采购供应商分级管控实施台账搭建方案

采购供应商分级管控实施台账搭建方案我干采购供应商管理快十年了，这几年公司规模越做越大，合作的供应商从原来的几十家涨到了两百多家，原来那种只记联系方式的松散管理方式，真的越来越顶不住。前两年还出过一次不小的岔子：我们一个核心结构件供应商，合作了好几年一直没出大问题，我们就一直默认他是核心供应商，也没定期梳理他的实际情况，结果那年突然断供，我们翻遍了所有存档，只找到了旧手机号，连他半年前转移产能、调整业务方向的事都完全不知道，最后找上门才赶紧急调货，害得生产线停了三天，损失不小。从那之后我就一直在琢磨，必须做一套专门的采购供应商分级管控实施台账，把所有供应商按能力、按风险分好类，动态管起来，不能再稀里糊涂做生意了。以下就是我结合实际踩过的坑整理出来的完整搭建方案。1方案实施背景与总体目标1.1实施背景除了刚才说的断供事件，我梳理了一下我们之前供应商管理的通病，几乎每一条都戳中痛点：第一就是不分级别，不管是年供货额上千万的核心厂，还是只供过一次螺丝的小商家，全都放在同一个供应商池里，每次找货都要翻几百条记录，效率特别低；第二是没有动态数据，供应商的质量、履约情况全靠老采购的印象，新接手的同事根本摸不清情况，换人就断信息；第三是出了问题没法追溯，之前有一批来料不合格，想查这个供应商之前有没有类似情况，翻了好几个文件夹都找不到完整记录，最后只能不了了之；第四就是风险没法提前预判，等到出了问题才知道供应商资金出问题了、产能不够了，完全来不及应对。这些问题不是哪一个人的错，是我们没有一套成型的分级管控台账，把该记的信息都梳理清楚，所以搭建这套台账是现在供应商管理最急的事。1.2总体目标我们做这套台账不是为了应付检查摆样子，核心要实现三个目标：1.2.1降低供应风险通过分级把不同风险等级的供应商区分开，对高风险的低级别供应商提前管控，对核心的低风险A级供应商重点维护，从根源上避免突然断供、批量质量不合格这类问题再发生。1.2.2提升采购效率把分散在不同合同、不同聊天记录、不同表格里的供应商信息统一整理到台账里，不同级别的供应商分类放，要找供应商的时候直接按级别筛，不用再到处翻资料，至少能把找供应商、核信息的时间省一半。1.2.3积累管理数据长期更新台账就能积累完整的供应商合作数据，后续谈年度降价、开发新供应商、调整订单分配都有数据依据，不用全靠拍脑袋做决定，也能帮公司持续降低采购成本。讲完了为什么做、要做成什么样，接下来就得先定好供应商分级的规则，台账是为分级管控服务的，规则定不清楚，台账搭得再花哨也没用。2供应商分级管控标准划定2.1分级核心维度我结合我们公司做制造行业的实际需求，选了五个大家都认可的分级维度，没有选那些花里胡哨没用的指标，全是我们日常合作真的能用得上的：第一个是履约交付能力，看能不能按时按按量交货，有没有经常延期；第二个是产品质量水平，看每次来料的合格率，有没有出过批量不合格的问题；第三个是合作成本优势，看报价水平、有没有年度降价、账期能不能符合我们的要求；第四个是抗风险能力，看供应商的产能规模、资金情况、地理位置，会不会受天气、疫情这类突发情况影响；第五个是服务配合度，看出了问题能不能及时响应，改样、调货配合不配合。每个维度按实际情况打分，最后加总得分定级别，完全按数据说话，不会凭个人喜好定级别。2.2具体分级划分我们把所有供应商分成四个级别，从高到低是A、B、C、D四级，每个级别的准入门槛都定得很清楚：2.2.1A级：战略核心供应商总分90分以上才能进A级，占我们总供应商数量的10%左右，要求连续两年合作，履约率在98%以上，来料合格率在99%以上，供应的是我们不可替代的核心原材料或者零部件，是我们重点维护的合作对象。2.2.2B级：优质合格供应商总分75分到89分之间算B级，占总供应商数量的30%左右，要求合作满一年，履约率95%以上，来料合格率95%以上，各方面表现都稳定，有机会升级成A级供应商，是我们订单分配的主要对象。2.2.3C级：普通待观察供应商总分60分到74分之间算C级，占总供应商数量的45%左右，要么是合作不满一年的新供应商，要么是老供应商各项指标刚好达标，还有不小的提升空间，这类供应商我们小批量合作，持续观察表现。2.2.4D级：不合格待淘汰供应商总分60分以下就算D级，占比不超过15%，要么是连续两次评审都不达标，要么出过重大质量问题、断供问题，这类供应商我们不再接新订单，只处理收尾的售后和欠款，到期就清理出供应商池。说句实在话，一开始定这个标准的时候有人说我分太细了，其实真不是我没事找事，就是之前吃过不分的亏，分清楚了大家都知道该怎么对待不同的供应商，不会出问题。定好分级标准，接下来就是核心部分，台账本身怎么搭了。3分级管控实施台账的整体框架与内容搭建我们这套台账用在线表格做，方便大家随时看随时更，一共分成三个大模块，每个模块的内容都围绕分级管控来做：3.1基础信息模块这部分是供应商的底子，所有供应商不管级别都必须录入完整，主要包括两部分内容：3.1.1基础资质信息要录清楚供应商的全称、统一社会信用代码、联系人及联系方式、注册地址、开户信息、相关资质证书的编号和有效期，所有资质都要扫成电子档附在台账里，而且我特意加了资质到期提醒栏，提前三个月标注出来，提醒供应商更新资质，之前我们就吃过资质过期没发现的亏，差点影响甲方的招投标，这个细节绝对不能漏。3.1.2初始分级评定信息每个供应商第一次入库的时候，就要写清楚评定人、评定时间、各个维度的打分得分、最终定级的依据，为什么给A为什么给C都写得明明白白，以后谁看都知道这个级别是怎么来的，不会出现“不知道为什么他是A级”的情况。3.2动态分级数据模块这部分是台账的核心，绝对不能做成一劳永逸的死台账，所有数据都要跟着合作进度动态更新，主要包括四块内容：3.2.1履约交付数据每一笔订单完成交付之后，都要录清楚交货时间是否符合合同要求，延期了多久，有没有短缺货，每个季度自动计算一次季度履约率，直接和分级挂钩，连续两个季度履约率不达标就自动触发降级评估。3.2.2质量检验数据每次来料抽检之后，要把抽检合格率、有没有不合格品、不合格品怎么处理的都录进去，有没有出过批量质量问题、有没有导致生产线停线都要备注清楚，我之前遇到过一个供应商，本来是B级，连续三个季度合格率一点点往下掉，我们从台账里看到趋势，提前找了备选供应商，后来他真的出了批量不合格，我们一点都没慌，要是没这个记录，根本看不到这种渐变的问题，等到出事就晚了。3.2.3合作成本数据要把每次的报价、调价记录、约定的账期、付款方式、有没有给我们年度优惠都录进去，同一个品类不同级别的供应商放在一起比，价格差多少一眼就能看出来，谈降价的时候直接拿数据说话，不用瞎猜。3.2.4风险变动信息平时我们去供应商工厂走访，或者听到供应商有什么变动，比如换了实际控制人、搬了厂、扩了产能、有法律纠纷这些，都要及时录进去，之前我们就是从台账的风险信息里看到一个A级供应商扩了30%的产能，我们就把一部分原来给小供应商的订单转给他，不仅价格降了5个点，交付还更稳定，这就是动态信息的好处。3.3分级结果应用模块不同级别的供应商在台账里有明确的标注，对应不同的合作政策，所有人打开台账就能看明白：3.3.1A级供应商用红色特殊标注，我们在台账里专门设了A级供应商专区，合作的时候优先分配订单，付款可以适当放宽账期，每年我们会主动上门走访维护，谈年度战略合作降价，有新的产品开发也会优先找A级供应商配合试产。3.3.2B级供应商用蓝色标注，属于正常合作范围，我们鼓励B级供应商竞争升级，每个季度评审的时候如果达标就可以升A级，台账里会专门标注B级供应商需要改进的方向，提醒他们调整提升。3.3.3C级供应商用黄色标注，属于限量合作，每次供货都要加严抽检，订单占比不能超过该品类总订单的5%，每季度评审一次，达标就升，不达标就降，提前找好备选供应商。3.3.4D级供应商用灰色标注，系统会自动屏蔽下单选项，只能处理之前剩下的售后和欠款，半年之内必须清理出供应商池，避免不小心给错订单造成损失。一开始做这个模块的时候，不少同事说太麻烦，分这么细干啥，用了两个月之后没人说了，上个月赶急单找核心供应商，直接在A级专区里挑，五分钟就定了三个候选，原来要翻大半天，真的省了好多事。台账架子搭好了，要是没人维护更新，用不了半年就变成一堆没用的旧数据，所以我们还要定清楚维护和使用的规则。4台账的日常维护更新与落地使用规则4.1明确责任分工我们现在定的是，每个采购品类的负责人就是对应供应商数据的第一责任人，负责日常数据的录入和更新，我作为专门的台账管理员，负责每个月的汇总复核，每季度组织一次全公司供应商的分级复评，这样责任落到人头上，不会出现“人人都不管，出事找不到人”的情况，之前就是因为没分工，所以台账越用越乱，现在清楚了大家都知道该做什么。4.2规范更新频次不同的信息更新要求不一样，不会让大家没事就更，也不会让信息攒着过时：如果是基础信息变了，比如换了联系人、改了地址，要求三个工作日之内更新完，不能拖；每笔订单的履约和质量数据，要求验收完成之后七个工作日之内录入，不能攒到月底一起录，攒着就容易记错漏记；每季度末做一次全面的复评，调整一次供应商的分级，绝对不搞一评定终身，供应商做好了就升，做差了就降，保持动态调整。4.3设定使用权限考虑到供应商的报价、资质这些都是保密信息，我们给台账设了权限：普通采购员可以查看所有公开信息，不能修改；品类负责人可以修改自己负责品类的供应商数据；只有我和采购经理能调整分级、导出整个台账，避免信息乱改或者泄露，这点细节一定要做好，不然容易出问题。最后，要让这套台账真的能用下去，还要有对应的保障措施，不然很容易不了了之。5方案落地的保障措施5.1做好培训和对接方案落地一开始肯定有人不会用，我计划组织两次培训，第一次教大家怎么录数据、怎么查信息，把操作步骤一步步讲清楚，第二次给大家讲分级管控的意义，打消大家“增加工作量”的顾虑，我也会把我的联系方式留给所有人，大家平时用的时候有任何问题，随时找我，我十分钟之内肯定回复，慢慢帮大家顺顺手。5.2和绩效考核挂钩我们把台账更新的及时性、准确性加到采购人员的月度绩效考核里，要是超过时间没更新，或者录错了数据造成影响，会适当扣一点绩效，要是一年都没出过错，更新都及时，也会给专门的奖励，这样大家就会重视起来，不会随便应付。5.3定期优化调整我知道一开始搭的架子不可能完美，所以我们定了每半年开一次复盘会，让大家提意见，哪里不好用、哪个模块多余、哪个信息没加上，我们随时改，比如说大家觉得原来的维度打分不合理，我们就调整打分权重，觉得找信息不方便，我们就调整排序方式，慢慢把台账改成最适合我们用的样子。方案总结总的来说，这套