DB62∕T 2345-2020 农业科研项目文件归档整.理规范

DB62DB62/T2345—2020代替DB62/T2345-2013农业科研项目文件归档整理规范2020-09-28实施20202020-09-28实施甘肃省市场监督管理局发布IDB62/T2345—2020前言 II III 12规范性引用文件 13术语和定义 14总则 35农业科研项目文件材料归档范围 3 47案卷(件)与卷内文件材料排序 58案卷与卷内文件著录 69档号标引 710案卷(件)装订 811农业科研项目档案检索目录著录 812移交入库 8 附录B(规范性附录)卷内备考表式样 附录C(规范性附录)案卷封面式样 附录D(规范性附录)档号章式样 附录E(规范性附录)案卷目录式样 附录F(规范性附录)移交表式样 IIDB62/T2345—2020本标准依据GB/T1.1给出的规则进行起草。本标准替代DB62/T2345-2013《农业科研项目文件归档整理规范》,与DB62/T2343-2013相比主要技术变化如下：——更新了引用文件●GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。·DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》替代DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。●新增引用文件：GB/T9704党政机关公文格式GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求DA/T13档号编制规则DA/T70文书类电子档案检测一般要求DA/T85政务服务事项电子文件归档规范——修改完善术语、定义；——新设总则；——修改完善农业科研项目文件归档范围；——改进案卷(件)整理技术规则；——改进档号标引技术规则；——改进案卷与卷内文件著录技术规则；——新设案卷装订、案卷检索目录、移交入库的技术标准。本标准的附录A、B、C、D、E、F为规范性附录。本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。本标准起草单位：甘肃省农业科学院本标准主要起草人：郭秀萍、张开乾、郭天文、刘元寿、胡新元、王晓华、李国峰、吕迎春、班明辉、甄东海、董灵、王婧、刘风、付金元。本标准于2013年首次发布，版本发布情况：DB62/T2345-2013本次是第一次修订。DB62/T2345—2020IIIDB62/T2345-2013的发布实施，从科学管理、规范流程与技术标准方面针对农业科研项目文件材料归档整理建立了指导规范。经实践应用，切实提升了农业科研项目档案管理的科学规范化水平，在服务农业科技创新与农业生产中发挥了积极作用。为进一步促进农业科研项目文件材料归档整理的科学化、标准化，保证农业科研项目档案的真实、齐全、完整、准确，增强档案在农业科技创新、农业生产及社会活动中的利用价值和服务能力，修订本规范。由于DB62/T2345-2013所应用文件有了更新，同时，随着时间推移与社会发展，农业科研项目不断发展变化，农业科研文件材料来源、形式及结构背景等随之变化。因此，非常有必要对DB62/T2345-2013进行修订。1DB62/T2345—2020农业科研项目文件归档整理规范本标准提出了农业科研项目、农业科研项目文件材料、农业科研项目档案及其档号、全宗号、分类号、互见号等术语定义，规定了农业科研项目文件材料归档范围、案卷(件)整理、排序、档号标引、农业科研项目档案检索目录著录等业务的操作流程、技术方法和质量要求。本标准适用于在农业科研项目计划立项、开展研究、验收结题、成果管理及其成果推广过程中产生形成文件材料归档整理与农业科研项目档案的科学规范化管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/TGB/TGB/TGB/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TDA/TJGJ259704党政机关公文格式11821照片档案管理规范11822科学技术档案案卷构成一般要求18894电子文件归档与电子档案管理规范13档号编制规则18档号著录规则22归档文件整理规则25档案修裱技术规范28建设项目档案管理规范50数码照片归档与管理规范52档案数字化光盘标识规范70文书类电子档案检测一般要求78录音录像档案管理规范85政务服务事项电子文件归档规范档案馆建筑设计规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1农业科研项目在农业科学技术研究领域，具有一定目标、期限(起点与终点)、预算、资源消耗与资源约束，专门组织的一次性独特任务。3.2农业科研项目文件材料2DB62/T2345—2020在农业科研项目研究全过程中，产生形成的有利用价值的文字、数据、图表以及照片、录音录像、音频视频等各种形式载体的历史真实记录。3.3农业科研项目档案具有咨询、查证、参考、存史作用价值的农业科研项目文件材料组成的记录体系。3.4案卷由互有联系的若干农业科研项目文件材料组合而成的档案保管单元，其形式有卷、件、袋、盒等。3.5档号以字符形式赋予农业科研项目档案案卷(件)固定其形成者、背景信息及其排列顺序的一组代码，表达档案馆(室)著录和管理本案卷(件)的从属类别与存放序列、位置，呈现其唯一性。3.6档号标引对农业科研项目档案案卷(件)的来源、内容及其从属类别、保管期限等分析、选择、排序结果赋予档号标识的过程。3.7全宗号档案馆(室)根据立卷单位法人名称及背景信息，赋予农业科研项目档案案卷(件)的数字序号或代字加数字序号。全宗号应当保持长期一致稳定性。3.8根据农业科研项目研究主题内容所属分类体系中的特定位置，赋予本案卷(件)的类别及层级的标识数码。3.9案卷号遵循农业科研项目档案案卷(件)分类号序列，赋予本案卷(件)的排列位置的流水号。3.10保管期限根据案卷(件)呈现的研究内容、背景信息及作用价值等综合分析、研判，确定本案卷(件)的最低保管期限。保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。3.11页数每一个应归档的案卷(件)的页面总数。有文字(数据、图像)内容的页面为1页。3.12互见号反映同一内容而记录形式、载体不同且另行管理的农业科研项目档案的档号，是相互关联的路径标3.13农业科研项目档案目录按照一定的次序著录而成的农业科研项目档案条目汇集。它是农业科研项目档案管理、检索、报道与查找实体的工具。3.143DB62/T2345—2020密级根据案卷(件)呈现的内容、特征及其情报信息、作用意义等分析、研判，确定保密程度的等级。密级分为绝密、机密、秘密。4总则4.1农业科研项目承担单位，对农业科研项目档案管理工作负责，业务上接受档案管理部门和上级主管部门、项目计划部门的监督和指导。4.2农业科研项目承担单位，应遵循档案法律和相关法规，建立健全农业科研项目档案管理工作制度。实行农业科研项目主持人立卷负责制。4.3农业科研项目档案管理应纳入农业科研项目计划、任务，与农业科研项目研究工作同步推进。实行农业科研项目计划立项、开展研究、验收结题、成果登记与其农业科研文件材料的形成、收集、整理、归档，同计划、同部署、同推进、同检查，加强全过程管理。4.4农业科研项目档案应真实、齐全、完整、准确、有效，有利于今后咨询、查证、参考、借鉴、存史的利用需求与社会需要。5农业科研项目文件材料归档范围5.1计划立项阶段5.1.1农业科研项目可行性调研活动中形成的文件材料：a)农业科研项目调研计划、方案等；b)调研中形成的调查记载本、调查数据、调查问卷、调研工作笔记等；0c)农业科研项目可行性调研报告、专家意见等。45.1.2农业科研项目计划申请报告(含申报书、建议书等)及相关文件材料。5.1.3与农业科研项目计划立项有关的图表、图册、照片、音(视)频等。5.2研究试验(实验)阶段5.2.1农业科研项目计划书、任务书、协议、合同、委托书及相关文件材料。5.2.2试验(实验)大纲、研究方案、设计图，各单项试验(实验)计划、研究方案等。5.2.3试验(实验)原始记载本、研究数据、检测数据，以及研究数据分析、汇总、统计等文件材料。5.2.4项目研究工作年度计划、总结、进展报告等。5.2.5与项目研究相关的测试(检验)报告、抗性鉴定、查新报告等。5.2.6与项目研究相关的农作物标本、样品及其目录，畜产品标本、样品及其目录，农产品标本、样品及其目录等相关文件材料。5.2.7项目研究中形成的工艺设计文件、图样草稿及定稿、图表、图册等。5.2.8项目研究中形成的电子文件材料及其相关软件、背景信息数据等。5.2.9与项目研究相关的观摩会、研讨会活动中形成的会议文件、议程、报告及其名册、专家介绍、照片、音(视)频等。5.2.10项目计划调整或撤销、中断工作中形成的文件材料。5.3验收(鉴定、评价)阶段4DB62/T2345—20205.3.1农业科研项目验收、鉴定申请过程中形成的文件材料。5.3.2项目研究工作报告(含最终完成、阶段完成或中断)。5.3.3项目研究技术报告、鉴定报告、评价报告等。5.3.4与项目研究相关的论文、专著(含草稿、定稿、出版物)等。5.3.5与项目研究相关的品种权申请保护、品种登记(审/认定)过程中形成的文件材料。5.3.6与项目研究相关的专利申请、著作权申报过程中形成的文件材料。5.3.7与项目研究相关的农业基础标准、种子标准、农产品质量标准、技术规程等文本及有关文件材料。5.3.8项目结题验收报告、评价报告、专家意见及其验收证书、评价证书等。5.3.9项目经费决算书、审计报告及相关文件材料。5.3.10与项目结题验收有关的文件材料、照片、音(视)频等。5.4成果管理与知识产权保护阶段5.4.1项目研究成果登记、成果鉴定、科技查新等过程中形成的文件材料及证书。5.4.2项目研究成果申报奖励过程中形成的文件材料及其获奖证书。5.4.3项目研究成果示范生产中形成的测产报告、应用证明、经济效益报告及相关文件材料。5.4.4项目研究成果产品品质检测报告、检验报告、测试报告，以及试生产、试运行、正式运行过程中形成的文件材料。5.4.5与项目研究成果有关的获奖证书、专利证书、著作权证书、品种权证书、品种登记(审/认定)证书等相关文件材料。5.4.6与项目研究成果管理、知识产权保护有关的文件材料。5.5成果推广应用阶段5.5.1农业科研项目成果推广计划、方案等。5.5.2农业科研项目成果推广应用中形成的文件材料。5.5.3与项目成果推广应用有关的国内、外同行评价，农户、农业技术推广中心、农业实验站的反馈意见，推广应用证明、农业经济效益测算分析报告等。5.5.4农业科研项目成果简介、宣传报道、情况反映，以及与项目成果推广有关的照片、音(视频)5.5.5农业科研项目成果权益转让合同、协议等相关文件材料。5.6其他与项目研究有关的文件材料5.6.1反映农业科研项目研究过程的电子文件材料、数码照片、录音录像、音频视频及其迁移刻录的磁(光)盘等。5.6.2与农业科研项目有关的建设工程设计、施工、监理、竣工验收中形成的文件材料、图纸、图册5.6.3农业科研项目文件材料的归档范围，包括但不限于以上内容。6案卷(件)的整理5DB62/T2345—20206.1组卷(件)原则根据农业学科与农业科研项目研究主题内容从属类别，遵循农业科研项目文件材料的形成规律与内在联系，保持本项目档案案卷与卷内农业科研文件材料的演进性、成套性、系统性，有利于农业科研项目档案的分类管理和查阅利用。6.2质量要求6.2.1案卷内农业科研文件材料应真实、齐全、完整、准确，签章手续完备，有效可用。6.2.2农业科研文件材料的文字、格式及其用纸技术指标、电子文件材料的载体性能、运行环境等，能够满足反复查阅利用与长期保存的客观需求。6.2.3纸质农业科研文件材料的用纸技术指标、格式及其内容、形式等，按GB/T9704、DA/T22的规定执行。6.2.4电子农业科研文件材料的内容数据、载体性能及其背景信息数据、存储格式等，按GB/T18894、DA/T70、DA/T85的规定执行。6.3整理方法6.3.1农业科研项目的管理性文件材料，应列入相对应的项目研究文件中，一并整理组卷。6.3.2农业科研项目文件材料，根据项目研究所呈现的内容、形式，按照农业学科与农业科研项目研究过程(阶段)、形成时间相结合，整理组卷。6.3.3项目研究年度内形成的文件材料，按照形成时间，结合重要程度整理组卷。文件材料较多的，可组多卷，但每卷厚度不超过2cm。每一案卷独立编写页码、卷内目录和卷内备考表，有序组卷，保持档号相连。6.3.4与项目研究相关的各类证书，应以“件”的形式整理，按DA/T22的规定执行。6.3.5项目研究过程中形成的成册、成套性文件材料，保持其原有状态，附加卷内自录和卷内备考表，整理组卷。按GB/T11822的规定执行。6.3.6项目成果管理、推广应用中形成的文件材料，单独组卷，在卷内备考表中予以说明并标注互见6.3.7项目研究中形成的通用图、标准图列入对应的农业科研项目档案中，单独立卷，保持档号相连。其他涉及通用图、标准图的文件材料，应在卷内备考表中说明，并标注通用图、标准图的图号或档号。6.3.8项目研究中形成的电子文件材料、音频视频的整理，按DAT85的规定执行。录音录像的整理，按DA/T78的规定执行。各类电子文件材料迁移刻录的磁(光)盘的整理，按DA/T52的规定执行。但应在各自的卷内备考表中注明互见号。6.3.9项目研究中形成的纸质照片的整理，按GB/T11821的规定执行。数码照片的整理按DA/T50的规定执行。但应在各自的卷内备考表中注明互见号。7案卷(件)与卷内文件材料排序7.1农业科研项目档案案卷与卷内文件材料的排列，应保持演进性、成套性、系统性。7.2卷内文件材料的排列，项目任务书、协议等正式文件在前，研究计划、记载、总结等文字材料在后；研究中形成的外文材料，译文在前，原文在后；研究中形成的设计图纸、图表、图册，按照重要程度结合形成时间排序，重要的、查阅频繁的在前，一般的按形成时间依次排列。6DB62/T2345—20207.3农业科研项目管理工作中形成的文件材料，遵循管理程序、研究过程与重要程度合理排列。一般情况，原件在前、附件在后，结论性文件材料在前、申请性文件材料在后。7.4农业科研项目档案案卷(件)的排序，遵循项目立项、研究试验(实验)、结题验收、鉴定评价、成果管理和知识产权保护、成果推广应用等研究工作进程，结合形成时间与研究期间合理排序。7.5农业科研项目产品类案卷(件)的排列，应以农产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、构造、试产、生产等业务流程，按照农产品类别、系列，分别整理排序。7.6与农业科研项目研究相关的工程建设类案卷(件)的排列，按照工程建设进度、管理程序，结合设计、施工、监理、竣工、验收、试运行、正常运行等工序，分别整理排列。按DA/T28的规定执行。7.7农业科研项目研究中涉及的试验仪器、设备类案卷(件)的排列，按照仪器、设备类型，分别整理排序。8案卷与卷内文件著录8.1卷内文件著录卷内目录式样，见附录A:a)序号，从1起依次标注卷内农业科研文件材料件数顺序的数字。b)文件编号，填写农业科研项目文件材料的文号或合同编号、证书编号，图样的图号，设备代号c)责任者，填写对农业科研项目文件材料内容创造、负有责任的团体或个人。按DA/T18的规定执行。d)文件材料题名，填写该份农业科研项目文件材料标题的全称。e)日期，填写每份农业科研文件材料的形成(定稿)日期。日期书写格式应统一，××××年×年12月31日，填写格式应是20191231,或者上行2019、下行1231;2020年1月1日，填写格式应是20200101,或上行2019、下行0101。f)页号，填写每份农业科研文件材料首页标注的页码。g)卷内目录，排列在本案卷的首份文件的首页之前。卷内目录不编写页码。8.1.2卷内备考表著录卷内备考表式样，见附录B:a)互见号，填写反映同一内容而形式载体不同且另行保管的农业科研项目档案(如纸质案卷、电子信息包、照片、视频等)保管单元的档号。b)说明，填写本案卷内农业科研文件材料的总件数、总页数以及在组卷或案卷(件)提供利用过程中，移出或增加等需要说明的事项。c)负责人，指农业科研项目的责任人(主持人),对案卷内文件材料的真实、完整、准确和有效性负责，并署名。d)整理人，指完成本案卷文件材料收集、整理、装订的人员，并签名。e)整理日期，填写本案卷整理、装订结束的日期，由整理人填写。f)检查人，指对本案卷文件材料内容质量及其整理、装订质量全面检查的人员，并签名。g)检查日期，填写本案卷检查结束的日期，由检查人填写。h)卷内备考表，排列在本卷(件)全部农业科研项目文件材料的最后。卷内备考表不编写页码。DB62/T2345—202078.2案卷封面著录封面著录式样，见附录C:a)案卷封面，在本案卷或卷盒的正表面，也可采用内封面形式。b)档号，由本单位档案馆(室)编制。与本标准9.2相一致。c)立卷单位，填写承担农业科研项目法人单位名称的全称。d)起止日期，填写本案卷内农业科研项目文件材料形成的起止日期。e)保管期限，填写本案卷内农业科研文件材料划定的保管期限。与本标准3.10相一致。f)密级，填写本案卷农业科研文件材料划定的密级。与本标准3.11相一致。g)页数，填写本案卷文件材料最后一页的页码数字。9档号标引9.1标引原则9.1.1统一性档号是检索农业科研项目档案案卷(件)的主要途径，应当保持持续、统一，方便检索、查找和阅览利用。按DA/T13、DA/T18的规定执行。9.1.2专指性档号应遵循农业科研项目研究的特殊性和规律性，反映农业科研项目档案的来源、内容、结构及其整理秩序，保持档号的唯一性、独有性，避免重复与交叉。9.1.3条理性一个全宗内的农业科研项目档案是一个井然有序的有机整体。因此，农业科研项目档案案卷(件)的档号应当层次分明，衔接有序，体现其内在联系与演进关系。9.1.4适用性农业科研项目档案档号应当遵循农业科研项目档案分类管理的合理性、广泛性，反映和固定本案卷(件)类别标识、管理秩序及实体存放路径，便于查找利用。9.2档号编制9.2.1制作档号章档号章式样，见附录D。9.2.2登录全宗号9.2.2.1凡建立档案馆(室)和接收所属立档单位农业科研项目档案的档案馆(室),应当给定全宗号，与本单位其它门类档案(文书档案)保持一致。9.2.2.2将全宗号登录到农业科研项目档案案卷(件)的档号、案卷目录中。9.2.3登录分类号8DB62/T2345—20209.2.3.1凡移交档案馆(室)的农业科研项目档案案卷(件),按照农业科研项目档案分类划定的类别层级号，登录到本案卷(件)的档号、案卷目录中。9.2.3.2案卷(件)分类号的标识应当准确，符合农业科研项目主题所对应的农业学科及农业科研项目档案类别，能够反映本案卷(件)内容的属性、特征，便于检索。9.2.4登录案卷号依据农业科研项目档案案卷(件)标引的分类号，将本案卷(件)依次排列的流水号登录到档号、案卷目录中。9.2.5登录保管期限9.2.6登录页数9.2.7登录互见号10案卷(件)装订10.1案卷(件)一般采用装订的形式。各类农业科研成果的获奖证书、农作物品种权证书、品种登记 (审/认)定证书、著作权证书、专利证书，以及农业科研条件建设工程图纸等不宜装订的，采取不装订形式，有利于保护原件。10.2不装订的案卷(件),以“件”的形式管理。在每份文件材料的右上角编制档号或加盖档号章。由本单位档案室(馆)编制或加盖。按DA/T22的规定执行。10.3装订，采用三点一线法，用细线绳装订。统一在距离文件左侧边沿1.2cm处，上下均匀扎三个相距8cm的孔，穿上线绳打结扎紧即可。10.4装订案卷前，先检查剔除文件材料的金属物后再装订。移交归档的案卷(件)内不允许有金属装订物，如订书针、回形针等。10.5装订案卷前，如有破损的页面，应先行修复后再装订。按DA/T25的规定执行。10.6装订的案卷内如果有不同幅面的文件材料，折叠为统一幅面再装订。一般按照国际标准A4型(297mm×210mm)大小折叠。折叠时图纸标题栏露在右下角。按DA/T28的规定执行。11农业科研项目档案检索目录著录11.1根据农业科研项目档案分类，建立农业科研项目档案检索工具。农业科研项目档案案卷目录式样，见附录E。11.2对照农业科研项目档案案卷目录，逐一登录目录项目，保证准确、完整。9DB62/T2345—202012.1建立农业科研项目档案案卷(件)移交入库工作制度，确保完成标引、著录的农业科研项目档案12.2执行农业科研项目档案案卷(件)移交制度，严格移交清点程序，办理交接手续。交接手续1式3份，双方各持1份，归档1份。农业科研项目档案案卷移交表式样，见附录F。12.3加强农业科研项目档案库房管理，保持案卷(件)实体按类有序存