保障费等所有与会议相关的费用，不得超标准列支。4.2经费支出管控4.2.1严格执行会议费开支范围和标准，不得超标准、超范围列支费用，不得将与会议无关的费用纳入会议费报销，不得向下属单位、管理服务对象、参会人员转嫁会议费用，不得以会议名义套取财政资金。4.2.2会议住宿优先安排单位内部招待所或定点酒店，一类会议参会人员可安排单间或标准间，二类及以下会议参会人员2人住1间标准间，本地参会人员原则上不安排住宿；会议用餐安排自助餐或工作餐，严格控制菜品数量，不得提供高档菜肴、烟酒，不得组织宴请，不得安排与会议无关的茶歇、饮品。4.2.3会议交通仅限用于会议统一安排的集体接送、考察调研等，不得为参会人员单独安排车辆，本地参会人员原则上自行前往会场；会议组织的考察调研活动要与会议主题相关，不得借机旅游，不得安排到风景名胜区参观。4.2.4不得在会议期间组织旅游、娱乐、健身等活动，不得发放纪念品、礼品、有价证券、土特产，不得组织与会议主题无关的参观考察；会议表彰的奖品、证书等费用纳入会议预算，严格按照标准执行。4.3经费报销与公示4.3.1会议结束后10个工作日内，牵头科室要整理会议费报销凭证，包括会议审批文件、会议通知、参会人员签到表、费用明细单、正式发票、定点场所提供的费用结算单等，经办公室核实会议真实性、财务科室审核费用合规性、分管财务领导签字后予以报销。4.3.2财务科室要严格审核会议费报销凭证，对不符合规定的支出一律不予报销，对超标准、超范围的费用由经办人自行承担；会议费支付要严格按照国库集中支付制度和公务卡管理有关规定执行，采用银行转账或公务卡结算，不得以现金方式支付。4.3.3单位办公室、财务科室每季度在单位内部公示会议费使用情况，包括会议名称、时间、参会人数、经费支出明细等，接受干部职工监督，公示期不少于3个工作日；对干部职工提出的异议，要及时核实回应。5会风会纪监督5.1监督责任5.1.1单位纪检监察部门牵头负责会风会纪监督工作，办公室配合做好参会情况核查、会场纪律检查、会议经费核查等工作，对各类会议的会风会纪进行全程监督。5.1.2一类、二类会议安排专职纪检人员现场监督，三类、四类会议由牵头科室指定专人负责会风会纪管理，纪检监察部门采取随机抽查、视频回放等方式进行监督，每月抽查比例不低于当月会议总量的30%。5.2监督内容5.2.1参会纪律：重点检查是否存在无故缺席、迟到早退、替会代会、未履行请假手续等问题，是否存在要求无关人员陪会、超范围安排参会人员、增加基层负担等问题。5.2.2会场纪律：重点检查是否存在会场内接打电话、交头接耳、玩手机、打瞌睡等违反会场秩序的问题，是否存在擅自录音录像、泄露会议涉密内容或敏感信息等问题。5.2.3经费纪律：重点检查是否存在超标准、超范围列支会议费的问题，是否存在转嫁费用、发放礼品纪念品、组织宴请娱乐等违反中央八项规定精神的问题。5.2.4文风会风：重点检查是否存在会议冗长、内容空泛、议而不决的问题，是否存在重复开会、层层陪会、以会议落实会议等形式主义问题，是否严格落实“无会周”“无会日”制度要求。5.3问责处理5.3.1对违反会风会纪的个人，第一次予以口头提醒，第二次予以全局通报批评，第三次及以上的取消年度评优评先资格，情节严重、造成不良影响的按照干部管理权限给予党纪政务处分。5.3.2对会议组织不力、存在违规违纪问题的牵头科室，予以全局通报批评，扣减年度绩效考核分数，单次会议违规扣减1-3分，年度累计扣减不超过10分，科室负责人承担相应领导责任。5.3.3对违反会议经费管理规定的，按照《财政违法行为处罚处分条例》等相关规定处理，追回违规资金，对相关责任人予以问责，涉嫌违法的移送司法机关追究刑事责任。6特殊类型会议管理6.1视频会议管理6.1.1视频会议由办公室统一统筹技术保障，牵头科室需提前1个工作日提交视频会议申请，明确会议层级、参会点位、技术需求，办公室负责协调各分会场做好设备调试，主会场提前30分钟开机调试，分会场提前20分钟开机对接。6.1.2主会场参会人员按照通知要求提前15分钟到场，分会场参会人员提前10分钟到场，确保音视频畅通；会议期间分会场要安排专人值守，及时回应主会场点名、提问，不得擅自关闭视频设备、离开会场。6.1.3视频会议的会议记录、纪要制发、督办落实等要求与现场会议一致，会议音视频资料由办公室统一存储，保存期限与会议纸质资料一致，不得擅自删除、复制。6.2涉密会议管理6.2.1涉密会议需提前制定保密方案，明确保密责任人，严格控制参会人员范围，参会人员需签订保密承诺书，不得擅自扩大知悉范围；涉密会议的议题、内容、时间、地点等信息不得对外泄露。6.2.2涉密会议原则上在单位内部涉密会议室召开，确需在外召开的需选择符合保密要求的场所，严禁在涉外酒店、开放式场所召开涉密会议；会议场所要安装手机信号屏蔽仪，设置手机存放柜，参会人员不得携带任何电子设备进入会场，需经安全检查后方可入场。6.2.3涉密会议材料要标注密级，统一编号、登记发放，会后全部收回，不得私自留存、复制、摘抄；会议记录使用专用涉密记录本，会后交由保密部门统一保管，会议纪要按照涉密文件管理规定流转，不得通过互联网、普通传真传输。6.3外出参会管理6.3.1本单位人员外出参加上级或其他单位组织的会议，需凭正式会议通知履行审批手续，一般工作人员外出参会由科室负责人、分管领导审批，科室负责人外出参会由分管领导、主要负责人审批，班子成员外出参会由主要负责人审批；外出参会时间超过3天的，需提交党组（党委）会议研究。6.3.2外出参会人员要严格遵守会议纪律，按时参会，不得擅自安排与会议无关的活动，不得借机旅游；参会结束后3个工作日内要将会议精神形成书面汇报材料，报分管领导及办公室，涉及重要工作部署的要及时提交班子会议研究落实。6.3.3外出参会费用按照差旅费管理规定报销，不得重复报销会议期间的食宿费用，会议主办方统一安排食宿的，不得再领取伙食补助费、市内交通费；外出参会带回的涉密资料要及时交保密部门保管，不得私自留存。6.4线上会议管理6.4.1采用腾讯会议、钉钉会议等第三方线上平台召