合规调查“办案手记”系列（二）丨如何开展取证与访谈？-

1合规调查“办案手记”系列（二）丨如何开展取证与访谈？在"合规调查办案手记"系列的首篇文章中,我们从大数据与公开案例分析的角度剖析了常见的舞弊行为类型高发部门,并简要介绍了发现舞弊行为的主要途径。在求证舞弊线索、锁定涉案人员以及查明违法违规事实的过程中,如何有效取证往往是企业尤其关注的问题,也是最为棘手的挑战。一方面,舞弊行为的持续发生会给企业带来难以估量的损害,企业为及时止损、防止扩大影响,开展调查工作迫在眉睫;但与此同时舞弊行为往往很隐蔽,企业凭借自身的内部管理手段,有效取证难度大,且一旦调查有所疏漏,不慎打草惊蛇,涉案人员极有可能销毁证据、离职、串谋或转移相关涉案资产进而给后续继续调查及追究责任带来阻碍致使合规调查客观上无法继续进行。此外,越来越多的调查呈现出综合性多法域交叉的特点,引入专业团队提前考虑各个方面的问题尤为关键,以免挂一漏万。构建完整的证据链以及支撑企业后续的维权追责工作具有至关重要的意义。本系列的第二篇文章将聚焦于合规调查中的取证与访谈工作,通过公开渠道的案例,分析企业可以采取的主要的调查取证手段及其实施方法,为企业相关工作人员提供实用的操作参考。 2—、合规调查的核心环节在发现舞弊行为线索之初,企业通常难以判断涉案人员和行为的全貌,既不清楚可能造成的损失,也无法精准锁定涉案人员范围。此时,盲目启动或扩大合规调查可能会耽误调查效率,过于有限的调查范围又容易导致漏网之鱼的出现。因此,合规调查之初,企业需要有计划有目标地制定调查方案,有针对性地锁定涉案人员范围及调查目标,从个案分析入手,配套采取相应的取证手段,结合我们的办案经验,合规调查流程通常涵盖以下环节:1.确定调查范围,组建调查团队:在发现舞弊行为证据或线索初期,企业需首先明确调查范围包括调查针对的舞弊人员、主要部门,并根据案件性质由可信人员组成核心调查团队(团队成员可能包括内部人员外部律师专业取证机构会计师审计2.制定初步调查方案及行动计划:企业在组建调查团队后需要明确调查目标、并根据目标时间表制定详细的行动计划,行动计划需同步考虑证据保全时效性与行动隐蔽性,同时,企业需重点关注行动计划的可落地性,必要时应反复推演推导可能发生的不同情况,将具体的行动事项责任落实到人;3.对案件事实进行初步了解收集及梳理证据:调查团队依据行动计划,收集舞弊案件相关证据材料,梳理舞弊案件时间线、主要参与人员参与方式,对舞弊行为类型及后续追责手段进行初步判断,并相应收集证据材料,这一步对调查而言非常重要;4.起草访谈提纲开展有针对性的访谈:视调查情况,拟定访谈提纲,针对目标人员(比如举报人舞弊人员或其他相关人员,如外部供应商合作伙伴等)开展访谈;5.终结调查,编写事件调查报告:梳理案件事实及调查结论,分析下一步待开展的工作可能采取的追责维权路径对于相关涉案人员的劳动关系处理建议及风险分析等;6.采取追责行动及改进措施:采取追责维权措施,并针对案件暴露出的内部管理漏洞进行改进,这种查处一案警示一片、治理一域"的闭环机制,正是企业合规调查的终极价值所在。然而在合规调查实践中,上述调查环节并非总按顺序开展,根据调查的不同情况,企业可能需要开展多次梳理证据工作、多次访谈,并根据收集到的证据信息反复调整调查方案及行动计划。 3在合规调查的众多环节中,收集证据和开展访谈这两项工作,对固定证据追责维权而言至关重要,它们不仅能有效保障企业利益,更是推动合规调查顺利开展不可或缺的关键环节。下文将从这两项工作展开,结合笔者办案经验,引入公开检索的典型案例,为读者详细讲解如何推进合规调查工作。二、合规调查的取证:内外部多管齐下合规调查工作通常可从c外部"和"内部"两个维度开展。外部调查,主要是通过公开信息检索、对目标主体进行外部调查等途径获取信息;内部调查则聚焦于收集梳理企业内部材料、进行电子数据收集及审阅并与内外部人员访谈等方式。在实际调查过程中,内、外部调查手段并非孤立存在,而是相辅相成相互配合,通过内外部调查的协同,推动调查工作顺利开展,全面准确地获取调查所需信息。(1)公开信息检索企业开展调查往往需从外部着手,包括但不限于通过各类公开信息渠道的检索,帮助企业快速发现目标人物及目标主体的相关线索,初步确定舞弊行为线索的真实性及可靠性,同时,外部调查通常也是发现舞弊行为的主要途径。通过对前述检索信息进行归纳整理,有助于企业厘清调查思路,并可能成为确定舞弊行为的关键信息。a.相关案例及实务在许多涉及舞弊调查的案件中,调查人员往往通过公开信息检索,确定目标主体的业务、产品类型、营业范围等,从而可以判断其是否与本企业从事类似或相同的业务是否生产同类型或近似的产品,也可以通过许多公开渠道核实涉案人员是否在目标主体中持有股份、任职等线索。例如,在一些案件中,不同关联主体之间的信息可能具有重合性,如办公地址、住所、联系人,甚至是不同企业注册留下相同的经办电话,据此,调查人员可能无独有偶"地发现外部主体之间的关联性及行为的特定规律,并很可能"顺藤摸瓜"地找到关联主体背后的实际控制方以及他们之间的联系。又例如,通过查找目标公司的涉诉案件,往往可以发现隐藏在诉讼文书中的部分线索,例如目标人员代理过目标公司的相关案件,从而可以判断出目标人员与目标公司之间存在关联。以(2023)沪0115民初80588号案件为例本案中某公司发现其负有竞业限制义务的员工董某在离职后先后入职A公司、B公司而这两家公司均与某公司存在竞争关系。在调查过程中,某公司在公开渠道检索收集了A公司、B公司的工商信息,以及某股份公司的《招股说明书》,《招股说明书》中明确记载,A公司是该股份公司的全资子公司、B公司是该股份公司的其他关联企业,且该股份公司的主营业务说明与某公司的经营范围存在大量重叠,均包括生物制药CDMO(定制研发生产机构)业务。 4b.取证建议从上述案例可以看出,公开信息检索在合规调查中起到了重要作用,企业在收集取证阶段,往往可以通过公开信息检索获得与舞弊行为相关的外部信息,即使无法得出确切结论,也可以借助该等信息开展进一步分析,从而初步判断涉案人员可能开展的舞弊行为常见的公开信息检索内容及渠道,例如:•查询工商信息(包括企业地址、股东、管理人员、注册资本、营业范围等信息):国家企业信用信息公示系统企查查、天眼查及其他第三方企业信息公示平台;•查询知识产权相关信息:如专利检索商标注册信息等;•查询争议案件信息:例如裁判文书网;•其他外部信息:目标主体在社交媒体,例如朋友圈、视频号、短视频平台等社交平台中公开发布的信息。(2)外部活动由于舞弊行为往往还涉及涉案人员在企业外部开展的行动,通过依法合规的外部调查手段,查明涉案人员或其他关键人员的外部活动,也是调查工作的重要内容。a.相关案例及实务以(2024)沪0109民初3924号案件为例,在该案件中,员工施某是某公司原料研究开发经理,入职时与某公司签署《竞业限制协议》。施某离职时,某公司向其发函声明其应在离职后启动竞业限制义务,并按约定每月支付竞业限制补偿金。但某公司发现施某疑似在竞业限制期内就为与某公司具有竞争关系的上海公司及其关联公司工作。因此,某公司开展了内部调查及取证工作,通过公共场所的视频录像,获取到施某进入竞争对手办公场所及身穿竞争公司工作服签收快递的有关影像,从而获得施某违反竞业限制义务的有效证据。但值得注意的是,对涉案人员的外部活动的调查,需要关注取证的合法合规性,以(2022)京0108民初14581号案件为例,胡某是某网络公司员工,与公司签订的《劳动合同》《保密及竞业限制义务告知书》约定有竞业限制义务。现公司主张,胡某离职后在竞业限制期间的上班时间曾出现在另一家网络公司办公区,要求胡某返还竞业限制补偿金并支付违约金。公司将调查中拍摄的视频在法庭中提交,胡某认为该证据违法不能作为定案证据。法院经分析:•视频均是在同一公共场所的固定区域拍摄,并且,该公共场所是公司竞争单位的办公地点。•视频的拍摄内容上,是胡某快步走入另一家网络公司办公区闸机内门的过程,拍摄时间较短,且并未涉及胡某的私密空间、私密活动身体私密部位。 5•视频的拍摄动机上,离职后入职竞争对手的违约行为通常具有隐蔽性,有关证据不易取得。公司已多次催告胡某依约主动报告就业单位,在其拒不回应之后才拍摄,可以理解为守约方出于救济自身权益之目的与动机而进行取证。•视频的使用情况上,无证据证明相应视频被用于争议事实证明以外的其他非正当目的。因此,法院认为该证据尚未达到严重侵害胡某合法权益的程度,不存在违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的情形,且取证方式的违法性对胡某权益的损害,明显弱于忽略违法性所能够保护的利益,故秉承利益衡量理念予以考量,上述视频不应被排除,可以作为认定案件事实的根据。b.取证建议企业通过调查获取相关人员的外部活动线索,判断涉案人员是否实施特定舞弊行为是常见的取证方式。但外部活动可能涉及涉案人员的个人隐私,企业需要特别关注在获取其外部活动线索时,所采取的调查手段的合法合规性,确保调查行为未突破个人隐私和信息保护的合法边界。在部分案例中,为了明确目标企业的实际业务内容或目标主体的侵权行为,企业在调查中可能需要通过一定的方法获取涉案产品/服务。a.相关案例及实务以(2023)最高法知民终1590号案件为例原告某汽车公司为收集证据证明其竞争公司实施了将涉案技术秘密用于包括电动汽车底盘及底盘零部件制造的事实,安排人员登录竞争公司官方网站,进入竞争公司电商预售平台,向其支付预购意向金3000元,订购了一网站等操作过程,并记录竞争公司官方网站的内容,明确该网站显示有该公司名称及字样在完成购买后,某汽车公司针对购得的竞争公司EX5号汽车进行了封存,并联络公证机构,见证某汽车公司使用CREAFORM扫描仪"对之前所封存的车辆(EX5型号电动汽车)的相关部件进行扫描并取得屏幕录像及测绘数据的过程最终,前述证据均被某汽车公司提交给最高人民法院,用于证明竞争公司侵犯其商业秘密,最高人民法院对相关证据予以认可,并据此作出了支持某汽车公司主要诉讼请求的终审判决。b.取证建议综合上述案件,购买涉案产品往往能在调查中发掘出有关侵权舞弊行为的直接线索,是调查实践中较常采取的措施。企业可以考虑从案件性质出发,判断是否有必要购买涉案产品/服务,并安排适当的人员购买,为了确保证据在后续争议程序中的效力,我们也建议企业对购买的过程进行全程公证,并对购买的产品进行封存。但实务中,涉案人员企业涉及的违规行为可能仍在潜伏阶段,尚未形成产品,或虽形成初步产品但尚未对外发售,企业如何以适当的方式与涉案主体开展接治、并合理获取涉案产品可能面临着现实障碍,需要企业与专业调查团队开展沟通讨论、拟定可行方案,设法突破前述障碍。 6除外部调查外,企业可以凭借内部管理的权限和渠道,依法合规开展内部调查,常见的调查方式包括但不限于:(1)收集内部材料内部制度规定规范流程,为调查后展开舞弊行为定性维权追责等工作提供内部制度依据。例如:•在违反保密义务类舞弊案件中,企业可以收集有关保密信息内容技术研发文件、保密及知识产权管理制度内部保密措施记录、保密培训文件与涉案人员签署的保密协议劳动合同等材料;•在职务侵占、腐败贿赂类舞弊案件中,企业往往需要收集有关财务及记账凭证、交易合同、内部审批及交易流程等材料;•在利益冲突类舞弊案件中,企业可以收集有关涉案人员人事资料、利益冲突申报记录、利益冲突政策等相关材料。a.相关案例及实务以(2024)京73民终584号案件为例,企业在内部工作邮箱、OA系统及其他有关内部信息管理系统中,通过搜索特定关键词等方式,对在实践中,随着科技的进步及企业采取的信息安全手段的升级,内部调查中还可能从如下这些方面考虑电子取证,例如:•日志信息:包括用户在电子设备和网络中的各类操作痕迹记录。例如涉案人员的注册、登录、实名认证信息,或其接入U盘等移能(如数据清除格式化)的痕迹。•本地信息:包括涉案人员的电脑、硬盘、U盘等电子设备中存储的信息,具体可能包括各类文档、视频、程序、截图等文件类型,在这类信息中,调查团队可能还会重点关注最近打开的文档"、临时文档隐藏文件夹文件碎片等容易被忽略的信息,以便寻找有关涉案舞弊行为的线索;此外电子设备中的输入法记忆可能也会为调查提供线索。•云端信息:包括涉案人员在云端存储各类信息,例如涉案人员使用邮件、各类云盘存储的信息调查团队可以通过关键词对获取的信息进行检索筛选获取案件线索。页、博客、微博客等网络平台发布的信息;(二)手机短信电子邮件即时通信通讯群组等网络应用服务的通信信息;(三)用户注册信息、身份认证信息电子交易记录、通信记录登录日志等信息;(四)文档、图片、音频、视频、数字证书计算机程序等电子文件;(五)其他以数字化形式存储处理、传输的能够证明案件事实的信息。" 7b.取证建议在电子数据取证过程中,企业需要关注电子数据的证据形式合法性完整性真实性,同时避免因取证行为打草惊蛇"。具体而言:•信息安全合规管理:企业应做好事前的信息安全管理,包括但不限于拟定有关电子数据、工作电脑、移动存储介质的管理规范和规章制度,明确对于工作数据的处理和存储要求,要求员工使用工作设备工作、且工作设备一般不得用于处理私人事务,同时,部署有关信息安全的审计系统等技术系统对工作电脑打印及USB拷贝设备等进行管控,确保企业在后续调查程序中有能力、有条件获取系统日志开展基础的电子数据分析;•保密、专业取证:在调查过程中企业应确保电子数据取证的保密性避免惊动涉案人员、造成电子数据损毁同时,为确保取证专业性及信息及数据完整性,尽量由专业IT人员法证机构或者公证机构协助取证进行数据保全,确保电子数据被完整地保存、传输提取,避免造成对电子数据的污染和对原始载体的破坏。为确保电子数据的证据效力,企业可以考虑由法证机构及公证机构配合,对电子数据进行取证及公证。(3)对有关人员开展访谈除上述调查方式外,与有关人员开展访谈也是调查的重要手段。通过与举报人知情人员及涉案人员的沟通,要求其对相关证据进行解释、心理施压等企业将有机会获取重要及关键的证据,突破涉案人员心理防线获取其关于实施舞弊行为的供述,为案件调企业在开展访谈前往往需要拟定详细的行动计划,对周边环境、参与人员、应急预案都进行周密布置具体而言:•刻画人物画像:基于前期材料,刻画相关人员人物画像,明确其基本信息、性格、职业履历、社会关系、健康状况家庭情况等,•拟定访谈提纲:根据人物画像及前期材料,围绕特定的舞弊行为线索,准备访谈提纲及需要在访谈中出示的证据材料,问话的顺序及展开十分重要,需要考虑不同访谈对象的心理状态及可能的反应,从而提前在提纲中预演可能的对话逻辑;低串供的风险,关注访谈场地的安全性、保密性,同时做好应急预案,确保访谈的顺利进行及降低对企业正常经营活动的影响;•正式开展访谈:正式访谈前,企业应关注访谈事项的保密性;访谈进程中,访谈人员应循序渐进提问,逐步突破被访谈人员防线,获取有关舞弊案件的供述及其他信息,记录人应对问答内容尤其是被访谈人员对违规事实的确认进行详细记录,为后续可能的追责做好证据固定;•签署文件及资料保留:在结束访谈时,记录人应要求相关人员签署访谈记录,并对访谈记录签字确认。