档案保密管控管理制度

档案保密管控管理制度我从事档案管理相关工作快十年了，见过不少因为档案保密管控不到位引发的麻烦：小到员工隐私泄露引发纠纷，大到单位核心项目信息外泄造成巨额经济损失。所以这套档案保密管控管理制度，不是照搬上级条款凑出来的，是结合这么多年实际工作踩过的坑、总结的经验整理出来的，目的就是把档案保密的每个环节都落到实处，既符合国家相关保密规定，也兼顾大家日常工作的便利性，既保护单位的核心利益，也保护每一位员工和合作方的合法权益。整个制度围绕“全员有责、全程管控、刚柔并济”的原则制定，具体内容如下：1总则1.1制定目的制定本制度的核心目的有三个：第一是严格遵守国家及行业相关保密管理规定，合规开展档案管理工作，避免触碰合规红线；第二是保护单位核心利益，防止商业秘密、内部敏感信息外泄，给单位造成不可挽回的损失；第三是保护所有相关方的隐私权益，不管是单位员工的人事档案，还是合作方、客户的信息档案，都需要严格保密，避免侵犯他人权益引发法律纠纷。我刚工作的时候就遇到过一次，前台整理作废的员工入职材料，随便扔在了楼道垃圾桶里，结果有人捡到了员工的身份证复印件拿去办了网贷，最后单位虽然没担主要责任，但也牵扯了好几个月的精力，给当事人也造成了很大麻烦，从那之后我们就把所有废纸级别的保密要求都写进了制度里，就是不想再出这种糟心事。1.2适用范围本制度适用于单位所有部门、所有在职员工，同时也覆盖临时聘用人员、外包服务人员、外来访客、合作单位派驻人员等所有进入单位办公区域的人员；管理对象覆盖单位所有类型的档案资料，不管是纸质档案、电子档案，还是待归档的草稿、作废的档案原件、档案复印件，甚至是刻有档案信息的光盘、U盘等存储介质，全部纳入本制度的管控范围，没有例外。1.3基本原则本制度执行遵循四个基本原则：一是谁主管谁负责，档案从产生到销毁，每个环节的经办人都要承担对应的保密责任，不会把所有责任都推给档案管理部门；二是全程管控，保密要求贯穿档案产生、定级、存储、借阅、销毁全生命周期，不会只盯入库后的环节，漏掉源头管控；三是最小权限原则，只给有工作需要的人员开放对应密级档案的查阅权限，不搞全开放；四是兼顾人性化，不会为了保密卡死所有正常工作流程，在符合保密要求的前提下，尽可能给大家提供工作便利，不搞一刀切。2保密管控组织与责任划分说完了整体要求，接下来要明确谁来管、负什么责，保密工作不能只有档案部门一个人忙，必须层层落实责任，才能不出问题。2.1层级化组织架构2.1.1单位档案保密工作领导小组领导小组由单位分管行政的负责人担任组长，成员包括档案部门、保密部门、法务部门、人力资源部门的负责人，主要负责审批本制度、审定档案保密等级、处理重大保密事项、审批特殊档案的借阅申请，是档案保密管控的决策层。2.1.2档案管理部门档案管理部门是档案保密管控的执行部门，具体负责档案保密的日常管理、定级审核、存储管控、借阅登记、日常检查、培训宣传等工作，所有档案保密的具体事项都由档案部门牵头落实，我作为档案部门的负责人，每天下班第一件事就是检查一遍档案库房的门锁、电子档案管理系统有没有锁屏，这不是不信任同事，是干这份工作该有的责任，已经成习惯了。2.1.3部门保密联络员每个业务部门都要设定一名兼职保密联络员，负责本部门产生档案的初步定级、本部门档案保密的日常自查、配合档案部门开展检查培训等工作，相当于把管控关口前移到了每个部门，从源头就把好保密关。2.2具体责任划分2.2.1领导责任分管领导对单位档案保密工作负主要领导责任，部门负责人对本部门的档案保密工作负直接领导责任，出了问题首先要找各级负责人，不能把责任推给普通经办人。2.2.2档案管理岗责任档案管理员对入库档案的保密管控负直接责任，要严格执行各项管控要求，不违规给任何人开放借阅权限，做好所有环节的登记记录，留下可追溯的痕迹。2.2.3档案使用人责任档案使用人对自己领用、摘抄的档案负直接责任，不私自转借、不私自复制、不随意存放，用完及时归还，这是每个使用人都要遵守的基本要求。2.2.4临时人员责任外包服务人员比如档案数字化加工人员、临时整理人员，必须在上岗前签订保密承诺书，工作期间统一保管个人手机等拍照设备，工作全程有单位专人陪同，不允许私自携带任何档案材料出加工区域，违反规定直接终止合作，还要追究责任。3档案全生命周期保密管控组织和责任都明确了，接下来就是核心的全流程管控，每个环节都有明确要求，不能留空白。3.1档案产生与定级环节管控定级是保密管控的源头，定错了级，后面再严也没用。3.1.1初始定级档案制作人在档案完成后，必须根据内容的敏感程度初步划定保密等级，我们把保密等级分成四类：第一类是绝密级，主要是单位核心竞标方案、未公开的核心战略规划、核心技术资料等，一旦外泄会给单位造成致命损失；第二类是机密级，主要是员工人事档案、客户信息档案、未公开的财务数据、重大项目的内部资料等；第三类是秘密级，主要是内部的会议纪要、内部管理文件等，不对外公开；第四类是内部公开级，就是可以在单位内部随意查阅、不对外公开的普通档案。很多刚入职的新人不会定级，我们每个季度都会做一次免费培训，手把手教，不会因为定错级就随便处罚，大多都是提醒改正，毕竟谁都有新手期。3.1.2定级审核部门联络员对本部门档案的初始定级做初审，初审通过后再交给档案管理部门复核，要是对定级有争议，就提交保密领导小组集体审定，确保定级准确，不会把该保密的定成公开，也不会把普通文件定成高密级，影响大家正常使用。3.2存储环节保密管控存储是保密的关键，放对地方才不会出问题。3.2.1纸质档案存储绝密级纸质档案必须存放在专用的密码保险柜里，实行双人双锁管理，只有两个管理员同时在场才能打开；机密级和秘密级档案必须存放在带锁的专用档案柜里，档案库房24小时监控，只有有对应权限的人才能刷门禁进入，哪怕是单位的其他高层领导，没有对应权限也不能随便进库房，规矩就是规矩，对事不对人，大家都能理解。3.2.2电子档案存储所有涉密电子档案必须存放在单位内部的加密专用服务器上，绝对不允许存在个人U盘、个人电脑、公共云盘里，之前有年轻人图方便，把客户信息存在个人微信云盘里，结果微信被盗，信息差点外泄，抓到之后我们也是先教育，帮他把信息导回单位服务器，再补做保密培训，没有直接处罚，毕竟很多人确实没意识到风险，提醒到位比罚款有用。电子档案系统还会自动记录所有操作日志，谁登录、谁查阅、谁下载都有记录，可追溯，密码要求每三个月更换一次，不能写在便签上贴在电脑上，这些都是小事，但风险都藏在小事里。3.3借阅与传递环节管控借阅和传递是泄密风险最高的环节，必须把审批卡严。3.3.1借阅审批不同密级的档案对应不同的审批权限：绝密级档案只能在单位档案阅览室查阅，不允许带出，而且必须经过单位主要负责人签字同意才能查阅；机密级档案需要部门负责人和档案部门负责人双签字才能借阅；秘密级档案需要本部门负责人签字就能借阅。我常跟年轻的管理员说，不管是谁来借，哪怕是你的直属领导，没有签字就不能给，这不是不给面子，是遵守规矩，也是保护你自己，更是保护单位的利益。3.3.2对外传递外单位人员需要查阅本单位档案，必须持有所在单位的正式介绍信，说明查阅用途，经过保密领导小组审批同意后才能查阅，只能提供对应的复印件，不允许带走原件，复印件还要注明仅限本次使用，加盖档案专用章。涉密档案传递，纸质的必须安排专人专车递送，不能走普通快递；电子的必须走单位内部加密通道，不能发普通邮件、微信，避免信息被截获。3.4复制与摘抄环节管控涉密档案原则上不允许复制摘抄，确因工作需要的，必须按照对应密级的借阅审批流程走审批，复制出来的复印件和摘抄的记录，也要按照原密级进行管理，用完之后必须交回档案部门销毁，不允许私自留存。我见过不少人用完复印件就随手扔在抽屉里，时间长了调动岗位就找不到了，风险特别大，所以我们每个季度都会排查一次，把私自留存的复印件收回来统一销毁，提前跟大家打好招呼，不是查岗，是帮大家排除风险。3.5销毁环节管控销毁是最容易被忽略的环节，很多泄密都是从作废档案流出去的。之前我听说过别的单位把作废的竞标标书卖给收废品的，结果被竞争对手捡到，好不容易谈成的大项目被抢走，损失好几个亿，这个教训太深刻了。所以我们这里明确要求，所有作废的涉密档案，都必须登记造册，列明销毁档案的名称、密级、数量，由两个以上的经办人送到国家指定的保密销毁机构粉碎，全程拍照留档，经办人签字确认，绝对不允许随便扔垃圾桶或者卖给废品收购站，哪怕是一张印了密级的废纸，都要统一收回来销毁，不能抱有侥幸心理。4监督考核与应急处置全流程管控做完了，还要有监督和补救措施，确保出了问题能及时解决。4.1日常监督检查4.1.1分级检查部门保密联络员每个月对本部门的档案保密情况做一次自查，档案部门每个季度对全单位做一次全面检查，保密领导小组每年做一次抽查，检查出来的问题全部登记造册，限期整改，一般第一次提醒，第二次再做处罚，谁都有忘事的时候，提醒到位比上来就罚款更能让人接受。4.1.2离岗离职审查员工调岗、离职的时候，必须把所有持有的涉密档案全部交回档案部门，签字确认，核心涉密岗位的员工按照规定执行脱密期管理，我们不会为难离职的员工，只要按规定交回档案，配合走完流程，都不会卡手续，好聚好散。4.2奖惩机制4.2.1奖励每年我们都会评选档案保密工作先进个人和先进部门，给一定的现金奖励，还会纳入年度绩效考核加分，做得好的优先参与评优评先，鼓励大家都重视保密工作。4.2.2处罚对于轻微违规，比如忘了锁档案柜、一次私自留存复印件，第一次口头警告，第二次通报批评；对于严重违规，比如故意外传涉密档案、私自售卖档案材料，给单位造成损失的，不仅解除劳动合同，还要依法追究法律责任，这个底线绝对不能破，没有商量的余地。4.3泄密应急处置我们提前制定了泄密应急预案，明确要求只要发现档案遗失或者可能泄密，必须第一时间上报，不能瞒报，瞒报才会造成更大的损失。之前有个员工不小心把一份秘密级的档案落在了出租车上，一开始他不敢说，后来想清楚了马上上报，我们第一时间联系出租车公司找到了司机，顺利把档案找了回来，没有造成损失，最后也就批评教育了一下，没有处罚，就是为了告诉大家，出了事不要怕，及时上报我们一起补救，比瞒下来强。真的发生泄密事件，我们会第一时间控制范围，排查泄密原因，采取补救措施，再根据责任做处理，最后修改制度漏洞，避免再出同样的问题。5附则本制度会根据国家保密规定的更新、